Guide ultime de l'intelligence artificielle (IA) pour les e-mails

L'IA pour la gestion des e-mails est devenue un outil de communication populaire. D'autant plus que lancement de ChatGPT en 2022 et de Gemini en 2023, les professionnels souhaitent utiliser l'IA pour rendre leurs e-mails plus efficaces, mieux rédigés et plus faciles à rédiger.

En tant qu'experts du courrier électronique, nos recherches montrent que l'intérêt pour l'IA pour les e-mails a augmenté de façon exponentielle ces dernières années. 15 % des internautes américains utilisent déjà l'intelligence artificielle pour rédiger leurs e-mails, et 25 % sont prêts à y songer. Plus que 50 % des marketeurs pensent Les e-mails basés sur l'IA sont plus efficaces que l'approche traditionnelle.

Si vous souhaitez tirer parti de cette tendance prometteuse, en faisant face à des problèmes de démarrage et à des défis précoces, ce guide est fait pour vous. Lisez la suite pour découvrez comment fonctionne l'IA pour les e-mails, ses avantages et ses inconvénients, ainsi que des techniques éprouvées pour de meilleurs résultats.

Qu'entendons-nous par IA pour le courrier électronique ?

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L'intelligence artificielle (IA) pour le courrier électronique fait référence à une vaste catégorie de technologies utilisées pour effectuer automatiquement des tâches de courrier électronique qui étaient auparavant effectuées par des humains, telles que la rédaction, la personnalisation, l'organisation et la planification de celles-ci.

À la base, L'IA est un ensemble d'algorithmes statistiques avancés capables de faire des calculs et des prévisions en une fraction de seconde. Cela leur permet d'anticiper de nombreuses tâches liées à un flux de travail de messagerie classique et de les exécuter automatiquement.

Par exemple, Gmail peut analyser l'identifiant e-mail du destinataire et prédisez ce que vous êtes sur le point de taper dans les messages d'accueil par e-mail. Il utilise ensuite ces données pour compléter automatiquement les phrases, ce qui réduit l'effort manuel.

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De même, Gmelius utilise l'IA pour comprendre automatiquement le sujet d'un e-mail et ajouter des balises. L'utilisateur peut rapidement se faire une idée du contenu d'un e-mail, du processus associé et de l'opportunité de l'ouvrir, ce qui facilite la hiérarchisation des communications.

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Un autre exemple important d'IA pour la gestion des e-mails est l'utilisation de grands modèles de langage tels que Gemini ou ChatGPT. Ces outils sont formés à partir de vastes ensembles de données de littérature et de communication afin qu'ils puissent rédigez des e-mails de qualité professionnelle en votre nom. 

Comprendre les générateurs d'e-mails basés sur l'IA : comment fonctionnent-ils ?

L'une des applications les plus intéressantes de l'IA dans les e-mails est la génération d'e-mails par IA. En termes simples,Ces outils étudient les données historiques., y compris les informations accessibles au public et vos anciens e-mails (s'il s'agit d'un modèle d'IA adapté à l'entreprise), pour générer automatiquement de nouveaux e-mails.

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Aujourd'hui, la plupart des entreprises écrivent des centaines, voire des milliers de courriels par jour. Malgré l'essor de nouveaux canaux tels que les réseaux sociaux, 69 % de les clients préfèrent toujours communiquer par e-mail. L'IA simplifie considérablement cette tâche et réduit l'effort humain nécessaire. Voici comment procéder :

• L'outil analyse les entrées des utilisateurs: l'utilisateur fournit des instructions sur le type d'e-mail qu'il souhaite, le ton et le public. Ces instructions, souvent appelées instructions, sont analysées par le générateur d'e-mails IA afin de déterminer la structure idéale.
• La PNL est appliquée: Le traitement du langage naturel (NLP) est un sous-ensemble de l'IA qui lui permet de comprendre le contexte afin de générer une sortie textuelle cohérente. Pour appliquer la PNL, l'entrée est décomposée en parties plus petites par le biais d'un processus appelé tokenisation.
• L'outil récupère les données de la formation LLM: Les générateurs d'e-mails basés sur l'IA sont basés sur des LLM tels que GPT, qui sont entraînés sur des ensembles de données textuelles afin de pouvoir prédire les bons mots dans une séquence. L'outil utilisera cette formation pour générer l'e-mail mot par mot.
• La réponse est contextualisée: Une fois que le contenu de l'e-mail est prêt, l'outil applique des touches contextuelles telles que la modification du ton, du message d'accueil ou de la date. C'est l'une des principales caractéristiques qui rendent les générateurs d'e-mails basés sur l'IA si utiles.
• La réponse est intégrée à un modèle: L'outil applique souvent un modèle (comme La grande bibliothèque de modèles de Gmelius) pour produire des messages cohérents et professionnels. Les modèles vous permettent également de ne pas manquer des informations telles que le numéro de commande ou le numéro de transaction.
• L'utilisateur fournit des commentaires: Certains générateurs d'e-mails basés sur l'IA permettent à l'utilisateur de modifier la réponse afin que l'IA puisse en tirer des leçons et apporter des modifications similaires de manière autonome à l'avenir.

