Von den fünf menschlichen Sinnen verarbeitet unser Sehen bis zu 85% von kognitiven Informationen aus Reizen. Beschäftigen ein visueller Ansatz Denn Projektmanagement kann sich anfühlen, als hätte man eine „Geheimwaffe“ in Ihrem Führungs-Toolkit, da viele Mitarbeiter die Vision als ihren dominanten — oder bevorzugten — Lernmodus bezeichnen.
Kanban-Boards bieten eine Projektmanagement-Lösung, mit der Teams den Status eines Projekts in Echtzeit verfolgen können, um eine genaue Fertigstellung von Anfang bis Ende sicherzustellen. Einst mit Haftnotizen oder trocken abwischbaren Tafeln erstellt, eignen sich die heutigen digitalen Kanban-Boards für Mitarbeiter, die an verschiedenen Standorten arbeiten und nach Möglichkeiten suchen, online zusammenzuarbeiten.
Durch die Verwendung dieser Methode sind die Teammitglieder für die Beschleunigung und Verbesserung der Arbeitsabläufe verantwortlich. In diesem Artikel werden der Ursprung und der visuelle Schwerpunkt von Kanban-Boards untersucht und untersucht, wie die Verwendung von Kanban für das Projektmanagement die Produktivität von Arbeitsabläufen verbessern kann.
Was sind Kanban-Boards?
Der Begriff, dessen Ursprünge bis in die 1600er Jahre zurückreichen, Kanban kommt von zwei japanischen Wörtern: Kan, oder „Zeichen“ + Bann, oder „Tafel“, wird verwendet, um die lebendigen, benutzerdefinierten Schilder in Schaufenstern zu beschreiben. Das Schild auf jeder Tafel gab potenziellen Kunden einen visuellen Hinweis und zog sie von der Straße in die Geschäfte.
Der erste Kanban-System Die Unternehmensführung entstand 1943, als Taiichi Ōno, Ingenieur bei Toyota, bemerkte, wie schwer es dem Hersteller fiel, mit den amerikanischen Konkurrenten Schritt zu halten.
Um den Produktionswert zu verbessern, entwickelte Ōno ein Tracking-System, das er „Kanban“ nannte und Papierkarten für Schilder verwendete.
Er gab seiner Produktionslinie und externen Lieferanten klare, visuelle Hinweise, indem er Karten auf jedes Produkt und seine Bestandteile legte. Als ein Fahrzeug schließlich verkauft wurde, wurde die Karte an den Startpunkt zurückgebracht, um den Prozess für ein weiteres Fahrzeug in die Produktion einzuleiten. So begann das erste Kanban-System für das Projektmanagement.
Ein Kanban-System bietet Projekttransparenz für Teams. Für die Automobilindustrie bedeutet das, einen effektiven Arbeitsablauf vom Lieferanten bis zum Endverbraucher sicherzustellen. Wenn Sie einen visuellen Prozess von Anfang bis Ende verfolgen, können Engpässe identifiziert werden, die den Produktionswert verringern.
In den frühen 2000er Jahren übernahmen Softwareentwickler den „Kanban“ -Stil des Projektmanagements.
Die Arbeiter nahmen physische Karten von Tafeln mit, auf denen die ihnen zugewiesenen Aufgaben beschriftet waren. Nach Abschluss einer Aufgabe mussten die Mitarbeiter die Karte auf die ursprüngliche Tafel zurücklegen, bevor sie eine neue Karte von einer anderen Tafel nehmen konnten, um mit einer neuen Aufgabe zu beginnen.
Das Konzept hat sich im Laufe der Jahre zusammen mit der digitalen Belegschaft weiterentwickelt. Von Papierkarten bis hin zu Haftnotizen an Wänden — Kanban-Boards haben das Projektmanagement revolutioniert.
Vorteile der Visualisierung von Arbeitsabläufen
Kommunikation kann für Remote-Teams eine Herausforderung sein. Mitarbeiter, die sich in mehreren Zeitzonen auf der ganzen Welt befinden, erhöhen die Abhängigkeit eines Unternehmens von digitaler Kommunikation. Anstatt über unzählige Chats und Zoom-Anrufe zu kommunizieren, bietet eine transparente Projektmanagement-Lösung beschleunigt die Reaktionszeiten und stellt sicher, dass wichtige Aufgaben planmäßig ablaufen.
Ein visueller Arbeitsablauf kann:
- Erhöhen Sie die Kommunikationsbemühungen
- Identifizieren Sie Engpässe im Workflow-Prozess
- Rationalisieren Sie Aufgaben
- Verbessern Sie die Produktivität
Transparenz unter den Teammitgliedern verbessert die Produktivität und reduziert das Risiko von Fehlern aufgrund von Fehlkommunikation. Die Implementierung eines visuellen Workflows für Ihr Team kann dazu beitragen, dass Aufgaben pünktlich und so effektiv wie möglich erledigt werden.
