5-minütige Anleitung zum Erstellen benutzerdefinierter E-Mail-Vorlagen in Gmail + Profi-Tipps

Ganz gleich, ob Sie auf Kundenanfragen antworten, Leads nachverfolgen oder wiederkehrende Updates versenden, E-Mail-Vorlagen helfen Ihnen, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Aber nicht alle Vorlagen sind gleich. Wenn Sie Gmail verwenden, kann das Erstellen und Anpassen Ihrer E-Mail-Vorlagen — und das Hinzufügen von Tools wie Gmelius — die Art und Weise, wie Sie kommunizieren, verändern.

In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über das Erstellen und Optimieren von benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen in Gmail wissen müssen. Außerdem erhalten Sie Profi-Tipps von Gmelius zur Skalierung Ihrer Workflows.

Was ist eine benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage?

Eine benutzerdefinierte E-Mail-Vorlage ist eine vorgefertigte Nachricht, die mehrfach wiederverwendet, für verschiedene Empfänger personalisiert und für verschiedene Kontexte angepasst werden kann.

Vorlagen optimieren die sich wiederholende Kommunikation, sorgen für Konsistenz und reduzieren den manuellen Aufwand.

In Gmail können Vorlagen (früher bekannt als „Canned Responses“) gespeichert und mit nur wenigen Klicks in neue Nachrichten eingefügt werden. Mit Tools wie Gmelius können Sie Ihre Vorlagen weiterentwickeln — indem Sie mit Teamkollegen zusammenarbeiten, dynamische Variablen hinzufügen und Routineaufgaben automatisieren.

Schrittweise Anleitung zum Erstellen einer benutzerdefinierten E-Mail-Vorlage in Gmail

Erstellen einer E-Mail-Vorlage in Gmail ist unkompliziert. Lass uns gleich eintauchen:

Schritt 1. Aktivieren Sie Vorlagen in Gmail

Bevor Sie Vorlagen verwenden können, müssen Sie sie aktivieren:

• Öffne Gmail und klicke auf das Zahnradsymbol (⚙) > Alle Einstellungen anzeigen
• Gehen Sie zur Registerkarte „Erweitert“
• Suchen Sie nach Vorlagen und wählen Sie Aktivieren
• Klicken Sie auf „Änderungen speichern“

Schritt 2. Verfassen Sie Ihre E-Mail-Vorlage

• Klicken Sie auf Verfassen, um eine neue E-Mail zu beginnen
• Schreiben Sie den E-Mail-Inhalt, den Sie als Vorlage speichern möchten
• Hinterlassen Sie Platzhalter für die Personalisierung (z. B. „Hallo [Name],“)

Schritt 3. Speichern Sie Ihre Vorlage

• Klicken Sie unten rechts im Erstellungsfenster auf das Dreipunktmenü ()
• Gehe zu Vorlagen > Entwurf als Vorlage speichern > Als neue Vorlage speichern
• Geben Sie Ihrer Vorlage einen Namen und speichern Sie sie

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Schritt 4. Fügen Sie bei Bedarf Ihre Vorlage ein

• Wenn Sie eine neue Nachricht verfassen, klicken Sie auf das Dreipunktmenü
• Gehen Sie zu „Vorlagen“ und wählen Sie die aus, die Sie verwenden möchten

Schritt 5. Vorlagen bearbeiten oder löschen

• Sie können Vorlagen überschreiben, indem Sie einen Entwurf mit demselben Namen speichern.
• Löschen Sie alte Vorlagen über Vorlagen > Vorlage löschen

Dieser grundlegende Ablauf funktioniert gut für Einzelpersonen. Wenn Sie jedoch Teil eines Teams sind oder erweiterte Funktionen wünschen, ist es an der Zeit, Gmelius zu integrieren.

Testen Sie Gmelius jetzt kostenlos.