Générateurs d'e-mails IA peut être incroyablement utile pour tout le monde gestion des communications par e-mail à grande échelle, que ce soit pour le marketing sortant, les ressources humaines ou même pour un professionnel des relations publiques.

Pourquoi l'IA pour les e-mails est un outil essentiel pour les spécialistes du marketing

Les spécialistes du marketing utilisent l'IA via des outils d'IA dédiés, intégrés aux plateformes marketing ou dans le cadre de leurs systèmes de communication. Quelle que soit sa mise en œuvre, l'IA joue un rôle important dans diffusion et optimisation de vos campagnes.

1. Ne manquez jamais une piste

Les e-mails d'IA sont automatiquement balisés afin que les spécialistes du marketing sachent lesquels méritent une attention urgente. Tu peux configurer le balisage des e-mails par IA pour refléter les différentes étapes du parcours client afin que vous puissiez vous concentrer sur vos prospects les plus prêts à convertir.

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2. Boostez votre exposition au froid

Les marketeurs peuvent également utiliser l'IA pour e-mails froids et enrichissement des données de contact. Par exemple, LinkedCRM est un outil d'intelligence artificielle de pointe qui vous permet de trouver les coordonnées de n'importe quel utilisateur de LinkedIn et d'utiliser un copilote pour communiquer avec lui par le biais d'une approche à froid.

3. Reproduisez le ton du client

Recherche montre que la mise en miroir et l'empathie sont des outils efficaces lorsque vous essayez d'établir une relation avec un client. Les générateurs d'e-mails basés sur l'IA vous permettent de reproduisez le ton d'un client, même si vous ne parlez pas sa langue maternelle ou ne connaissent pas le jargon de leur secteur d'activité.

4. Franchissez le blocage de l'écrivain

Tous les spécialistes du marketing ont dû faire face à un blocage à un moment ou à un autre, qu'il s'agisse de distractions ou d'anxiété liée à l'écriture. L'IA aide à brainstorming et génération d'idées afin qu'il soit plus facile de commencer à rédiger des e-mails directs, des slogans, des newsletters et d'autres types de textes.

5. Rendez chaque e-mail professionnel et exempt d'erreurs

Même les meilleurs communicateurs ne fonctionnent pas à 100 % tous les jours. Les générateurs d'e-mails basés sur l'IA peuvent tirer les leçons de vos e-mails précédents et en générer de nouveaux dont le ton et l'efficacité sont similaires, sans efforts dupliqués. Des outils d'IA comme Grammarly également éliminez les erreurs de grammaire pour que vos messages soient toujours professionnels.

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6. Atteignez un public mondial

L'IA peut traduire avec précision le contenu de vos e-mails afin que vous puissiez atteindre des clients dans d'autres pays. Même si un prospect répond dans une langue différente, les copilotes de l'IA fourniront traduction en ligne pour que vous puissiez interagir avec des clients internationaux.

Difficultés liées à la création d'un flux de courrier électronique efficace (et comment les générateurs de réponses aux e-mails basés sur l'IA peuvent aider)

La mise en place d'une campagne e-mail parfaite avec un flux optimisé peut s'avérer difficile. C'est une autre raison pour laquelle l'IA pour les e-mails gagne du terrain, car elle peut résoudre de nombreux problèmes de flux de travail liés à la messagerie d'aujourd'hui.

1. La création de contenu prend beaucoup de temps

Une entreprise B2B s'adresse à 3 à 5 personnes en moyenne, tandis que pour les entreprises B2C, le nombre est à deux chiffres. Création d'un ouvrage primé répondre manuellement à chaque persona peut prendre beaucoup de temps, ce qui réduit vos dépenses.

Les générateurs de réponses par e-mail basés sur l'IA peuvent créer une réponse personnalisée pour chaque e-mail en fonction des communications précédentes et des données de formation uniques fournies par votre entreprise.

2. Le ton n'est pas uniforme d'une équipe à l'autre

Les flux de courrier électronique impliquent de multiples parties prenantes et rien ne garantit que toutes les parties prenantes adopteront le même ton de manière cohérente. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, cela devient un défi de plus en plus important.

