So bringen Sie Ihre Gmail-Zusammenarbeit mit Google Groups auf die nächste Stufe

Gmail hat im Laufe der Jahre viele Verbesserungen erfahren.

Gmail war einst eine Plattform für den individuellen Gebrauch und bietet heute einen natürlichen Raum für die Zusammenarbeit mit Google Groups. Obwohl viele E-Mail-Lösungen verfügbar sind, bietet das Erstellen von Gruppen in Google einen Ort für effiziente Kommunikation und den Aufbau von Beziehungen. Aber reicht das aus, um die Zusammenarbeit zu fördern, die Ihr Team benötigt?

Hier kommen Google Groups ins Spiel.

Was sind Google Groups?

EIN Google-Gruppe ist eine E-Mail-Lösung, mit der Benutzer bestimmten Personen innerhalb Ihrer Organisation gleichzeitig E-Mails senden können. Das Hauptkonzept macht die manuelle Eingabe einzelner E-Mail-Adressen überflüssig.

Google Groups ermöglichen Nutzern:

• Senden Sie eine E-Mail an mehrere bestimmte Mitglieder mit einer einzigen E-Mail-Adresse
• Interagiere mit Menschen mit ähnlichen Interessen oder Hintergründen
• Nehmen Sie an Themen und Diskussionen teil
• Organisieren Sie Tagungen, Konferenzen oder Veranstaltungen
• Einen kollaborativen Gmail-Posteingang für Teams erstellen

Wenn Sie Massen-E-Mails von der Geschäftsleitung oder Kollegen erhalten, sind Sie möglicherweise bereits Teil einer Google-Gruppe, ohne es zu merken. Gruppen in Google dienen als Verteilerlisten, sodass Administratoren Unternehmensankündigungen, Ereignisse oder alltägliche Nachrichten auf einen Schlag mit den richtigen Personen kommunizieren können.

Wie funktioniert eine Google-Gruppe?

Nach eine Google-Gruppe erstellen, können Benutzer einer Gruppe ihrer Wahl bestimmte E-Mail-Adressen hinzufügen, um relevante E-Mails an eine einzelne Abteilung statt an viele zu senden. Gruppenersteller können den Namen ihrer Gruppe in Google personalisieren, zum Beispiel „Vertriebsteam“. Mithilfe der Datenschutzeinstellungen können Ersteller kontrollieren, wer Konversationen ansehen, Beiträge erstellen oder Inhalte moderieren kann.

Zusätzlich zum effizienten Senden von Gruppen-E-Mails können Nutzer in Google Gruppen erstellen, um mit anderen Kollegen zu interagieren und Interessen oder Hobbys in Foren auszutauschen. Diese Funktion wird hauptsächlich in der Einzelversion verwendet. Geschäftsanwender können jedoch auch von dieser Funktion profitieren, um Beziehungen zwischen Teammitgliedern aufzubauen.

Mitarbeitern Informationen per E-Mail zu schicken, die sie nicht betreffen, ist ehrlich gesagt eine Verschwendung von Ressourcen. Die Verwendung von Google Groups zur Kommunikation etabliert effiziente Gewohnheiten und steigert die Produktivität.

Wenn die Funktionen einer Google-Gruppe nicht genug Unterstützung für die Zusammenarbeit Ihres Teams bieten, können Nutzer eine Google-Gruppe in einen Posteingang für die Zusammenarbeit umwandeln. Ein Posteingang für die Zusammenarbeit ist ein einzelnes E-Mail-Konto, auf das mehrere Personen zugreifen können.

So konvertieren Sie eine Google-Gruppe in einen kollaborativen Posteingang.

1. Gehe zu deinen Gruppen in Google
2. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, die Sie verwenden möchten
3. Wählen Sie links „Gruppeneinstellungen“
4. Wählen Sie unter „Zusätzliche Google Groups-Funktionen aktivieren“ > „Kollaborativer Posteingang“ aus.

Ein kollaborativer Posteingang eignet sich am besten, um einen einzigen Zugangspunkt für E-Mails zu schaffen, an dem mehrere Benutzer dieselben Nachrichten sehen und bearbeiten können. Nehmen wir zum Beispiel an, ein Kundenserviceteam könnte alle eingehenden Supportnachrichten zusammen sehen. In diesem Fall können alle Teammitglieder Antworten senden, anstatt die volle Verantwortung für Nachrichten einem Mitarbeiter zu übertragen.

Darüber hinaus können Benutzer eingehende E-Mails bestimmten Teammitgliedern zuweisen und Verfahren zur Verbesserung der Rechenschaftspflicht einrichten.

Wo Gruppen in Google nicht ausreichen

Das Erstellen einer Google-Gruppe bietet eine einfache und bequeme Möglichkeit, Informationen effizient an mehrere Personen zu senden. Die Fähigkeit zur Zusammenarbeit ist jedoch begrenzt. Die Zusammenarbeit per E-Mail erfordert mehr als das Senden einer einzelnen Nachricht: Sie erfordert eine Hin- und Herkommunikation und häufig eine weitere Koordination für Besprechungen und Sofortchats.

