Unorganisierte Posteingänge in Gmail können wichtige Projektinformationen verstreuen und Arbeitsabläufe stören, was es für Teams schwierig macht, effizient und produktiv zu bleiben. Die Organisation der Posteingänge Ihres Teams ist der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität und zur Aufrechterhaltung eines reibungslosen Workflows.
E-Mails zu sortieren und manuell zu organisieren, kann jedoch mühsam sein. Wenn Sie lernen, wie Sie eingehende E-Mails in Gmail kennzeichnen, können Sie diesen Prozess optimieren und einen organisierten Posteingang ohne zusätzlichen Aufwand erstellen. Darüber hinaus können E-Mails mithilfe von E-Mail-Filtern automatisch in bestimmte Ordner sortiert werden, was die Posteingangsverwaltung weiter verbessert.
Einführung in Gmail-Labels
Gmail-Bezeichnungen sind ein leistungsstarkes Tool, um E-Mails effektiver zu organisieren und zu verwalten. Labels dienen als Schlagworte, die auf E-Mails angewendet werden können, um sie zu kategorisieren, sodass Nachrichten leichter gefunden und priorisiert werden können. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ordnern bieten Gmail-Labels einen flexiblen und anpassbaren Ansatz, um Ihren Posteingang aufgeräumt und übersichtlich zu halten.
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Was sind Gmail-Labels?
Gmail-Labels werden verwendet, um Ihre E-Mails zu kategorisieren und zu organisieren. Sie funktionieren zwar wie Ordner, sind aber vielseitiger und anpassungsfähiger. Sie ermöglichen es Ihnen, verwandte Nachrichten zu gruppieren, sodass sie einfacher zu finden und zu verwalten sind. Im Gegensatz zu Ordnern können mehrere Labels auf eine einzelne E-Mail angewendet werden. Das heißt, Sie können eine E-Mail mit Bezeichnungen wie „Geschäftlich“, „Projekt A“ und „Dringend“ kennzeichnen. Auf diese Weise ist die E-Mail in jeder dieser Kategorien zugänglich, was eine dynamischere Methode zur Verwaltung Ihres Posteingangs bietet.
Vorteile der Verwendung von Labels in Gmail
Die Verwendung von Labels in Gmail bietet mehrere Vorteile:
- Organisierter Posteingang: Etiketten sorgen für Ordnung in Ihrem Posteingang, was das Auffinden bestimmter Nachrichten erleichtert und das Durcheinander reduziert, das zu Stress und Überforderung führen kann.
- Priorisierung: Mithilfe von Labels können Sie Nachrichten priorisieren, indem sie sie kategorisieren, sodass Sie sich zuerst auf wichtige E-Mails konzentrieren können. Sie können schnell erkennen, bei welchen E-Mails sofortige Maßnahmen erforderlich sind und welche warten müssen.
- Flexibilität: Im Gegensatz zu Ordnern bieten Labels die Flexibilität, E-Mails in mehreren Kategorien zu kennzeichnen, sodass Sie mehr Optionen zum Organisieren und Abrufen haben.
Labels in Gmail erstellen und verwalten
Das Erstellen und Verwalten von Labels in Gmail ist ein einfacher Vorgang, der die E-Mail-Organisation erheblich verbessern kann. Gehen Sie wie folgt vor:
Gmail-Labels erstellen
Gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Label in Gmail zu erstellen:
- Loggen Sie sich in Ihr Gmail-Konto ein und klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke.
- Wählen Sie im Drop-down-Menü „Alle Einstellungen anzeigen“.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Labels“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neues Etikett erstellen“.
- Geben Sie den Namen Ihres neuen Labels ein und klicken Sie auf „Erstellen“.
Alternativ können Sie ein neues Etikett direkt in Ihrem Gmail-Posteingang erstellen, indem Sie in der linken Seitenleiste auf das Menü „Mehr“ klicken und „Neues Etikett erstellen“ auswählen.
Sie können auch die Gmail-Suchleiste verwenden, um ein neues Label zu erstellen. Geben Sie den gewünschten Labelnamen in die Suchleiste ein. Gmail fordert Sie auf, ein neues Label zu erstellen, falls es noch nicht existiert.
