Parmi les cinq sens humains, notre vision traite jusqu'à 85 % d'informations cognitives provenant d'un stimulus. Employant une approche visuelle pour la gestion de projet, vous pouvez avoir l'impression d'avoir une « arme secrète » dans votre boîte à outils de leadership, car de nombreux travailleurs considèrent la vision comme leur mode d'apprentissage dominant ou préféré.
Les tableaux Kanban offrent une solution de gestion de projet qui permet aux équipes de voir l'état d'un projet en temps réel afin de garantir un achèvement précis du début à la fin. Autrefois créés à l'aide de notes autocollantes ou de tableaux effaçables à sec, les tableaux Kanban numériques actuels peuvent accueillir les employés à distance qui recherchent des moyens de collaborer en ligne.
L'utilisation de cette méthode permet aux membres de l'équipe d'accélérer et d'améliorer les flux de travail. Cet article explore l'origine et l'importance visuelle des tableaux Kanban, ainsi que la manière dont l'utilisation de Kanban pour la gestion de projet peut améliorer la productivité des flux de travail.
Que sont les tableaux Kanban ?
Avec des origines remontant aux années 1600, le terme Kanban vient de deux mots japonais : Kan, ou « signez » + Interdiction, ou « tableau », utilisé pour décrire les enseignes personnalisées aux couleurs vives qui ornent les vitrines des magasins. Le panneau apposé sur chaque panneau donnait un signal visuel aux clients potentiels, les incitant à quitter la rue et à entrer dans les magasins.
Le premier Système Kanban pour la gestion a vu le jour en 1943, lorsque Taiichi Ōno, ingénieur chez Toyota, a remarqué à quel point le constructeur avait du mal à suivre ses concurrents américains.
Pour améliorer la valeur de la production, Ōno a développé un système de suivi qu'il a appelé « Kanban », utilisant des cartes en papier pour les panneaux.
Il a donné à sa chaîne de production et à ses fournisseurs externes des repères visuels clairs en plaçant des cartes sur chaque produit et ses composants. Lorsqu'un véhicule finissait par être vendu, sa carte était renvoyée au point de départ pour lancer le processus pour un autre véhicule entrant en production. C'est ainsi qu'est né le premier système Kanban de gestion de projet.
Un système Kanban assure la transparence des projets pour les équipes. Pour l'industrie automobile, cela signifie garantir un flux de travail efficace du fournisseur au consommateur final. Suivre un processus visuel du début à la fin permet d'identifier les goulots d'étranglement qui réduisent la valeur de la production.
Au début des années 2000, les développeurs de logiciels ont adopté le style de gestion de projet « Kanban ».
Les travailleurs ont pris des cartes physiques sur des tableaux étiquetés avec les tâches qui leur étaient assignées. À la fin d'une tâche, les employés devaient remettre la carte dans son tableau d'origine avant de pouvoir prendre une nouvelle carte provenant d'un autre tableau pour commencer une nouvelle tâche.
Le concept a continué d'évoluer en même temps que la main-d'œuvre numérique au fil des ans. Qu'il s'agisse de cartes en papier ou de notes autocollantes accrochées aux murs, les tableaux Kanban ont révolutionné la gestion de projet.
Avantages de la visualisation des flux de travail
La communication peut s'avérer difficile pour les équipes travaillant à distance. Les employés situés dans plusieurs fuseaux horaires à travers le monde augmentent la dépendance d'une entreprise à l'égard de la communication numérique. Au lieu de communiquer via d'innombrables chats et appels Zoom, un solution de gestion de projet accélère les temps de réponse et garantit que les tâches critiques restent sur la bonne voie.
Un flux de travail visuel peut :
- Intensifier les efforts de communication
- Identifier les goulots d'étranglement dans le processus de flux de travail
- Rationalisez les tâches
- Améliorez la productivité
La transparence entre les membres de l'équipe améliore la productivité et réduit le risque d'erreurs dues à une mauvaise communication. La mise en œuvre d'un flux de travail visuel pour votre équipe peut vous aider à vous assurer que les tâches sont terminées à temps et de la manière la plus efficace possible.
