Comment partager l'accès à votre boîte de réception en toute sécurité avec une extension Gmail

Le courrier électronique est le système nerveux de votre entreprise. C'est là que les décisions, les livrables et les directives convergent. Pourtant, lorsqu'il est nécessaire de partager l'accès à ce système, que ce soit pour la couverture, la délégation ou la collaboration, la plupart des équipes optent toujours par défaut pour des solutions de contournement risquées et archaïques.

Si le courrier électronique est essentiel à notre mission, pourquoi nous sommes si nombreux à considérer sa sécurité comme une question secondaire ?

Pourquoi vous pourriez avoir besoin de partager l'accès à la messagerie

Que vous soyez le fondateur d'une start-up submergé par les demandes des investisseurs, un responsable du service client gérant des dizaines de dossiers par heure ou un directeur des ventes qui souhaite qu'un collègue assure le suivi d'une piste pendant votre absence, collaboration par boîte de réception n'est pas facultatif. Voici quelques raisons courantes pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de partager l'accès à votre compte Gmail :

• Délégation exécutive: vous souhaitez que votre assistant gère votre boîte de réception, réponde en votre nom ou organise vos e-mails.

• Couverture du support client: Vous êtes en train de transmettre une conversation ou un ticket à un coéquipier qui n'était pas sur le fil de discussion à l'origine.

• Transparence des équipes: vous souhaitez qu'un collègue voie un fil de conversation afin de fournir un meilleur contexte à une réunion ou à une décision.

• Collaboration commerciale: Une offre se prépare et de nombreuses parties prenantes de votre équipe ont besoin de suivre les dernières communications avec les acheteurs.

• Couverture en cas d'absence du bureau: Vous êtes en congé de maladie ou en congé de maladie et vous souhaitez qu'un coéquipier de confiance prenne temporairement en charge les réponses.

Qu'est-ce que tous ces scénarios ont en commun ? Rapidité, confiance et urgence. Pourtant, de nombreuses équipes partagent l'accès aux e-mails de manière à compromettre activement les trois.

Les risques liés au partage de l'accès au courrier électronique à l'aide de méthodes informatiques parallèles

Voici ce qui se passe généralement lorsqu'une personne a besoin d'un accès urgent à une boîte de réception : elle demande le mot de passe. Ce qui suit est généralement un ensemble de solutions de contournement informelles. Examinons les méthodes les plus courantes (et les plus dangereuses) de partage d'accès aux e-mails qui relèvent de l'informatique parallèle :

1. partage de mots de passe

Le plus évident et le plus dangereux est le partage de votre mot de passe Gmail, via Slack, SMS ou e-mail, qui est un véritable cauchemar en matière de cybersécurité. Oubliez le partage sécurisé des e-mails, vous leur donnez accès à votre Espace de travail Google compte, calendrier, Drive et données d'entreprise potentiellement sensibles. Google lui-même met explicitement en garde contre cette pratique.

2. Envoyer des captures d'écran par e-mail

Il s'agit de l'équivalent numérique de la photocopie d'un document confidentiel et de son affichage sur un babillard public. Il est chronophage, inefficace et n'offre aucune interactivité. Cela ouvre également la possibilité que des informations personnelles ou un contexte sensible (comme vos onglets ouverts) soient exposés de manière incontrôlée.

3. Écrire les mots de passe

Que ce soit sur un Post-it placé sous votre clavier ou dans une feuille de calcul partagée appelée « logins_final_final_v2 », écrire les mots de passe est la plus vieille mauvaise habitude du livre. Il s'agit d'un risque de conformité et d'un signal d'alarme en matière d'audit. Et il est toujours partout...37 % des utilisateurs continuent à noter leurs mots de passe, et cela s'explique souvent par le partage de l'accès à la messagerie.

4. Utilisation d'informations personnelles identifiables (PII) comme mots de passe

Dire à quelqu'un « c'est mon numéro de téléphone » peut sembler être un moyen plus sûr de partager l'accès. Techniquement, ce n'est pas votre mot de passe, non ? Faux. Les numéros de téléphone, les anniversaires et autres informations personnelles sont les premières suppositions lors d'attaques par force brute. Pire encore, il n'y a pas de journalisation, pas de révocation et aucun contrôle une fois que c'est terminé.

Comment partager l'accès à la messagerie en toute sécurité : 2 méthodes

Alors, quelle est la bonne façon de procéder ? Les utilisateurs ont deux options, qui répondent à des cas d'utilisation légèrement différents.

Méthode 1 : utilisation des paramètres de délégation de Gmail

La délégation Gmail est la méthode intégrée de Google qui permet à quelqu'un d'autre de lire, d'envoyer et de supprimer vos e-mails sans partager votre mot de passe.

Voici comment cela fonctionne :

1. Accédez à vos paramètres Gmail.
2. Ajoutez un autre utilisateur Gmail en tant que délégué.
3. Une fois approuvés, ils peuvent accéder à votre boîte de réception depuis leur propre compte. Aucun échange de mot de passe n'est nécessaire.

Avantages :

• Compatible avec Gmail : aucune installation n'est requise.
• Délégation sans mot de passe.
• Les délégués peuvent lire, envoyer et archiver des messages en votre nom.