Sobald ein Label erstellt wurde, können Sie es auf einzelne Nachrichten anwenden oder Filter einrichten, um eingehende E-Mails automatisch zu kennzeichnen. Filter können anhand bestimmter Kriterien wie Absender, Betreff oder Schlüsselwörtern konfiguriert werden. Dies hilft dabei, E-Mails automatisch zu kategorisieren und Ihren Posteingang zu organisieren.
Durch die effektive Verwendung von Gmail-Labels und -Filtern können Sie einen überfüllten Posteingang in einen gut organisierten, effizienten Arbeitsbereich verwandeln, der die Produktivität fördert und Stress reduziert.
So kennzeichnen Sie E-Mails in Gmail automatisch
Nachdem wir nun gesehen haben, was Gmail-Labels sind und wie sie erstellt werden, konzentrieren wir uns darauf, wie E-Mails in Gmail automatisch etikettiert werden. Die Implementierung solcher Automatisierungen wird einen enormen Einfluss auf das Leben Ihres Teams haben Zusammenarbeit im Arbeitsablauf und Ihr tägliches E-Mail-Management.
Gehen Sie wie folgt vor, um Ihren E-Mail-Konversationen automatisch Labels hinzuzufügen:
Öffnen Sie Gmail und beginnen Sie mit der Suche für eine Art von E-Mail-Konversationen, die Sie automatisieren möchten. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie möchten automatisch alle E-Mails kennzeichnen, die das Wort „Rechnung“ enthalten und einen Anhang haben.
Klicken Sie auf „Filter erstellen„am unteren Rand des Suchmodals.
Wählen Sie „Etikett anwenden“ und wählen Sie ein Etikett aus den zuvor erstellten Etiketten aus, z. B. „Rechnungen“.
Klicken Sie auf“Filter erstellen„unten rechts im Suchmodus.
Und voilà! Jetzt haben alle Ihre eingehenden E-Mails, die den oben festgelegten Kriterien entsprechen, automatisch ein bestimmtes Gmail-Label.
Automatisieren Sie die Etikettierung mit Tools außerhalb von Gmail
Die Kennzeichnung ist in Gmail wichtig, aber es kann schnell viel Zeit und Mühe kosten, solche Automatisierungen manuell zu skalieren. Nutzer können Aufgaben zwar mithilfe der nativen Gmail-Funktionen kennzeichnen, aber zusätzliche Automatisierungstools bieten effizientere und benutzerfreundlichere Möglichkeiten, ein größeres Spektrum an Prozessen und Vorgängen zu automatisieren, sodass Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und Ihre Gmail-Konversationen besser verwalten können.
Wenn Sie nach einem Tool suchen, das E-Mails in Gmail automatisch kennzeichnet, sollten Sie einige Dinge beachten:
Vielfältigkeit
Die Automatisierung sollte Ihre geschäftige Arbeit „automatisch steuern“, um die Produktivität Ihres Teams für alle Gmail-Nutzer so effizient wie möglich zu steigern. Das hat zur Folge, Automatisierungstools für Gmail muss vielseitig sein. Der Automatisierungsgrad sollte sowohl individuelle als auch gemeinsam genutzte Posteingänge unterstützen.
Personalisierung
Die Automatisierung reduziert manuelle Aktionen, indem ein vordefinierter Satz von Regeln zum Sortieren von Informationen verwendet wird. Das Festlegen von Automatisierungsregeln kann kompliziert werden und ist für Teams oft zeitaufwändig. Es stellt jedoch sicher, dass E-Mails automatisch anhand bestimmter Kriterien gekennzeichnet werden.
Mit Gmelius verwenden wir ein intuitives“Wenn das — dann das“ Logik, die es Teammitgliedern ermöglicht, Automatisierungen auf Ursache-Wirkungs-Klauseln zu stützen. Zum Beispiel, wenn diese Benutzer sendet eine E-Mail, dann es muss mit einem bestimmten Projektnamen beschriftet werden.
Solche Automatisierungsregeln ermöglichen es Teammitgliedern, Labels auf der Grundlage einer Reihe von Parametern hinzuzufügen. Anstatt jede E-Mail durchzugehen, um herauszufinden, welche Ihren Richtlinien entsprechen, können Sie durch das Festlegen von Automatisierungsregeln nach dem Motto „Wenn dies — dann das“ dieselben Aktionen in einem Bruchteil der Zeit ausführen, die Menschen dafür benötigen.
