5 einfache Ideen zur Gmail-Automatisierung, die Sie noch heute ausprobieren können

Sie beginnen Ihren Tag mit einem Plan, aber Ihr Posteingang enthält andere Ideen. Bevor Sie sich versehen, sind Stunden vergangen. Ein Newsletter, von dem Sie vergessen haben, sich abzumelden, eine Anfrage, die Sie später bearbeiten werden (und dann wahrscheinlich vergessen). Dieser Zyklus frisst deinen Tag in Stücken auf — 5 Minuten hier, 10 Minuten dort. Multiplizieren Sie das mit Wochen, Monaten, Jahren.

Stellen Sie sich vor, Gmail erledigt das alles leise für Sie.

Automatisierung ist nicht nur etwas für IT-Teams oder technisch versierte Menschen. Gmail verfügt über genügend integriertes (und zusätzliches) Automatisierungspotenzial, um Ihren Posteingang zu optimieren, ohne jemals Ihren Bildschirm verlassen zu müssen. In diesem Artikel gehen wir auf fünf praktische Automatisierungsideen ein, die Sie jetzt ausprobieren können.

1. Verwenden Sie Filter und Labels, um eingehende E-Mails automatisch zu sortieren

Die meisten Nutzer nutzen Gmail-Filter nicht ausreichend. Bestenfalls haben sie einen eingerichtet, um einen Newsletter zu archivieren. Im schlimmsten Fall wissen sie nicht, dass Filter existieren.

Das können Filter wirklich: E-Mails automatisch kennzeichnen, archivieren, weiterleiten, löschen, mit Stern markieren oder kategorisieren, basierend auf definierten Regeln — Absender, Betreff, Keywords, Anlagen und mehr.

So richten Sie es ein:

1. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol → Alle Einstellungen ansehen
2. Gehe zum Filter und gesperrte Adressen Registerkarte
3. Klicken Sie Neuen Filter erstellen
4. Lege deine Bedingungen fest (von, bis, Betreff, hat Wörter usw.)
5. Klicken Sie Filter erstellenund wähle dann aus, was Gmail tun soll (etikettieren, archivieren, als gelesen markieren usw.)
   
   

Sie können Filter mit Gmail-Labels (farbcodierte Tags) kombinieren, um einen übersichtlicheren Posteingang zu erstellen, in dem:

• Kunden-E-Mails sind mit „Kunden“ gekennzeichnet und automatisch mit einem Stern versehen
• Newsletter überspringen den Posteingang und werden direkt in einen Ordner verschoben
• Interne Teamupdates werden als gelesen markiert und mit „Team“ gekennzeichnet
  
  

Einmal festgelegt, werden diese Regeln rund um die Uhr im Hintergrund ausgeführt.

2. Automatisieren Sie Antworten mit Gmail AI (Hilf mir beim Schreiben)

Das Beantworten von E-Mails ist eine der zeitaufwändigsten Aufgaben — nicht weil es schwierig ist, sondern weil es sich wiederholt. Wenn Sie immer wieder dasselbe sagen, ist es an der Zeit, es weiterzugeben.

Die integrierte KI von Gmail, Hilf mir zu schreiben, ist dein Ausgangspunkt. Es kann E-Mail-Antworten auf der Grundlage des Thread-Kontextes verfassen, wobei natürliche Sprache und ein anpassbarer Ton (formell, lässig, prägnant) verwendet werden.

Wie benutzt man es:

• Klicken Sie „Hilf mir zu schreiben“ (✨ -Symbol) im Verfassen-Fenster
• Lassen Sie es eine Antwort generieren, die auf der E-Mail basiert, auf die Sie antworten
• Passen Sie Ton, Länge oder Einzelheiten vor dem Senden an

Es ist schnell. Es ist einigermaßen schlau. Aber es ist nicht proaktiv.

Wenn Sie einen Schritt weiter gehen möchten, probieren Sie Tools wie Gmelius aus, die die Automatisierung noch weiter vorantreiben. Gmelius' KI-Antwortassistent wartet nicht darauf, dass du etwas anklickst. Es liest den Thread und entwirft automatisch einen Antwortvorschlag in dem Moment, in dem Sie die E-Mail öffnen. Stellen Sie sich das als „Hilf mir beim Schreiben“ auf Autopilot vor, ohne dass eine Aufforderung erforderlich ist.

Egal, ob Sie das native Tool von Gmail verwenden oder ein Upgrade mit etwas Intelligenterem durchführen, automatisiertes Erstellen ist nicht mehr optional. Es ist eine Grundlage für Produktivität.

3. Richten Sie Gmail-Vorlagen für sich wiederholende E-Mails ein

Nicht alles benötigt eine benutzerdefinierte Antwort. Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr als zweimal am Tag „Danke, ich melde mich in Kürze bei Ihnen“ oder „Wir haben Ihre Anfrage erhalten und werden uns bald bei Ihnen melden“ eingeben, verschwenden Sie Zeit.