So verwenden Sie Kanban für das Projektmanagement
Kanban-Systeme können je nach Aufgabenverwaltungssoftware unterschiedlich sein, aber die meisten verwenden dasselbe allgemeine Konzept: eine Aufgabe von Anfang bis Ende zu leiten. Die Kanban-Methode hat in vielen Unternehmen an Beliebtheit gewonnen, um einen transparenten Arbeitsablauf unter den Mitarbeitern aufzubauen, insbesondere für Mitarbeiter, die remote oder in einem verteilten Team arbeiten. Zu den beliebten Plattformen im Kanban-Stil gehören Kanban Tool, Taskworld, Asana und Trello. Diese Tools bieten ähnliche Funktionen, aber eines funktioniert möglicherweise besser für Ihr Unternehmen als ein anderes.
Ein Standard-Kanban-Board zeigt Spalten mit Karten an, die entweder von „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“ verschoben werden können.
Bei der Recherche, wie Kanban für das Projektmanagement verwendet werden kann, ist der Prozess einfach.
- Erstelle ein Board
- Benennen Sie das Board
- Laden Sie relevante Teammitglieder ein
- Weisen Sie bestimmte Aufgaben zu
- Beginne mit der Zusammenarbeit
Ziel ist es, ein Projekt — wie den Start einer Website oder die Durchführung einer Marketingkampagne — von Anfang bis Ende in Angriff zu nehmen und für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. Diese einfache, visuelle Methode macht es einfach zu erkennen, wo potenzielle Probleme auftreten und wie sie schnell gelöst werden können Arbeitsablauf optimieren.
Können Sie Kanban für das Projektmanagement in Gmail verwenden?
Bei Gmelius haben wir eine geschaffen Kanban-Tafel für Teams direkt in Gmail. Teams können gemeinsame Posteingänge erstellen, um Unternehmens-E-Mail-Adressen wie support oder sales@ [companyname] .com gemeinsam zu verwalten. Durch die Verwaltung geteilter Posteingänge mit Gmail können Teams Folgendes nutzen Gmail-Bezeichnungen zur Organisation und verwandle jede E-Mail oder jedes Etikett in ein Kanban-Board in deinem Gmail-Posteingang. Da jede Konversation in eine Aufgabenkarte umgewandelt werden kann, können Teams Posteingänge und Projekte gemeinsam visuell verwalten.
Mit Gmelius können Teams verschiedene Kanban-Boards für eine Vielzahl von Zwecken erstellen. Zum Beispiel können Teams ein allgemeines Board erstellen, um Aufgaben mit einfachen Bezeichnungen wie „zu erledigen“, „in Bearbeitung“ und „Erledigt“ zu erledigen. Wir empfehlen außerdem eine zusätzliche Spalte „Ausstehend“ für Artikel, die zurückgestellt sind oder zusätzliche Unterstützung benötigen.
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Mit unserer Teamboard-Vorlage können Manager die Arbeitsbelastung der Teammitglieder überprüfen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben gleichmäßig auf die Mitarbeiter aufgeteilt werden. Das Board zeigt, wer an welchen Aufgaben arbeitet und wie die Aufgaben voranschreiten.
Kanban-Boards können Vertriebsteams auch enorme Einblicke bieten, um die Ergebnisse zu steigern. Mitarbeiter können mithilfe einer „Follow-Up“ -Spalte für Leads die Verkaufsdynamik aufrechterhalten. Mithilfe von Spalten für jeden Punkt entlang der Vertriebspipeline — wie „kontaktiert“, „qualifiziert“, „gewonnen“ oder „verloren“ — erhalten Teams einen Überblick über individuelle und ganzheitliche Fortschritte, sodass Pivots unerwartete Gelegenheiten nutzen können.
Zusätzlich zu unserer Gmail-Integration synchronisiert Gmelius auch mit Trello. Teams müssen keine Informationen kopieren und in eine separate Projektmanagement-Lösung einfügen. Alle Projektinformationen Ihres Teams befinden sich in den Tools, die Ihr Team bereits verwendet.
Unsere einzigartige bidirektionale Synchronisation zwischen Trello und Gmail vermeidet die Bildung von Informationssilos, um Zeit zu sparen und die Arbeitsabläufe in Ihrem Team zu optimieren.
Zum Abschluss
Mit Gmail-Kanban-Boards wird Ihr Posteingang zu einem visuellen Arbeitsbereich, den Sie selbst verwenden und mit Ihrem Team teilen können. Kanban-Boards geben Unternehmen einen besseren Überblick über Aufgaben, sorgen für klare Transparenz und beschleunigen Arbeitsabläufe, indem Fehler im Prozess sofort erkannt werden, anstatt später Zeit mit Korrekturen zu verlieren.
Wenn Sie herausfinden, wie Sie Kanban für das Projektmanagement verwenden können, Gmelius kann helfen.
Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius entwickelt wurde, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
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