So erstellen Sie automatisierte Gmail-Workflows, um die Teamproduktivität zu steigern

E-Mail-Marketing ist ein großartiges Tool zur Pflege von Leads. Es ermöglicht Ihnen, kontinuierlich mit Ihren Leads und Kunden in Kontakt zu treten und mit ihnen in Kontakt zu treten. Gleichzeitig hat die manuelle Leadpflege per E-Mail ihre Grenzen. Sie können nur eine bestimmte Anzahl von E-Mails pro Tag senden und beantworten.

Zum Glück können Sie mit der E-Mail-Marketing-Automatisierung mehr Leads in kürzerer Zeit pflegen. Sie benötigen nicht einmal ein teures Tool, um automatisierte E-Mail-Workflows einzurichten. Mit Gmelius können Sie Gmail-Workflows direkt in Ihrem bevorzugten E-Mail-Client erstellen.

Wir werden Ihnen weiter unten mehr darüber erzählen. Schauen wir uns zunächst an, was genau E-Mail-Workflows sind.

Was ist ein E-Mail-Workflow?

Ein E-Mail-Workflow ist eine Abfolge von E-Mails, die automatisch auf der Grundlage der persönlichen Daten eines Abonnenten oder Leads, seines Verhaltens oder seiner Präferenzen versendet werden. Jeder automatisierte E-Mail-Workflow hat ein bestimmtes Ziel, wie das Onboarding eines neuen Kunden oder die Vermarktung eines neuen Produkts.

Da die E-Mails in automatisierten E-Mail-Workflows nur versendet werden, wenn sie ausgelöst werden, erreichen sie den Empfänger genau im richtigen Moment seiner Customer Journey. Und weil sie personalisiert oder so etwas kundenspezifisch sind, haben sie eine höhere Chance, geöffnet zu werden.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine E-Mail-Workflow-Automatisierung für ein B2B-SaaS aussehen könnte:

• Auslöser: Jemand ist seit genau einem Jahr Kunde.
• E-Mail-Workflow starten: Sie erhalten eine Glückwunsch-E-Mail, in der sie sich für ihr Vertrauen bedanken, mit einem Überblick darüber, wie sie Ihr Produkt im letzten Jahr verwendet haben.
• Als Nächstes: Sie erhalten eine E-Mail mit Funktionen, die sie noch nicht verwenden, aber das könnte von Vorteil sein, einschließlich eines CTA, mit dem sie sich die zusätzlichen Produkte oder Dienstleistungen auf Ihrer Website ansehen können.
• Endlich: Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den sie einen Anruf mit Ihnen vereinbaren können, um zu besprechen, wie Sie ihnen sonst noch helfen können.
  

Und hier ist ein Beispiel für einen E-Mail-Workflow für einen B2C-E-Commerce:

• Auslöser: Jemand meldet sich für den Newsletter an.
• E-Mail-Workflow starten: Sie erhalten eine Willkommens-E-Mail mit einem Rabatt von 10% auf das gesamte Geschäft, gültig bis zu einem bestimmten Datum.
• Als Nächstes: Sie erhalten eine E-Mail mit weiteren Informationen über die Marke und ihre meistverkauften Produkte.
• Endlich: Sie erhalten eine E-Mail, in der sie daran erinnert werden, dass ihr Rabatt von 10% bald abläuft, mit einem CTA, um jetzt einzukaufen.

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Warum Sie E-Mail-Workflows erstellen sollten

Wie bei jeder Art von Marketingautomatisierung können Sie mit der E-Mail-Workflow-Automatisierung in den wichtigsten Momenten mit Ihrer Liste in Verbindung bleiben. Es hilft Ihnen, Leads und Kunden gleichermaßen auf konsistente Weise zu pflegen, ohne dass Sie sich jedes Mal, wenn eine E-Mail gesendet werden muss, neue Ideen einfallen lassen müssen. Das bedeutet, dass Sie Zeit mit anderen Dingen verbringen können und steigern Sie Ihre Vertriebsproduktivität.

Darüber hinaus erleichtert es die E-Mail-Automatisierung, den Erfolg Ihrer E-Mail-Marketingkampagnen zu messen und zu verfolgen. Wenn Sie zu bestimmten Zeitpunkten dieselbe Sequenz von E-Mails an eine große Gruppe von Personen senden, können Sie schließlich Tests durchführen, indem Sie ein Element Ihres E-Mail-Workflows ändern. Auf diese Weise können Sie Ihr E-Mail-Marketing auf der Grundlage aktueller Daten und nicht nur anhand eines persönlichen Eindrucks davon verbessern, worauf Ihre Abonnenten offenbar gut reagieren.

