La gestion de la boîte de réception de votre équipe va bien au-delà de la simple réponse aux e-mails. Vous passez du temps à identifier les problèmes les plus importants pour pouvoir les aborder en premier. Ensuite, vous devez déléguer les e-mails aux bons membres de l'équipe et vous assurer qu'aucun message n'est laissé de côté pendant l'arrivée de nouveaux. Mais les e-mails peuvent passer inaperçus s'ils ne sont pas correctement archivés, ce qui risque de provoquer des doubles réponses.
En plus de cela, chaque fois que les membres de votre équipe consultent leur boîte de réception, ils 23 minutes avant qu'ils ne puissent à nouveau se concentrer pleinement sur une tâche. Savoir que les travailleurs envoient et reçoivent 121 e-mails par jour En moyenne, il ne faut pas beaucoup de calculs pour se rendre compte qu'il faut beaucoup de temps pour passer d'une tâche à un e-mail.
Puisque vous ne pouvez pas empêcher les gens de vous envoyer des e-mails, comment organisez-vous Gmail de manière à ce qu'il devienne une aide à la productivité plutôt qu'une perte de productivité ? Nous avons rassemblé ci-dessous nos astuces préférées pour organiser Gmail afin d'améliorer les flux de travail de votre équipe.
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1. Configurez les types de boîtes de réception Gmail pour voir d'abord les e-mails importants
Lorsque vous accédez à Gmail > Paramètres > Boîte de réception, vous pouvez sélectionner les e-mails qui apparaissent en haut de votre boîte de réception en sélectionnant un certain type de boîte de réception. Gmail propose actuellement six options de priorité différentes :
- Par défaut : Il s'agit de l'affichage normal de la boîte de réception où le dernier e-mail est affiché en haut.
- Tout d'abord, important : Lorsque vous sélectionnez cette option, Gmail affiche les e-mails qu'il juge les plus importants pour vous en haut de votre boîte de réception. Vous pouvez entraîner Gmail à s'améliorer dans ce domaine en cliquant sur le marqueur « important » à côté du nom de l'expéditeur.
- Non lu en premier : Plutôt évident, ce type de boîte de réception place tous vos e-mails non lus en haut de la page, quelle que soit la date à laquelle vous les avez reçus.
- A joué en premier : Si vous ajoutez manuellement des favoris aux e-mails pour indiquer leur importance, ce type de boîte de réception est une bonne option car il placera tous vos e-mails favoris en haut de la liste.
- Boîte de réception prioritaire : La boîte de réception prioritaire divise vos e-mails en différentes sections, affichant en haut de page les e-mails considérés par Gmail comme les plus importants, suivis de vos e-mails non lus, de vos e-mails favoris, puis de tout le reste. Vous pouvez modifier l'ordre de ces sections et en créer de nouvelles.
- Boîtes de réception multiples : L'option de boîtes de réception multiples vous permet de créer cinq boîtes de réception différentes en plus de votre boîte de réception habituelle en fonction de requêtes de recherche personnalisées. De cette façon, vous pourriez créer une option pour votre client le plus important, une pour tous vos messages favoris, une pour les messages non lus, etc.
2. Appuyez sur Snooze pour les e-mails que vous n'avez pas besoin de gérer immédiatement
Tout comme vous le faites avec votre alarme, Gmail vous permet de suspendre les e-mails jusqu'à une date et une heure ultérieures. Cette fonction est idéale pour les e-mails que vous devrez traiter à un moment donné, mais pas pour le moment. Supposons que vous receviez du matériel pour un projet sur lequel vous ne travaillerez pas avant le mois prochain, vous pouvez mettre tous ces e-mails en attente d'ici là.
En bloquant un e-mail, il disparaît de votre boîte de réception, ce qui vous permet de le désencombrer et de vous concentrer sur des sujets plus urgents.
L'inconvénient de Google Snooze est qu'il dispose de quatre options de rappel prédéfinies (plus tard dans la journée, demain, ce week-end et la semaine prochaine) que vous ne pouvez modifier que dans Google Keep, et lorsque vous le faites, il modifie également les heures de rappel prédéfinies pour Google Keep. Google Snooze propose également une option personnalisée qui vous permet de saisir une heure et une date différentes pour chaque e-mail que vous demandez.
3. Recevez des informations sur les e-mails qui nécessitent une action
Nudges est une fonctionnalité de Gmail qui vous alerte des e-mails auxquels vous devez encore répondre, ainsi que des e-mails que vous avez envoyés qui n'ont toujours pas reçu de réponse. L'inconvénient, c'est que vous vous fiez à l'algorithme de Gmail pour que les e-mails reapparaissent.
Vous ne pouvez pas définir les nudges manuellement et vous ne pouvez donc pas indiquer à Gmail à quels e-mails vous souhaitez recevoir une réponse et à quels e-mails vous devrez répondre vous-même à un moment donné. Pour ce dernier cas, il est préférable d'utiliser la fonction Snooze.
