Dos cinco sentidos humanos, nossa visão processa até 85% de informações cognitivas provenientes do estímulo. Empregando uma abordagem visual para gerenciamento de projetos pode parecer como ter uma “arma secreta” em seu kit de ferramentas de liderança, já que muitos trabalhadores afirmam que a visão é seu modo de aprendizado dominante ou preferido.
Os painéis Kanban oferecem uma solução de gerenciamento de projetos que permite que as equipes vejam o status de um projeto em tempo real para garantir a conclusão precisa do início ao fim. Uma vez criados com notas adesivas ou quadros apagáveis a seco, os quadros Kanban digitais atuais podem acomodar funcionários remotos que procuram maneiras de colaborar on-line.
A utilização desse método responsabiliza os membros da equipe por acelerar e melhorar os fluxos de trabalho. Este artigo explora a origem e a ênfase visual dos quadros Kanban e como o uso do Kanban para gerenciamento de projetos pode melhorar a produtividade do fluxo de trabalho.
O que são quadros Kanban?
Com origens que remontam aos anos 1600, o termo Kanban vem de duas palavras japonesas: Kan, ou “assinar” + Banir, ou “quadro”, usado para descrever os sinais vívidos e personalizados nas vitrines das lojas. A placa em cada quadro dava aos clientes em potencial uma indicação visual, tirando-os da rua e entrando nas lojas.
O primeiro Sistema Kanban O conceito de gestão surgiu em 1943, quando Taiichi Ōno, engenheiro da Toyota, percebeu como a fabricante lutava para acompanhar os concorrentes americanos.
Para melhorar o valor da produção, Ōno desenvolveu um sistema de rastreamento que ele chamou de “Kanban”, usando cartões de papel como sinais.
Ele deu à sua linha de produção e aos fornecedores externos dicas claras e visuais ao colocar cartões em cada produto e em seus componentes. Quando um veículo acabou sendo vendido, seu cartão era devolvido ao ponto de partida para iniciar o processo de entrada em produção de outro veículo. Assim começou o primeiro sistema Kanban de gerenciamento de projetos.
Um sistema Kanban fornece transparência de projetos para equipes. Para a indústria automotiva, isso significa garantir um fluxo de trabalho eficaz do fornecedor ao consumidor final. Seguir um processo visual do início ao fim pode identificar gargalos que reduzem o valor da produção.
No início dos anos 2000, os desenvolvedores de software adotaram o estilo “Kanban” de gerenciamento de projetos.
Os trabalhadores pegaram cartões físicos de quadros rotulados com as tarefas atribuídas. Ao concluir uma tarefa, os funcionários precisavam devolver o cartão ao quadro original antes de poderem pegar um novo cartão de outro quadro para iniciar uma nova tarefa.
O conceito continuou a evoluir junto com a força de trabalho digital ao longo dos anos. De cartões de papel a notas adesivas nas paredes, os quadros Kanban revolucionaram o gerenciamento de projetos.
Benefícios da visualização de fluxos de trabalho
A comunicação pode ser um desafio para equipes remotas. Funcionários localizados em vários fusos horários em todo o mundo aumentam a dependência da empresa na comunicação digital. Em vez de se comunicar por meio de inúmeros bate-papos e chamadas do Zoom, um solução de gerenciamento de projetos acelera os tempos de resposta e garante que as tarefas críticas permaneçam em dia.
Um fluxo de trabalho visual pode:
- Aumente os esforços de comunicação
- Identifique gargalos no processo de fluxo de trabalho
- Simplifique as tarefas
- Melhore a produtividade
A transparência entre os membros da equipe melhora a produtividade e reduz o risco de erros decorrentes de falhas de comunicação. A implementação de um fluxo de trabalho visual para sua equipe pode ajudar a garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo e da maneira mais eficaz possível.
