Aktivieren Sie die E-Mail-Workflow-Automatisierung, um die Produktivität zu maximieren

Es kann eine Herausforderung sein, bessere Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität in Ihrem Team zu finden — insbesondere, wenn es den ganzen Tag über mit verschiedenen Ablenkungen zu tun hat. Für viele Unternehmen ist die E-Mail-Korrespondenz eine der größten Ablenkungen von den Aufgaben, die eigentlich für die Produktivität zählen.

Adobe befragte über 1.000 amerikanische Arbeitnehmer für seine jährliche Studie zur E-Mail-Nutzung und sie fanden heraus, dass die Menschen im Durchschnitt mehr als fünf Stunden pro Tag damit verbringen, ihre E-Mails zu überprüfen. Fünf Stunden pro Tag entsprechen 25 Stunden in der fünftägigen Arbeitswoche. Und wenn mehr als die Hälfte der Arbeitswoche damit verbracht wird, E-Mails zu lesen und zu beantworten und sich mit anderen Ablenkungen zu befassen, bleibt nicht viel Zeit für Produktivität. Die Automatisierung des E-Mail-Workflows kann eine Lösung bieten.

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Was ist E-Mail-Workflow-Automatisierung?

Automatisierung des E-Mail-Workflows ist, wenn Teammitglieder regelbasierte Logik verwenden, um Aufgaben zu rationalisieren, die so programmiert sind, dass menschliche Eingriffe reduziert werden. Seit asynchrone Kommunikation Automatisierung ist die beste Methode, um innerhalb eines Teams zu kommunizieren. Die Automatisierung kann den zusätzlichen Zeitaufwand für die Koordination reduzieren, indem Aufgaben vereinfacht, Prozesse verbessert und manuelle Arbeit minimiert werden.

Die Automatisierung ermöglicht es den Teammitgliedern auch, effizienter zu kommunizieren, um Zeit zu sparen, weniger Fehler zu machen und sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, um die Produktivität zu maximieren.

Die Automatisierung von E-Mail-Workflows kann helfen:

Reduzieren Sie den Stress Ihrer Mitarbeiter

Die überwältigenden Emotionen, die Mitarbeiter empfinden, wenn sie mit zu viel beauftragt werden, können die Produktivität beeinträchtigen. Da Stress das psychische Wohlbefinden stark beeinträchtigen kann, kann er sich letztendlich auf die Arbeitsweise eines Mitarbeiters auswirken.

Ein Konzentrationsverlust kann zu Fehlern führen, und mangelnde Konzentration kann dazu führen, dass sich ein Mitarbeiter nicht mehr auf die jeweilige Aufgabe konzentriert. Infolgedessen wird die Produktivität stetig sinken, wenn sie nicht richtig erledigt wird. Die Automatisierung kann den Stress, der durch übermäßige Routinearbeit entsteht, abbauen, indem sie untergeordnete Aufgaben wie die Nachverfolgung von E-Mails und das Beantworten von E-Mails übernimmt, um unnötiges Weiterleiten und Senden von E-Mails zu vermeiden.

Erstellen Sie weniger sich wiederholende Aufgaben

Die Funktionen zur Automatisierung von E-Mail-Workflows sind endlos, und wenn Ihr Unternehmen eine geteilter oder kollaborativer Posteingang, Ihr Team hat viele Optionen, die es nutzen kann. Die Arbeitsbelastung eingehender E-Mails aus einem herkömmlichen Posteingang kann für ein Team überwältigend werden. Es kann auch schwierig sein zu verstehen, wer im Team welche E-Mail adressiert.

