Resposta automática de caixa de correio compartilhada: personalize as mensagens para sua equipe e marca

Você está procurando uma maneira mais rápida de responder aos e-mails? Você está procurando uma maneira de aumentar a produtividade de sua equipe? Bem, automatizar as respostas por e-mail pode ajudar. As respostas automatizadas ajudam sua equipe a oferecer um excelente atendimento ao cliente e, ao mesmo tempo, reduzir a demorada tarefa de responder aos e-mails.

Se você não tiver certeza de como configurar uma resposta automática de caixa de correio compartilhada, temos o que você precisa. Este artigo abordará os muitos benefícios que as respostas automatizadas por e-mail podem trazer para a sua equipe caixa de correio compartilhada e como configurá-los para melhorar o fluxo de trabalho da sua equipe.

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O que é uma caixa de correio compartilhada?

UM caixa de correio compartilhada é uma caixa de entrada de e-mail que permite que vários membros da equipe gerenciem, enviem e recebam e-mails do mesmo endereço de e-mail. Como a maioria das comunicações da empresa está centrada no e-mail, sua empresa pode criar caixas de correio compartilhadas para endereços de e-mail específicos, como suporte ao cliente@ [nome da empresa] .com ou vendas@ [nome da empresa] .com.

Em seguida, você pode convidar membros relevantes da equipe para gerenciar e-mails juntos. As caixas de correio compartilhadas ajudam os membros da equipe a se responsabilizarem mutuamente, permitindo que todos vejam quem está trabalhando em quê. Se sua equipe trabalha remotamente ou em um ambiente híbrido, uma visão geral clara dos e-mails da empresa é crucial para um melhor fluxo de trabalho.

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Benefícios da resposta automática de caixa de correio compartilhada

Automação revolucionou a força de trabalho: os funcionários estão procurando as formas mais rápidas e eficientes de trabalhar. Em vez de filtrar vários e-mails todos os dias, as regras de automação podem separar os e-mails em pastas, excluir mensagens desnecessárias e enviar automaticamente uma resposta se um e-mail não tiver sido endereçado em um período adequado. Embora sua equipe possa utilizar respostas automáticas para assuntos pessoais, elas também podem ser benéficas ao gerenciar uma caixa de correio compartilhada.

Aqui estão alguns dos benefícios de usar a resposta automática para sua caixa de correio compartilhada.

Atendimento ao cliente de qualidade

As respostas automatizadas podem ser usadas como uma técnica para melhorar o atendimento ao cliente. Um recente notícia mostrou que dos 1.000 consumidores pesquisados, mais da metade preferiu o e-mail como principal método de contato. E os consumidores atuais esperam respostas dentro de um tempo de resposta de 30 minutos ou menos ao pesquisar produtos ou serviços da empresa. Em resposta, as equipes podem utilizar a resposta automática na caixa de correio compartilhada da empresa para agilizar os tíquetes de atendimento ao cliente.

Alguns exemplos de respostas automáticas de atendimento ao cliente incluem:

“Recebemos seu e-mail e entraremos em contato com você o mais rápido possível.”

“Sua solicitação de suporte foi recebida. Valorizamos sua experiência e entraremos em contato o mais rápido possível.”

Para aprimorar a experiência, você pode escolher personalizar sua mensagem com o nome do cliente:

“Obrigado por sua solicitação, [nome do cliente]. Entraremos em contato com você em breve.”

A configuração de uma resposta automática de atendimento ao cliente ajuda a garantir aos consumidores que a empresa viu sua consulta e está respondendo. Em vez de deixar os clientes sem saber se a mensagem foi recebida ou não, uma mensagem automática inicia a interação com o pé direito para garantir uma experiência positiva.

