So integrieren Sie Slack und Gmail (2-Weg) für eine reibungslosere Zusammenarbeit

Als Kommunikationszentrum am Arbeitsplatz wird Slack von seinen Gründern und Befürwortern häufig als Lösung für die Einschränkungen von E-Mails gefeiert.

Im Vergleich zu Slack E-Mails machen es im Allgemeinen schwieriger, Informationen auszutauschen und eine schnelle, einfache Antwort zu erhalten.

Im Vergleich zu E-Mails Slack sorgt mit seinen häufigen Nachrichtenbenachrichtigungen, die oft ein falsches Gefühl der Dringlichkeit vermitteln können, für mehr Unterbrechungen.

Slack im Vergleich zu Gmail: Anstatt die eine oder andere Plattform als „Gewinner“ auszuwählen, haben beide ihre Anwendungsfälle:

• E-Mail stellt einen unterbrechungsfreien Hub dar, der für die externe Kommunikation von entscheidender Bedeutung ist
• Slack ist ein transparenterer und schnellerer Kommunikationsknotenpunkt, der sich besonders für die interne Kommunikation eignet

Beide Kanäle haben zwar Vor- und Nachteile, Wir glauben, dass die größten Probleme für Teams dadurch verursacht werden, dass sie zwischen Gmail, dem am häufigsten verwendeten E-Mail-Client, und Slack für den internen Chat wechseln müssen.

Beim Umschalten zwischen Slack und Gmail entsteht ein Streuung von Information und Aufmerksamkeit. Außerdem: Die Zusammenarbeit im Team wird durch diese Streuung erschwert.

Um dieses Problem zu lösen: wir haben Slack und Gmail über unsere bidirektionale Integration synchronisiert. Die bestehende Integration von Slack für Gmail sendet einfach E-Mails an Slack und Slack-Nachrichten an E-Mails.

Gmelius macht das. und mehr um E-Mails noch kollaborativer zu gestalten. Inwiefern? Indem Sie eine neue Ebene erstellen, die eine E-Mail in eine gemeinsame Konversation und dann in eine geteilte Sofortnachricht übersetzt und umgekehrt.

Wir sind davon überzeugt, dass die Synchronisierung von Daten zwischen Slack und Gmail auf diese Weise die ultimative Kommunikationszentrale am Arbeitsplatz sein kann. Wir haben diese Integration veröffentlicht, weil wir glauben, dass sie zu mehr Effizienz, Ergebnissen und Zufriedenheit bei der Kommunikation führen wird.

Um dir zu zeigen, warum unsere Version der Synchronisierung von Slack und Gmail die Lösung ist, lass uns diese Probleme mit dem Slacklash etwas genauer analysieren.

Slack vs. E-Mail: Vor- und Nachteile beider Plattformen

Die häufig gemeldeten Probleme in Bezug auf Slack sind in der Regel:

• Das falsche Gefühl der Dringlichkeit, das durch die Chatroom-Oberfläche von Slack entsteht (nicht jede Nachricht erfordert eine sofortige Antwort)
• Häufige Chat-Benachrichtigungen, die den Flow unterbrechen, der für wertvolle „Deep Work“ erforderlich ist
• Zu viel irrelevantes Geschwätz (sowohl beruflich als auch sozial)
• Ineffizientes Onboarding des Tools durch Unternehmen, die es einführen, was zu endlosen Chats und Kanälen führt
• Ein Netz von Integrationen ist erforderlich, um Slack mit anderen Tools für die Zusammenarbeit (wie Trello, Helpscout, Basecamp usw.) zu verwenden

Nichtsdestotrotz verwenden wir gerne Slack und Gmail — sehr. Warum ist Slack ideal für Unternehmen?

1. Slack bietet sofortigen Zugriff auf Teammitglieder. Die Geschwindigkeit der Kommunikation mit kurzen Nachrichten und schnellen Antworten ist ein großer Vorteil.

2. Slack macht es einfacher, alle auf dem gleichen Stand zu halten. Es ist einfacher, eine unternehmens-/abteilungs- oder projektweite Ankündigung zu machen, um alle über die relevanten Neuigkeiten zu informieren (ohne dass alle Beteiligten in einem endlosen E-Mail-Thread den CC erhalten).