Verbessern Sie Ihre Gmail-Vorlagen mit Gmelius

Gmelius hebt die nativen Vorlagen von Gmail auf die nächste Stufe, indem es sie kollaborativ, dynamisch und einfacher zu verwalten macht. Du kannst:

• Teilen Sie Vorlagen mit Ihrem Team
• Personalisieren Sie sie automatisch mithilfe intelligenter Variablen
• Greifen Sie mithilfe von Verknüpfungen sofort auf Vorlagen zu
• Bilder und Anlagen hinzufügen

Mit einem KI-gestützten geteilter Posteingang, Gmelius schließt die Lücke zwischen manueller E-Mail-Arbeit und teamweiter Produktivität. Dadurch werden E-Mail-Prozesse skalierbarer und konsistenter.

5 Profi-Tipps für die Verwendung von Gmail-Vorlagen

Das Erstellen von Vorlagen ist nur der Anfang. Wenn Sie echte E-Mail-Effizienz und Personalisierung in großem Maßstab erreichen möchten, erfahren Sie hier, wie Gmelius Ihnen dabei hilft — und gleichzeitig Ihre tägliche Kommunikation zu vereinfachen.

1. Teile Vorlagen mit deinen Teamkollegen über das Gmelius-Dashboard

Einer der größten Produktivitätsverluste bei der Teamkommunikation ist Inkonsistenz. Mit Gmelius können Sie eine zentrale Bibliothek mit Vorlagen erstellen, auf die Ihr gesamtes Team zugreifen und diese verwalten kann.

Gehen Sie in Ihrem Gmelius-Dashboard zum Abschnitt Vorlagen, in dem Sie Vorlagen erstellen oder bearbeiten können, und weisen Sie unter Freigabeeinstellungen den Zugriff nach Benutzer oder Team zu.

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Dies gewährleistet nicht nur einen einheitlichen Ton und ein einheitliches Branding in der gesamten Kundenkommunikation, sondern reduziert auch die Einführungszeit für neue Mitarbeiter drastisch. Anstatt das Rad neu zu erfinden, können neue Teammitglieder mit gebrauchsfertigen, vorab genehmigten Vorlagen sofort loslegen.

Außerdem werden alle Änderungen, die Sie an einer geteilten Vorlage vornehmen, sofort für alle sichtbar, sodass die gesamte Kommunikation immer auf dem neuesten Stand bleibt.

2. Fügen Sie schnell Gmelius-Vorlagen mit Hashtags (#) und Backslashes (\) ein

Geschwindigkeit ist wichtig — vor allem, wenn Sie ein hohes E-Mail-Volumen bearbeiten. Gmelius bietet zwei ultraschnelle Tastenkombinationen zum Einfügen von Vorlagen.

Wenn Sie in der Betreffzeile # eingeben, wird sofort ein Dropdown mit relevanten Vorlagenvorschlägen ausgelöst, sodass Sie nicht manuell suchen müssen.

Dies ist besonders praktisch, wenn Sie Vorlagen mit bestimmten Schlüsselwörtern in ihren Titeln kategorisieren.

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Wenn Sie im E-Mail-Text ein\ eingeben, können Sie Ihre vollständige Liste der Vorlagen aufrufen und sie mit nur wenigen Tastatureingaben einfügen.

Dies ist eine große Zeitersparnis für Vertriebsmitarbeiter, Support-Teams und Betriebsleiter, die schnell handeln müssen, ohne die Nachrichtenqualität zu beeinträchtigen. Zusammen helfen Ihnen diese Abkürzungen dabei, jede E-Mail um Sekunden (oder sogar Minuten) zu verkürzen — Zeit, die sich im Laufe einer Arbeitswoche schnell summiert.

3. Betten Sie Bilder aus Google Drive in Ihre Vorlagen ein

E-Mails, die visuelle Inhalte wie Diagramme, Screenshots oder Produktbilder enthalten, schneiden tendenziell besser ab. Mit Gmelius können Sie diese Grafiken mithilfe Ihres verbundenen Google Drive-Kontos direkt in Ihre Vorlagen einbetten.

Wenn Sie eine Vorlage erstellen oder bearbeiten, verwenden Sie einfach die Option Bild einfügen, wählen Sie Google Drive und wählen Sie das gewünschte Bild aus.