Regeln für zeitbasierte Service Level Agreements
Teams automatisieren häufig mithilfe von SLA-Regeln (Service Level Agreement), sodass E-Mails nie unbeantwortet bleiben oder zu spät beantwortet werden.
Durch die Festlegung dieser Art von Automatisierungsregel werden die Kundenverträge eingehalten, ohne dass die Kundenbetreuer zusätzlich belastet werden, und stellt sicher, dass der primäre Posteingang organisiert und übersichtlich bleibt.
Mit der zeitbasierten SLA-Regelautomatisierung können Teams mehrere E-Mail-Konversationen gleichzeitig kennzeichnen, sodass Sie jeden Aspekt Ihrer Kundenvereinbarung mit kurzen Reaktionszeiten und hochwertigem Kundenservice erfüllen können.
Anwendungsfälle: Etikettenautomatisierung in Aktion
Wenn Sie lernen, E-Mails in Gmail automatisch zu kennzeichnen, ist es manchmal hilfreich, Anwendungsfälle zu untersuchen und sie auf Ihr eigenes Szenario anzuwenden. Hier sind einige Beispiele für Teams, die Workflow-Automatisierung mit verwenden Gmelius. Diese Teams nutzen die automatische Label-Funktion von Gmail, um ihre E-Mail-Verwaltungsprozesse zu optimieren. Gmelius bietet alle oben genannten Funktionen und Integrationen — und noch mehr —, um die Effizienz Ihres Teams zu steigern.
Juristische Teams
In der Rechtswelt Kommunikation ist entscheidend. Gmail hilft Ihnen dabei, Kundenvorgänge im Auge zu behalten, abzurechnende Stunden aufzuzeichnen und mit Kunden zu kommunizieren. Wenn Sie Gmail nicht in vollem Umfang nutzen, kann eine ungeordnete Organisation die Kommunikation unterbrechen und Ihre Kundenvorgänge sowie Ihre Leistung beeinträchtigen.
Durch die Erstellung von Gmail-Labels für Rechtsfälle oder Mandanten können Rechtsteams die interne Kommunikation und das Fallmanagement erheblich verbessern. Sie können das Anbringen dieser Labels auf der Grundlage der E-Mail-Adresse des Absenders, z. B. eines Kunden, weiter automatisieren. Endlich können sie teile diese Gmail-Labels innerhalb des Unternehmens mit Rechtsanwaltsfachangestellten, Mitarbeitern oder Partnern, die eine E-Mail-Collaboration-Lösung wie Gmelius verwenden.
Technologie und Kundensupport
Das Technologiebranche hat sich in den letzten Jahren tief in viele virtuelle Arbeitsplätze integriert. Mit diesem Übergang hat die Online-Kommunikation in der Technologiebranche zunehmend an Bedeutung gewonnen. Viele technische Mitarbeiter sitzen nicht mehr in einer persönlichen Umgebung neben Kollegen, sodass schnelle Fragen möglicherweise keine Option sind.
Die Kennzeichnung in Gmail kann dabei helfen, bestimmte Aufgaben und Zuweisungen zu identifizieren, sodass keine zusätzlichen Fragen mehr gestellt werden müssen.
Viele IT-Unternehmen verwenden ein hierarchisches Ebenensystem, von dem sowohl die Informationstechnologie als auch Kundensupport. Ein Stufensystem sendet Aufgaben als E-Mails an ein Team der ersten Stufe. Aufgaben werden je nach Dringlichkeit oder Komplexität der Aufgabe oder Anfrage eskaliert oder an die richtige Ebene delegiert.
Das Erlernen der automatischen Kennzeichnung von E-Mails in Gmail kann für Tiersysteme von Vorteil sein, da das automatische Hinzufügen eines „dringenden“ Labels zu zeitkritischen Aufgaben verhindern kann, dass Teams gegen SLAs verstoßen. Wenn beispielsweise eine E-Mail mit dem Betreff „Der Computerbildschirm lässt sich nicht einschalten“ eingeht, können Sie eine Automatisierungsregel einrichten, sodass wenn eine Aufgabe enthält das Wort „Bildschirm“, dann es ist als „Tier 2“ gekennzeichnet. Teams auf Stufe 2 wissen, dass ihre Verantwortung darin besteht, an Aufgaben der Stufe 2 zu arbeiten.
