Courrier électronique de groupe ou boîte aux lettres partagée : quelle est la meilleure solution pour votre équipe

Boîte de réception collaborative ou boîte aux lettres partagée ? Lorsque vous recherchez la solution de messagerie idéale pour votre équipe, vous avez probablement entendu parler des deux options. Alors que de plus en plus d'équipes recherchent les meilleurs outils de collaboration numérique, des boîtes de réception groupées et partagées permettre à différents membres du groupe d'accéder aux mêmes communications en un seul endroit.

Cependant, c'est là que s'arrête leur similitude. Il est nécessaire de connaître les nuances des e-mails de groupe, tels que Google Groupes, et d'une boîte de réception partagée, pour prendre le bon appel pour votre équipe.

Il est difficile de choisir entre la messagerie de groupe et la boîte aux lettres partagée

Fait important, les e-mails de groupe et les boîtes de réception partagées offrent des avantages lorsque vous essayez de rationaliser les communications rapidement et efficacement. Les comptes de messagerie de groupe sont généralement gratuits, ce qui les rend attrayants pour de nombreuses entreprises.

Toutefois, si vous recherchez des fonctionnalités plus puissantes et pas seulement la possibilité d'accéder à une sorte de dossier de messagerie partagé, un e-mail de groupe peut vous faire perdre du temps. C'est pourquoi, même s'il peut être difficile de choisir l'option la mieux adaptée à votre équipe, nous sommes là pour vous aider.

Dans cette comparaison, nous explorons les principales différences entre un e-mail de groupe (en utilisant un groupe Google comme exemple) et une boîte aux lettres partagée dans Google Workspace afin de vous aider à déterminer la solution la mieux adaptée à vos besoins.

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Qu'est-ce qu'un e-mail de groupe ?

Un e-mail de groupe est une adresse e-mail dédiée utilisée à des fins de communication spécifiques au sein d'une équipe.

Une fois qu'un e-mail de groupe est créé, certains membres de l'équipe peuvent être ajoutés. Lorsqu'une personne envoie une adresse e-mail de groupe de messages, chaque membre de l'équipe en reçoit une copie.

À qui est destiné le courrier électronique de groupe ?

Le courrier électronique de groupe convient le mieux départements tels que les ressources humaines, le marketing ou les services juridiques, qui échangent régulièrement des annonces d'entreprise, des informations sur les réunions ou des e-mails de vacances.

Avantages du courrier électronique de groupe

E-mail de groupe fonctionne le mieux pour les communications de masse, et cela est utile de différentes manières. Par exemple, si trois nouveaux employés de l'entreprise doivent recevoir des documents de formation standard, leur responsable peut créer un groupe « nouveaux employés » dans Google Workspace et inviter tous les nouveaux employés.

L'envoi de fichiers et de messages au groupe des « nouveaux employés » permet de gagner beaucoup de temps. Il n'est pas nécessaire d'ajouter plusieurs adresses e-mail via CC et BCC lorsque tous les destinataires recevront les mêmes e-mails entrants. Au fil du temps, les fichiers envoyés par e-mail de groupe peuvent servir de base de connaissances à titre de référence pour les utilisateurs.

Comprendre les paramètres de Google Group pour configurer les e-mails de groupe dans Google Workspace

La messagerie de groupe dans un Google Workspace est un service associé à Groupes Google. Un groupe est une fonctionnalité gratuite disponible avec n'importe quel compte Gmail, qui vous permet d'ajouter différents membres, d'attribuer une adresse e-mail dédiée et de définir des paramètres de groupe tels qu'une description et des messages de bienvenue.

Vous pouvez faire beaucoup de choses avec les groupes Google, et l'envoi d'e-mails de groupe n'est qu'un des services disponibles. Demandez à votre administrateur si vous souhaitez créer un groupe Google avec des employés travaillant sur le même processus, le même produit ou le même service.

Gardez à l'esprit que la configuration de Google Groups pour la collaboration et la gestion des tâches est complexe et prend beaucoup de temps, avec de nombreuses limites. Par exemple, vous ne pouvez pas automatiser les tâches courantes, ce qui facilite grandement le choix d'une boîte aux lettres partagée.