Wenn Ihr Team einen gemeinsamen Gmail-Posteingang verwendet, können Teams Automatisierungsregeln festlegen, um zeitaufwändige Aufgaben zu beschleunigen. Automatisierungsfunktionen ermöglichen es Teams:

• E-Mails automatisch teilen, ohne CC-C'ing oder Weiterleitung
• E-Mails nach dem entsprechenden Etikett oder Ordner sortieren (z. B. wichtig)
• E-Mails nach einem bestimmten Zeitraum löschen
• E-Mail-Erinnerungen für Besprechungen oder Anfragen senden
• Generieren Sie E-Mail-Vorlagen, um den Zeitaufwand für die Erstellung zu reduzieren
• E-Mail-Vorlagen als automatische Antworten versenden
  

Ineffizienz belastet ein Unternehmen finanziell. Wenn Ihr Team versteht, wo der Großteil der Grundidee liegt, kann der Einsatz von Automatisierungstools den Arbeitsablauf rationalisieren und den Gewinn steigern.

Verbessern Sie die Kommunikations- und Reaktionszeiten

Mitarbeiter können Schwierigkeiten haben, ihren gesamten Arbeitstag ohne Unterbrechung zu überstehen. Die Automatisierung des E-Mail-Workflows kann Teams dabei helfen, mit Kollegen oder Kunden zu kommunizieren, um zusätzliche Fragen und Unterbrechungen zu vermeiden. Automatisierte Nachrichten können beispielsweise so programmiert werden, dass sie antworten, wenn eine bestimmte E-Mail eingeht.

Für den Kundensupport kann eine einfache Dankesnachricht, in der der Kunde darüber informiert wird, dass die Anfrage eingegangen ist, die Reaktionszeiten verbessern und eine hervorragende Option für Ihr Team sein. Teams können auch Automatisierungsregeln einrichten, wenn eine Kunden-E-Mail nach einem bestimmten Zeitraum nicht bearbeitet wurde. Dies kann dazu beitragen, Verstöße gegen das Service Level Agreement (SLA) zu verhindern und ein qualitativ hochwertiges Kundenerlebnis aufrechtzuerhalten. Die verbesserte Kommunikation ermöglicht es den Teammitgliedern, sich ohne Unterbrechung zu konzentrieren und den Arbeitsablauf zu verbessern.

Automatisieren Sie Arbeitsabläufe mit Gmelius

Wenn Ihr aktueller Produktivitätsplan für Ihr Unternehmen nicht funktioniert, ist es möglicherweise an der Zeit, in E-Mail-Automatisierungstools zu investieren. Gmelius bietet eine E-Mail-Verwaltungslösung, die sich in Ihrem Gmail-Posteingang befindet, um das Workflow-Management-System Ihres Teams mithilfe von Automatisierung und Funktionen zu transformieren, die Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen.

Gmelius kann Ihr Unternehmen mit innovativen Tools und Funktionen, die alle Aspekte Ihres Workflows abdecken, zu einer besseren Produktivität und Teamzusammenarbeit führen.

Verwaltung von Projekten

Ein schlechtes Projektmanagement kann die Arbeitsweise eines Teams erheblich beeinflussen. Bei der Verwaltung eines Zustroms von E-Mails ist es wichtig, einen effizienten Weg zu finden, um diese zu bearbeiten. Nun, Gmelius bietet genau das. Nehmen wir an, Ihr Team verwaltet dasselbe Gruppenpostfach. Gmelius kann Ihnen bei der Einrichtung eines gemeinsamen Postfachs helfen und bietet Funktionen für die Zusammenarbeit im gemeinsamen Gmail-Posteingang Ihres Teams.

Das bedeutet, dass mehrere Gruppen-E-Mail-Adressen gemeinsam von einem persönlichen Posteingang aus verwaltet werden können, ohne dass Passwörter geteilt oder zwischen E-Mail-Konten gewechselt werden müssen. Also, wo kommt die Automatisierung ins Spiel?

Nehmen wir an, Sie haben einen gemeinsamen Posteingang mit einer E-Mail, die an den Support weitergeleitet werden muss. Um die Schritte zu vermeiden, in denen du die E-Mail per Cc schreiben, dann über Slack Kontakt aufnehmen und dann eine Aufgabenkarte in Trello erstellen musst, lässt sich Gmelius in eine Reihe von Apps integrieren, um den Prozess zu vereinfachen.

