Comment utiliser des modèles pour collaborer par e-mail et gagner du temps

Les modèles sont une solution simple pour gagner du temps sur les e-mails répétitifs tels que les citations, les communications à froid, les newsletters.

Elles peuvent être aussi simples que l'insertion du même texte prédéfini dans des e-mails ou être beaucoup plus complexes avec le format HTML et des variables permettant d'insérer automatiquement le prénom et le nom de famille d'un destinataire, d'ajuster la ligne d'objet, d'ajouter des libellés, etc.

Ils constituent un excellent outil de communication et doivent être utilisés et partagés régulièrement.

En effet, partager un « modèle de devis » ou un « modèle de newsletter hebdomadaire » avec votre équipe garantit que ces e-mails ont toujours la même apparence et le même format de marque avec un contenu ajustable !

Comment partager des modèles pour une collaboration plus intelligente

L'un des principaux problèmes de la gestion des e-mails en équipe est la cohérence des informations et les moyens de collaboration.

Vous devez passer par un programme CRM complexe ou des échanges interminables sur des brouillons pour finalement vous mettre d'accord sur le contenu d'un e-mail, et lorsque la seule personne qui possède la version finale est absente, vous êtes bloqué à attendre.

Être capable de partager des modèles avec votre équipe directement depuis votre boîte de réception simplifie et fluidifie l'ensemble du processus. Cela vous permet de vous assurer que les e-mails de votre équipe ont le même format, que les changements de devis ou d'informations ne doivent être modifiés que dans un seul modèle d'e-mail à mettre à jour dans l'ensemble du service et cela vous permet de travailler ensemble sur le format et le contenu des nouveaux e-mails récurrents.

Les entreprises qui utilisent Système de modèles Gmelius trouver une solution unique et l'utiliser pour divers aspects de leur travail.

Inscrivez-vous à Gmelius dès aujourd'hui !

Exemples concrets de modèles pour la collaboration par e-mail

Une entreprise proche de Genève qui propose un service de navette vers les stations de ski de montagne depuis l'aéroport international de Genève utilise des modèles pour organiser les détails du voyage. Pour des dizaines de trajets quotidiens, avec de nombreux gestionnaires de comptes différents, le format de l'e-mail est toujours le même, garantissant ainsi que toutes les informations nécessaires sont fournies aux conducteurs.

Les directeurs des ventes d'une entreprise de technologies médicales ont indiqué les utiliser au sein de leur équipe, le chef de produit étant le propriétaire du modèle, qui s'assurait que les dernières informations sur les produits étaient incluses à chaque campagne de sensibilisation, grâce à ses mises à jour. Ils définissent également des variables dans les modèles pour s'assurer que la ligne d'objet et le texte de l'e-mail incluent le nom du destinataire. (On pense que le nom d'une personne est son mot préféré et qu'il utilise lignes d'objet personnalisées augmente le taux d'ouverture des e-mails.)

Une autre société, qui organise les livraisons par transporteur pour les clients privés et professionnels, utilise des modèles pour envoyer les détails de ses prix avec des devis modifiables en fonction des quantités envoyées et des commandes récurrentes.

D'autres entreprises l'ont utilisé pour leur newsletter mensuelle, en définissant le format de l'e-mail en HTML, en s'assurant que l'image de marque était toujours correcte et que les éléments essentiels tels que les coordonnées et les liens vers les réseaux sociaux ne soient jamais oubliés. L'utilisation d'un tel modèle de newsletter permet à n'importe quel membre de l'équipe d'accéder au modèle et d'écrire une partie du contenu sans avoir besoin de connaissances préalables en HTML. La newsletter est alors toujours envoyée en parfait état.

Une organisation caritative a avoué avoir utilisé le système de modèles pour traiter ses demandes de renseignements et d'informations, son équipe étant principalement composée de bénévoles, présents sur une base continue, il était difficile de s'assurer que tout le monde connaissait toutes les réponses. C'est pourquoi ils ont créé des modèles contenant les réponses à toutes les questions récurrentes, afin que tous les volontaires puissent utiliser les modèles pour trouver la réponse dont ils avaient besoin.

Les modèles sont également utiles en cas de contact avec le froid. Les responsables de compte d'une même entreprise peuvent partager des modèles ou en créer de nouveaux pour les tests A/B afin que toute l'équipe puisse utiliser l'e-mail avec le meilleur taux d'ouverture.

Réflexions finales

Il existe de nombreuses manières d'utiliser et de résoudre les problèmes liés aux modèles partagés. En plus des ventes qui pourraient être réalisées et des préoccupations auxquelles il serait possible de répondre, les modèles partagés sont un moyen de mieux collaborer et d'offrir à chaque membre d'une équipe toutes les informations dont il a besoin.

Essayez Gmelius gratuitement pour voir comment cela pourrait améliorer votre travail et la collaboration au sein de votre équipe.