Pour configurer les Nudges, accédez à Réglages > Général et faites défiler la page vers le bas jusqu'à la section Nudges. Notez que pour pouvoir activer Nudges, vous devez activer les fonctionnalités intelligentes et la personnalisation dans Gmail.
4. Étiquetez les e-mails pour organiser Gmail plus efficacement
Si vous vous demandez comment organiser les e-mails dans Gmail, les libellés sont la solution. Gmail vous permet d'organiser vos e-mails par ajout d'étiquettes pour eux. Une étiquette agit de la même manière qu'une étiquette et vous pouvez ajouter plusieurs étiquettes à un seul e-mail. Un e-mail contenant des commentaires de clients sur un projet, par exemple, peut être étiqueté avec le nom du client, le nom du projet et « En cours ».
Vous pouvez organiser les libellés Gmail de manière hiérarchique ainsi qu'en créant des libellés parents et des sous-libellés. Dans l'exemple ci-dessus, « In Progress » pourrait être une étiquette parent avec « Project-Name » comme sous-étiquette.
L'organisation de Gmail à l'aide d'étiquettes devient encore plus facile si vous codez vos étiquettes par couleur pour distinguer visuellement les projets des priorités. Vous pouvez colorier les étiquettes relatives au projet en bleu tout en faisant apparaître les notes de dépenses en orange et les factures impayées en rouge.
5. Utilisez les filtres Gmail pour automatiser les flux de travail
Vous pouvez ajouter des libellés aux e-mails manuellement, mais vous pouvez également configurer des filtres afin que chaque e-mail provenant de Client X, par exemple, obtienne le libellé Client X. Les filtres permettent d'automatiser les actions dans Gmail. Vous pouvez les utiliser automatiquement
- supprimer certains e-mails
- archiver certains e-mails
- assurez-vous que certains e-mails ne sont jamais envoyés en spam
- mettre certains e-mails en vedette
- marquez toujours ou jamais certains e-mails comme importants
- étiqueter les e-mails
- catégoriser certains e-mails
- transférer certains e-mails
Cette dernière fonction, combinée à l'archivage automatique, est particulièrement pratique pour supprimer certains e-mails de votre assiette sans avoir à les déléguer manuellement. Si vous n'avez pas besoin d'approuver certains types de dépenses, vous pouvez faire transférer les factures automatiquement à votre service financier, puis les archiver pour que vous n'ayez même pas besoin de les consulter.
Pour créer un nouveau filtre, cliquez sur la flèche déroulante dans la barre de recherche Gmail.
Renseignez ensuite l'un de vos critères de filtrage et cliquez sur « Créer un filtre » dans le coin inférieur droit.
Enfin, configurez l'automatisation du filtre.
Pour gérer ou supprimer les filtres existants, rendez-vous dans Paramètres > « Filtres et adresses bloquées ».
6. Activez le bouton « Envoyer et archiver »
Reconnaissez-vous ce scénario ? Vous transférez des e-mails aux membres de l'équipe lorsque vous recevez soudainement un appel. À la fin de l'appel, vous ne vous souvenez plus si vous avez transféré cet e-mail en haut de votre boîte de réception ou non. Vous devez donc vérifier les messages que vous avez envoyés. Cela peut prendre quelques secondes, mais au cours d'une semaine, d'un mois, d'une année, ces secondes s'additionnent.
Un moyen simple de récupérer cette heure est d'activer le bouton « Envoyer et archiver ». Vous pouvez le faire en accédant à vos paramètres Gmail > Général.
Une fois que vous avez activé le bouton, il se trouve à gauche de votre bouton « Envoyer » habituel et il sert exactement à archiver un e-mail dès que vous l'avez envoyé. Plus besoin de vérifier votre dossier d'envoi pour vous assurer qu'un e-mail a été délégué.
7. Désactiver les conversations qui ne nécessitent pas votre engagement
Si les membres de l'équipe vous incluent souvent dans des conversations par e-mail qui ne nécessitent pas votre participation, la fonction mute est exactement ce dont vous avez besoin. Lorsque vous désactivez une conversation, tous les e-mails faisant partie de cette conversation sont automatiquement archivés. De cette façon, vous ne le perdez pas, mais cela ne demande pas non plus votre attention.
Pour désactiver une conversation, cliquez sur les trois points « Plus » dans le menu supérieur de Gmail et sélectionnez « Désactiver ».
8. Créez une véritable boîte de réception partagée
Bien que les conseils ci-dessus soient très efficaces pour organiser votre propre boîte de réception, vous vous demandez peut-être comment organiser votre Gmail d'une manière qui profite non seulement à vous, mais à toute votre équipe. Après tout, les fonctionnalités natives de Gmail nécessitent encore de nombreux échanges entre les membres de l'équipe pour attribuer les tâches et s'assurer que chacun reçoit ce dont il a besoin. De plus, chaque e-mail supplémentaire dans un fil de discussion comporte un risque de perte ou d'interprétation d'informations.
La solution ? Une boîte de réception véritablement partagée.
