Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée et comment en créer une dans Gmail ?

Si vous connaissez le terme pour la première fois ou si vous souhaitez simplement vous remettre à niveau, commencez par le début. Ne vous inquiétez pas, c'est une lecture rapide.

Dans cet article, nous aborderons :

• Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée ?
• Pourquoi votre équipe devrait-elle utiliser un logiciel de boîte de réception partagée ?
• Quelle est la meilleure boîte aux lettres partagée pour les équipes ?
• Quels sont les cas d'utilisation typiques d'une boîte de réception partagée, par exemple, le support client, le service client ?
• Et quelques autres questions fréquemment posées sur les boîtes de réception partagées et les boîtes aux lettres partagées ?

Si vous connaissez déjà le concept de boîte de réception partagée, vous pouvez passer directement à la section « pourquoi votre équipe devrait en utiliser une », ou consulter quelques « cas d'utilisation typiques » afin de voir les boîtes de réception partagées en action.

Si tu essayes de te décider quel est le meilleur outil de boîte de réception partagée pour le flux de travail de votre équipe, consultez « la meilleure boîte de réception partagée pour les équipes ».

Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée ?

Vous avez peut-être déjà entendu ces termes : Boîte de réception partagée. Boîte de réception collaborative. Email of group. Email de l'équipe.

Ou peut-être pas. Mais si vous travaillez dans un environnement d'équipe et que la plupart de vos communications sont centrées sur le courrier électronique... cette simple pensée donnera à votre équipe un sentiment d'espoir et de possibilités.

Les boîtes de réception partagées, lorsqu'elles sont véritablement conçues pour les équipes, constituent l'outil idéal pour une collaboration efficace. Votre entreprise peut créer des boîtes de réception partagées pour des adresses e-mail spécifiques, inviter les membres de l'équipe concernés et les laisser gérer le tout ensemble.

Une adresse e-mail sales @yourcompany pour votre équipe commerciale ; support @yourcompany pour votre équipe d'assistance.

Un pour info@, jobs@, billing@ ou tout autre élément requis par le flux de travail de votre entreprise.

Qu'y a-t-il de si génial dans les boîtes de réception partagées ?

Gérer un e-mail de groupe en équipe sans la structure appropriée peut entraîner de nombreuses conjectures (qui a vu/ouvert cet e-mail ? quelqu'un s'y intéresse déjà), de la frustration (car tenir tout le monde au courant implique beaucoup de transferts et de cc-ing, inondant ainsi la boîte de réception de tout le monde), ou pire encore, des erreurs (oh attends, 2 membres de l'équipe ont répondu à la même demande du client !).

Boîtes de réception partagées permettre à chacun de travailler ensemble et de faire face à la charge de travail entrante en sachant qui travaille sur quoi. Le partage et la délégation des e-mails deviennent clairs et simples.

Fini les CC internes, les transferts et les boîtes de réception encombrées.

Et comme toutes les activités sont entièrement synchronisées en temps réel, vous pouvez être sûr que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Cela signifie que la responsabilité serait claire et qu'il n'y aurait plus de confusion. Plus d'erreurs, plus d'occasions manquées.

Avant d'aborder les avantages et les cas d'utilisation des boîtes de réception partagées, voyons pourquoi votre équipe devrait en utiliser une en premier lieu.

Pourquoi votre équipe devrait-elle utiliser un logiciel de boîte de réception partagée ?

Le courrier électronique n'a pas été conçu pour la collaboration en équipe et il ne faut pas longtemps pour que les équipes s'en rendent compte.

En tant qu'outil de communication personnalisé, le courrier électronique est excellent et, pour être honnête, il a fait de son mieux pour suivre le rythme des équipes modernes. Mais les environnements de travail caractérisés par des communications constantes, internes et externes, ont donné au courrier électronique des formes pour lesquelles il n'avait pas été conçu.

À mesure que le volume des communications augmente, la nécessité de collaborer augmente également. Les équipes de travail ont de véritables actions à effectuer en réponse à chaque e-mail.

Un e-mail entrant donne normalement lieu à une discussion interne de l'équipe, suivie d'une série d'actions impliquant plusieurs membres et plusieurs services. Le tout avec des retours périodiques vers cet e-mail, soit comme point de référence pour réinformer, soit comme source d'informations supplémentaires à mesure que de nouveaux e-mails arrivent.

Alors, que font les équipes ? Dans la plupart des cas, ils proposent des solutions de contournement. Aussi uniques que soient ces hacks, ils ne sont tout simplement pas efficaces et certainement pas durables à mesure que votre équipe grandit.