Qu'est-ce qu'une boîte aux lettres partagée ?

Une boîte aux lettres partagée est une boîte de réception qui permet à plusieurs membres de l'équipe de gérer les e-mails ensemble depuis leur propre compte Gmail.

Contrairement à un e-mail de groupe, la boîte de réception n'envoie pas automatiquement les e-mails entrants à tous les membres de l'équipe. Il se trouve dans un espace partagé, où les utilisateurs peuvent se connecter à l'aide de leurs identifiants Gmail individuels.

À qui est destinée une boîte de réception partagée ?

Boîtes de réception d'entreprise pour des équipes telles que l'expédition et le support client recevez un volume quotidien élevé d'e-mails, ce qui nécessite souvent la gestion par plusieurs utilisateurs.

Les PDG et les cadres supérieurs peuvent également souhaiter partager leurs boîtes de réception de travail avec un assistant pour simplifier la délégation. C'est là qu'intervient une boîte de réception partagée.

Avantages des boîtes de réception partagées

Les responsables peuvent accorder l'accès à des membres spécifiques, qui peuvent ensuite envoyer, recevoir et gérer des e-mails ensemble à partir d'une seule adresse e-mail.

Grâce aux fonctionnalités de boîte de réception collaborative, les boîtes aux lettres partagées permettre aux équipes de travailler ensemble pour réduire l'encombrement de la boîte de réception et répondre plus rapidement. Les équipes utilisent souvent des boîtes aux lettres partagées lorsque plusieurs membres doivent non seulement accéder à la même boîte de réception, mais également travailler sur celle-ci, comme support@ ou orders@.

E-mail de groupe ou boîte aux lettres partagée : quel impact cela a-t-il sur les membres du groupe ?

La principale différence entre ces outils réside dans leur fonction principale de distribution ou de collaboration.

Les e-mails de Google Group fonctionnent comme des listes de distribution pour les équipes, tandis que les boîtes aux lettres partagées servent de gestion des e-mails plateforme grâce à laquelle les équipes peuvent adresser des e-mails de manière collaborative.

Bien que Google Groups favorise également la collaboration dans une certaine mesure, il n'est pas conçu pour cela. C'est lorsqu'une personne a besoin de partager des messages et des fichiers avec plusieurs personnes qu'un e-mail de groupe offre le plus grand avantage.

Toutefois, en matière de collaboration en équipe, le courrier électronique de groupe n'a pas cette fonctionnalité. C'est là que vous avez besoin d'une boîte de réception collaborative Google, ce qui est possible lorsque vous utilisez une plateforme certifiée Google telle que Gmelius pour configurer un système de boîte de réception partagé.

Les boîtes aux lettres partagées rendent vos flux de travail plus transparents en empêchant le cc'ing et le transfert. Cela permet aux administrateurs d'attribuer des responsabilités claires aux membres de l'équipe et d'éviter la duplication des efforts.

5 différences entre Google Groups et la boîte de réception partagée

Le graphique ci-dessous présente les principales différences entre un e-mail de groupe et une boîte aux lettres partagée en comparant les fonctionnalités courantes de Google Group avec celles d'une boîte aux lettres partagée standard.

La meilleure solution de messagerie pour votre équipe répondra aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Comment choisir le bon outil pour votre boîte de réception collaborative ?

UNE la boîte aux lettres partagée offre une meilleure solution pour améliorer la collaboration, l'attribution des tâches et la délégation des e-mails pour une responsabilisation claire. Toutefois, si vous devez simplement communiquer simultanément avec tous les membres de l'équipe, un e-mail de groupe peut mieux répondre à vos besoins.

N'oubliez pas que si les e-mails de groupe sont souvent fournis gratuitement ou à moindre coût, ils manquent parfois de fonctionnalités que de nombreuses équipes considèrent comme essentielles. Une boîte aux lettres partagée peut coûter plus cher, mais votre équipe considérera probablement les avantages et les solutions comme inestimables.