Daher benötigt dein Team mehr als nur eine Verteilerliste, wenn du die Köpfe zusammenstecken willst.

Hier sind einige der wichtigsten Nachteile von Google Groups.

Users cannot access Google Groups from their Gmail accounts. Groups are only accessible from groups.google.com, requiring users to switch tabs between accounts.

The Google Groups interface differs significantly from Gmail, forcing employees to learn how to navigate a new platform.

While the ability to transform a Google Group into a collaborative inbox creates accountability, it still leaves questions regarding whether an email has been addressed. This oversight can result in duplicate responses.

Google Groups are not designed as a truly collaborative space that facilitates the exchange of multiple ideas and messages. The limitations present many barriers to teams looking for ways to work together on emails.

E-Mail-Nutzer haben möglicherweise das Gefühl, dass die Verwendung von Google Groups ihnen nur begrenzte Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bietet. Es gibt jedoch noch andere Optionen, mit denen Ihr Team die Effizienz in Gmail verbessern und eine produktiver und kollaborativer Arbeitsablauf.

Warum Gmail Collaboration die einzige Gruppen-E-Mail-Lösung ist, die Sie benötigen

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen aus fünf oder 500 Mitarbeitern besteht, ist die Fähigkeit zur Zusammenarbeit per E-Mail unerlässlich. Einfache E-Mail-Management-Taktiken wie das Versenden einer Nachricht oder das Erstellen einer E-Mail-Liste können schnell durcheinander geraten. Infolgedessen wird die tägliche Kommunikation zu einer Aufgabe, vor der sich Ihre Teammitglieder fürchten.

Gmelius bietet eine wahrhaftige Gemeinsamer kollaborativer Posteingang direkt in Gmail. Sie müssen Ihre Unternehmens-E-Mails nicht über mehrere Plattformen verwalten oder Passwörter teilen.

Benutzer können über ihre persönlichen Gmail-Konten auf Gmelius zugreifen. Dort sehen sie alle gemeinsamen Posteingänge des Unternehmens, zu denen sie eingeladen wurden, sowie alle ihnen zugewiesenen E-Mails, ob ausstehend oder geschlossen.

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Manager können weiterhin E-Mails zuweisen, um klare Verantwortlichkeiten zu gewährleisten. Im Gegensatz zu Gruppen in Google können Teammitglieder jedoch auch Status aktualisieren, Stichwörter hinzufügen und E-Mail-Notizen für zusätzlichen Kontext hinterlassen. Diese zusätzlichen Funktionen halten jedes Teammitglied darüber auf dem Laufenden, welche E-Mails adressiert wurden und welche zusätzliche Unterstützung benötigen.

Darüber hinaus bietet Gmelius bidirektionale Integrationen, die es Teams ermöglichen, von ihren am häufigsten verwendeten Apps wie Slack und Trello aus zu arbeiten. Es ist kein zusätzlicher Tab-Wechsel erforderlich. Jeder Benutzer kann von seiner bevorzugten Plattform aus arbeiten und trotzdem E-Mails gemeinsam adressieren mit anderen Teammitgliedern.

Lesen Sie auch: Gruppen-E-Mail oder geteiltes Postfach: Welches ist das Beste für Ihr Team

Fazit

Manager können die Verwaltung von Gruppen-E-Mails rationalisieren, indem sie leistungsstarke Automatisierungsregeln verwenden, um den Arbeitsaufwand zu begrenzen, mit dem viele größere Unternehmen beauftragt sind. Weniger „geschäftige“ Arbeit eröffnet mehr Möglichkeiten, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Ein gemeinsam genutzter Posteingang:

• Führt zu schnelleren Antworten
• Schränkt unerwünschtes Durcheinander im Posteingang ein
• Baut eine effiziente Kommunikation auf
• Steigert die Produktivität
• Spart Zeit im Unternehmen
• Führt zu verbesserten Beziehungen

Wenn dein Team bereits Google Groups für E-Mails verwendet, kann Gmelius konvertiere deine Google-Gruppe in einen gemeinsam genutzten Gmail-Posteingang.

Die Zusammenarbeit in Gmail ist unerlässlich für Remote- und Hybrid-Teams Navigieren in einem kontinuierlichen digitalen Arbeitsablauf. Mit Gmelius können Teams einfach zusammenarbeiten und die Teamkommunikation stärken, und das alles von ihren Gmail-Konten aus.

Verwandle deine Gruppen in Google mit Gmelius in einen leistungsstarken gemeinsamen Arbeitsbereich. Sieh dir unsere Funktionen und Integrationen an und erfahre, wie Gmelius darauf ausgelegt ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

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