D'un côté, vous avez des équipes qui partagent physiquement un ordinateur afin d'accéder à la même boîte de réception. Un mauvais pas, dans la mauvaise direction, concerne les équipes qui partagent des mots de passe afin de pouvoir accéder à la même messagerie de groupe.

Il n'est pas nécessaire d'entrer dans les problèmes de sécurité à ce sujet. Ou des problèmes d'organisation. Ou le fait que votre client de messagerie ne l'autorise probablement pas.

À l'opposé de l'extrême, vous trouverez des entreprises qui utilisent des outils surdimensionnés dont elles n'ont pas réellement besoin. Des outils qui promettent de tout réparer mais qui ne font qu'empirer les choses.

Des « solutions » de boîte de réception partagée en dehors de votre boîte de réception ! ?

C'est frustrant de se faire promettre une « solution » de boîte de réception partagée qui, ironiquement, se trouve en dehors de votre boîte de réception !

La première des nombreuses plaintes de votre équipe portera sur le temps et les efforts nécessaires pour apprendre cet autre outil. Sans oublier de devoir gérer les données entre votre client de messagerie d'origine et cette nouvelle plateforme tierce. La synchronisation sporadique est un problème courant avec les solutions qui ne se trouvent pas dans votre boîte de réception.

Vous pouvez vous attendre à une équipe frustrée qui a besoin de sessions de formation et de longs temps d'intégration, car elle a du mal à gérer plusieurs plateformes.

Cela montre que le simple fait de disposer d'un « logiciel de boîte de réception partagée » ne résout pas les problèmes de votre équipe ; vous devez donc vous demander pourquoi toutes les boîtes de réception partagées ne sont pas créées de la même manière.

Pourquoi certaines boîtes de réception partagées sont-elles meilleures que d'autres ? Et lequel convient le mieux à votre équipe ?

En ce qui concerne le flux de travail de votre équipe - la bonne boîte de réception partagée peut faire la différence entre un succès organisé et un échec frustrant.

Quelle est la meilleure boîte de réception partagée pour les équipes ?

Maintenant que nous avons une compréhension de base de ce qu'est une boîte de réception partagée, examinons en détail pourquoi certaines sont meilleures que d'autres.

Une boîte de réception partagée organisera vos e-mails entrants, mais elle ne vous aidera pas beaucoup à effectuer le travail réel que vous devez effectuer après réception de l'e-mail.

La plupart des boîtes de réception partagées n'incluent pas les fonctionnalités associées qui bénéficieront réellement au flux de travail de votre équipe.

Qu'est-ce qui différencie une boîte de réception partagée Gmelius ?

Gmelius intègre le concept de boîtes de réception partagées plus loin dans le flux de travail de votre équipe.

Pour commencer, une boîte de réception partagée Gmelius est conçue selon une approche axée sur la collaboration et spécialement conçue pour les utilisateurs de Gmail et de Google Workspace. Cela signifie que votre équipe sera en mesure de travailler ensemble sur la gestion des clients et des projets, sans quitter leur boîte de réception actuelle. Pas seulement les communications, mais le travail réel qui en découle. Avec Gmelius, vous pouvez mener à bien les tâches associées, offrant ainsi un moyen facile de collaborer avec plusieurs utilisateurs et de tenir tout le monde informé.

Une fois que tu installez Gmelius, votre boîte de réception Gmail sera transformée en votre nouvel espace de travail ; il héberge non seulement des boîtes aux lettres et des étiquettes Gmail partagées, mais aussi de nombreuses autres fonctionnalités pour la collaboration en équipe et l'automatisation des flux de travail.

Mais ne te laisse pas berner. Gmelius s'intègre parfaitement dans le Gmail que vous connaissez bien. Les fonctionnalités sont hors de votre portée lorsque vous n'en avez pas besoin et sont facilement accessibles lorsque vous en avez besoin.

Votre nouvelle boîte de réception partagée sera organisée avec un ensemble de sous-dossiers, ce qui permettra le suivi et la gestion de plusieurs boîtes de réception avec les membres de votre équipe.

Le logiciel de boîte de réception partagée Gmelius est organisé pour plus de clarté et conçu pour la collaboration et une transparence accrue.

Vous pouvez facilement partager des e-mails et les déléguer à des membres spécifiques de l'équipe.

C'est fait en un clic !