Comment utiliser Kanban pour la gestion de projet
Les systèmes Kanban peuvent différer selon le logiciel de gestion des tâches, mais la plupart utilisent le même concept général : guider une tâche du début à la fin. La méthode Kanban a gagné en popularité dans de nombreuses entreprises en tant que moyen de créer un flux de travail transparent pour le personnel, en particulier pour ceux qui travaillent à distance ou avec une équipe distribuée. Les plateformes de style Kanban les plus populaires incluent Kanban Tool, Taskworld, Asana et Trello. Ces outils offrent des fonctionnalités similaires, mais l'un d'entre eux peut être mieux adapté à votre entreprise qu'un autre.
Un tableau Kanban standard affiche des colonnes avec des cartes qui peuvent être déplacées de « à faire », « en cours » ou « terminé ».
Lorsque vous recherchez comment utiliser Kanban pour la gestion de projet, le processus est simple.
- Création d'un tableau
- Nommez le tableau
- Invitez les membres de l'équipe concernés
- Attribuer des tâches spécifiques
- Commencez à collaborer
L'objectif est de mener à bien un projet, comme le lancement d'un site Web ou la mise en œuvre d'une campagne marketing, et de garantir un déroulement fluide du début à la fin. Cette méthode simple et visuelle permet d'identifier facilement les problèmes potentiels et de les résoudre rapidement pour rationaliser le flux de travail.
Pouvez-vous utiliser Kanban pour la gestion de projet dans Gmail ?
Chez Gmelius, nous avons créé un Tableau Kanban pour les équipes directement dans Gmail. Les équipes peuvent créer des boîtes de réception partagées pour gérer les adresses e-mail de l'entreprise de manière collaborative, telles que support ou sales@ [companyname] .com. En gérant les boîtes de réception partagées avec Gmail, les équipes peuvent utiliser Étiquettes Gmail pour l'organisation et transformez n'importe quel e-mail ou étiquette en tableau Kanban dans votre boîte de réception Gmail. Comme toute conversation peut être convertie en fiche de tâches, les équipes peuvent gérer ensemble les boîtes de réception et les projets visuellement.
Avec Gmelius, les équipes peuvent créer différents tableaux Kanban à des fins diverses. Par exemple, les équipes peuvent créer un tableau général pour faciliter l'exécution des tâches avec des libellés simples, tels que « à faire », « en cours » et « terminé ». Nous recommandons également d'ajouter une colonne « En attente » pour les articles en attente ou nécessitant une assistance supplémentaire.
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Notre modèle de tableau d'équipe permet aux responsables de vérifier la charge de travail des membres de l'équipe afin de s'assurer que les tâches sont réparties de manière égale entre les membres du personnel. Le tableau indique qui travaille sur quelles tâches ainsi que la progression des tâches.
Les tableaux Kanban peuvent également fournir aux équipes commerciales des informations précieuses pour améliorer les résultats. Les employés peuvent maintenir la dynamique des ventes grâce à une colonne « suivi » pour les prospects. Avec des colonnes pour chaque point du pipeline de vente, comme « contacté », « qualifié », « gagné » ou « perdu », les équipes obtiennent une vue d'ensemble des progrès individuels et globaux, ce qui permet de modifier les étapes pour répondre à des opportunités inattendues.
En plus de notre intégration à Gmail, Gmelius se synchronise également avec Trello. Les équipes n'ont pas à copier-coller des informations dans une solution de gestion de projet distincte. Toutes les informations relatives aux projets de votre équipe se trouvent dans les outils que votre équipe utilise déjà.
Notre synchronisation bidirectionnelle unique entre Trello et Gmail évite de créer des silos d'informations pour gagner du temps et rationaliser le flux de travail au sein de votre équipe.
En guise de clôture
Avec les tableaux Kanban de Gmail, votre boîte de réception devient un espace de travail visuel que vous pouvez utiliser vous-même et partager avec votre équipe. Les tableaux Kanban donnent aux entreprises une meilleure vue d'ensemble des tâches, renforcent la communication avec une transparence claire et accélèrent les flux de travail en identifiant immédiatement les erreurs dans le processus plutôt que de perdre du temps à les corriger ultérieurement.
Si vous souhaitez savoir comment utiliser Kanban pour la gestion de projet, Gmelius peut vous aider.
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