Sobald das Kennzeichnungs-/Tiering-System eingerichtet ist, kann ein Unternehmen noch einen Schritt weiter gehen, indem es die Workload-Verteilung auf der Grundlage von Labels automatisiert und alle SLA-Richtlinien überwacht, die es durchsetzen möchte, dank Gmelius.
Verkäufe
Vertriebsteams setzen auf die Kommunikation mit potenziellen Kunden, sei es per Telefonanruf oder E-Mail. Vertriebsteams müssen häufig E-Mails potenzieller Kunden zur späteren Überprüfung speichern. Ermutigung der Kunden von der ersten Recherche an.
Die Phase bis zur Umstellung kann Monate oder sogar Jahre dauern. In diesen Fällen benötigen potenzielle Kunden oft mehr Zeit, um im Vertriebstrichter voranzukommen. Um potenziellen Käufern die Zeit zu geben, die sie für eine Entscheidung benötigen, ohne einen möglichen Lead zu verlieren, können Vertriebsteams Automatisierungsregeln verwenden, die diese E-Mails mit dem Etikett „Später kontaktieren“ versehen.
Gmelius vereinfacht diese Aktion mit geteilte Gmail-Etiketten, sodass jeder in Ihrem Team potenzielle Interessenten sehen kann, was den potenziellen Umsatz steigert.
Höhere Bildung
In dem Bemühen, Schülern, die nicht persönlich zur Schule gehen können, entgegenzukommen, Boise State University in Boise, Idaho, bietet die Möglichkeit, Online-Abschlüsse zu erwerben. Diese Option erfreut sich bei anderen Universitäten im ganzen Land zunehmender Beliebtheit, insbesondere während der COVID-19-Pandemie.
Online-Kommunikation kann schwierig sein, insbesondere für Studierende, die bereits mehrere andere digitale Nachrichtenkanäle nutzen. Zum Glück haben die Leiter des Departements von Boise State diese Herausforderung schon früh erkannt und Kommunikation und Zusammenarbeit ganz oben auf ihre Liste der zu lösenden Probleme gesetzt.
Geteilte Gmail-Labels und Workflow-Automatisierungsregeln von Gmelius helfen Hochschuladministratoren dabei, mehrere Programme zu unterstützen, indem sie E-Mails organisieren, Arbeitsabläufe optimieren und sicherstellen, dass die richtige Kontaktperson umgehend die richtige Aufgabe oder Anfrage erhält.
Zulassungsbeamte verwenden gemeinsame Gmail-Labels, um den Überblick über Bewerber zu behalten, die zusätzliche Dokumente senden müssen, um ihre Bewerbung abzuschließen. Einzelne Hochschulen können dieselbe Funktion verwenden, um die Kommunikation zwischen Abteilungen und Gremien nachzuverfolgen — und die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu einem späteren Zeitpunkt nachzuverfolgen.
Professoren können gemeinsame Gmail-Labels verwenden, um eingehende Aufgaben von Studierenden in verschiedene Klassen zu sortieren, gemeinsame Postfächer für gemeinsame Graduiertenseminare zu erstellen und alles von Nachrichten an und von gemeinsam genutzten Posteingängen für verschiedene Forschungsausschüsse zu trennen. Studienberater haben es leichter, den Überblick über individuelle Anfragen und besondere Bedürfnisse (oder Hausaufgaben) von Studierenden zu behalten, wenn sie gemeinsame Labels verwenden und mit E-Mail-Notizen spezifischen Kontext hinzufügen.
Der Einsatz von Gmelius hat den Fernunterricht an der Boise State Universität für Studierende, Professoren und Mitarbeiter auf der ganzen Linie optimiert.
Gmelius: Der Workflow, den Sie verdienen
Wenn Sie lernen, wie Sie E-Mails in Gmail automatisch kennzeichnen, ist es wichtig, ein umfassendes Automatisierungstool zu verwenden. Gmelius bietet alle oben genannten Automatisierungsfunktionen — und noch mehr —, sodass Ihr Team nur ein Tool benötigt, um die Zusammenarbeit und Produktivität zu steigern. Egal, ob Sie im Kundensupport, im Vertrieb, in der Rechtsabteilung oder im Hochschulwesen arbeiten, die Automatisierungs- und Kennzeichnungsfunktionen von Gmelius können Ihrem Team auf unzählige Arten zum Erfolg verhelfen!
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