Encontrar maneiras melhores de melhorar a produtividade de sua equipe pode ser um desafio, especialmente quando eles estão lidando com várias distrações ao longo do dia. Para muitas empresas, a correspondência por e-mail é uma das maiores distrações das tarefas que realmente contam para a produtividade.
A Adobe entrevistou mais de 1.000 trabalhadores americanos para sua estudo anual de uso de e-mail e descobriram que, em média, as pessoas passam mais de cinco horas por dia verificando seus e-mails. Cinco horas por dia equivalem a 25 horas na semana de trabalho de cinco dias. E se mais da metade da semana de trabalho for gasta lendo e respondendo e-mails e lidando com outras distrações, não há muito tempo para produtividade. A automação do fluxo de trabalho de e-mail pode fornecer uma solução.
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O que é automação do fluxo de trabalho de e-mail?
Automatização do fluxo de trabalho é quando os membros da equipe usam a lógica baseada em regras para agilizar as tarefas programadas para reduzir a intervenção humana. Desde comunicação assíncrona Sendo o principal método de comunicação entre uma equipe, a automação pode reduzir o tempo extra gasto na coordenação, simplificando tarefas, melhorando processos e minimizando o trabalho manual.
A automação também permite que os membros da equipe se comuniquem com mais eficiência para economizar tempo, cometer menos erros e se concentrar em tarefas importantes para maximizar a produtividade.
A automação do fluxo de trabalho de e-mail pode ajudar a:
Reduza o estresse dos funcionários
As emoções avassaladoras que os funcionários experimentam quando sobrecarregados podem prejudicar a produtividade. Como o estresse pode afetar muito o bem-estar mental, ele pode, em última instância, afetar a forma como um funcionário opera.
A perda de foco pode causar erros, e a falta de concentração pode fazer com que o funcionário deixe de se concentrar na tarefa em questão. Como resultado, a produtividade diminuirá constantemente se não for tratada adequadamente. A automação pode eliminar o estresse causado pelo trabalho pesado excessivo, assumindo tarefas simples, como e-mails de acompanhamento e respostas, para eliminar o encaminhamento e o envio desnecessários de e-mails.
Crie menos tarefas repetitivas
Os recursos de automação do fluxo de trabalho de e-mail são infinitos e, se sua empresa usa um caixa de entrada compartilhada ou colaborativa, sua equipe tem muitas opções para utilizar. A carga de trabalho de e-mails recebidos de uma caixa de entrada tradicional pode se tornar opressora para uma equipe. Também pode ser difícil entender quem da equipe está endereçando qual e-mail.
Se sua equipe usa uma caixa de entrada compartilhada do Gmail, as equipes podem definir regras de automação para agilizar tarefas demoradas. Os recursos de automação permitem que as equipes:
- compartilhe e-mails automaticamente sem CC'ing ou encaminhamento
- classifique e-mails na etiqueta ou pasta apropriada (ou seja, importante)
- excluir e-mails após um determinado período de tempo
- enviar lembretes por e-mail para reuniões ou solicitações
- gere modelos de e-mail para reduzir o tempo gasto na redação
- envie modelos de e-mail como respostas automáticas
A ineficiência é um dreno financeiro para uma empresa. Se sua equipe entender onde está a maior parte do trabalho pesado, o uso de ferramentas de automação pode agilizar o fluxo de trabalho e aumentar o lucro.
Melhore a comunicação e os tempos de resposta
Os funcionários podem ter dificuldade em passar todo o dia de trabalho sem interrupções. A automatização do fluxo de trabalho de e-mail pode ajudar as equipes a se comunicarem com colegas ou clientes para reduzir dúvidas e interrupções adicionais. Por exemplo, mensagens automatizadas podem ser programadas para responder quando um e-mail específico chega.
Para atendimento ao cliente, uma simples mensagem de agradecimento notificando o cliente de que a solicitação foi recebida pode melhorar os tempos de resposta e ser uma excelente opção para sua equipe. As equipes também podem configurar regras de automação se o e-mail de um cliente não tiver sido endereçado após um determinado período de tempo. Isso pode ajudar a evitar violações do contrato de nível de serviço (SLA) e a manter a qualidade das experiências do cliente. A comunicação aprimorada permitirá que os membros da equipe se concentrem sem interrupção e melhorem o fluxo de trabalho.
Automatize o fluxo de trabalho usando o Gmelius
Se seu plano atual de produtividade não está funcionando para sua empresa, talvez seja hora de investir em ferramentas de automação de e-mail. Gmelius oferece uma solução de gerenciamento de e-mail que fica na sua caixa de entrada do Gmail para transformar o sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho da sua equipe usando automação e recursos que economizam tempo e dinheiro da sua empresa.