Il en va de même pour le fait de passer des statuts « Assigné » à « En attente » et « Fermé », ce qui vous donne une visibilité claire sur la progression des e-mails et des tickets.

L'ajout de balises aux e-mails fournit à vos collègues un contexte supplémentaire. Ils peuvent collaborer davantage dans les coulisses grâce à des notes privées. @mentioning, vos coéquipiers partageront automatiquement la conversation et leur enverront une note envoyée dans un fil de discussion à côté de chaque e-mail.

Avec Gmelius, votre équipe peut oublier les e-mails dupliqués et contradictoires. Les coéquipiers verront les avatars de chacun s'ils consultent un e-mail partagé, et les points de suspension rouges clignotent en temps réel s'ils répondent.

Comme vous pouvez le constater, Gmelius dynamise votre boîte de réception Gmail pour qu'aucun e-mail ne tombe entre les mailles du filet. Pensez à la frustration ressentie par votre équipe chaque fois qu'un e-mail est oublié. Moins de frustration rendra votre équipe plus heureuse.

De plus, Gmelius propose des analyses exploitables pour votre boîte de réception partagée Gmail et les utilisateurs de Google Workspace.

Grâce à des chiffres clairs pour évaluer la charge de travail et les délais de traitement de votre équipe, vous pouvez optimiser en toute confiance la répartition de la charge de travail et améliorer les temps de réponse aux e-mails.

Et comment peux-tu me demander ? Là encore, Gmelius vous propose une suite d'optimisation des flux de travail sans code afin que vous puissiez mieux répartir le travail et automatiser les tâches répétitives (comme attribuer des e-mails spécifiques à un coéquipier donné, ou déléguer de nouvelles demandes au membre de l'équipe ayant le moins d'e-mails attribués).

Pour mieux expliquer comment Gmelius transforme votre boîte de réception en le meilleur outil de collaboration, voyons comment des équipes de toutes tailles, dans de nombreux secteurs, utilisent Gmelius.

Essayez Gmelius - C'est gratuit

Quels sont les cas d'utilisation typiques des outils de boîte de réception partagée ?

La gestion des e-mails de groupe tels que sales@ et support@ n'a jamais été aussi simple, mais les boîtes de réception partagées par Gmelius servent également de base aux flux de travail de votre équipe, y compris le service client, la gestion des clients, des projets et des comptes.

sales @yourcompany

Les équipes commerciales utilisent Gmelius comme solution complète outil d'automatisation des ventes; pour élargir leur portée et rationaliser les flux de travail de leur équipe.

Encore une fois, Gmelius est bien plus qu'une simple boîte aux lettres partagée dans Gmail. Les équipes commerciales peuvent donc :

• Travaillez ensemble sur les e-mails entrants depuis leur boîte de réception partagée
• Organisez les conversations par nom de client grâce aux libellés partagés de Gmail
• Partagez et attribuez des conversations pour une responsabilisation claire
• Automatisez leur campagne de promotion des ventes grâce à des séquences intelligentes
• Accélérez et adaptez les communications grâce à des modèles d'e-mails personnalisés
• Collaborez dans les coulisses grâce à des notes envoyées par e-mail.
• Transformez les e-mails en cartes de tâches et ajoutez-les à des tableaux Kanban de type Trello
• Bénéficiez d'une visibilité claire sur vos pipelines de ventes sur ces tableaux partageables
• Et bien plus encore

La base de ce flux de travail est la boîte de réception partagée sales @yourcompany.

soutenez @yourcompany

Oui, vous pouvez faire de Gmail le service d'assistance de votre entreprise.

Non, vous n'avez pas besoin d'un logiciel d'assistance coûteux et difficile à utiliser.

Gmelius est la meilleure alternative aux solutions surchargées, permettant à votre équipe de fournir facilement la meilleure assistance sans quitter sa boîte de réception Gmail.

• Créez une boîte de réception partagée avec une billetterie de type service d'assistance
• Partagez des e-mails et assignez-les en tant que tickets pour une responsabilité claire
• Modifier les statuts et ajouter des balises pour le contexte
• Accélérez les communications d'assistance grâce à des modèles d'e-mail personnalisés
• Organisez les conversations par nom de client grâce aux libellés partagés de Gmail
• Collaborez dans les coulisses grâce à des notes privées par e-mail
• Transformez les e-mails en cartes de tâches et ajoutez-les à des tableaux Kanban de type Trello
• Surveillez facilement les pipelines de support sur ces tableaux partageables
• Et bien plus encore

Gmelius permet à votre équipe de gérer facilement votre adresse e-mail support@ en transformant vos e-mails en tickets de type service d'assistance via des boîtes de réception partagées.

