Comment intégrer Slack et Gmail (bidirectionnel) pour une collaboration plus fluide

En tant que centre de communication sur le lieu de travail, Slack est souvent considéré par son fondateur et ses partisans comme la solution aux limites du courrier électronique.

Comparé à Slack, le courrier électronique complique généralement le partage d'informations et l'obtention d'une réponse rapide et facile.

Par rapport au courrier électronique, Slack provoque davantage d'interruptions avec ses notifications de messages fréquentes, qui peuvent souvent avoir un faux sentiment d'urgence.

Slack contre Gmail: Plutôt que de choisir l'une ou l'autre plateforme comme « gagnante », les deux ont leurs cas d'utilisation :

• Courrier électronique présente un hub sans interruption essentiel pour les communications externes
• Slack est un hub de communication plus transparent et plus rapide, particulièrement adapté aux communications internes

Bien que les deux canaux présentent des avantages et des inconvénients, nous pensons que les plus gros problèmes pour les équipes sont dus au fait de devoir basculer entre Gmail, le client de messagerie le plus utilisé, et Slack pour le chat interne.

Basculer entre Slack et Gmail crée un dispersion de l'information et de l'attention. De plus, cette dispersion rend la collaboration des équipes plus difficile.

Pour résoudre ce problème : nous avons synchronisé Slack et Gmail grâce à notre intégration bidirectionnelle. L'intégration existante de Slack pour Gmail envoie simplement des e-mails à Slack et des messages Slack à des e-mails.

C'est ce que fait Gmelius. et plus pour rendre le courrier électronique encore plus collaboratif. Comment ? En créant une nouvelle couche qui traduit un e-mail en conversation partagée, puis en message instantané partagé, et vice-versa.

Nous sommes convaincus que cette synchronisation des données entre Slack et Gmail peut constituer le hub de communication ultime sur le lieu de travail. Nous avons publié cette intégration car nous pensons qu'elle créera plus d'efficacité, de résultats et de bonheur lors de la communication.

Pour vous montrer pourquoi notre version de synchronisation de Slack et Gmail est la solution, analysons un peu plus ces problèmes liés au Slacklash.

Slack et e-mail : avantages et inconvénients des deux plateformes

Les problèmes les plus fréquemment signalés à propos de Slack sont généralement les suivants :

• Le faux sentiment d'urgence créé par l'interface de chat de Slack (tous les messages ne nécessitent pas une réponse immédiate)
• Notifications de chat fréquentes qui interrompent l'état de flux nécessaire pour créer un « travail en profondeur » précieux
• Trop de bavardages non pertinents (à la fois professionnels et sociaux)
• Intégration inefficace de l'outil par les entreprises qui l'introduisent, ce qui entraîne une infinité de discussions et de canaux
• Un réseau d'intégrations est nécessaire pour utiliser Slack avec d'autres outils de collaboration (tels que Trello, Helpscout, Basecamp, etc.)

Cela dit, nous aimons beaucoup utiliser Slack et Gmail. Pourquoi Slack est-il idéal pour les entreprises ?

1. Slack donne un accès instantané aux membres de l'équipe. La rapidité de la communication qui se produit avec des messages courts et des réponses rapides est un avantage majeur.

2. Avec Slack, il est plus facile de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Il est plus facile de faire une annonce à l'échelle de l'entreprise/du département/du projet pour informer tout le monde des nouvelles pertinentes (sans que toutes les personnes impliquées soient citées sur un fil de discussion interminable).

3. Slack rend le travail plus transparent en étant capable de suivre tout ce qui se passe (même lorsque quelqu'un tape).

4. Slack donne un sentiment de contrôle. Pour les managers, le fait de voir les points verts de l'équipe s'allumer leur donne l'impression que tout le monde travaille (et j'espère que c'est le cas).

5. L'interface de chat de Slack le rend utilisable pour renforcer l'esprit d'équipe et créer de bonnes vibrations entre collègues. Bien qu'elle ne soit pas un avantage majeur, cette interface de salon de discussion ne peut pas être réduite.

Le courrier électronique est et restera la plaque tournante des communications professionnelles... mais il ne bénéficie pas des avantages de collaboration qui font que Slack est si largement utilisé.

Le courrier électronique utilisé seul présente les problèmes suivants en tant que centre de communication :

• Le partage d'informations avec de grandes équipes nécessite la création d'une grande liste
• Le suivi des projets et des statuts demande des efforts, en particulier lorsque plusieurs fils de discussion et plusieurs personnes sont impliqués
• Vous n'avez pas la possibilité de discuter des fils de discussion en privé (sauf si vous lancez une nouvelle chaîne d'e-mails ou une nouvelle discussion dans différentes applications)
• Vous ne pouvez pas envoyer de séquences automatisées d'e-mails et suivre leurs statistiques

Contrairement au courrier électronique, Slack permet de partager des informations, de suivre les projets et les statuts, et d'organiser des discussions internes plus rapidement et plus facilement.

Lisez également : Comment intégrer Trello et Gmail (bidirectionnel)

La plupart des entreprises utilisent les deux plateformes : Slack et Email, ce qui pose des problèmes

Les deux outils ont leurs avantages et, par conséquent, la plupart des entreprises finissent par utiliser les deux. Cela pose un problème lorsque les données sont dispersé entre les deux plateformes.

L'utilisation des deux hubs de communication signifie qu'il y aura fréquemment des messages et des fichiers sur une plateforme, mais pas sur l'autre (« Où était ce message : dans mon e-mail ou dans Slack ? »).

