Die Verwaltung Ihres Team-Posteingangs geht weit über das Beantworten von E-Mails hinaus. Sie verbringen Zeit damit, die wichtigsten herauszufiltern, damit Sie sie zuerst in Angriff nehmen können. Dann müssen Sie E-Mails an die richtigen Teammitglieder delegieren und sicherstellen, dass keine Nachricht zurückbleibt, wenn neue eintreffen. E-Mails können jedoch durchrutschen, wenn sie nicht ordnungsgemäß archiviert werden, wodurch das Risiko doppelter Antworten besteht.
Hinzu kommt, dass jedes Mal, wenn Ihre Teammitglieder ihren Posteingang überprüfen, sie 23 Minuten bevor sie sich wieder voll und ganz auf eine Aufgabe konzentrieren können. Zu wissen, dass Berufstätige senden und empfangen 121 E-Mails pro Tag Im Durchschnitt braucht man nicht viel Mathematik, um zu erkennen, dass das Hin- und Herspringen zwischen Aufgaben und E-Mails einen hohen Zeitaufwand mit sich bringt.
Da Sie die Leute nicht davon abhalten können, Ihnen E-Mails zu senden, wie organisieren Sie Gmail so, dass es zu einer Produktivitätshilfe und nicht zu einer Belastung wird? Im Folgenden haben wir unsere Lieblingstipps zur Organisation von Gmail zusammengestellt, um die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu verbessern.
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1. Richten Sie die Gmail-Posteingangstypen so ein, dass wichtige E-Mails zuerst angezeigt werden
Wenn Sie zu Gmail > Einstellungen > Posteingang gehen, können Sie auswählen, welche E-Mails oben in Ihrem Posteingang angezeigt werden, indem Sie einen bestimmten Posteingangstyp auswählen. Gmail hat derzeit sechs verschiedene Prioritätsoptionen:
- Standard: Dies ist die reguläre Posteingangsansicht, in der die neueste E-Mail oben angezeigt wird.
- Zuerst wichtig: Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt Gmail die E-Mails, die Ihrer Meinung nach für Sie am wichtigsten sind, oben in Ihrem Posteingang an. Sie können Gmail darin schulen, besser zu werden, indem Sie auf die Markierung „wichtig“ neben dem Namen eines Absenders klicken.
- Zuerst ungelesen: Dieser Posteingangstyp erklärt sich von selbst und verschiebt alle ungelesenen E-Mails an den Anfang, unabhängig davon, wann Sie sie erhalten haben.
- Zuerst mitgespielt: Wenn Sie E-Mails manuell mit einem Stern versehen, um auf ihre Wichtigkeit hinzuweisen, ist dieser Posteingangstyp eine gute Option, da alle Ihre markierten E-Mails ganz oben angezeigt werden.
- Vorrangiger Posteingang: Der Prioritäts-Posteingang teilt Ihre E-Mails in verschiedene Abschnitte auf. Ganz oben werden Ihre nach Ansicht von Gmail wichtigsten E-Mails angezeigt, gefolgt von Ihren ungelesenen E-Mails, Ihren markierten E-Mails und allem anderen. Sie können die Reihenfolge dieser Abschnitte ändern und auch neue erstellen.
- Mehrere Posteingänge: Mit der Option für mehrere Posteingänge können Sie neben Ihrem regulären Posteingang fünf verschiedene Posteingänge erstellen, die auf benutzerdefinierten Suchanfragen basieren. Auf diese Weise könnten Sie eine Option für Ihren wichtigsten Kunden erstellen, eine für alle Ihre als Stern markierten Nachrichten, eine für ungelesene Nachrichten usw.
2. Klicken Sie bei E-Mails, die Sie nicht sofort bearbeiten müssen, auf Snooze
Genau wie bei Ihrem Wecker können Sie in Gmail E-Mails bis zu einem späteren Datum und einer späteren Uhrzeit in den Schlummermodus versetzen. Diese Funktion eignet sich hervorragend für E-Mails, mit denen Sie sich irgendwann befassen müssen, aber nicht jetzt. Angenommen, Sie haben Material für ein Projekt erhalten, an dem Sie erst nächsten Monat arbeiten werden, Sie können alle diese E-Mails bis dahin in den Schlummermodus verschieben.
Wenn Sie eine E-Mail in den Schlummermodus versetzen, verschwindet sie aus Ihrem Posteingang, sodass Sie sich auf dringendere Angelegenheiten konzentrieren können.