Les générateurs de réponses IA peuvent ingérer des kits de marque et d'autres directives à rédiger automatiquement réponses cohérentes aux e-mails. Lorsque différentes parties prenantes s'appuient sur le même outil, les mêmes directives et les mêmes modèles pour élaborer leurs réponses, l'ensemble de l'organisation fait entendre sa voix en toute harmonie.

3. Il est difficile de le personnaliser à grande échelle

Lorsque vous interagissez avec un large public et des profils d'acheteurs diversifiés, vos communications doivent être personnalisées de manière appropriée. Malheureusement, le faire manuellement demande beaucoup de temps. Le plus souvent, les entreprises ont recours à un simple fusion de courriels processus pour personnaliser le nom et l'adresse du client, mais pas grand-chose d'autre.

L'IA peut intégrer des éléments plus profonds de personnalisation en masse, tels que utiliser un message d'accueil différent pour des segments de clientèle spécifiques ou en utilisant des émojis pour certains segments, mais pas pour d'autres.

4. Les entreprises assurent un suivi trop ou trop peu

La fréquence des communications par e-mail doit atteindre le point idéal. Le fait de bombarder les clients d'e-mails rend les marques peu sympathiques, tandis que des e-mails peu fréquents peuvent nuire à la mémorisation de la marque. L'IA permet calendriers de suivi automatisés afin que vous puissiez contacter des prospects chaleureux tout en donnant aux autres prospects le temps de prendre leur décision.

En fait, Gmelius propose des agents d'IA qui peuvent configurer flux de courrier électronique et automatisations à l'aide d'instructions simples en langage naturel. Grâce à l'IA, des déclencheurs tels que des mots spécifiques peuvent mener à un suivi tandis que les prospects qui ne sont pas intéressés ne sont pas dérangés.

5. L'optimisation des lignes d'objet et des CTA peut être délicate

Les e-mails de marketing général ont un taux de clics de n'importe où entre 2 % et 5 %. Par conséquent, les spécialistes du marketing cherchent constamment à modifier des éléments tels que les lignes d'objet et les CTA pour capter l'attention des utilisateurs. L'IA peut analyser les taux de clics précédents pour déterminer quelles tactiques fonctionnent le mieux.

L'avenir de l'IA dans la rédaction d'e-mails [Statistiques clés]

L'IA pour la gestion des e-mails en est encore à ses balbutiements, car la technologie évolue constamment. Au cours des deux dernières années, nous avons vu cinq versions de ChatGPT, et Gmelius travaille également sur de nouvelles itérations de sa technologie d'IA. À quoi ressemble le futur ? Voici quelques statistiques révélatrices :

• 51 % des spécialistes du marketing pensent que les e-mails basés sur l'IA sont plus efficaces que le marketing par e-mail traditionnel ; cependant, environ 20 % ont déclaré qu'il n'y avait aucune différence entre les deux. Cela indique que, malgré une adoption généralisée, tout le monde n'est pas optimiste quant à la génération d'e-mails par IA.

• 74 % des marketeurs déclarent utiliser au moins un outil marketing basé sur l'IA. Les chatbots sont l'outil le plus populaire utilisé, ce qui confirme l'importance de ChatGPT et d'autres interfaces conversationnelles.
• 47 % des marketeurs utilisent l'IA pour créer du contenu tel que des newsletters et des campagnes par e-mail. Les récents progrès des LLM et leur capacité à générer instantanément du contenu long et court continuent de jouer un rôle.
• 65,8 % des utilisateurs pensent que le contenu de l'IA est égal ou supérieur à l'écriture humaine. Cette statistique doit être prise avec des pincettes car les résultats peuvent varier considérablement en fonction de l'invite et des LLM utilisés.
• 68 % des marketeurs et 60 % des professionnels de la communication utilisent l'IA au quotidien. 6 % et 3 % respectivement déclarent utiliser des outils d'IA « tout le temps ». Cela a permis d'améliorer la productivité selon 82 % des personnes interrogées.
• Le retour sur investissement de l'adoption de l'IA est clair. Recherche montre qu'il a aidé les responsables marketing à améliorer leurs ventes de 6 %, la satisfaction des clients de 7 % et les économies de 7 %.
• Malgré l'essor de l'IA dans les e-mails et la rédaction en général, les outils de détection de l'IA n'ont pas vraiment fait leur chemin. Moins de 30 % des marketeurs utilisent des outils de détection d'IA, ce qui est logique étant donné qu'OpenAI lui-même a déclaré que la technologie de détection de l'IA ne fonctionnait pas.
• 73 % des clients s'inquiètent de l'utilisation contraire à l'éthique de l'IA. Cela représente une hausse par rapport à seulement 66 % en 2020, ce qui indique à la fois des progrès fulgurants en matière d'IA et une augmentation parallèle des problèmes éthiques. Après tout, un grand pouvoir implique de grandes responsabilités.

