Como levar sua colaboração do Gmail para o próximo nível com os Grupos do Google

O Gmail passou por muitas melhorias ao longo dos anos.

Antes uma plataforma para uso individual, o Gmail agora oferece um espaço natural para colaboração com os Grupos do Google. Embora muitas soluções de e-mail estejam disponíveis, a criação de grupos no Google oferece um local para comunicação eficiente e construção de relacionamentos. Mas isso é suficiente para promover os esforços colaborativos de que sua equipe precisa?

É aí que entram os Grupos do Google.

O que são grupos do Google?

UM Grupo do Google é uma solução de e-mail que permite que os usuários enviem e-mails para pessoas específicas da sua organização ao mesmo tempo. O conceito principal elimina a necessidade de inserir endereços de e-mail individuais manualmente.

Os Grupos do Google permitem que os usuários:

• Envie e-mails para vários membros específicos com um único endereço de e-mail
• Interaja com pessoas com interesses ou origens semelhantes
• Participe de tópicos e discussões
• Organize reuniões, conferências ou eventos
• Crie uma caixa de entrada colaborativa do Gmail para equipes

Se você receber e-mails em massa da gerência ou de colegas, talvez já faça parte de um Grupo do Google sem perceber. Os grupos no Google funcionam como listas de distribuição, permitindo que os administradores comuniquem anúncios, eventos ou mensagens do dia a dia da empresa com as pessoas certas de uma só vez.

Como funciona um grupo do Google?

Depois criando um Grupo do Google, os usuários podem adicionar endereços de e-mail específicos a um grupo de sua escolha para enviar e-mails relevantes para um único departamento em vez de muitos. Os criadores de grupos podem personalizar o nome do grupo no Google, por exemplo, “Equipe de vendas”. As configurações de privacidade permitem que os criadores controlem quem pode ver conversas, criar publicações ou moderar conteúdo.

Além de enviar e-mails em grupo com eficiência, os usuários podem criar grupos no Google para interagir com outros colegas e compartilhar interesses ou hobbies por meio de fóruns. Esse recurso é usado principalmente com a versão individual; no entanto, os usuários corporativos também podem se beneficiar desse recurso para ajudar a construir relacionamentos entre os membros da equipe.

Enviar e-mails aos funcionários com informações que não lhes dizem respeito é, francamente, um desperdício de recursos. Usar os Grupos do Google para se comunicar estabelece hábitos eficientes e aumenta a produtividade.

Se os recursos de um Grupo do Google não oferecerem assistência suficiente para os esforços de colaboração da sua equipe, os usuários podem transformar um Grupo do Google em uma caixa de entrada colaborativa. Uma caixa de entrada colaborativa é uma única conta de e-mail que várias pessoas podem acessar.

Veja como converter um Grupo do Google em uma caixa de entrada colaborativa.

1. Acesse seus grupos no Google
2. Selecione o nome do grupo que você deseja usar
3. Selecione “Configurações de grupo” à esquerda
4. Em “Ativar recursos adicionais dos Grupos do Google” > selecione “Caixa de entrada colaborativa”

Uma caixa de entrada colaborativa é mais adequada para criar um único ponto de entrada para e-mails, onde vários usuários podem ver e endereçar as mesmas mensagens. Por exemplo, suponha que uma equipe de suporte ao cliente possa ver todas as mensagens de suporte recebidas juntas. Nesse caso, todos os membros da equipe podem enviar respostas em vez de deixar que a responsabilidade total pelas mensagens recaia sobre um funcionário.

Além disso, os usuários podem atribuir e-mails recebidos a membros específicos da equipe e estabelecer procedimentos para melhorar a responsabilidade.

Onde os grupos no Google falham

A criação de um Grupo do Google oferece uma maneira simples e conveniente de enviar informações para várias pessoas de forma eficiente. No entanto, a capacidade de colaborar é limitada. A colaboração por e-mail exige mais do que enviar uma única mensagem: exige comunicação de ida e volta e, muitas vezes, maior coordenação para reuniões e bate-papos instantâneos.