Der Nachteil von Google Snooze ist, dass es vier voreingestellte Erinnerungsoptionen gibt (heute später, morgen, an diesem Wochenende und nächste Woche), die Sie nur in Google Keep ändern können. Wenn Sie dies tun, werden auch die voreingestellten Erinnerungszeiten für Google Keep geändert. Google Snooze verfügt auch über eine benutzerdefinierte Option, mit der Sie für jede E-Mail, die Sie in den Schlummermodus verschieben, eine andere Uhrzeit und ein anderes Datum eingeben können.
3. Lassen Sie sich über E-Mails informieren, die eine Aktion erfordern
Nudges ist eine Gmail-Funktion, die Sie über E-Mails informiert, auf die Sie noch antworten müssen, sowie über E-Mails, die Sie gesendet haben und die noch beantwortet werden müssen. Der Nachteil ist, dass Sie sich auf den Algorithmus von Gmail verlassen, damit E-Mails wieder angezeigt werden.
Du kannst Nudges nicht manuell setzen und somit kannst du Gmail nicht sagen, auf welche E-Mails du eine Antwort erwartest und auf welche E-Mails du irgendwann selbst antworten solltest. Für letzteres ist es besser, die Snooze-Funktion zu verwenden.
Um Nudges einzurichten, gehe zu Einstellungen > Allgemein und scrolle nach unten, bis du den Bereich Nudges erreichst. Beachten Sie, dass Sie intelligente Funktionen und Personalisierung in Gmail aktivieren müssen, um Nudges aktivieren zu können.
4. Kennzeichnen Sie E-Mails, um Gmail effizienter zu organisieren
Wenn Sie sich fragen, wie Sie E-Mails in Gmail organisieren können, sind Labels die Antwort. Mit Gmail können Sie Ihre E-Mails nach folgenden Kategorien organisieren Hinzufügen von Beschriftungen zu ihnen. Ein Label funktioniert genauso wie ein Tag und Sie können einer E-Mail verschiedene Labels hinzufügen. Eine E-Mail, die Kundenfeedback zu einem Projekt enthält, könnte beispielsweise mit dem Namen des Kunden, dem Projektnamen und „In Bearbeitung“ gekennzeichnet werden.
Sie können Gmail-Labels hierarchisch organisieren sowie übergeordnete Labels und Unterlabels erstellen. Im obigen Beispiel könnte „In Bearbeitung“ ein übergeordnetes Label mit „Project-Name“ als Unterlabel sein.
Das Organisieren von Gmail mit Labels wird noch einfacher, wenn Sie Ihre Labels farblich kennzeichnen, um visuell zwischen Projekten und Prioritäten zu unterscheiden. Sie könnten projektbezogene Beschriftungen blau färben und Spesenabrechnungen orange und ausstehende Rechnungen rot markieren.
5. Verwenden Sie Gmail-Filter, um Workflows zu automatisieren
Sie können E-Mails manuell Labels hinzufügen, aber Sie können auch Filter einrichten, sodass beispielsweise jede E-Mail, die von Client X kommt, das Label Client X erhält. Filter sind eine Möglichkeit, Aktionen in Gmail zu automatisieren. Sie können sie verwenden, um automatisch
- bestimmte E-Mails löschen
- archivieren Sie bestimmte E-Mails
- stellen Sie sicher, dass einige E-Mails niemals als Spam gesendet werden
- bestimmte E-Mails mit einem Stern markieren
- markiere bestimmte E-Mails immer oder nie als wichtig
- E-Mails kennzeichnen
- bestimmte E-Mails kategorisieren
- bestimmte E-Mails weiterleiten
Gerade diese letzte Funktion in Kombination mit der automatischen Archivierung ist praktisch, um einige E-Mails von Ihrem Teller zu entfernen, ohne sie manuell delegieren zu müssen. Wenn Sie bestimmte Arten von Ausgaben nicht abmelden müssen, können Sie die Rechnungen automatisch an Ihre Finanzabteilung weiterleiten und dann archivieren lassen, sodass Sie sie sich nicht einmal ansehen müssen.
Um einen neuen Filter zu erstellen, klicken Sie in der Gmail-Suchleiste auf den Dropdown-Pfeil.
Füllen Sie dann eines Ihrer Filterkriterien aus und klicken Sie unten rechts auf „Filter erstellen“.
Stellen Sie abschließend die Filterautomatisierung ein.