O Gmelius pode orientar sua empresa em direção a uma melhor produtividade e colaboração em equipe com ferramentas e recursos inovadores que abordam todos os aspectos do seu fluxo de trabalho.
Gerenciamento de projetos
O gerenciamento deficiente de projetos pode afetar significativamente a forma como uma equipe opera. Ao gerenciar um fluxo de e-mails, é essencial encontrar uma maneira eficiente de abordá-los. Bem, Gmelius oferece exatamente isso. Digamos que sua equipe gerencie a mesma caixa de correio de grupo; o Gmelius pode ajudar você a configurar uma caixa de entrada compartilhada e oferece recursos colaborativos na caixa de entrada compartilhada do Gmail da sua equipe.
Isso significa que vários endereços de e-mail de grupo podem ser gerenciados de forma colaborativa a partir de uma caixa de entrada pessoal sem compartilhar senhas ou alternar entre contas de e-mail. Então, de onde entra a automação?
Digamos que você tenha uma caixa de entrada compartilhada com um e-mail que precisa ser encaminhado para o suporte. Para eliminar as etapas de ter que usar o Cc do e-mail, entrar em contato via Slack e criar um cartão de tarefas no Trello, o Gmelius se integra a vários aplicativos para simplificar o processo.
Integre caixas de entrada compartilhadas e marcadores do Gmail aos seus canais do Slack e permita que seus colegas de equipe colaborem em conversas por e-mail. Além disso, os cartões de tarefas no Trello podem ser sincronizados com seu Quadro Kanban do Gmail enquanto as notas de e-mail também aparecem automaticamente no Slack. Finalmente, você pode marcar os membros da equipe e atribuir e-mails automaticamente como tarefas para eliminar a confusão e delegar e-mails com um propósito.
Delegar atribuições
Com os recursos de integração do Gmelius, delegar tarefas nunca foi tão fácil. Por exemplo, nossas ferramentas de automação do fluxo de trabalho de e-mail permitem que os funcionários atribuam e-mails automaticamente, automatizem mensagens para receber e-mails urgentes e marquem funcionários diretamente em um e-mail para garantir a responsabilidade. Ao seguir regras simples de automação, sua empresa pode ver uma mudança drástica na redução de tarefas manuais e na redução do risco de erro humano.
Seguir uma lógica simples de “se isso, então aquilo” pode ajudar os membros da equipe a atribuir e-mails específicos ao colega certo. Por exemplo, suponha que um e-mail tenha “fatura” na linha de assunto. Nesse caso, o e-mail pode ser atribuído automaticamente ao departamento de contabilidade. Isso responsabiliza um único departamento, em vez de ter um fluxo de e-mails para toda a empresa, pois isso não se aplica a todos.
E como os e-mails podem ser atribuídos como tarefas, eles podem ser enviados diretamente para o quadro Kanban da sua equipe para ajudar a visualizar o estágio do projeto. Os quadros Kanban oferecem um elemento visual para ajudar a manter os projetos organizados, cumprir prazos e endereçar e-mails.
Análise da equipe
As ferramentas de automação do fluxo de trabalho fornecem informações valiosas que ajudam você a coletar e analisar dados com mais rapidez. Precisa de visibilidade instantânea da atividade de gerenciamento de e-mail da sua equipe? As equipes podem gerar relatórios detalhados para analisar o que está acontecendo em cada projeto para distribuir melhor a carga de trabalho da equipe e atingir facilmente as metas da sua empresa.
Análise da equipe permitem que você acompanhe os principais indicadores de desempenho (KPIs), controle o tráfego e a distribuição de e-mails, acompanhe o tempo de resolução e meça a produtividade da sua equipe ao longo de semanas e meses. Você pode ver as conversas atribuídas por usuário e ver quais conversas foram encerradas. A análise ajuda a reduzir o tempo gasto na verificação de tarefas e na coleta de dados.
A aplicação de regras de automação do fluxo de trabalho de e-mail para sua empresa pode criar mudanças positivas entre a equipe para lidar melhor com as tarefas e aumentar a produtividade. Essa mudança positiva pode ajudar sua equipe a reduzir o tempo necessário para coordenar tarefas e comunicar tarefas e criar mais tempo para se concentrar e maximizar a eficiência.
Pronto para ver como a automação do fluxo de trabalho de e-mail pode funcionar para sua equipe? Cadastre-se hoje!
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