Como resultado, sua equipe precisa de mais do que apenas uma lista de distribuição se você quiser se organizar.

Aqui estão algumas das principais desvantagens dos Grupos do Google.

Users cannot access Google Groups from their Gmail accounts. Groups are only accessible from groups.google.com, requiring users to switch tabs between accounts.

The Google Groups interface differs significantly from Gmail, forcing employees to learn how to navigate a new platform.

While the ability to transform a Google Group into a collaborative inbox creates accountability, it still leaves questions regarding whether an email has been addressed. This oversight can result in duplicate responses.

Google Groups are not designed as a truly collaborative space that facilitates the exchange of multiple ideas and messages. The limitations present many barriers to teams looking for ways to work together on emails.

Os usuários de e-mail podem achar que o uso dos Grupos do Google oferece opções limitadas de colaboração. Mas existem outras opções para ajudar sua equipe a melhorar a eficiência no Gmail e criar um fluxo de trabalho produtivo e colaborativo.

Por que a colaboração do Gmail é a única solução de e-mail em grupo que você precisa

Quer sua organização seja composta por cinco ou 500 funcionários, a capacidade de colaborar por e-mail é essencial. Táticas simples de gerenciamento de e-mail, como enviar uma mensagem ou criar uma lista de e-mails, podem rapidamente se tornar desorganizadas. E, como resultado, a comunicação diária se torna uma tarefa que os membros da sua equipe temem.

Gmelius oferece uma verdadeira caixa de entrada colaborativa compartilhada diretamente do Gmail. Não há necessidade de gerenciar o e-mail da sua empresa por meio de várias plataformas ou compartilhar senhas.

Os usuários podem acessar o Gmelius por meio de suas contas pessoais do Gmail, onde verão todas as caixas de entrada compartilhadas da empresa para as quais foram convidados e todos os e-mails atribuídos a eles, pendentes ou fechados.

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Os gerentes ainda podem atribuir e-mails para uma responsabilidade clara, mas, diferentemente dos Grupos no Google, os membros da equipe também podem atualizar status, adicionar tags e deixar anotações por e-mail para adicionar contexto. Esses recursos adicionais mantêm todos os membros da equipe atualizados sobre quais e-mails foram endereçados e quais precisam de suporte extra.

Além disso, o Gmelius oferece integrações bidirecionais que permitem que as equipes trabalhem em seus aplicativos usados com mais frequência, como Slack e Trello. Não há necessidade de alternar abas adicionais. Cada usuário pode trabalhar em sua plataforma preferida e ainda endereçar e-mails de forma colaborativa com outros membros da equipe.

Leia também: E-mail em grupo versus caixa de correio compartilhada: o que é melhor para sua equipe

Conclusão

Os gerentes podem agilizar o gerenciamento de e-mails em grupo usando regras de automação poderosas para limitar o trabalho pesado que muitas organizações maiores realizam. Um trabalho menos “ocupado” abre mais oportunidades para se concentrar em responsabilidades críticas.

Uma caixa de entrada compartilhada colaborativa:

• Resulta em respostas mais rápidas
• Limita a desordem indesejada na caixa de entrada
• Constrói uma comunicação eficiente
• Aumenta a produtividade
• Economiza tempo da empresa
• Leva a relacionamentos aprimorados

Se sua equipe já usa os Grupos do Google para e-mail, o Gmelius pode converta seu Grupo do Google em uma caixa de entrada compartilhada do Gmail.

A colaboração do Gmail é essencial para equipes remotas e híbridas navegando em um fluxo de trabalho digital contínuo. Com o Gmelius, as equipes podem colaborar facilmente e fortalecer a comunicação da equipe, tudo de dentro de suas contas do Gmail.

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