Quando os e-mails chegam de várias caixas de entrada da empresa, pode ser difícil gerenciá-los. Além do grande volume de mensagens, a falta de responsabilidade, a bagunça na caixa de entrada e a comunicação deficiente podem fazer com que um pequeno problema pareça um grande problema.
Para reduzir os contratempos comuns de e-mail e simplificar os processos da equipe, as caixas de correio compartilhadas oferecem uma solução eficaz. As caixas de correio compartilhadas podem ajudar a melhorar a eficiência da equipe, criar um fluxo de trabalho melhor para gerenciar um fluxo de e-mails e permitir que as equipes colaborem em uma única plataforma.
Essa compilação das melhores práticas para uma caixa de correio compartilhada pode ajudar as equipes a recuperar o controle de sua caixa de entrada. Sua equipe estará no caminho certo para o sucesso no gerenciamento de e-mails seguindo essas soluções simples.
Como funciona uma caixa de correio compartilhada?
UM caixa de correio compartilhada é útil para equipes com uma caixa de entrada da empresa que recebe regularmente um volume excepcionalmente grande de e-mails. O principal benefício é que mais de uma pessoa pode enviar, receber e gerenciar e-mails do mesmo endereço sem precisar alternar entre contas.
Por exemplo, se a equipe de vendas ou logística da sua empresa tiver seu próprio endereço de e-mail, cada membro da equipe poderá gerenciar mensagens de uma caixa de entrada compartilhada (ou seja, support@ ou supply@). Os gerentes de equipe podem conceder permissões para permitir que os membros enviem, deleguem ou atribuam conversas a membros específicos da equipe para diminuir os tempos de resposta e aumentar a propriedade.
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Práticas recomendadas para caixas de correio compartilhadas
As caixas de correio compartilhadas oferecem muitos benefícios para as equipes, desde permitir a colaboração até eliminar longas linhas de e-mail. Você pode implementar caixas de correio compartilhadas de várias maneiras para maximizar a vantagem da sua empresa. Aqui estão nossas melhores práticas para uma caixa de correio compartilhada.
Organize e-mails em marcadores e pastas
A caixa de entrada de uma pessoa comum contém 1.602 e-mails não lidos. Embora muitas delas possam conter spam ou outras notificações da plataforma, é fácil que a solicitação de um cliente passe despercebida na categoria “não lida”. Para reduzir o risco de perder consultas importantes, classificar os e-mails em pastas ou por marcadores pode ajudar. As pastas oferecem uma solução fácil para classificar e-mails por categorias diferentes. Se sua equipe usa o Gmail, as pastas são consideradas marcadores.
Para garantir que sua equipe siga as melhores práticas para etiquetas ou pastas de caixas de correio compartilhadas, estabeleça regras para garantir que cada e-mail seja classificado com precisão. Por exemplo, sua equipe de suporte pode querer classificar as consultas dos clientes por nível de importância ou por status do trabalho, como “endereçado” ou “pendente”.
Essa técnica de organização pode ajudar sua equipe a entender o nível de urgência de uma solicitação e se ela foi atendida ou não. Isso evita a confusão e as críticas que podem resultar quando os e-mails não são lidos. As equipes podem se inscrever Etiquetas do Gmail individualmente ou automatize o processo criando filtros que aplicam marcadores a e-mails que atendem a determinados critérios.
Crie respostas de equipe pré-aprovadas
Uma caixa de correio compartilhada permite que as empresas centralizem as comunicações. Isso significa que os membros da equipe podem responder juntos por meio de uma caixa de entrada. No entanto, com uma caixa de correio compartilhada, cada membro da equipe pode enviar uma resposta, o que pode resultar em respostas não uniformes. Para economizar tempo e garantir respostas adequadas, use modelos de e-mail ao criar respostas de e-mail.
Os modelos ajudam as equipes a criar e-mails que contêm informações completas e confiáveis, mas ainda permitem a personalização. Ao responder a um e-mail de cliente, basta salvar o e-mail como um modelo para usar na próxima vez que precisar resolver um assunto semelhante. Os modelos de e-mail também podem ser usados internamente para agendar reuniões de equipe ou coordenar a integração com novos funcionários.
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Com o Gmelius, os membros da equipe podem compartilhar Modelos do Gmail com outras pessoas trabalhando na mesma caixa de correio compartilhada. Isso economiza horas gastas editando, copiando e colando e-mails semelhantes.