Les fonctionnalités collaboratives de Slack le rendent très utile pour les équipes, mais la plupart des communications avec les clients, les fournisseurs et les sous-traitants se font toujours par e-mail. En conséquence, les équipes finissent par discuter de projets sur deux plateformes différentes.

Slack-Gmail : une intégration plus collaborative

L'un des objectifs des communications professionnelles devrait être de placer la barre d'envoi de messages à un niveau suffisamment élevé pour permettre aux membres de l'équipe de rester concentrés.

Dans le même temps, nous devons être en mesure de communiquer entre nous assez rapidement pour faire avancer les affaires.

Dans cette optique, il existe plusieurs critères pour utiliser Slack et Email de manière productive en même temps.

Tels sont les problèmes résolus par notre intégration de synchronisation bidirectionnelle avec Slack et Gmail:

1. Par-dessus tout, nous allons réduire la dispersion des canaux en intégrant et en synchronisant la communication entre Slack et la messagerie.

Comment cela fonctionnerait-il ?

Pour ce faire : nous avons créé une synchronisation complète entre étiquette partagée ou boîte de réception partagée et une chaîne Slack.

Par exemple, une boîte de réception partagée Gmail nommée « Support » ou une boîte de réception partagée telle que [email protected] est créée avec Gmelius :

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Grâce à l'intégration Slack-Gmail, cette étiquette ou cette boîte de réception partagée seront synchronisées avec #help chaîne sur Slack :

Pour aller plus loin : Nous avons permis aux équipes de s'attribuer des e-mails, d'ajouter des notes par e-mail pour le contexte, d'ajouter des balises, de modifier les statuts, etc. sans en quittant Gmail :

L'intégration des deux canaux de cette manière permet de résoudre toute une série de problèmes causés par le fait que les deux canaux sont distincts.

L'essentiel est le suivant : réduit le besoin de communications supplémentaires entre les membres de l'équipe car avec notre nouvelle intégration, ils peuvent désormais consulter le contexte existant dans Gmail et Slack en même temps.

2. Plus besoin de rechercher et de passer d'un outil à l'autre pour collaborer en équipe.

Imaginez que vous n'ayez plus besoin d'une application d'attribution de tâches comme Asana et de tableaux de projet tels que Trello, d'une application de notes clients comme Basecamp, ou même d'un service d'assistance avec gestion des tickets et suivi automatisés en contenant toutes ces fonctionnalités dans votre boîte de réception.

Grâce à notre intégration, une fois qu'une conversation a eu lieu sur Slack, elle peut être ajoutée avec tous les fils de discussion ou notes pertinents à un tableau Gmelius Kanban au sein de Gmail.

Cette carte offre également la possibilité de :

• Une date d'échéance et un niveau de priorité
• Une mission à un membre de l'équipe
• Un déclencheur pour un e-mail de suivi automatique
• Un autre déclencheur pour une séquence d'autres e-mails de suivi et de tâches internes utilisant la logique « Si/Alors » (comme dans l'image ci-dessous) :

La synchronisation de toutes ces fonctionnalités entre les outils est la meilleure façon de travailler que nous envisageons. L'objectif est de réduire le bruit provenant de plusieurs canaux, dont Slack.

Moins de transitions entre les outils et moins d'échanges de messages redondants pour suivre le rythme entre les outils peuvent clairement permettre de gagner beaucoup de temps.

3. Troisièmement, mettre fin à la création infinie de nouvelles conversations et chaînes Slack en dédiant des discussions d'équipe à des e-mails internes spécifiques.

Il n'est pas rare que les équipes créent de nouvelles chaînes Slack pour chaque département, client, prospect, projet, etc.

Vous pouvez plutôt créer une nouvelle chaîne Slack pour discuter d'un e-mail spécifique en interne. Ensuite, vous verrez cette conversation à côté de cet e-mail lorsque vous serez de retour dans votre boîte de réception. Lorsque vous avez terminé, archivez simplement l'e-mail et la chaîne.

De plus, moins de messages doivent être échangés grâce à la transparence des actions de l'équipe dans le cadre de cette discussion.

Dans la boîte de réception, Gmelius propose une détection de collision qui vous indique quand quelqu'un est en train de taper avec une pulsation »...» sous leur avatar :

Vous pouvez également voir s'ils ont lu et/ou répondu à un e-mail, et s'ils travaillent actuellement ou sont absents pour le moment.

Cela permet aux équipes d'éviter les erreurs. Par exemple : envoyer sans le savoir deux messages distincts au même client, ou pire encore, ignorer complètement un client. Tout cela grâce à la synchronisation de toute discussion sur cet e-mail dans Slack pour qu'elle apparaisse à côté de celui-ci.

Conclusion : l'intégration bidirectionnelle entre Slack et Gmail est une évidence

Comme vous pouvez le constater, nous avons a publié notre intégration à Slack pour activer toutes les solutions que je viens de décrire.

Désormais, les données de communication importantes pour la collaboration peuvent être stockées simultanément sur les deux plateformes.

Vous pouvez choisir la plateforme que vous préférez (ou simplement utiliser les deux selon vos besoins) comme centre de communication principal pour mettre fin aux données et au temps perdus lors du passage de l'une à l'autre.

Vous n'avez plus besoin de suivre l'activité de l'équipe à l'aide de plusieurs outils, ni d'avoir des conversations distinctes sur le même sujet sur plusieurs canaux. Une communication simple et synchronisée avec les meilleures fonctionnalités nécessaires à la collaboration, le tout en temps réel sur tous les membres de votre équipe et sur tous leurs appareils.

Essayez Gmelius gratuitement et découvrez comment notre intégrations peut vous simplifier la journée.