Einige Dinge zum Testen sind:

• Zeiten senden.
• Tage senden.
• Betreffzeilen.
• CTAs.
• Intervalle.
• Länge der Kopie.
  
  

E-Mail-Workflows: Wann sollten sie verwendet werden + Beispiele

Im Allgemeinen können Sie jedes Mal, wenn Sie dieselbe E-Mail zu bestimmten Zeiten an mehrere Personen senden können, einen automatisierten E-Mail-Workflow erstellen. Die Idee ist, dass Sie nicht Tausende von E-Mails manuell senden müssen und in dem Moment, in dem Sie sie senden möchten, nicht am Computer sein müssen.

Im Folgenden gehen wir auf einige Beispiele für automatisierte E-Mail-Workflows ein, die am häufigsten in Gmail mit Gmelius erstellt werden, gefolgt von einigen Extras.

Workflows für das Onboarding von Kunden

Wenn Sie auf Ihrer Website über eine umfangreiche Wissensdatenbank oder einen Hilfebereich verfügen, ist die Erstellung eines Onboarding-Workflows eine hervorragende Möglichkeit, neue Kunden zu diesen Schulungsmaterialien zu führen. Gleichzeitig können Sie sie mithilfe einer Onboarding-Sequenz über die Verwendung Ihres Produkts informieren, ihnen wertvolle „Insidertipps“ geben oder weitere Informationen darüber geben, wie Sie sie warten werden.

Der Auslöser für einen Onboarding-Workflow ist, dass sich jemand für Ihren Service anmeldet oder Ihr Produkt kauft, unabhängig davon, ob dies auf Ihrer Website oder durch die Unterzeichnung eines Vertrags oder einer anderen Form von Vereinbarung geschieht.

Beachten Sie, dass es am besten ist, für jeden dieser Tarife separate Onboarding-Workflows zu erstellen, wenn Sie unterschiedliche Preispläne mit unterschiedlichen Funktionen anbieten.

Workflows für kostenlose Testversionen

Wenn Sie eine kostenlose Testversion Ihres Produkts anbieten — egal, ob das ein SaaS, ein Kurs oder etwas anderes ist —, möchten Sie nicht herumsitzen und warten und hoffen, dass die Leute am Ende ihrer kostenlosen Testversion konvertieren. Sie möchten, dass diese Konvertierung für sie ein Kinderspiel ist.

Ein Workflow von der kostenlosen Testversion an den zahlenden Kunden soll dem Benutzer helfen, so viele Vorteile wie möglich aus seiner kostenlosen Testversion herauszuholen. Seine E-Mails können Folgendes beinhalten:

• Alle Funktionen im Überblick.
• Tauchen Sie tief in die beliebtesten Funktionen ein und erfahren Sie, wie Sie sie verwenden können.
• Benutzerdefinierte Anwendungsfälle basierend auf dem Benutzerprofil.
• Eine Vorschau darauf, wie viel einfacher/erfreulicher/besser die Dinge sein werden, wenn sie Ihr Produkt weiterhin verwenden.
  

Ein solcher Workflow kann ausgelöst werden, wenn ein Benutzer das Ende seiner kostenlosen Testversion erreicht, aber im Idealfall beginnt er, sobald sich jemand anmeldet. In diesem Sinne kann diese Art von Workflow sowohl als Onboarding- als auch als Konvertierungssequenz dienen. Zuerst zeigen Sie dem Benutzer, wie er Ihr Produkt verwenden kann, und dann stellen Sie sicher, dass er seinen Wert versteht, damit er es nicht mehr missen möchte.

Lead Nurturing-Workflows

Manchmal kann das einzige Ziel einer E-Mail-Sequenz darin bestehen, in Kontakt zu bleiben und Ihre Leads zu pflegen. Der Auslöser könnte sein, dass jemand Ihre E-Mails abonniert hat und Ihre E-Mails liest, aber noch nicht bei Ihnen gekauft hat. Vielleicht sind sie noch nicht dazu bereit, und Sie möchten den Überblick behalten, wenn sie es sind.

