Wie maximiert man die Zusammenarbeit im Online-Kalender? Hier sind 7 praktische Tipps

Der durchschnittliche Mitarbeiter gibt aus 30% ihrer Arbeitswoche in Besprechungen. Ganz zu schweigen von den vielen Stunden, die benötigt werden, um Zeitpläne zu koordinieren und Zeit für die Zusammenarbeit zu finden. Für Teammanager kann diese Zeit verdoppelt werden. Tage voller Besprechungen bedeuten wahrscheinlich, dass Sie viel Zeit in Ihrem Online-Kalender verbringen.

Die beste Möglichkeit, die Zeit zu optimieren, ist die Online-Kalenderzusammenarbeit. Die Zusammenarbeit im Kalender für Ihr Team kann Zeit sparen, die Produktivität steigern und den Arbeitsablauf organisieren. Hier sind 7 Tipps, um Ihre Teamarbeit zu maximieren und die Zusammenarbeit im Kalender zu verbessern.

7 Tipps zur Maximierung der Online-Kalenderzusammenarbeit

Das Organisieren Ihres Kalenders kann Stunden dauern, diese einfachen Tipps jedoch nicht.

1. Verwenden Sie einen gemeinsamen Kalender

Geteilte Posteingänge und kollaborative E-Mail-Tools haben die Arbeitsweise der meisten Teams verändert. Und dazu gehört auch die Zusammenarbeit im Online-Kalender. Die Online-Koordination von Kalendern bietet Teams eine effiziente Möglichkeit, aus der Ferne oder mithilfe eines Hybridmodells zusammenzuarbeiten. Einen eigenen Kalender zu haben, kann aber trotzdem funktionieren dein Der Zeitplan ist organisiert und bietet keine Möglichkeiten für die Zusammenarbeit im Team.

Ein geteilter Kalender kann deinen Zeitplan mit jedem teilen, mit dem du ihn teilen möchtest. Mit Gmail ist ein Funktion „Gemeinsamer Kalender“ ermöglicht es Ihnen, Ihren Zeitplan mit einer Einzelperson oder einem ganzen Team zu teilen.

Du kannst die Einstellungen so anpassen, dass Teammitglieder nur Zeitblöcke in deinem Zeitplan sehen können. Darüber hinaus können Sie Teammitgliedern die Erlaubnis erteilen, Besprechungsdetails zu ändern, um Ihnen die Verantwortung abzunehmen.

Anstatt Zeit damit zu verbringen, per E-Mail über die Verfügbarkeit hin und her zu schreiben, schauen Sie sich einfach den Kalender Ihres Teams an, um eine Zeit festzulegen, zu der alle frei sind.

2. Nutzen Sie Google Tasks

Angenommen, Sie verwenden Gmail als Ihren primären Posteingang. In diesem Fall können Sie in Ihrem Google-Kalender Zeit für eine bestimmte Aufgabe festlegen, anstatt ein Ereignis zu erstellen. Sie können beispielsweise die Option“ auswählenAufgaben Google Calendar„unter „Meine Kalender“ in der Seitenleiste anzeigen. Auf diese Weise können Sie aus einer E-Mail eine Aufgabe machen, indem Sie auf das Symbol „Zu Aufgaben hinzufügen“ klicken und die Details der Aufgabe bearbeiten.

Die Aufgabe wird dann in Ihren Kalender aufgenommen, um eine bessere Organisation zu gewährleisten und Sie an hilfreiche Erinnerungen zu erinnern, was Sie tun müssen.

3. Planen Sie die Zeit effizient ein

Wenn Sie einen gemeinsamen Kalender verwenden, ist Ihre Verfügbarkeit öffentlich und für alle sichtbar. Es gibt zwar Optionen, um einzuschränken, wer im Team was sieht, aber es ist wichtig, dass du deine Zeit entsprechend einplanst.

Als Manager benötigen Sie beispielsweise möglicherweise Zeit, um Aufgaben zu organisieren und E-Mails zurückzugeben, bevor Sie die Gelegenheit haben, sich mit Ihrem Team zu treffen. Stellen Sie sicher, dass Sie Zeitblöcke einplanen, die Ihrer Arbeitsbelastung entsprechen. Durch diesen Zeitblock werden Ihre Mitarbeiter darüber informiert, dass Sie für diesen Teil des Tages nicht verfügbar sind, und verhindert, dass interne Besprechungen andere Aufgaben beeinträchtigen.