Ces statistiques montrent que, si l'IA pour les e-mails est une technologie prometteuse, elle a encore un long chemin à parcourir avant d'atteindre la même maturité que les CRM et les plateformes d'automatisation du marketing. Un moyen simple et peu risqué de garder une longueur d'avance est de collaborer avec des fournisseurs qui testent et intègrent déjà l'IA dans leurs plateformes, comme Gmelius.

Erreurs d'e-mail basées sur l'IA à éviter : restez personnel pendant que vous évoluez

Bien que les e-mails basés sur l'IA puissent changer la donne, il est important de les utiliser correctement. Dans le cas contraire, courant Des « AI-ismes » peuvent apparaître dans vos écrits qui donnent au texte une apparence synthétique et peu naturelle. Faites attention à ces erreurs d'e-mail courantes liées à l'IA pour éviter d'être clairement signalées comme du texte généré par l'IA.

1. Utilisation excessive du jargon commercial

Les e-mails générés par l'IA (en fait, toute forme d'écriture) peuvent utiliser des mots tels que « efficacité » et « excellence » lorsqu'ils ne sont pas applicables. C'est parce que Les LLM sont formés à l'écriture humaine pour les entreprises, dont la plupart auront tendance à contenir des mots comme ceux-ci. Voici un exemple tiré de Reddit :

Pour éviter cela, alimentez le générateur de réponses par e-mail AI avec quelques e-mails vous J'ai déjà écrit et j'en suis content. Vous pouvez également concevoir l'invite de manière à éviter les mots et expressions génériques.

2. Structure incorrecte des e-mails

Les e-mails doivent être courts, concis et précis, contrairement aux blogs et aux articles. Lorsque vous utilisez l'IA pour écrire, assurez-vous que la structure respecte les meilleures pratiques en matière de courrier électronique et ne devient pas une affaire complexe d'introduction, de corps et de conclusion.

#ProTip : Création de modèles Gmail pour maintenir une structure cohérente pour tous vos e-mails.

3. Utilisation fréquente de l'étui de titre

Les outils d'IA génératifs tels que ChatGPT utilisent généralement des majuscules pour écrire des puces ou des en-têtes de section. Cela peut être ce n'est pas naturel pour les e-mails dans certains contextes et amenez le destinataire à penser que vous n'avez peut-être pas passé suffisamment de temps à relire le texte. Heureusement, il est facile d'éviter cette IA avec la bonne invite.

4. Langage trop académique

Comme le jargon, le langage académique signifie que l'e-mail utilise lPhrases longues et élaborées, souvent à la voix passive, en utilisant 30 mots alors que 10 auraient peut-être suffi.

Surveillez ces constructions de phrases et entraînez le modèle à parler naturellement comme un humain, même si cela peut parfois être grammaticalement discutable. Les outils d'IA tels que Grammarly devraient permettre l'expertise humaine au lieu d'être une vérité absolue.

5. Courriels très longs

Les e-mails d'IA peuvent finir par être plus longs que prévu, en fonction des données incluses dans l'invite. Répétez jusqu'à ce que vous soyez satisfait avec la longueur (100 à 200 mots, selon recherche) — n'oubliez pas que les clients ne passent que quelques secondes sur un e-mail et que les longs messages peuvent provoquer un désengagement.

Exemples réussis d'IA dans la gestion des e-mails

Le Retour sur investissement grâce à l'utilisation de l'IA pour les e-mails est bien documenté. Les recherches montrent que la productivité des utilisateurs augmente de 66 % en moyenne lorsque en utilisant l'IA générative. En réduisant le temps consacré aux tâches répétitives, les outils d'IA tels que ChatGPT peuvent transformer le potentiel des utilisateurs dans les environnements professionnels.

Dans une autre histoire de réussite, le détaillant d'artisanat Michaels Stores a intégré Gen AI à ses campagnes de messagerie. L'entreprise a utilisé l'intelligence artificielle pour rédiger des e-mails ainsi que des communications par SMS pour l'engagement des clients. Par conséquent, il pourrait accroître ses efforts de personnalisation des e-mails de 20 % à 95 %, ce qui a entraîné une hausse de 25 % des taux de clics.