E-Mails in einem Lead-Nurturing-Workflow sind nicht besonders verkaufsfördernd. Sie versorgen den Lead mit wertvollen Inhalten, sodass Sie sich als vertrauenswürdige Autorität etablieren, wenn er bereit ist, einen Kauf zu tätigen.

Arbeitsabläufe im Vertrieb

E-Mail-Automatisierung muss nicht gleichbedeutend mit der Erstellung von 10-E-Mail-Sequenzen für jeden Triggerpunkt in der Customer Journey sein. Es kann so einfach sein, einem Lead ein Discovery-Formular zu senden, wenn er Interesse an Ihren Dienstleistungen bekundet, oder jemandem einen Kalenderlink zu senden, wenn er ein Formular ausfüllt, um einen Discovery-Anruf zu buchen.

Workflows für den Kundensupport

E-Mail-Workflows müssen auch nicht immer dazu führen, dass E-Mails an Leads oder Kunden gesendet werden. Wenn Sie Teil eines Kundenserviceteams sind, können Sie von einem Workflow profitieren, der Kundendienstanfragen automatisch kennzeichnet und zuweist, beispielsweise basierend auf dem Thema der E-Mail.

Ein solcher Workflow hilft sicherzustellen, dass alle Kundendienstanfragen beantwortet werden und dass jede E-Mail von dem Support-Mitglied bearbeitet wird, das dafür am besten geschult ist.

Workflows für Ereignisse

Unabhängig davon, ob Sie eine Live-Veranstaltung oder ein Webinar veranstalten, kann die Anmeldung einer Person als Auslöser für einen Event-Workflow dienen, der die Teilnehmer vor der Veranstaltung darüber informiert, was sie erwartet und wie sie ihre Teilnahme planen können. Außerdem werden während der Veranstaltung und nach der Veranstaltung Informationen bereitgestellt.

Hier sind zwei Beispiele für Event-Workflows, eines für eine persönliche Konferenz und eines für ein Webinar.

Persönliche Konferenz:

• Auslöser: Jemand kauft ein Ticket.
• E-Mails vor der Veranstaltung: Anreise, Unterkunft, Programminformationen usw.
• E-Mails während der Veranstaltung: Tagesprogramm, Networking am Abend usw.
• E-Mails nach der Veranstaltung: Fotos der Veranstaltung, Präsentationsfolien, und mehr.
  

Webinar:

• Auslöser: Jemand meldet sich an.
• E-Mails vor dem Webinar: technische Informationen zur Teilnahme, Link zur Teilnahme und mehr.
• E-Mails nach der Veranstaltung: Webinar-Folien, Webinar-Aufzeichnung usw.
  

Meilenstein-Workflows

E-Mails, die einen Geburtstag bestätigen und feiern, erhalten einen 481% höhere Transaktionsrate. Das ist eine Zahl, die Sie nicht ignorieren können, und sobald Sie das Geburtsdatum einer Person haben, können Sie sie einfach als Auslöser verwenden, um eine Happy Birthday-E-Mail oder sogar eine längere Sequenz zu senden.

Auch wenn du keine Geburtsdaten sammelst, gibt es noch andere Daten, die du verwenden kannst, um wichtige Momente auf deiner Liste zu feiern. Sie können ihnen mitteilen, wann sie seit einem Jahr Kunde sind und wie sehr Ihr Unternehmen ihnen in der Zwischenzeit geholfen hat. Sie können ihnen auch mitteilen, wann sie einen bestimmten Nutzungsmeilenstein erreicht haben, und ihnen zu ihrer großartigen Arbeit gratulieren.

Feierliche Workflows bieten eine großartige Gelegenheit, Empfängern vorzuschlagen, sich selbst etwas zu gönnen (und etwas extra zu kaufen), ihnen einen Rabatt oder ein Werbegeschenk anzubieten oder individuelle Empfehlungen abzugeben.

Workflows für die Beantwortung von Umfragen

Wenn Sie Kundendaten mithilfe von Umfragen sammeln, können diese Umfrageantworten auch als Auslöser für einen E-Mail-Workflow dienen. Wenn Sie beispielsweise Umfragen zur Kundenzufriedenheit durchführen, können Sie Kunden anhand ihrer Antworten in separate Segmente einteilen und für jeden, der in das Segment „Unzufrieden“ fällt, einen Workflow auslösen.

Dies bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, ihre Meinung zu Ihrer Marke zu verbessern, sondern zeigt ihnen auch, dass Sie mit ihrem Feedback tatsächlich etwas anfangen.