3. Slack macht die Arbeit transparenter indem Sie alles verfolgen können, was passiert (auch wenn jemand tippt).

4. Slack gibt ein Gefühl der Kontrolle. Für Manager gibt das Aufleuchten der grünen Punkte des Teams ihnen das Gefühl, dass alle arbeiten (und hoffentlich sind sie es).

5. Die Chatroom-Oberfläche von Slack macht es für Teambuilding nutzbar und sorgt für gute Stimmung unter Kollegen. Diese Chatroom-Oberfläche ist zwar kein Hauptvorteil, kann aber nicht rabattiert werden.

E-Mail ist und bleibt der Dreh- und Angelpunkt der Geschäftskommunikation... aber es fehlen diese Vorteile der Zusammenarbeit, die Slack so weit verbreitet machen.

E-Mails, die allein verwendet werden, stellen als Kommunikationsknotenpunkt folgende Probleme dar:

• Um Informationen mit großen Teams zu teilen, muss eine große Liste gespeichert werden
• Das Nachverfolgen von Projekten und Status erfordert Aufwand, insbesondere wenn mehrere E-Mail-Threads und Personen beteiligt sind
• Du hast nicht die Möglichkeit, E-Mail-Threads privat zu besprechen (es sei denn, du startest eine neue E-Mail-Kette oder Diskussion in anderen Apps)
• Sie können keine automatisierten E-Mail-Sequenzen senden und deren Statistiken verfolgen

Im Gegensatz zu E-Mails ermöglicht Slack den Austausch von Informationen, das Nachverfolgen von Projekten und Status sowie das Führen interner Diskussionen schneller und einfacher.

Lesen Sie auch: So integrieren Sie Trello und Gmail (2-Weg)

Die meisten Unternehmen nutzen beide Plattformen: Slack und E-Mail — was zu Problemen führt

Beide Tools haben ihre Vorteile, weshalb die meisten Unternehmen am Ende beide verwenden. Dies führt zu einem Problem, wenn Daten dispergiert zwischen den beiden Plattformen.

Die Nutzung beider Kommunikationszentren bedeutet, dass es auf der einen Plattform häufig Nachrichten und Dateien gibt — auf der anderen jedoch nicht („Wo war diese Nachricht: in meiner E-Mail oder in Slack?“).

Die kollaborativen Funktionen von Slack machen es für Teams sehr nützlich, aber die meiste Kommunikation mit Kunden, Anbietern und Auftragnehmern erfolgt immer noch per E-Mail. Infolgedessen besprechen die Teams am Ende Projekte auf zwei verschiedenen Plattformen.

Slack-Gmail: Eine stärker kollaborative Integration

Ein Ziel der Geschäftskommunikation sollte es sein, die Messlatte für das Versenden von Nachrichten hoch genug zu halten, damit sich die Teammitglieder konzentrieren können.

Gleichzeitig müssen wir in der Lage sein, schnell genug miteinander zu kommunizieren, um Geschäfte zu machen.

Vor diesem Hintergrund gibt es mehrere Kriterien, um Slack und E-Mail gleichzeitig produktiv zu nutzen.

Dies sind die Probleme, die von unseren gelöst wurden bidirektionale Synchronisierungsintegration mit Slack und Gmail:

1. Vor allem wir reduzieren die Kanalstreuung durch die Integration und Synchronisation der Kommunikation zwischen Slack und E-Mail.

Wie würde das funktionieren?

Um das zu tun: Wir haben eine vollständige Synchronisation zwischen einem geteiltes Etikett oder geteilter Posteingang und einen Slack-Kanal.

Beispielsweise wird ein geteilter Gmail-Posteingang mit dem Namen „Support“ oder ein geteilter Posteingang wie [email protected] mit Gmelius erstellt:

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Über die Slack-Gmail-Integration wird das geteilte Label oder der geteilte Posteingang mit dem synchronisiert #help Kanal auf Slack:

Um es noch weiter zu treiben: Wir haben es Teams ermöglicht, sich gegenseitig E-Mails zuzuweisen, E-Mail-Notizen für den Kontext hinzuzufügen, Tags hinzuzufügen, Status zu ändern und mehr — ohne Gmail verlassen:

Die Integration der beiden Kanäle auf diese Weise löst eine ganze Reihe von Problemen, die dadurch verursacht werden, dass es sich bei den beiden Kanälen um separate Kanäle handelt.