« ______ » @yourcompany

Quel que soit votre cas d'utilisation, Gmelius simplifiera les flux de travail de votre équipe. Et il est facile de démarrer. Tu peux créer une boîte de réception partagée en quelques étapes simples depuis votre tableau de bord Gmelius.

Il est clair que si vous faites partie d'une équipe qui dépend fortement du courrier électronique, vous avez besoin d'un outil de boîte de réception partagée.

Si votre équipe travaille ensemble sur la gestion des clients et des projets, vous avez besoin de Gmelius.

Installez Gmelius (essai gratuit et aucune carte de crédit requise) et transformez la façon dont votre équipe communique, collabore et travaille.

Essayez Gmelius - C'est gratuit

Et quelques autres questions fréquemment posées sur les boîtes de réception partagées...

Avons-nous besoin d'un identifiant ou d'un mot de passe distinct pour une boîte de réception partagée ou de groupe ?

Non Les boîtes de réception partagées Gmelius sont intégrées à votre boîte de réception Gmail standard. Un identifiant, un mot de passe, une seule boîte de réception. Votre nouvelle boîte de réception partagée se trouve parfaitement dans le volet gauche habituel de votre boîte de réception Gmail ou G Suite.

Qui reçoit les réponses dans la boîte de réception d'une équipe ?

Toutes les personnes présentes dans la boîte de réception partagée recevront et enregistreront toutes les réponses. En fonction de votre flux de travail, vous pouvez choisir d' « attribuer » des e-mails à des collègues spécifiques, en faisant d'eux les propriétaires délégués de cette conversation.

Quelle est la meilleure façon d'organiser les personnes qui répondent à une boîte de réception partagée ?

Les boîtes de réception partagées Gmelius vous permettent de structurer le meilleur flux de travail pour votre équipe. Le partage d'e-mails, les attributions et la billetterie clarifient la responsabilité. Tout dépend donc de vous : qui est en mesure de consulter et de surveiller les e-mails par rapport à qui est chargé d'y répondre.

Est-ce que n'importe qui peut envoyer un e-mail depuis une boîte aux lettres partagée ?

Oui, tout membre d'une boîte de réception partagée peut envoyer des e-mails avec l'adresse d'expéditeur de cette boîte de réception partagée en particulier. Par exemple, tout membre de l'adresse e-mail sales @yourcompany peut envoyer et répondre à ses e-mails, directement depuis sa boîte de réception respective.

Pourquoi un logiciel de boîte de réception partagée est-il meilleur qu'un groupe Google ?

Les groupes Google passent à côté des principaux avantages de Boîtes de réception partagées de Gmelius: la possibilité de collaborer en temps réel et la synchronisation complète de toutes les activités de la boîte de réception partagée avec votre boîte de réception personnelle. Les groupes Google ne sont pas accessibles depuis votre boîte de réception Gmail ou G Suite. Cela signifie que votre équipe devra gérer deux boîtes de réception, chacune sur des plateformes distinctes. Et vous ne saurez pas si quelqu'un a répondu ni quel est l'état actuel d'une conversation. Avec Gmelius, toutes les réponses et les activités de la boîte de réception sont synchronisées, en temps réel, entre tous les membres de la boîte de réception et tous leurs appareils.

Qu'est-ce qu'une boîte de réception collaborative ?

Si vous recherchez « Boîte de réception collaborative » sur Google, la plupart des résultats vous redirigeront vers Google Groups. Mais pour les raisons indiquées dans la réponse précédente, Google Groups n'est pas la solution idéale pour les équipes qui souhaitent réellement collaborer. Chez Gmelius, nous définissons la boîte de réception collaborative comme une adresse e-mail transformée en hub central permettant à votre équipe de travailler ensemble. Ils peuvent communiquer et collaborer réellement, non seulement sur les e-mails entrants, mais également sur les nombreuses actions de flux de travail qui s'ensuivent. Gmelius est une boîte de réception collaborative.

Qu'est-ce qu'une boîte de réception partagée, à nouveau ?

Une boîte de réception partagée est la réponse aux problèmes de communication internes et externes de votre équipe. Lorsqu'il est intégré dans une solution complète comme Gmelius, avec des fonctionnalités de collaboration et d'automatisation, c'est la clé du succès de votre équipe.

Installez Gmelius and transformez votre boîte de réception en espace de travail pour votre équipe !