Bonus: Fortgeschrittene E-Mail-Marketing-Workflows

Abgesehen von den oben genannten Beispielen für E-Mail-Workflows können Sie Gmail verwenden, um stärker marketingorientierte Sequenzen einzurichten, z. B.:

• Workflows zur Begrüßung von Abonnenten: danke ihnen für ihre Anmeldung, erkläre, was sie erwarten können, biete ihnen einen Rabatt an und vieles mehr.
• Upsell-Workflows: empfehlen Sie ein ähnliches Produkt als das, das der Kunde gerade gekauft hat, bewerben Sie eine neue Ausgabe oder heben Sie die Vorteile eines Upgrades hervor.
• Workflows zur Kaufverlängerung: Erinnern Sie Ihre Kunden daran, dass es an der Zeit ist, ihre Vorräte aufzufüllen oder Ihren Service wieder in Anspruch zu nehmen.

Entscheidungen, die bei der Erstellung eines E-Mail-Workflows zu treffen sind

1. An wen werden Sie eine E-Mail senden?

Dies hängt davon ab, welcher Auslöser die E-Mail-Sequenz startet. Beispiele hierfür sind:

• Neue Abonnenten.
• Bestehende Kunden, die seit sechs Monaten nicht mehr mit Ihnen in Kontakt getreten sind.
• Karren, die es verlassen haben.
• Leads, die Ihr Kontaktformular ausgefüllt haben.
• Benutzer, die das Ende ihrer kostenlosen Testversion erreichen.

2. Was ist das Ziel der E-Mails?

Was ist die eine Sache, die Sie mit diesem E-Mail-Workflow erreichen möchten? Einige Ziele könnten sein:

• Lassen Sie die Empfänger einen Discovery-Anruf buchen.
• Lassen Sie die Empfänger eine kostenlose Testversion starten.
• Binden Sie inaktive Abonnenten erneut ein.
• Pflegen Sie Blei.
• Lassen Sie die Empfänger Ihr Produkt kaufen.

3. Welche Aktionen müssen automatisiert werden?

Ermitteln Sie, wie jemand durch diese E-Mail-Automatisierung geführt werden würde, um die verschiedenen Schritte zu identifizieren, die automatisiert werden müssen. Dazu gehören:

• Wie viele E-Mails sollen gesendet werden?
• Wann sollen sie gesendet werden, einschließlich bestimmter Tage, Zeiten und Intervalle.
• Was passiert, wenn sie Maßnahmen ergreifen, z. B. auf einen Link klicken. Dies könnte bedeuten, dass Sie Ihr CRM aktualisieren oder sie mithilfe einer Wenn/Dann-Logik zu einer anderen Sequenz hinzufügen müssen.
  

Die Idee ist, den gesamten Arbeitsablauf so aufzuschreiben, dass die Software, mit der Sie den Workflow einrichten, ihn versteht.

4. Erstelle deine E-Mails

Inzwischen wissen Sie, was Sie an wen und warum per E-Mail senden werden und wann Sie es per E-Mail senden werden. Der nächste Schritt besteht darin, die eigentlichen E-Mails zu erstellen. Dies umfasst alles, von der Betreffzeile über den E-Mail-Text bis hin zu allen Bildern oder Downloads, die Sie möglicherweise hinzufügen.

5. Richten Sie Ihren Arbeitsablauf ein

Sobald Sie alle Ihre E-Mail-Assets haben, ist es an der Zeit, Ihren Workflow einzurichten. Die genauen Schritte dazu finden Sie in der Wissensdatenbank der Software, die Sie verwenden werden.

6. Führen Sie einen Test durch

Nachdem Sie Ihren Workflow erstellt haben, stellen Sie sicher, dass alles korrekt eingerichtet ist. Idealerweise erstellen Sie auch eine Testliste, für die Sie die Sequenz auslösen können, damit Sie sicher sein können, dass sie so funktioniert, wie sie funktionieren soll. Auf diese Weise können Sie auch Tippfehler, defekte Links oder Automatisierungsfehler erkennen, die Ihnen zuvor möglicherweise nicht aufgefallen sind.

7. Veröffentlichen Sie Ihren E-Mail-Workflow

Sobald du damit zufrieden bist, kannst du deinen Workflow live schalten. Dies kann so einfach sein wie die Veröffentlichung in Ihrem Workflow-Automatisierungstool. Manchmal müssen Sie es möglicherweise mit einem Kontaktformular oder einem Link auf Ihrer Website verbinden, wenn Sie zuerst einen „Offline“ -Test durchgeführt haben.