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Exemples d'e-mails de groupe par rapport à une boîte de réception partagée

Bien entendu, l'exemple le plus courant d'e-mail de groupe est probablement Google Groupes. UNE Groupe Google est une application distincte de Google Workspace qui permet aux utilisateurs d'envoyer des e-mails à un grand groupe à la fois. Si votre équipe utilise Microsoft pour le courrier électronique, un groupe Office 365 propose des fonctionnalités similaires via Microsoft Teams au lieu de cela.

D'autre part, Gmelius est un bon exemple de solution de boîte de réception partagée. Il crée une boîte de réception collaborative pour les utilisateurs de Google Workspace dans laquelle vous pouvez étiqueter automatiquement les conversations, attribuer des tâches, automatiser la gestion des e-mails, et bien plus encore.

Gmelius : la seule boîte de réception dont votre équipe a besoin

En tant qu'outil de collaboration et de communication pour Gmail, Gmelius propose la seule solution de boîte aux lettres véritablement partagée pour les équipes utilisant Google Workspace.

Pour créer un flux de travail productif, votre équipe a besoin d'une solution collaborative. Les équipes à distance et hybrides sont monnaie courante dans de nombreuses entreprises aujourd'hui, ce qui fait de la communication asynchrone une préoccupation vitale.

Bien qu'un e-mail de groupe puisse accélérer la communication, la possibilité de réunir les membres de l'équipe grâce à une boîte aux lettres partagée favorise une plus grande efficacité. Gmelius permet à votre équipe de créer un boîte de réception partagée directement depuis Gmail au lieu de gérer plusieurs boîtes de réception ou de télécharger des applications supplémentaires.

Votre La boîte de réception Gmail rend toutes les fonctionnalités de Gmelius immédiatement accessibles. Les équipes peuvent consulter plusieurs boîtes de réception partagées à partir d'une seule interface et gérer les e-mails ensemble. Gmelius propose les fonctionnalités supplémentaires suivantes pour promouvoir la collaboration :

• Notes par e-mail autorisez les équipes à tenir des conversations en marge d'un e-mail, empêchant ainsi l'ajout de fils de discussion, le cc'ing et le transfert.
• Les équipes peuvent attribuer des e-mails afin de clarifier les responsabilités afin d'éviter les réponses dupliquées, avec un historique des conversations clair.
• Il n'est pas nécessaire de partager les mots de passe. Gmelius est accessible depuis le compte Gmail personnel de chaque membre de l'équipe. Il vous suffit de vous connecter et de consulter les boîtes aux lettres partagées de votre entreprise sur le côté gauche de l'interface.
• Analysez et améliorez la collaboration d'équipe grâce à des analyses pertinentes.

Si votre équipe utilise déjà Google Groups, Gmelius peut convertissez un groupe en une boîte de réception collaborative surpuissante pour tous les utilisateurs.

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En conclusion

Lorsque vous comparez les e-mails de groupe de Google à une boîte de réception d'équipe partagée, vous n'en constaterez peut-être pas immédiatement les avantages. Après tout, les deux permettent à plusieurs utilisateurs de voir les mêmes e-mails sans être dans CC ou BCC. Cependant, lorsque vous examinez les composants, les différences apparaissent clairement.

Un e-mail de groupe est comme une liste de distribution ; tout ce qui est envoyé à cet e-mail sera vu par tout le monde. En revanche, les boîtes de réception partagées vous donnent beaucoup plus de contrôle et permettent une collaboration plus intelligente.

À l'aide d'une boîte de réception partagée, vous pouvez attribuer un e-mail à un membre du groupe et même configurer des règles d'automatisation pour attribuer un type d'e-mail spécifique (par exemple, tout ce qui comporte un numéro de commande) à des comptes de messagerie désignés (par exemple, [email protected]).

En fin de compte, une boîte aux lettres partagée est un moyen simple d'organiser tous vos processus liés aux e-mails, alors que les e-mails de groupe agissent simplement comme des listes de distribution. Si vous donnez la priorité à la productivité, la réponse est évidente.

Gmelius est la solution de boîte de réception collaborative qui met le génie dans Gmail. Découvrez comment il peut aider votre équipe.