Um bestehende Filter zu verwalten oder zu löschen, gehe zu Einstellungen > „Filter und gesperrte Adressen“.
6. Aktivieren Sie die Schaltfläche „Senden und Archivieren“
Erkennst du dieses Szenario? Sie leiten E-Mails an Teammitglieder weiter, wenn Sie plötzlich einen Anruf erhalten. Wenn der Anruf beendet ist, können Sie sich nicht erinnern, ob Sie die E-Mail oben in Ihrem Posteingang weitergeleitet haben oder nicht. Sie müssen also Ihre gesendeten Nachrichten überprüfen. Dies kann nur ein paar Sekunden dauern, aber im Laufe einer Woche, eines Monats oder eines Jahres summieren sich diese Sekunden.
Eine einfache Möglichkeit, diese Zeit zurückzubekommen, besteht darin, die Schaltfläche „Senden und Archivieren“ zu aktivieren. Das kannst du tun, indem du in deinen Gmail-Einstellungen > Allgemein gehst.
Sobald Sie den Button aktiviert haben, befindet er sich links neben Ihrem normalen „Senden“ -Button und er archiviert — genau genommen — eine E-Mail, sobald Sie sie gesendet haben. Sie müssen Ihren Sendeordner nicht mehr überprüfen, um sicherzustellen, dass eine E-Mail delegiert wurde.
7. Stummschalten Sie Gespräche, für die Ihr Engagement nicht erforderlich ist
Wenn Teammitglieder Sie häufig in E-Mail-Konversationen einbeziehen, für die Ihre Beteiligung nicht erforderlich ist, ist die Stummschaltfunktion genau das Richtige für Sie. Wenn Sie eine Konversation stummschalten, wird jede E-Mail, die Teil dieser Konversation ist, automatisch archiviert. Auf diese Weise verlierst du es nicht, aber es erfordert auch nicht deine Aufmerksamkeit.
Um eine Konversation stummzuschalten, klicken Sie im Hauptmenü von Gmail auf die drei „Mehr“ -Punkte und wählen Sie „Stummschalten“.
8. Erstellen Sie einen echten gemeinsamen Posteingang
Die oben genannten Tipps eignen sich zwar hervorragend, um Ihren eigenen Posteingang zu organisieren, aber Sie fragen sich vielleicht, wie Sie Ihr Gmail so organisieren können, dass nicht nur Sie, sondern Ihr gesamtes Team davon profitieren. Schließlich erfordern die systemeigenen Funktionen von Gmail immer noch viel Hin und Her zwischen den Teammitgliedern, um Aufgaben zuzuweisen und sicherzustellen, dass jeder das erhält, was er benötigt. Darüber hinaus birgt jede zusätzliche E-Mail in einem Thread das Risiko, dass Informationen verloren gehen oder interpretiert werden.
Die Lösung? Ein wirklich geteilter Posteingang.
Mit Gmail können Sie zwar Delegierte zu Ihrem Posteingang hinzufügen, die in Ihrem Namen Nachrichten lesen, senden und löschen können, aber die Funktion eignet sich nicht für die Schaffung einer kollaborativen Teamumgebung. Hier ist der Grund:
- Delegierte können alle Ihre E-Mails sehen. Es gibt keine Möglichkeit, nur E-Mails mit bestimmten Labels zu teilen.
- Sie können nur Delegierte hinzufügen, die dieselbe E-Mail-Domain haben. Das heißt, wenn Sie einen Freelancer beauftragen, um mit Ihrem Team an einem Projekt zu arbeiten, müssen Sie ihm zunächst eine Unternehmens-E-Mail-Adresse geben, bevor Sie Ihren — gesamten — Posteingang mit ihnen teilen können.
- Es gibt keine Möglichkeit, Teammitgliedern E-Mails zuzuweisen. Sie können zwar alle E-Mails in Ihrem Posteingang sehen, aber Sie müssen ihnen trotzdem eine E-Mail senden oder auf andere Weise mitteilen, welche E-Mails sie annehmen sollen.
- Es ist nicht möglich, E-Mails zusätzliche Informationen hinzuzufügen. Mit der Gmail-Delegierung können Sie eigentlich nur Lese-, Sende- und Löschzugriff gewähren. Es gibt keine Funktionen, die Ihnen bei der Organisation Ihres Gmail-Kontos tatsächlich helfen könnten.
Was ist also ein besserer Weg, um einen gemeinsamen Posteingang zu erstellen?