Gmail vous permet d'ajouter à votre boîte de réception des délégués qui peuvent lire, envoyer et supprimer des messages en votre nom, mais cette fonction n'est pas adaptée à la création d'un environnement d'équipe collaboratif. Voici pourquoi :
- Les délégués peuvent voir tous vos e-mails. Il n'est pas possible de partager uniquement des e-mails portant certains libellés.
- Vous ne pouvez ajouter que des délégués qui ont le même domaine de messagerie. Cela signifie que lorsque vous engagez un freelance pour travailler sur un projet avec votre équipe, vous devez d'abord lui donner l'adresse e-mail de l'entreprise avant de pouvoir partager l'intégralité de votre boîte de réception avec lui.
- Il n'est pas possible d'attribuer des e-mails aux membres de l'équipe. Bien qu'ils puissent voir tous les e-mails de votre boîte de réception, vous devrez toujours leur envoyer un e-mail ou leur communiquer d'une autre manière les e-mails que vous souhaitez qu'ils prennent en charge.
- Il n'est pas possible d'ajouter des informations supplémentaires aux e-mails. La délégation Gmail vous permet uniquement de donner accès à la lecture, à l'envoi et à la suppression. Il ne possède aucune fonctionnalité qui vous aiderait réellement à organiser votre Gmail.
Alors, quel est le meilleur moyen de créer une boîte de réception partagée ?
Gmelius vous permet de partager de manière sélective des parties de votre boîte de réception avec les membres de l'équipe tout en permettant à toutes les personnes impliquées de communiquer et de collaborer sur des e-mails partagés. Lisez la suite pour savoir exactement comment cela fonctionne.
9. Partagez des libellés Gmail avec les membres de l'équipe
Nous avons déjà mentionné comment organiser les e-mails dans Gmail à l'aide d'étiquettes. Le problème lorsque vous travaillez en équipe est que les libellés natifs de Gmail sont limités à votre propre boîte de réception. Gmelius vous permet de partager des étiquettes Gmail avec les membres de l'équipe, les indépendants et les autres parties prenantes afin que chacun ait accès aux e-mails dont il a besoin tout en préservant son encombrement inutile dans sa boîte de réception.
Une fois qu'un membre de l'équipe a accès à une étiquette, il a accès à tous les e-mails associés à cette étiquette. C'est un avantage considérable par rapport au transfert d'e-mails, où les fils peuvent être coupés ou les utilisateurs peuvent manquer de futurs e-mails s'ils ne sont plus inclus dans le fil de discussion.
Et si votre équipe est également active sur Slack, vous pouvez synchroniser vos étiquettes partagées avec les chaînes Slack afin que tous les membres de l'équipe puissent collaborer sur les mêmes e-mails, quelle que soit la plateforme de communication qu'ils préfèrent.
10. Organisez visuellement les libellés Gmail à l'aide de tableaux Kanban
Vous pouvez même aller plus loin et transformez vos étiquettes Gmail en tableaux Kanban directement dans Gmail. Ce faisant, tous les e-mails portant ces libellés se transforment en cartes de tâches et vous obtenez un aperçu clair de ce qui doit être fait. Ce dernier fait défaut lorsque vous utilisez simplement la fonction d'étiquetage de Gmail. Vous ne pouvez donc pas organiser Gmail au-delà de l'affichage d'une liste de vos libellés dans la barre latérale. Il n'est pas possible de créer une représentation du flux de travail des e-mails sous ces étiquettes.
Ce qui est encore mieux, c'est qu'en utilisant Gmelius Kanban Boards, vous pouvez attribuer chaque e-mail ou carte de tâche à un membre de l'équipe sans quitter Gmail. Et si vous utilisez également Trello pour la gestion de projet, vous pouvez synchroniser vos tableaux Kanban et vos tableaux Trello en temps réel.
11. Ajouter des notes aux e-mails
Comment communiquez-vous à propos des e-mails sans en envoyer encore plus dans votre boîte de réception ? En utilisant Notes d'e-mail Gmelius pour Gmail. Sans avoir à transférer d'e-mails, les collaborateurs peuvent laisser des commentaires sur un fil de discussion qui sont visibles par les membres de l'équipe. Vous pouvez ajouter plus de contexte à une conversation, discuter des prochaines étapes à suivre et même @mention un membre de l'équipe en particulier pour vous assurer qu'il connaît les informations sur lesquelles agir.
Tout comme les étiquettes partagées, les notes Gmail de Gmelius sont synchronisées avec Slack, il n'est donc pas nécessaire de basculer entre les applications. Vous serez averti des nouveaux commentaires sur les fils de discussion partagés, quel que soit l'outil dans lequel vous travaillez.
Organisez Gmail dès aujourd'hui et augmentez la productivité de votre équipe
Maintenant que vous connaissez la meilleure façon d'organiser Gmail, rien ne vous empêche d'optimiser les flux de travail de votre équipe et de transformer votre boîte de réception en un véritable outil de productivité. Allez au-delà de la gestion individuelle des boîtes de réception en partageant les libellés Gmail avec les membres de l'équipe et visualisez les tâches liées aux e-mails grâce à la collaboration Tableaux Kanban.
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