Da immer mehr Unternehmen für ihr Team auf ein Remote- oder Hybridmodell zurückgreifen, war Zusammenarbeit noch nie so wichtig wie heute. Und für viele beginnt diese Zusammenarbeit mit E-Mails. Entgegen der landläufigen Meinung bleibt E-Mail die erste Wahl für die Kommunikation. Die Gesamtzahl der pro Tag gesendeten und empfangenen internen und externen E-Mails wird voraussichtlich über 333 Milliarden bis Ende dieses Jahres.
Ihr Team verfügt wahrscheinlich über die Tools zur Verwaltung ausgehender E-Mail-Kampagnen, aber wie sieht es mit der internen Arbeitsweise Ihres Teams aus? Wenn Ihr Team remote arbeitet, erfolgt die Beantwortung von Anfragen und die Kommunikation mit den Mitarbeitern ausschließlich online. Die Zeit, die für die Koordination von E-Mails und die Kommunikation von Aufgaben aufgewendet wurde, war noch nie so hoch. Die Einführung eines E-Mail-Kooperations- und Feedbacksystems kann die Art und Weise, wie Ihr Team seine Posteingänge verwaltet und Antworten organisiert, verändern.
Die Bedeutung der E-Mail-Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit per E-Mail kann dazu beitragen, die Unordnung im Posteingang zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und den Zeitaufwand für das Verfassen von E-Mails zu reduzieren. Aber Sie fragen sich vielleicht, wie Sie dies für Ihr Team implementieren können.
EIN geteilter Posteingang ist ein großartiger Ort, um anzufangen. Viele Unternehmen erstellen gemeinsame Postfächer mit einer E-Mail-Adresse, damit Teammitglieder auf denselben Posteingang zugreifen und eingehende Anfragen gemeinsam verwalten können.
Ein geteilter Posteingang kann einem Team helfen, E-Mails zu sehen, die einen Bereich des Unternehmens betreffen, aber die aktuelle Version eines Posteingangs führt nicht immer zu einer effektiven Zusammenarbeit. Ein herkömmlicher Posteingang:
- Mangelt es an Rechenschaftspflicht innerhalb eines Teams, da eine Person nicht zur Rechenschaft gezogen werden kann
- Schafft Kommunikationsbarrieren für Mitarbeiter, da nicht festgestellt werden kann, ob die E-Mail adressiert wurde
- Ermöglicht Managern nicht zu sehen, in welchem Stadium sich die Anfrage befindet (d. h. ausstehend, abgeschlossen usw.)
- Kann schnell unübersichtlich werden, wenn es nicht richtig gehandhabt wird
Wenn Sie Ihrem Team mehr Möglichkeiten zur Zusammenarbeit innerhalb eines Posteingangs bieten, können Sie die Hindernisse beseitigen, die mit einem herkömmlichen Posteingang verbunden sind, und die Kommunikation verbessern. Zum Beispiel ein Kollaborationstool für E-Mail ermöglicht Teams:
- Verwalte mehrere gemeinsam genutzte Posteingänge über eine Plattform (z. B. Gmail)
- Weisen Sie E-Mails als Aufgaben zu, um die Delegierung zu verbessern
- Fügen Sie Notizen für den Kontext hinzu und markieren Sie Teammitglieder zur Verdeutlichung
- Verwandeln Sie E-Mails in Aufgaben für eine bessere Verwaltung
- Sortieren Sie E-Mails zur besseren Organisation in Labels oder Ordnern
- Teilen Sie E-Mail-Vorlagen und -Entwürfe, um Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu verbessern
Eine E-Mail-Lösung für die Zusammenarbeit kann die Zeit reduzieren, die für die Kommunikation von Aufgaben benötigt wird, indem alle Informationen an einem Ort gespeichert werden. Dies verbessert die Unternehmensprozesse und trägt zur Steigerung der Produktivität bei, da Zeit gespart wird, die normalerweise für die Organisation eines überfüllten Posteingangs aufgewendet werden müsste.
Wie Vorlagen und Einheitlichkeit die Zusammenarbeit verbessern
Wenn Sie auf E-Mails antworten, stellen Sie möglicherweise fest, dass Ihr Unternehmen eine formelle Sprache hat, die es in bestimmten Szenarien bevorzugt verwendet. Beispielsweise kann es eine spezifische Antwort auf den Kundensupport oder eingehende Anfragen geben. Darüber hinaus müssen interne Angelegenheiten geklärt werden, z. B. die Beantwortung von Interviewanfragen, Neueinstellungen oder Fragen zur Mitarbeiterpolitik. Unabhängig von Ihren Umständen empfiehlt es sich, eine einheitliche Antwort zu erhalten.
Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter bei der Beantwortung auf derselben Seite ist.
Ein kollaboratives Tool für den gemeinsamen Posteingang ermöglicht es Teams, E-Mail-Vorlagen und -Entwürfe gemeinsam zu nutzen. Das reduziert die Zeit, die benötigt wird, um für jede E-Mail-Antwort eine neue Kopie zu erstellen, und sorgt für konsistente Antworten als Unternehmen. Jede E-Mail sollte zwar personalisiert sein, aber eine formelle Vorlage spart Zeit und automatisiert einen möglicherweise langwierigen Prozess.