Mit Gmelius können Sie Teile Ihres Posteingangs selektiv mit Teammitgliedern teilen und gleichzeitig allen Beteiligten die Möglichkeit geben, über geteilte E-Mails zu kommunizieren und gemeinsam daran zu arbeiten. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie das genau funktioniert.
9. Teilen Sie Gmail-Labels mit Teammitgliedern
Wir haben bereits erwähnt, wie E-Mails in Gmail mithilfe von Labels organisiert werden. Wenn Sie in einer Teamumgebung arbeiten, besteht das Problem darin, dass die systemeigenen Labels von Gmail auf Ihren eigenen Posteingang beschränkt sind. Gmelius ermöglicht es Ihnen Gmail-Labels teilen mit Teammitgliedern, Freelancern und anderen Stakeholdern, sodass jeder Zugriff auf die benötigten E-Mails hat und gleichzeitig sein Posteingang frei von unnötigem Durcheinander bleibt.
Sobald ein Teammitglied Zugriff auf ein Label erhält, hat es Zugriff auf alle E-Mails unter diesem Label. Dies ist ein großer Vorteil im Vergleich zur E-Mail-Weiterleitung, bei der Threads möglicherweise unterbrochen werden oder Personen zukünftige E-Mails verpassen, wenn sie nicht mehr im Thread enthalten sind.
Und wenn dein Team auch auf Slack aktiv ist, kannst du deine geteilten Labels mit den Slack-Kanälen synchronisieren, sodass alle Teammitglieder an denselben E-Mails zusammenarbeiten können, unabhängig davon, welche Kommunikationsplattform sie bevorzugen.
10. Organisieren Sie Gmail-Labels visuell mit Kanban-Boards
Sie können sogar noch einen Schritt weiter gehen und Verwandeln Sie Ihre Gmail-Labels in Kanban-Boards direkt in Gmail. Auf diese Weise werden alle E-Mails mit diesen Bezeichnungen zu Aufgabenkarten und Sie erhalten einen klaren Überblick darüber, was zu tun ist. Letzteres fehlt, wenn Sie einfach die Kennzeichnungsfunktion von Gmail verwenden. Sie können Gmail dann nur organisieren, wenn Sie in der Seitenleiste eine Listenansicht Ihrer Labels sehen. Es ist nicht möglich, eine Workflow-Darstellung der E-Mails unter diesen Labels zu erstellen.
Was noch besser ist, ist, dass Sie mithilfe von Gmelius Kanban Boards jede E-Mail oder Aufgabenkarte einem Teammitglied zuweisen können, ohne Gmail zu verlassen. Und wenn Sie Trello auch für das Projektmanagement verwenden, können Sie Ihre Kanban-Boards und Ihre Trello-Boards in Echtzeit synchronisieren.
11. Fügen Sie Notizen zu E-Mails hinzu
Wie kommunizieren Sie über E-Mails, ohne noch mehr E-Mails an Ihren Posteingang zu senden? Indem Sie Gmelius E-Mail-Notizen für Gmail. Ohne E-Mails weiterleiten zu müssen, können Mitarbeiter Kommentare zu einem E-Mail-Thread hinterlassen, die für Teammitglieder sichtbar sind. Du kannst einer Konversation mehr Kontext hinzufügen, die nächsten Schritte besprechen und sogar einem bestimmten Teammitglied einen @mention schicken, um sicherzustellen, dass es weiß, auf welche Informationen es reagieren muss.
Genau wie geteilte Labels werden die Gmail-Notizen von Gmelius mit Slack synchronisiert, sodass Sie nicht zwischen Apps wechseln müssen. Du wirst über neue Kommentare in geteilten E-Mail-Threads informiert, unabhängig davon, mit welchem Tool du gerade arbeitest.
Organisieren Sie Gmail noch heute und steigern Sie die Produktivität Ihres Teams
Jetzt, da Sie wissen, wie Sie Gmail am besten organisieren, steht Ihnen nichts mehr im Weg, die Arbeitsabläufe Ihres Teams zu optimieren und Ihren Posteingang in ein echtes Produktivitätstool zu verwandeln. Gehen Sie über die individuelle Posteingangsverwaltung hinaus, indem Sie Gmail-Labels mit Teammitgliedern teilen und E-Mail-Aufgaben gemeinsam visualisieren Kanban-Tafeln.
Registriere dich für Gmelius heute, um diese leistungsstarken Funktionen für Gmail und mehr freizuschalten.