Como usar o Kanban para gerenciamento de projetos
Os sistemas Kanban podem diferir com base no software de gerenciamento de tarefas, mas a maioria usa o mesmo conceito geral: guiar uma tarefa do início ao fim. O método Kanban ganhou popularidade em muitas empresas como uma forma de criar um fluxo de trabalho transparente entre os funcionários, especialmente para aqueles que trabalham remotamente ou com uma equipe distribuída. As plataformas populares no estilo Kanban incluem Kanban Tool, Taskworld, Asana e Trello. Essas ferramentas oferecem recursos semelhantes, mas uma pode funcionar melhor para sua empresa do que outra.
Um quadro Kanban padrão exibe colunas com cartões que podem ser movidos de “tarefa pendente”, “em andamento” ou “concluído”.
Ao pesquisar como usar o Kanban para gerenciamento de projetos, o processo é simples.
- Crie um quadro
- Dê um nome ao quadro
- Convide membros relevantes da equipe
- Atribuir tarefas específicas
- Comece a colaborar
O objetivo é realizar um projeto, como lançar um site ou executar uma campanha de marketing, e garantir um fluxo contínuo do início ao fim. Esse método simples e visual facilita a identificação de onde surgem possíveis problemas e como resolvê-los rapidamente para simplifique o fluxo de trabalho.
Você pode usar o Kanban para gerenciamento de projetos no Gmail?
Na Gmelius, criamos um Quadro Kanban para equipes diretamente no Gmail. As equipes podem criar caixas de entrada compartilhadas para gerenciar os endereços de e-mail da empresa de forma colaborativa, como suporte ou vendas@ [nome da empresa] .com. Ao gerenciar caixas de entrada compartilhadas com o Gmail, as equipes podem utilizar Etiquetas do Gmail para organização e transforme qualquer e-mail ou etiqueta em um quadro Kanban na sua caixa de entrada do Gmail. Como qualquer conversa pode ser convertida em um cartão de tarefas, as equipes podem gerenciar caixas de entrada e projetos visualmente juntas.
Com o Gmelius, as equipes podem criar diferentes quadros Kanban para diversas finalidades. Por exemplo, as equipes podem criar um quadro geral para ajudar a realizar tarefas com rótulos simples, como “tarefa a fazer”, “em andamento” e “concluída”. Também recomendamos uma coluna extra “pendente” para itens em espera ou que precisem de suporte adicional.
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Nosso modelo de quadro de equipe permite que os gerentes verifiquem as cargas de trabalho dos membros da equipe para garantir que as tarefas sejam divididas igualmente entre os funcionários. O quadro mostra quem está trabalhando em quais tarefas, bem como a progressão das tarefas.
Os painéis Kanban também podem oferecer às equipes de vendas informações incríveis para impulsionar os resultados. Os funcionários podem manter o ritmo das vendas com uma coluna de “acompanhamento” para leads. Com colunas para cada ponto do funil de vendas, como “contatado”, “qualificado”, “ganho” ou “perdido”, as equipes têm uma visão geral do progresso individual e holístico, permitindo que os pivôs encontrem oportunidades inesperadas.
Além da nossa integração com o Gmail, o Gmelius também sincroniza com o Trello. As equipes não precisam copiar e colar as informações em uma solução separada de gerenciamento de projetos. Todas as informações do projeto da sua equipe estão dentro das ferramentas que sua equipe já está usando.
Nossa sincronização bidirecional exclusiva entre Trello e o Gmail evita criar silos de informações para economizar tempo e otimizar o fluxo de trabalho entre sua equipe.
Em encerramento
Com os painéis Kanban do Gmail, sua caixa de entrada se torna um espaço de trabalho visual que você mesmo pode usar e compartilhar com sua equipe. Os painéis Kanban oferecem às empresas uma visão geral melhor das tarefas, criam comunicação com clara transparência e agilizam os fluxos de trabalho identificando erros no processo imediatamente, em vez de perder tempo com correções posteriores.
Se você está pesquisando como usar o Kanban para gerenciamento de projetos, Gmelius pode ajudar.
Confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe.
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