Angenommen, Sie verwenden einen Google-Kalender, planen aber ein Meeting für Ihr internes Team, an dem Sie nicht teilnehmen können. In diesem Fall können Sie die Verfügbarkeit des Organisators während dieser Besprechungszeit als „kostenlos“ oder „besetzt“ markieren.

Die Einstellung „Abwesend“ lehnt Ihre Einladung zur Besprechung automatisch ab, wodurch Verwirrung vermieden und unnötige Kommunikation vermieden wird.

4. Lassen Sie zwischen den Besprechungen zusätzliche Zeit

Besprechungen überschreiten in der Regel den festgelegten Zeitrahmen. Um die Anzahl aufeinanderfolgender Besprechungen zu reduzieren, sollten Sie in Ihrem Kalender ein Zeitfenster von mindestens 15 Minuten zwischen den Besprechungen einplanen, damit Sie Zeit haben, eine kurze Pause einzulegen oder Nachrichten zurückzugeben. So bleibt auch Zeit, sich mit den Teammitgliedern über die Besprechungsinformationen abzustimmen und Fragen zum Feedback zu beantworten.

5. Fügen Sie eine Tagesordnung hinzu

Fügen Sie bei der Planung eines Meetings unbedingt eine Tagesordnung für alles hinzu, was Sie besprechen möchten. Auf diese Weise kann Ihr Team den Inhalt der bevorstehenden Besprechung im Detail verfolgen und sich darauf vorbereiten. Darüber hinaus ermöglicht dies jedem, sich auf seine jeweiligen Arbeitsbelastungen zu konzentrieren.

6. Erinnerungen hinzufügen

Als Manager kann es sein, dass sich Ihr Kalender schnell füllt. Dies kann dazu führen, dass Sie wichtige bevorstehende Besprechungen oder Fälligkeitstermine vergessen. Wenn Sie Erinnerungen in Ihrem Kalender einrichten, können Sie sich besser daran erinnern, was Sie für den Tag oder die kommende Woche in Ihrem Kalender haben.

Legen Sie bei der Erstellung der Veranstaltung fest, dass die Besprechung jede Woche oder alle zwei Wochen wiederholt wird, wenn Sie eine wiederkehrende interne Besprechung haben. Dadurch entfällt das lästige Abstimmen der wöchentlichen Zeiten mit den Teammitgliedern für dieselbe Besprechung.

7. Verwenden Sie ein Tool zur Kalenderintegration

Die Suche nach einem Tool für die Zusammenarbeit, das in Ihren aktuellen Online-Kalender integriert werden kann, kann die Art und Weise, wie Ihr Team bei der Koordination von Zeitplänen zusammenarbeitet, verändern.

Mit Google Workspace kann Ihr Google-Kalender beispielsweise in andere Google-Funktionen integriert werden. Wenn Sie ein Meeting vereinbart haben, können Sie das Ereignis über deren Gmail mit anderen teilen. Sie können die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter überprüfen, Termine reservieren und Ihren Kalender von Ihrem Smartphone aus verwalten, wenn Sie nicht an Ihrem Computer sind.

Diese Funktionen sind zwar umfangreich, aber ein Integrationstool für Ihren Google-Kalender kann die Zusammenarbeit Ihres Teams auf die nächste Stufe heben. Mit Integrationstools können Sie:

• Planen Sie Besprechungen schneller
• Einfachere Zusammenarbeit
• Verbringen Sie weniger Zeit mit der Koordination
• Aufgaben organisieren
• Behalten Sie den Überblick über Termine
• Verfügbarkeit teilen
• Arbeitsablauf automatisieren

Abschließende Gedanken

Wenn Sie Angst davor haben, stundenlang Zeitpläne und Besprechungen zu koordinieren, ist Gmelius möglicherweise die perfekte Lösung für Sie.

Gmelius befindet sich direkt in Ihrem Posteingang und lässt sich in Ihre alltäglichen Plattformen integrieren, wie Google-Kalender als leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit in Gmail. Es ermöglicht die Organisation der E-Mails, Besprechungen und Projekte Ihrer Teams in einer konsolidierten Ansicht in Google Kalender.

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