Si vous êtes ici, je suppose que vous en avez assez de taper les mêmes adresses e-mail encore et encore et que vous cherchez un moyen de rationaliser l'envoi d'e-mails à des groupes spécifiques de personnes tels que vos collègues, votre famille ou vos amis.
Eh bien, tu es au bon endroit ! Dans ce court article, nous aborderons deux sujets. Tout d'abord, nous allons créer une liste de distribution dans Google Workspace et voir comment envoyer un e-mail à cette dernière liste depuis Gmail. Ensuite, nous générerons une adresse e-mail pour ce groupe et veillerons à ce que vous disposiez d'un espace dédié aux conversations avec ses membres dans votre boîte de réception Gmail.
Pour illustrer les instructions étape par étape à venir, supposons que Yoda souhaite créer un groupe pour tous les Jedis (oui... nous sommes fans de Star Wars chez Gmelius).
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Créer une liste de distribution dans Gmail
Le processus est simple et ne nécessite que trois étapes.
Étape 1 : Ouvrez Google Contacts
Yoda doit accéder à sa liste de contacts en ouvrant Contacts de Google. Depuis Gmail, vous pouvez accéder à Google Contacts en cliquant sur les points, dans le menu en haut à droite, puis en choisissant « Contacts » comme indiqué ci-dessous.
Étape 2 : Création d'une étiquette Google Contact
Une fois dans Google Contacts, la deuxième étape consiste à créer un libellé pour la future liste de distribution, par exemple « Équipe », « Famille », « Amis ». Dans notre cas, Yoda crée un label « Jedis ». Une fois le label créé, il sélectionne tous les JEDIS/contacts qu'il souhaite ajouter au nouveau label.
Étape 3 : utilisez la nouvelle liste dans Gmail
La dernière étape consiste à revenir à Gmail, et commencez à saisir le nom du groupe que vous avez choisi comme étiquette. Tous les e-mails figurant dans l'étiquette (liste de distribution) seront ensuite remplis et apparaîtront instantanément dans la fenêtre de rédaction de Gmail. Pour notre bon vieil ami Yoda, cela ressemblera à ceci :
Et voilà ! Maintenant, n'hésitez pas à répéter les mêmes étapes autant de fois que nécessaire si vous souhaitez créer des listes de distribution supplémentaires.
Créer un e-mail de groupe dans Gmail
Nous avons simplifié l'envoi d'e-mails à des groupes spécifiques de personnes dans Gmail. Maintenant, nous allons nous assurer d'avoir un espace spécifique dans la boîte de réception qui regroupe toutes les conversations entrantes que nous avons avec notre liste nouvellement créée. Le processus comprend à nouveau trois étapes.
Étape 1 : créer un groupe Google
Cette fois, Yoda doit accéder à son Groupes Google. Une fois sur place, l'étape suivante consiste à créer un groupe Google pour ses Jedis. Il y a trois écrans. Sur le premier écran, il est important de s'assurer que l'adresse e-mail du groupe est facile à mémoriser.
Sur le deuxième écran, le point de configuration clé est de définir « Qui peut publier » sur « N'importe qui sur le Web », comme indiqué ci-dessous :
Sur le troisième et dernier écran, il suffit d'ajouter tous les membres du groupe.
C'est fait, le groupe Google est configuré et actif. Maintenant, nous devons le convertir en Boîte de réception partagée Gmail.
Étape 2 : Création d'une boîte de réception partagée
Pour ce faire, rendez-vous sur https://gmelius.com/download/extension et installez l'extension Gmelius pour votre navigateur. Une fois inscrit, vous verrez l'intégration de Gmelius. Nous voulons créer une « boîte de réception d'équipe » à partir d'un groupe Google. Nous saisissons donc l'adresse e-mail de notre groupe nouvellement créé lorsque nous y sommes invités. Les étapes sont détaillées ci-dessous :
Gmelius convertira ensuite le groupe Google en une boîte de réception partagée Gmail. La dernière étape de la configuration consiste à inviter les mêmes membres de votre groupe Google existant dans la boîte de réception partagée de Gmelius.
Étape 3 : recharger Gmail
Enfin, revenez à Gmail. Une nouvelle section dédiée à votre groupe s'affichera dans la barre de navigation de gauche de votre boîte de réception, où vous pourrez consulter, commenter et déléguer les conversations entre les membres de votre groupe.
Vous souhaitez en savoir plus sur les boîtes de réception collaboratives dans Gmail ? Consultez notre page sur les boîtes de réception partagées Gmail.