Modelos de e-mail automatizados podem melhorar os tempos de resposta e a eficiência geral. Usando modelos criados pessoalmente, cada e-mail recebido pode notificar os clientes sobre o recebimento da mensagem e garantir uma resolução rápida.
Isso permite que as equipes agendem respostas por e-mail para uma data posterior, enquanto se concentram em assuntos mais urgentes. Essa é a beleza da comunicação assíncrona: ela permite que você gerencie seu tempo com eficiência e evite atrasos na elaboração de respostas por e-mail.
Os clientes obtêm uma resposta imediata às suas perguntas com automação, e os modelos fornecem palavreado para comunicações comerciais básicas, para que você não precise reinventar a roda. Para aqueles que lutam para encontrar as palavras certas, Gmelius também oferece rascunhos de e-mail compartilháveis. As equipes podem redigir as respostas da empresa juntas para garantir que todos sigam os mesmos padrões de comunicação profissional e estilos da empresa.
Estabeleça limites
Os membros da equipe precisarão de permissões, concedidas pelo proprietário, para usar uma caixa de correio compartilhada. Durante a configuração inicial da caixa de correio compartilhada da sua empresa, é importante determinar quais membros da equipe terão acesso. A definição dessas permissões mantém cada caixa de correio compartilhada organizada.
Estabelecer limites também reforça as medidas de segurança para lidar com informações confidenciais ou proprietárias. Sempre que um funcionário sai da empresa, uma prática recomendada comum é atualizar as senhas para evitar uma possível violação de dados. Reduzir o número de usuários também pode limitar seu risco e garantir que os dados permaneçam protegidos.
Obtenha insights
A organização é um componente essencial do uso de uma caixa de correio compartilhada, no entanto, entender o quão bem ela funciona é igualmente crucial. Os dados de rastreamento para uso básico de e-mail podem oferecer informações valiosas sobre sua empresa e revelar oportunidades inesperadas.
Ao gerenciar uma caixa de correio compartilhada, pergunte a si mesmo o seguinte:
- Quantos e-mails sua empresa recebe diariamente?
- A carga de trabalho da sua equipe está distribuída uniformemente?
- Quantos e-mails são abertos versus aqueles que não são lidos?
Observar tendências e identificar áreas de melhoria pode ajudar você a gerenciar a caixa de correio compartilhada da sua equipe de forma mais proativa. Gmelius oferece Análise do Gmail para equipes para fornecer uma visão aprofundada de como sua caixa de correio compartilhada está operando.
Os gerentes podem gerar relatórios detalhados para analisar cada projeto, distribuir melhor a carga de trabalho da equipe e atingir facilmente as metas da empresa. Esses insights permitem que os gerentes visualizem
□ conversas atribuídas
□ o número de e-mails atribuídos por usuário
□ quantos e-mails foram fechados por usuário
Usar dados em tempo real para identificar oportunidades pode otimizar os processos da sua empresa e criar um fluxo de trabalho mais produtivo.
Invista em integrações
As caixas de correio compartilhadas de hoje oferecem mais do que apenas um local coletivo para as equipes endereçarem e organizarem e-mails; elas também oferecem oportunidades de integração. Em vez de alternar entre ferramentas diferentes, as equipes podem integrar suas caixas de correio compartilhadas com outras plataformas, como o Google Workspace, painéis Kanban ou aplicativos de mensagens instantâneas para economizar tempo e agilizar o fluxo de trabalho.
Cada plataforma de caixa de correio compartilhada tem diferentes recursos de integração. Com Gmelius, a caixa de correio compartilhada da sua equipe pode se integrar aos aplicativos diários do Google Workspace, bem como ao Trello, Slack, Loom, Zapier e Zoom, tornando o Gmelius a melhor ferramenta de colaboração.
Sua equipe pode supervisionar o gerenciamento de projetos, responder a mensagens instantâneas e configurar fluxos de trabalho automatizados, tudo a partir da caixa de entrada do Gmail.
Usar uma caixa de correio compartilhada ajuda as equipes a desenvolver linhas claras de comunicação para delegar a carga de trabalho e definir a propriedade entre uma grande equipe.
Ao seguir essas melhores práticas para uma caixa de correio compartilhada, sua empresa estará a caminho de um fluxo de trabalho colaborativo que trará resultados positivos.
As melhores práticas para caixas de correio compartilhadas podem ser encontradas em Gmelius. Pronto para experimentá-lo para sua equipe? Cadastre-se hoje!
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