So erstellen Sie Gmail-Workflows

Wenn Sie ein Gmail-Nutzer sind, wird es Sie freuen zu erfahren, dass Sie kein kompliziertes externes Tool benötigen, um E-Mail-Workflows einzurichten. Gmail verfügt zwar nicht über eine native Sequenzfunktion, aber mit einem Tool wie Gmelius können Sie Ihre E-Mail-Kommunikation direkt von Ihrem Gmail-Konto aus automatisieren, sodass Sie nicht stundenlang manuell E-Mails an Dutzende, wenn nicht Hunderte von Leads senden müssen.

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Lesen Sie mehr über die Verwendung von „Wenn das, dann das“ -Filtern auf der Gmelius-Sequenzen Seite.

Darüber hinaus können Sie mit Gmelius viele Ihrer Gmail-Workflows automatisieren und weil Sie damit eine erstellen können geteilter Posteingang, mit geteilten Labels, geteilt Kanban-Tafelnund mehr, es hilft Ihrem Team, Zeit zu sparen und die E-Mail-Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen.

Hier sind ein paar Beispiele für Dinge, die Sie mit der Gmail-Workflow-Automatisierung von Gmelius tun können:

• Erstellen, teilen und einfach implementieren effektive Gmail-Vorlagen um sicherzustellen, dass Ihr Team in einem konsistenten Tonfall kommuniziert und jeder Lead die gleichen wichtigen Informationen erhält.
• Entwerfen Sie automatisierte Drip-Kampagnen, um Interessenten und Kunden zu binden.
• Fügen Sie E-Mails automatisch Tags hinzu, um sie einfach zu kategorisieren und zu priorisieren.
• Richten Sie automatische Antworten ein, damit Ihre Kunden wissen, dass Sie ihre Anfrage erhalten haben und Sie den Überblick behalten.
• Ordnen Sie E-Mails automatisch Teammitgliedern zu, sodass jede Nachricht von der richtigen Person bearbeitet wird.
• Analysieren Sie die Leistung Ihrer Gmail-Workflows und wissen Sie jederzeit, in welcher Phase sich jeder Empfänger befindet.

Wie Sie sehen, helfen Ihnen Gmelius-Sequenzen dabei, viel mehr zu tun, als nur Ihre Öffentlichkeitsarbeit zu automatisieren. Durch die automatische Organisation von E-Mails basierend darauf, wie die Empfänger darauf reagieren, erspart Ihnen Gmelius eine Menge zeitaufwändiger Routinearbeit.

Wenn ein Lead beispielsweise auf eine E-Mail antwortet, die Teil eines Workflows ist, kann seine Antwort automatisch einem Vertriebsmitarbeiter zugewiesen werden, mit dem er weiterverfolgt werden kann. Der Lead selbst wird dann in Ihrer Vertriebspipeline verschoben. Und das alles, ohne dass Sie manuell etwas tun müssen! Es ist, als ob ein virtueller Assistent in Ihrem Gmail-Konto lebt.

Um Ihnen noch mehr Automatisierungsoptionen zu bieten, ist Gmelius in Zapier integriert. Das bedeutet, dass Sie Ihre bevorzugten Tools als Teil Ihrer Gmail-Workflows verwenden können.

Zum Beispiel:

• Fügen Sie E-Mail-Adressen zu einer Drip-Kampagne hinzu, indem Sie Ihr CRM oder Google Sheets verbinden.
• Erhalte eine Slack-Benachrichtigung, wenn ein neuer Lead zu einer Sequenz hinzugefügt wird.
• Fügen Sie Personen, die ein Google-Formular ausfüllen, zu einer Sequenz hinzu.

Willst du mehr wissen? Schauen Sie sich unseren Artikel an Automatisierungen in Gmail und erfahre mehr über unsere Zapier-Integration.

Richte deine Gmail-Workflows ein und fange an, Zeit zu sparen

E-Mail-Workflows helfen Ihnen dabei, Ihre Leads bei der Stange zu halten, während Sie Zeit mit anderen Aufgaben verbringen. Sie ermöglichen es Ihnen auch, interne E-Mail-Prozesse zu automatisieren, damit alles reibungsloser abläuft. Das Beste von allem: Mit Gmelius können Sie sie direkt in Gmail einrichten.

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