Das beste E-Mail-Kooperations- und Feedback-System für Teams
Es gibt zwar viele Möglichkeiten, die Zusammenarbeit in einem verteilten Team zu fördern, aber die Zusammenarbeit über eine gemeinsame Plattform ist am effektivsten. Gmelius hilft Teams dabei, mithilfe von Gmail einen Posteingang für die Zusammenarbeit zu erstellen.
Anstatt zwischen Konten hin und her zu springen, ermöglicht Gmelius die gemeinsame Verwaltung von Gruppen-E-Mail-Adressen, ohne Passwörter zu teilen. Von dort aus bieten wir in Gmail viele weitere Funktionen für die Zusammenarbeit an, von denen Ihr Team profitieren kann. Zu den Produkten, die für Ihre E-Mail-Zusammenarbeit und Ihr Feedback-System interessant sein könnten, gehören:
Gmail-Vorlagen
Unabhängig davon, ob Sie Teammitgliedern antworten oder Kundenanfragen beantworten, schreiben Sie möglicherweise wiederholt dieselbe E-Mail. E-Mail-Vorlagen können aus sich wiederholenden E-Mails werden Gmail-Vorlagen um Zeit beim Kopieren und Einfügen zu sparen.
E-Mail-Vorlagen ermöglichen es Teams:
- Verfassen Sie E-Mails, die eine Antwort wert sind
- Automatisieren Sie personalisierte Antworten
- Teilen Sie leistungsstarke E-Mails
- Gmail-Labels zu Vorlagen hinzufügen
- Cc- und Bcc-Teammitglieder
Anstatt sich die Zeit zu nehmen, eine Antwort zu verfassen, können Sie eine vorgefertigte Vorlage als Antwort auswählen. Dies spart Zeit, da sich wiederholende Schritte entfallen, sodass sich die Teammitglieder auf andere Aufgaben konzentrieren können.
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Geteilte Gmail-Etiketten
Einige E-Mail-Plattformen verwenden Ordner, um Benutzern beim Organisieren von E-Mails zu helfen, Gmail verwendet jedoch Labels. Mithilfe von Labels können E-Mails farblich getrennt werden, um Kategorien wie „wichtig“, „Abrechnung“, „Projekte“ usw. zu identifizieren.
Mit Gmelius können Teams neue oder bestehende Gmail-Labels teilen und Konversationen in Echtzeit synchronisieren. Geteilte Gmail-Lab helfen dabei, Aufgaben zu organisieren, Projekte zu verwalten und E-Mails direkt aus Gmail oder anderen Kommunikationsplattformen zu delegieren, die mit Gmelius synchronisiert werden.
Teams können E-Mails auch automatisieren, um sie direkt an ein Label zu senden, um eine bessere Organisation und Effizienz zu erzielen. Anstatt Ihren Posteingang mit eingehenden E-Mails überladen zu lassen, fügen Labels Kontext hinzu und können dazu beitragen, die täglichen Prozesse zu optimieren.
Geteilte E-Mail-Entwürfe
Gmelius E-Mail-Entwürfe bieten eine ganze Reihe neuer Möglichkeiten für die Teamzusammenarbeit. Anstatt selbst eine E-Mail zu verfassen und weiterzuleiten oder sie zu kopieren und an einen Kollegen zur Eingabe einzufügen, bietet Gmelius Teams die Möglichkeit, im Entwurfsmodus gemeinsam eine E-Mail zu erstellen. Dadurch können Teams gemeinsam die richtigen Worte finden und als Gruppe ganz einfach perfekte Antworten erstellen.
Geteilte E-Mail-Entwürfe Sorgen Sie für Markenkonsistenz und schaffen Sie ein positives und konsistentes Kundenservice-Erlebnis für Ihr Unternehmen. Die Teammitglieder können außerdem in Echtzeit sehen, wann ein Kollege eine E-Mail liest oder beantwortet, und sie wissen in Echtzeit, wann jemand einen gemeinsamen E-Mail-Entwurf bearbeitet. Dies verbessert die Kommunikation innerhalb eines Teams.
Meistern Sie Zusammenarbeit und Feedback, um Ihren Tag zurückzugewinnen
Gute Teamarbeit ist der Eckpfeiler jedes modernen Arbeitsplatzes. Teams verlassen sich auf das Feedback von Managern, Teammitglieder lernen von ihren Kollegen und Kundenfeedback treibt den gesamten Motor voran. Bei einer alten Schule wie Vanilla Gmail werden Feedback- und Kollaborationsabläufe wahrscheinlich gedrosselt.
Stattdessen bietet eine KI-gestützte Plattform für gemeinsam genutzte Posteingänge wie Gmelius kollaborative Ansichten, automatisches Tagging und sogar automatischen Versand, sodass Sie nie wieder eine E-Mail weiterleiten müssen. Bereit loszulegen? Schauen Sie sich noch heute unsere Funktionen und Integrationen an, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
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