Inconvénients :

• Aucune visibilité en temps réel sur qui gère quoi. Les délégués peuvent tous voir les mêmes messages, mais il n'y a pas de coordination intégrée : pas de propriété, pas de tâches, pas de suivi du statut.
• Aucune piste d'audit au-delà des étiquettes « envoyé par ». Les utilisateurs peuvent voir qui a répondu, mais pas qui a lu, ignoré ou supprimé quelque chose.
• La recherche, les filtres et les libellés restent personnels. Les délégués opèrent dans votre environnement, et non dans un environnement partagé. Ce qu'ils étiquettent ou organisent ne se répercute pas sur l'ensemble des utilisateurs.
• Pas de contrôle centralisé ni d'évolutivité. La délégation se fait en tête-à-tête ou en petit nombre. Vous ne pouvez pas le rendre opérationnel pour plusieurs équipes, des flux de travail importants ou des volumes élevés.

Méthode 2 : Envoi d'un lien permanent d'e-mail sécurisé à l'aide d'une extension Gmail telle que Gmelius

Cette méthode est idéale lorsque les utilisateurs ont besoin de collaborer sur un e-mail ou un fil de discussion spécifique sans parcourir l'intégralité de leur boîte de réception ou semer la confusion en raison de transferts interminables.

Gmelius vous permet de générer un permalien sécurisé vers une conversation Gmail, que vous pouvez ensuite partager avec un coéquipier sur n'importe quelle plateforme. Puisque votre coéquipier fait partie du même boîte de réception partagée, ils peuvent cliquer sur le lien et consulter le fil de discussion en question, sans compromettre la sécurité.

Voici comment cela fonctionne :

1. Installez le Extension Gmelius pour Gmail.
2. Ajoutez des coéquipiers en tant que participants à la boîte de réception partagée.
3. Ouvrez le fil de discussion que vous souhaitez partager.
4. Cliquez sur l'icône du lien en haut à droite : Gmelius génère une URL sécurisée.

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5. Envoyez ce lien à votre coéquipier via Slack, par e-mail ou via n'importe quelle application de messagerie.

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6. Ils cliquent sur le lien et consultent le fil depuis leur propre compte, pas de transfert, pas d'accès à votre boîte de réception, pas de compromis.

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C'est comme partager un document Google, sauf pour les fils de discussion.

Avantages :

• Contrôle granulaire: Ne partagez que ce qui est nécessaire, pas l'intégralité de votre boîte de réception.
• Pas de partage de mot de passe: les participants à la boîte de réception partagée peuvent voir automatiquement l'intégralité du fil de discussion.
• Un contexte plus large: Plutôt que de partager un seul e-mail, l'accès à la conversation fournit un meilleur contexte.‍
• Visibilité transversale: partagez les conversations avec les clients entre les équipes commerciales, d'assistance et de produit.

Restrictions :

• Nécessite que les deux parties utilisent l'extension Gmelius pour bénéficier de toutes les fonctionnalités.
• Idéal pour les environnements d'équipe plutôt que pour le partage externe avec les clients.

Comment collaborer avec vos coéquipiers en toute sécurité à l'aide d'une boîte de réception partagée

Outre le partage de l'accès aux e-mails, les équipes ont également besoin de savoir clairement qui répond, à qui appartient quoi et si quelque chose passe entre les mailles du filet. Une boîte de réception partagée permet de résoudre ce problème. Au lieu de transmettre des e-mails, toute l'équipe travaille au même endroit, avec une visibilité totale sur chaque conversation.

Il est courant de devoir partager l'accès à la messagerie en toute sécurité signe que vous avez besoin d'une boîte de réception partagée. Grâce à Gmelius, les utilisateurs peuvent réaliser :

• Transparence véritable: tous les membres de l'équipe peuvent voir, attribuer et gérer les conversations sans se marcher sur les pieds.
• Plus de transfert ni de BCC: Éliminez l'encombrement, la confusion et les réponses accidentelles grâce au routage automatique des e-mails assisté par l'IA.
• Notes et balises internes: collaborez dans des fils de discussion sans quitter Gmail.
• Mises à jour en: Sachez quand quelqu'un répond à un fil de discussion et évitez les réponses dupliquées.
• Responsabilité: Attribuez des propriétaires, définissez des dates d'échéance et suivez les indicateurs de performance tels que le temps de réponse.

Cette méthode est également plus sûre que le partage de l'accès au courrier électronique à l'aide de techniques de bricolage.

• Pas de connexions partagées ni de mots de passe de groupe.
• Accès basé sur les rôles : vous décidez qui voit quoi.
• Journaux d'audit centralisés, faciles pour la conformité et la gouvernance.

Installation de l'extension Gmelius pour Gmail

À un moment donné, chaque membre de l'équipe devra partager un e-mail, un fil de discussion ou l'intégralité de sa boîte de réception. Mais c'est à vous de décider comment vous y prendre, de manière sécurisée, évolutive et intelligente. En installant l'extension Gmelius, vous ne vous contentez pas de protéger votre courrier électronique. Vous le transformez en un hub de collaboration sécurisé, où l'accès est toujours contrôlé et où la visibilité ne se fait jamais au détriment de la sécurité.

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