Die Quintessenz ist: das reduziert den Bedarf an zusätzlicher Kommunikation zwischen Teammitgliedern, weil mit unsere neue Integration, sie können jetzt den vorhandenen Kontext in Gmail und Slack gleichzeitig sehen.

2. Ersparen Sie sich das Suchen und Wechseln zwischen vielen Tools, um als Team zusammenzuarbeiten.

Stellen Sie sich vor, Sie würden eine App zum Zuweisen von Aufgaben wie Asana und Projektboards wie Trello, eine App für Kundennotizen wie Basecamp oder sogar einen Helpdesk durch Ticketverwaltung und automatische Nachverfolgung überflüssig machen, indem Sie all diese Funktionen in Ihrem Posteingang enthalten.

Mit unserer Integration kann eine Konversation, sobald sie auf Slack stattfindet, zusammen mit allen relevanten E-Mail-Threads oder Notizen zu einem Gmelius-Kanban-Board in Gmail hinzugefügt werden.

Dieses Board hat auch die Option für:

• Ein Fälligkeitsdatum und eine Prioritätsstufe
• Eine Zuweisung an ein Teammitglied
• Ein Auslöser für eine automatische Folge-E-Mail
• Ein weiterer Auslöser für eine Reihe weiterer Follow-up-E-Mails und interner Aufgaben mithilfe der „Wenn/Dann“ -Logik (wie im Bild unten):

All diese Funktionen zwischen den Tools synchron zu halten, ist die bessere Arbeitsweise, die wir uns vorstellen. Ziel ist es, das Rauschen mehrerer Kanäle zu reduzieren, von denen Slack einer ist.

Weniger Übergänge zwischen den Tools und weniger redundante Nachrichtenaustausche, die zwischen ihnen durchgeführt werden müssen, können eindeutig viel Zeit sparen.

3. Drittens Beende die endlose Erstellung neuer Slack-Konversationen und -Kanäle indem Sie Team-Chats der Adressierung bestimmter interner E-Mails widmen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Teams neue Slack-Channels für jede Abteilung, jeden Kunden, jeden Interessenten, jedes Projekt usw. erstellen.

Stattdessen kannst du einen neuen Slack-Kanal erstellen, um eine bestimmte E-Mail intern zu besprechen. Dann siehst du diese Konversation neben dieser E-Mail, wenn du wieder in deinem Posteingang bist. Wenn du fertig bist, archiviere einfach die E-Mail und den Kanal.

Außerdem müssen dank der Transparenz der Teamaktionen innerhalb dieser Diskussion weniger Nachrichten ausgetauscht werden.

Während Sie sich im Posteingang befinden, bietet Gmelius eine Kollisionserkennung, die Ihnen zeigt, wenn jemand: gerade tippt mit einem pulsierenden“...“ unter ihrem Avatar:

Sie können auch sehen, ob sie eine E-Mail gelesen und/oder beantwortet haben und ob sie gerade arbeiten oder gerade abwesend sind.

Dadurch können Teams Fehler vermeiden. Zum Beispiel: unwissentlich zwei separate Nachrichten an denselben Kunden senden oder, noch schlimmer, einen Kunden komplett ignorieren. Und das alles dank der Tatsache, dass jede Diskussion über diese E-Mail in Slack synchronisiert wurde, sodass sie direkt daneben erscheint.

Fazit: Die bidirektionale Integration zwischen Slack und Gmail ist ein Kinderspiel

Wie Sie sehen können, haben wir hat unsere Slack-Integration veröffentlicht um alle Lösungen zu ermöglichen, die ich gerade beschrieben habe.

Jetzt können die Kommunikationsdaten, die für die Zusammenarbeit wichtig sind, auf beiden Plattformen gleichzeitig gespeichert werden.

Sie können die Plattform, die Sie bevorzugen, als primären Kommunikationsknotenpunkt wählen (oder einfach beide verwenden), um den Daten-/Zeitverlust beim Umschalten zwischen ihnen zu beenden.

Sie müssen die Teamaktivitäten nicht mehr in mehreren Tools verfolgen oder separate Konversationen über dasselbe Thema auf mehreren Kanälen führen. Einfach eine einfache Kommunikation, die mit den besten Funktionen synchronisiert ist, die für die Zusammenarbeit erforderlich sind — alles in Echtzeit auf all Ihren Teammitgliedern und all ihren Geräten.

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