Integriere geteilte Posteingänge und Gmail-Labels in deine Slack-Kanäle und lass deine Teamkollegen an E-Mail-Konversationen zusammenarbeiten. Außerdem können Aufgabenkarten in Trello mit deinen synchronisiert werden Gmail-Kanban-Tafel während E-Mail-Notizen automatisch auch in Slack angezeigt werden. Schließlich kannst du Teammitglieder taggen und E-Mails automatisch als Aufgaben zuweisen, um Verwirrung zu vermeiden und E-Mails zweckgebunden zu delegieren.

Aufgaben delegieren

Mit den Integrationsfunktionen von Gmelius war das Delegieren von Aufgaben noch nie so einfach. Unsere Tools zur Automatisierung von E-Mail-Workflows ermöglichen es Mitarbeitern beispielsweise, E-Mails automatisch zuzuweisen, Nachrichten für eingehende dringende E-Mails zu automatisieren und Mitarbeiter direkt in einer E-Mail zu kennzeichnen, um die Rechenschaftspflicht sicherzustellen. Wenn Sie einfache Automatisierungsregeln befolgen, kann Ihr Unternehmen drastische Veränderungen bei der Reduzierung manueller Aufgaben und der Verringerung des Risikos menschlicher Fehler feststellen.

Wenn Sie einer einfachen „Wenn dies, dann das“ -Logik folgen, können Teammitglieder bestimmte E-Mails dem richtigen Kollegen zuweisen. Nehmen wir zum Beispiel an, eine E-Mail hat „Rechnung“ in der Betreffzeile. In diesem Fall kann die E-Mail automatisch der Buchhaltungsabteilung zugewiesen werden. Dadurch wird eine einzelne Abteilung zur Rechenschaft gezogen, anstatt einen Zustrom von E-Mails für Ihr gesamtes Unternehmen zu haben, um sicherzustellen, dass dies nicht für alle gilt.

Und da E-Mails als Aufgaben zugewiesen werden können, kann die E-Mail direkt an das Kanban-Board Ihres Teams gesendet werden, um die Projektphase besser zu visualisieren. Kanban-Boards bieten ein visuelles Element, das hilft, Projekte zu organisieren, Termine einzuhalten und E-Mails zu adressieren.

Team-Analytik

Tools zur Workflow-Automatisierung bieten Ihnen wertvolle Informationen, mit denen Sie Daten schneller sammeln und analysieren können. Benötigen Sie einen sofortigen Überblick über die E-Mail-Verwaltungsaktivitäten Ihres Teams? Teams können detaillierte Berichte erstellen, um zu analysieren, was in den einzelnen Projekten vor sich geht, um die Teamarbeit besser zu verteilen und Ihre Unternehmensziele einfach zu erreichen.

Team-Analytik ermöglichen es Ihnen, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu verfolgen, den E-Mail-Verkehr und die E-Mail-Verteilung zu kontrollieren, die Zeit bis zur Problemlösung zu verfolgen und die Produktivität Ihres Teams über Wochen und Monate zu messen. Sie können die zugewiesenen Konversationen pro Benutzer einsehen und sehen, welche Konversationen abgeschlossen wurden. Mithilfe von Analysen können Sie den Zeitaufwand für das Einchecken von Aufgaben und das Sammeln von Daten reduzieren.

Die Anwendung von Regeln zur E-Mail-Workflow-Automatisierung für Ihr Unternehmen kann zu positiven Veränderungen innerhalb eines Teams führen, um Aufgaben besser zu erledigen und die Produktivität zu steigern. Diese positive Änderung kann Ihrem Team helfen, den Zeitaufwand für die Koordination von Aufgaben und die Kommunikation von Aufgaben zu reduzieren und mehr Zeit zu gewinnen, um sich zu konzentrieren und die Effizienz zu maximieren.

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