Boîte de réception partagée ou liste de distribution : quelle est la meilleure solution pour votre équipe ?

Il peut être difficile de faire la différence entre une boîte de réception partagée et une liste de distribution, car les deux ont des fonctions similaires qui permettent aux utilisateurs de s'adresser à plusieurs destinataires en même temps.

Bien que l'un ne soit pas catégoriquement « meilleur » que l'autre, il est nécessaire de comprendre les distinctions subtiles mais essentielles pour savoir quand vous devez utiliser une boîte de réception partagée par rapport à une liste de distribution pour les e-mails de votre entreprise.

Boîte de réception partagée ou liste de distribution

Les boîtes de réception et les listes de distribution partagées partagent un concept fondamental, mais utilisent en fin de compte des méthodes de communication différentes. Ils aident les membres de l'équipe à organiser, envoyer et recevoir des e-mails plus efficacement, mais leurs fonctionnalités spécifiques diffèrent. Il peut être difficile d'essayer de déterminer si l'une d'entre elles est « meilleure » qu'une autre pour votre équipe avant de comprendre leurs similitudes et leurs différences.

UNE boîte de réception partagée fait référence à une adresse e-mail unique hébergée sur une plateforme avec une gamme complète d'actions disponibles pour gérer les e-mails entrants et sortants d'un groupe ou d'une équipe. Les membres des équipes internes telles que le support client, les ventes ou les réparations peuvent partager une boîte de réception avec une seule adresse, telle que support@, sales@ ou repair@.

Les membres de l'équipe peuvent accéder à la boîte de réception partagée à partir de leur adresse e-mail individuelle, ou les chefs d'équipe peuvent attribuer des messages à des membres spécifiques de l'équipe pour résolution.

Une boîte de réception partagée permet à plusieurs utilisateurs d'accéder à la même adresse e-mail sans avoir à partager leur mot de passe.

Que peut faire une boîte de réception partagée ?

• Accessible depuis plusieurs boîtes de réception principales
• Plusieurs utilisateurs peuvent envoyer, lire et attribuer des e-mails
• Évaluez la charge de travail de l'équipe et répartissez les tâches uniformément
• Mettre en place un système de responsabilisation pour l'exécution des tâches/l'envoi de réponses

Quelles sont les utilisations d'une boîte de réception partagée ?

• Une équipe d'assistance peut répondre à plusieurs clients en utilisant une seule adresse e-mail
• Les équipes commerciales peuvent partager rapidement des informations pour aider à convertir les prospects
• Les membres de l'équipe sur différents quarts de travail peuvent accéder aux informations pour assurer la continuité

UNE liste de distribution est un index des adresses e-mail.

Lorsque les membres de l'équipe saisissent le nom d'une liste de distribution dans Rubrique « À : » de l'en-tête de l'e-mail, toutes les personnes figurant dans l'index reçoivent le même e-mail. Par exemple, si un chef d'équipe des ressources humaines souhaite s'assurer que tous les nouveaux employés reçoivent les mêmes informations, il peut créer une liste de distribution contenant les adresses e-mail de tous les nouveaux employés, intitulée « Nouveaux arrivants ».

Une fois que les RH ont rédigé un e-mail de bienvenue et joint tous les documents requis, ils peuvent envoyer cet e-mail à la liste des « nouveaux arrivants » pour s'assurer que tout le monde reçoit les mêmes informations.

Que peut faire une liste de distribution ?

• Classe les adresses en groupes
• Gagnez du temps en saisissant le nom d'une liste plutôt que des e-mails individuels
• Assurez-vous que tous les membres du groupe reçoivent les mêmes messages

Quelles sont les utilisations d'une liste de distribution ?

• Utiliser une liste de distribution de membres spécifiques de l'équipe de projet pour des mises à jour sur les modifications du calendrier de production
• Envoyez à tous les membres du département de développement Web une invitation à la formation Network+ (Plus)
• Rappelez à tous les employés de consigner leurs heures de travail hebdomadaires

Bien que les boîtes de réception partagées et les listes de distribution permettent aux membres de l'équipe d'atteindre plusieurs destinataires simultanément, les différences sont plus importantes que de nature. Une liste de distribution ressemble plus à fonctionnalité utilisé par une boîte de réception, partagée ou non.

Les fonctionnalités d'une adresse e-mail individuelle sont plus étendues et peuvent utiliser des listes de distribution pour envoyer quelque chose comme un « envoi d'e-mails ». Les listes de distribution sont toutefois inutiles sans adresse e-mail pour les envoyer, comme une lettre sans transporteur.

Pourquoi n'en choisir qu'un ?

Gmelius permet aux membres de l'équipe d'utiliser à la fois des boîtes de réception partagées et des listes de distribution, de sorte que vous n'avez pas à choisir une fonction plutôt qu'une autre : vous pouvez avoir les deux. Après tout, création d'une boîte de réception ou d'une liste de distribution partagée est assez simple. Il est préférable d'utiliser les deux, surtout si vous faites partie d'une grande entreprise. L'optimisation des deux vous donne un contrôle ultime sur l'envoi et la réception d'e-mails.

Les boîtes de réception partagées permettent aux membres d'envoyer des messages à des groupes spécifiques ou d'attribuer des conversations individuelles à des membres individuels de l'équipe. Les utilisateurs peuvent répondre à l'aide d'une adresse de boîte de réception partagée, accéder aux réponses précédentes ou transférer les messages de la boîte de réception partagée vers des listes de distribution.

Vous pouvez même ajouter une adresse e-mail partagée à une liste de distribution ou envoyer un message à une liste de distribution depuis une boîte de réception partagée. Cependant, les utilisateurs ne sont pas en mesure de répondre à un message provenant d'une liste de distribution et s'attendent à répondre à toutes les personnes figurant sur la liste, de la même manière que « Répondre à tous » dans les communications professionnelles habituelles.

Bien qu'elles ressemblent à des listes de distribution, listes de diffusion sont un outil distinct pour externe communication utilisée par les équipes commerciales pour envoyer des informations sur les produits à des prospects potentiels. Divers secteurs utilisent des listes de diffusion auxquelles les clients peuvent s'inscrire intentionnellement, ou parfois les recevoir en guise de remerciement ou par défaut lors du paiement en ligne.

Choisir le bon outil : boîte de réception partagée ou liste de distribution

Bien que votre entreprise puisse préférer l'un à l'autre, ses différences techniques font en sorte que chacun d'entre eux convient mieux à certains scénarios qu'à d'autres. Ainsi, au lieu de débattre entre l'utilisation d'une boîte de réception partagée et d'une liste de distribution, Gmelius propose la réponse la plus simple : utilise les deux.

Si votre entreprise utilise déjà les deux, comment décidez-vous de la méthode de communication la mieux adaptée à vos besoins spécifiques ? Tout d'abord, répondez à quelques questions :

• Essayez-vous de communiquer une série de messages internes à l'entreprise ou d'envoyer des messages externes ?
• Est-ce que tous les destinataires ont besoin de voir les réponses ?
• Est-ce pour votre usage personnel ou pour un groupe de personnes ?

Ces questions peuvent orienter vos choix au cas par cas.

Si vous avez du mal à déterminer si une boîte de réception partagée ou une liste de distribution est la meilleure solution pour votre scénario, Gmelius peut vous aider. Nous n'avons plus besoin de choisir l'un ou l'autre et donnons aux équipes l'accès à de multiples outils pour rationaliser les communications professionnelles, le tout depuis votre compte Gmail.

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