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Egal, ob es sich um eine Onboarding-Grafik, eine schrittweise Anleitung oder einen Produktvergleich handelt, das Einbetten von Grafiken verbessert die Klarheit und macht Ihre Botschaft ansprechender. Dies ist besonders nützlich bei E-Mails zum Kundenerfolg und zum technischen Support, bei denen das Zeigen oft effektiver ist als das Erzählen.

Da die Bilder auf Google Drive gehostet werden, müssen Sie sich auch keine Gedanken über Größenbeschränkungen für Anhänge oder Formatierungsprobleme in verschiedenen E-Mail-Clients machen.

4. Speichern Sie Vorlagen mit Anhängen, um Dateien jedes Mal automatisch zu teilen

Nehmen wir an, Sie senden häufig dieselbe Broschüre, dasselbe Preis-PDF oder dieselbe Onboarding-Checkliste. Mit Gmelius können Sie diese Dateien direkt an eine Vorlage anhängen, sodass jedes Mal, wenn Sie diese Vorlage einfügen, die entsprechende Datei automatisch mitgeliefert wird.

Navigiere einfach in deinem Gmelius-Dashboard zu „Vorlagen“, erstelle oder bearbeite eine Vorlage und scrolle zum Abschnitt „Anlagen“.

Dies ist besonders nützlich für Vertriebs-, Rechts- oder HR-Workflows, bei denen häufig Standarddokumente gesendet werden. Es sorgt für Konsistenz, spart Zeit und verhindert menschliche Fehler — wie das Vergessen, eine Datei anzuhängen. Außerdem verleiht es Ihrer Kommunikation ein gewisses Maß an Professionalität.

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5. Personalisieren Sie Vorlagen mithilfe von Variablen; Gmelius erledigt den Rest

Personalisierte E-Mails sorgen für ein höheres Engagement — und mit Gmelius ist die Personalisierung Ihrer Vorlagen unglaublich effizient.

Sie können intelligente Variablen wie {{first_name}}, {{company_name}}, {{sender_name}} und mehr hinzufügen.

Diese dynamischen Felder rufen beim Einfügen der E-Mail automatisch die richtigen Daten ab, sodass Sie nicht mehr jede Nachricht manuell anpassen müssen.

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Beispielsweise kann ein Kundenerfolgsmanager nach einem Anruf eine Dankes-E-Mail senden, in der Details wie der Name des Kunden bereits vorausgefüllt sind. Oder ein Vertriebsmitarbeiter kann Dutzende von Leads erreichen, von denen jeder eine Nachricht erhält, die sich maßgeschneidert anfühlt — ohne stundenlange Bearbeitung.

Richtig eingesetzt tragen intelligente Variablen dazu bei, den menschlichen Touch auch bei groß angelegten Outreach-Kampagnen beizubehalten. Es ist Automatisierung, ohne automatisiert zu klingen — und das ist der Optimum.

Fazit: Wie benutzerdefinierte Vorlagen Ihnen bei der Skalierung helfen

Benutzerdefinierte E-Mail-Vorlagen bieten viel mehr als nur Komfort. Sie sind von zentraler Bedeutung für jede gut durchdachte Kommunikationsstrategie. Mit Gmail erhalten Sie die Grundlagen. Mit Gmelius profitieren Sie von leistungsstarken Verbesserungen, die Automatisierung und Zusammenarbeit ins Spiel bringen.

Indem Sie ein paar Minuten in die Einrichtung benutzerdefinierter E-Mail-Vorlagen investieren, kann Ihr Team später Stunden sparen, manuelle Fehler reduzieren und den Stakeholdern mit Klarheit und Zuversicht antworten. Das Endergebnis? Ein besseres Erlebnis für Ihr Team und Ihre Empfänger gleichermaßen, bei dem E-Mails zu einem Instrument werden, das Wirkung erzielt — und nicht die Produktivität beeinträchtigt.

Bereit, Vorlagen auf die nächste Stufe zu heben? Testen Sie Gmelius kostenlos.

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