Melhor alcance de vendas

As respostas automáticas podem ajudar a arcar com parte da carga de trabalho da sua equipe de vendas sem arriscar um atendimento ao cliente ruim. Por exemplo, sua equipe de vendas pode se comunicar com os clientes atuais e, ao mesmo tempo, apresentar novas oportunidades de vendas aos leads usando uma resposta automática como esta:

“Obrigado por seu e-mail. No momento, estou fora do escritório, mas responderei o mais rápido possível” Enquanto isso, confira nosso [insira o produto ou serviço mais recente]. Você também pode acessar nosso [teste gratuito ou demonstração do produto] para ver se nosso produto atende às suas necessidades.” 

Esse é um exemplo de como as respostas automáticas podem informar aos clientes que a mensagem foi recebida, mas também oferecem a eles a oportunidade de avaliar um produto ou serviço ou participar de qualquer teste gratuito que sua empresa ofereça.

Transparência

Se você planeja configurar respostas automáticas para cada departamento ou somente para vendas e suporte ao cliente, as mensagens automatizadas podem ajudar a fornecer informações de forma consistente para manter suas equipes internas e clientes externos informados. Sua equipe também pode utilizar respostas automáticas quando:

• fora do escritório
• em férias
• em uma reunião

As respostas automáticas podem manter os clientes notificados sobre suas datas de encerramento durante o encerramento do feriado e garantir que você responda ao retornar. Independentemente de a equipe estar disponível, e-mails de confirmação e outras comunicações podem ser enviados automaticamente para manter as operações enquanto sua empresa está fechada.

Produtividade da equipe

O endereçamento de e-mails leva horas em cada dia de trabalho. A automação de respostas para caixas de correio compartilhadas ajuda as equipes a se concentrarem em tarefas críticas sem interrupções para obter respostas imediatas durante o dia de trabalho. Distrações são comuns, mas muitas podem prejudicar a produtividade. As respostas automáticas podem impedir interrupções e ajudar a incutir foco na equipe para garantir que os membros da equipe permaneçam no caminho certo.

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Como definir respostas automáticas com o Gmelius

A forma como você configura as respostas automáticas será diferente com base na plataforma que você usa. No Gmelius, oferecemos uma caixa de correio compartilhada diretamente no Gmail. Dessa forma, as equipes podem colaborar usando uma plataforma familiar, junto com muitos de nossos outros recursos projetados para ajudar na automatização do fluxo de trabalho. Por exemplo, Gmelius também oferece modelos compartilháveis do Gmail. Ao contrário de uma caixa de correio compartilhada padrão, o Gmelius permite que as equipes criem uma biblioteca de modelos que os membros da equipe podem compartilhar.

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Depois de instalar o Gmelius, o ícone do modelo estará acessível na janela “Compor” em seu e-mail. A partir daí, os membros da equipe podem selecionar qual modelo usar e também salvar um rascunho atual como modelo se precisarem de feedback de outro membro da equipe. Uma grande variedade de variáveis personalizadas também pode ser integrada às respostas automáticas para personalizar o alcance da empresa.

Configurar respondedores automáticos é ainda mais fácil. As equipes podem configurar gatilhos e enviar respostas instantâneas automaticamente definindo novas condições para cada caixa de correio compartilhada necessária. Nosso recurso de resposta automática usa as regras “para cada”, “se” e “então” para tirar o máximo proveito de cada resposta. Por exemplo, para cada “nova conversa” E se um e-mail é recebido fora do horário de trabalho (definido de acordo com sua preferência), depois uma resposta por e-mail será enviada diretamente.

Veja as instruções passo a passo aqui.

Ao configurar suas respostas automáticas para cada caixa de correio compartilhada, você pode acompanhar os tempos médios de resposta de e-mail diretamente do Gmail com Análise de e-mail do Gmelius para equipes. Os gerentes podem então visualizar um relatório detalhado de quantos e-mails são atribuídos a cada membro da equipe, bem como o tempo médio para encerrar uma conversa.

O Gmelius facilita a configuração de respostas automatizadas para a caixa de correio compartilhada da sua empresa, para que você possa personalizar suas mensagens e melhorar a reputação da marca com apenas alguns cliques.

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Para saber mais sobre a resposta automática de caixas de correio compartilhadas com Gmelius, confira nossos recursos e integrações.
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