Gmails Vorlagen Mit der Funktion (früher „Canned Responses“ genannt) können Sie vollständige E-Mail-Nachrichten oder Snippets in Sekundenschnelle speichern und wiederverwenden.

Wie benutzt man es:

1. Gehe zu Einstellungen → Erweitert
2. Aktiviere Vorlagen
3. Eine neue E-Mail verfassen → Klicken Sie auf das Dreipunktmenü → Vorlagen
4. Einen Entwurf als neue Vorlage speichern

Wenn Sie das nächste Mal auf eine ähnliche Anfrage antworten, fügen Sie einfach die Vorlage ein und passen Sie die erforderlichen Anpassungen an. Kombinieren Sie dies mit Filtern und Bezeichnungen, und schon geht Ihnen ein Mini-Helpdesk aus Ihrem Gmail-Posteingang aus.

Noch besser? Mit Gmelius können Sie Vorlagen mit Ihrem Team teilen. So bleiben alle auf dem Laufenden und Inkonsistenzen werden reduziert.

4. Verwenden Sie Gmail-Aufgaben und -Erinnerungen für die automatische Nachverfolgung

Wir haben alle eine E-Mail geöffnet, gedacht „Ich kümmere mich später darum“ und haben es völlig vergessen. Gmail kann das beheben.

Sie können E-Mails schnell konvertieren in Aufgaben und weisen Sie sich Erinnerungen zu, ohne eine andere App zu verwenden.

So richten Sie es ein:

• Öffnen Sie eine E-Mail → Klicken Sie auf „Zu Aufgaben hinzufügen“ Symbol (Häkchen mit einem Plus)
• Fügen Sie ein Fälligkeitsdatum und eine Erinnerung hinzu
• Greifen Sie im Seitenbereich von Gmail auf alle Aufgaben zu

Aber hier kommt die Automatisierung ins Spiel: Sie können erstellen Filter die E-Mails, die weiterverfolgt werden müssen, automatisch mit einem Stern versehen oder kennzeichnen. Verwenden Sie Suchbegriffe wie:

• „hat:Anlage“
• „Betreff: Nachverfolgung“
• „von: [email protected]“

Kombinieren Sie diese mit Bezeichnungen wie „Aktion erforderlich“ oder „Follow-up This Week“ und Sie werden nie wieder eine wichtige E-Mail vergessen.

Bonus: Benutzen Kanban-Tafeln von Gmelius um E-Mails in Aufgaben umzuwandeln, die Ihr gesamtes Team verfolgen kann, einschließlich Fälligkeitsterminen und Statusmeldungen.

5. E-Mails in gemeinsam genutzten Postfächern automatisch zuweisen und weiterleiten

Wenn Sie im Support-, Vertriebs- oder Team-Posteingang arbeiten, ist die E-Mail-Triage nicht nur lästig, sondern auch eine Belastung. Das Sortieren, Zuweisen und Weiterleiten von E-Mails an die richtige Person nimmt die Zeit in Anspruch, die Sie damit verbringen könnten, Probleme zu lösen oder Geschäfte abzuschließen.

Gmail hat dafür keine eingebauten Tools, aber Gmelius tut.

Mit Gmelius können Sie:

• Regeln für die automatische Zuweisung von E-Mails anhand von Absender, Schlüsselwörtern oder Betreff festlegen
• Leiten Sie Nachrichten automatisch an den richtigen Teamkollegen weiter
• Fügen Sie interne Notizen und @mentions direkt in Threads hinzu
• Verwenden Sie SLAs und Prioritäts-Tags, um dringende Artikel hervorzuheben

Es geht nicht nur um Automatisierung: Es ist die gemeinsame Zusammenarbeit im Posteingang, die Reibungsverluste beseitigt. Anstatt E-Mails herumzuschicken, sieht Ihr Team auf einen Blick, wem was gehört.

Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie Gmail in einen leichten Helpdesk verwandeln, ohne die klobigen Benutzeroberflächen herkömmlicher Ticketsysteme.

Automatisierung ist nicht die Zukunft: Sie ist die Lösung

Wenn Sie den Posteingang Null erreichen, ist er bereits wieder voll. Bei der Automatisierung geht es nicht um Perfektion — es geht darum, Ihren Fokus zu schützen. Deine tiefgründige Arbeit. Deine Zeit.

Diese fünf Gmail-Automatisierungsideen sind nicht theoretisch. Sie können heute jeden einzelnen einrichten, ohne einen IT-Abschluss oder 20 Browser-Tabs.

Und wenn Sie Teil eines Teams sind, erwägen Sie die Implementierung von Tools wie Gmelius. Gmail allein bietet Ihnen die Grundlagen, aber Gmelius verwandelt es in einen vollautomatischen Arbeitsbereich, der in den Posteingang integriert ist, den Sie bereits verwenden.

In einer Welt des digitalen Lärms sorgen Sie mit Automatisierung dafür, dass Ihr Posteingang leiser wird. Testen Sie Gmelius kostenlos.

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