Meilleures pratiques lors de l'utilisation des assistants de messagerie IA

Alors que les assistants de messagerie basés sur l'IA (ou les agents IA, s'ils sont plus avancés) accélèrent les processus et les simplifient, J'ai toujours besoin d'un humain au courant. Les bonnes pratiques suivantes vous permettent de combiner votre expertise humaine avec l'efficacité des agents d'IA pour obtenir les meilleurs résultats.

1. Relisez les e-mails dans votre boîte d'envoi

Des erreurs peuvent survenir même si vous relisez un e-mail généré par l'IA, et parfois, vous les remarquerez une fois qu'il a été envoyé. Vérifiez votre boîte d'envoi et envoyez un e-mail de suivi pour la corriger. Votre les destinataires apprécieront que vous ayez repéré l'erreur avant qu'ils ne le fassent.

2. Mettre en place des processus d'escalade

Les e-mails générés par l'IA, les réponses prédéfinies et les messages entièrement modélisés ne sont pas la solution idéale pour tous les problèmes. Lorsqu'une conversation s'envenime, c'est important de savoir quand un humain doit intervenir. Documentez votre escalade déclencheurs, tels qu'un client utilisant des mots spécifiques ou la violation d'un SLA.

3. Utilisez régulièrement le même assistant de messagerie IA

Selon le générateur d'e-mails IA que vous utilisez, le résultat sera légèrement différent. ChatGPT, par exemple, génère des messages légèrement verbeux par défaut alors que Claude a tendance à être plus créatif. Une fois que vous avez choisi un outil, le mettre en œuvre dans l'ensemble de l'organisation pour plus de cohérence.

4. Surveillez les performances des e-mails basés sur l'IA

Les e-mails IA ne sont pas configurés et oubliés. Moniteur Des indicateurs de performance clés tels que les taux d'ouverture, les taux de clics et les taux de conversion pour analyser les performances des e-mails, en plus de gagner du temps. Cela vous indiquera également le meilleur moment pour envoyer un e-mail, les lignes d'objet parfaites et le type de contenu qui intéresse le plus votre public.

5. Utilisez une base de données clients robuste comme base

La gestion des e-mails basée sur l'IA est une superposition d'efficacité qui doit être construite sur les données. Renseignez votre base de données clients contenant des informations de première partie et des données issues d'outils de génération de leads. L'objectif est de transmettre des e-mails au public cible le plus large possible.

6. Testez A/B vos e-mails IA

Lorsque vous débutez, c'est tentant de laisser libre cours à votre créativité en utilisant toutes les fonctionnalités que les outils de marketing IA ont à offrir. Cependant, au fil du temps, vous devez affinez votre stratégie en fonction de ce qui fonctionne le mieux. Testez des e-mails de différentes longueurs et tonalités et documentez les résultats dans un manuel d'e-mails basé sur l'IA propre à votre entreprise.

7. Choisissez des assistants IA intuitifs et sans code

L'expérience utilisateur est cruciale lors de l'utilisation d'assistants IA, car elle déterminera l'adoption à l'échelle de l'entreprise. Recherchez des outils qui ne nécessitent aucun codage et le moins de configuration possible. Idéalement, collaborez avec des fournisseurs tels que Gmelius qui configureront des automatisations pour vous pour rendre l'expérience vraiment intuitive.

8. Apprenez les bases de l'ingénierie rapide

Le résultat de l'IA générative est aussi bon que l'invite. Des cours tels que celui-ci et celui-ci sur Udemy peut vous aider à comprendre comment utiliser les assistants de messagerie dotés d'IA pour obtenir les meilleurs résultats.

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Bien que vous n'ayez pas besoin de compétences de niveau expert, la possibilité d'apporter de petites modifications à une invite peut rendre les e-mails plus humains et plus attrayants.

En conclusion

L'intelligence artificielle a transformé le processus d'écriture, et ses avantages sont particulièrement évidents dans l'IA pour les e-mails. À partir de recherche et première ébauche de personnalisation et de planification, chaque aspect de notre communication peut s'améliorer si l'IA est utilisée correctement.

Dans ce guide, nous avons expliqué comment fonctionne la technologie d'emailing basée sur l'IA, ses pièges et comment les contourner. Sur la base de notre vaste expérience dans la création de la principale plateforme de messagerie collaborative au monde, nous avons également partagé les meilleures pratiques en matière de réussite des e-mails.

IA n'est pas une solution miracle, mais elle peut améliorer votre boîte de réception et simplifiez les tâches de communication. Découvrez comment Gmelius utilise l'IA pour injecter une dose de « génie » dans Gmail. Inscrivez-vous pour un essai gratuit dès aujourd'hui.