So konfigurieren Sie ein geteiltes Postfach in Gmail in nur 15 Minuten

E-Mail. Für die meisten Unternehmen ist sie das Herzstück der Kommunikation — die erste Anlaufstelle für Kundenfragen, Vertriebsleads und Team-Updates. Aber wenn Sie Gruppenadressen wie support@, sales@ oder info@ mit individuellen Postfächern oder provisorischen Lösungen jonglieren, kann es schnell chaotisch werden.

Lassen Sie uns das ins rechte Licht rücken: Der durchschnittliche Berufstätige verbringt bereits etwa 28% seines Arbeitstages mit E-Mails. Diese Zahl kann leicht steigen, wenn die E-Mail-Einrichtung Ihres Teams nicht auf dem neuesten Stand ist. Ein dediziertes gemeinsames Postfach in Gmail kann die Leistung Ihres Teams grundlegend verändern, und die Einrichtung geht möglicherweise schneller, als Sie sich vorstellen.

Grundlegendes zu gemeinsamen Posteingängen

Ein geteilter Posteingang ist eine E-Mail-Adresse, auf die mehrere Teammitglieder zugreifen und diese gemeinsam verwalten können.

Anstatt dass E-Mails an eine allgemeine Adresse wie [email protected] weitergeleitet werden (was zu Verwirrung führt), landen sie an einer zentralen Stelle. In einem gemeinsamen Posteingang kann Ihr Team alle eingehenden Nachrichten sehen, wissen, wer was bearbeitet, E-Mails zuweisen, Fortschritte verfolgen und mit einer Stimme antworten.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Für den Kundensupport bedeutet das schnellere, konsistente Antworten. Für den Vertrieb bedeutet das, dass Leads nicht verloren gehen. Für Projektteams zentralisiert es Kommunikation und Dateien. Die Einführung gemeinsamer Posteingänge führt in der Regel zu großen Vorteilen im Hinblick auf den reibungslosen Ablauf.

Laut einem Zendesk-Bericht erwarten über 70% der Kunden ein konsistentes Erlebnis auf allen Kanälen — auch per E-Mail. Geteilte Posteingänge sind das Rückgrat dieser Konsistenz. Sie ermöglichen es den Teams, sich zu koordinieren, schneller zu reagieren und die Rechenschaftspflicht sicherzustellen.

Schauen wir uns fünf praktische Möglichkeiten an, einen gemeinsamen Posteingang in Gmail einzurichten — und was Sie vermeiden sollten.

Wie konfiguriere ich einen gemeinsamen Posteingang in Gmail? 5 Optionen

Gmail ist ein fantastisches Tool, aber es hat keine magische Schaltfläche „Posteingang teilen“. Dennoch stehen dir Optionen zur Verfügung, von grundlegenden integrierten Tricks bis hin zu fortgeschritteneren Tools von Drittanbietern. Jedes hat seine eigenen Macken, Funktionen und Nachteile bei der Einrichtung. Lassen Sie uns sie aufschlüsseln:

Option 1: Gmail-Delegierung verwenden

Mit der Gmail-Delegation kann ein Nutzer einem anderen Google-Konto Zugriff auf sein Gmail gewähren, ohne sein Passwort weiterzugeben.

Der „Delegierte“ kann E-Mails für das Hauptkonto lesen, senden und löschen. Um es einzurichten, gehen Sie zu den Gmail-Einstellungen > „Konten und Import“ und fügen Sie einen Stellvertreter hinzu. Sie erhalten einen Bestätigungslink. Sobald sie dies akzeptiert haben, können sie von ihrem eigenen Google-Konto aus zum Posteingang der delegierten Person wechseln.

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Der Einstieg ist einfach, aber zu einfach für echte Teamarbeit. Das größte Problem? Keine Ahnung, wer was macht. Wenn drei Personen auf [email protected] zugreifen können, woher wissen Sie dann, ob eine E-Mail bearbeitet wurde, wer geantwortet hat oder ob sie überhaupt jemand gesehen hat?

Dies führt häufig zu „E-Mail-Kollisionen“ (zwei Personen antworten auf dieselbe E-Mail) oder, schlimmer noch, zu E-Mails, die ignoriert werden, weil jeder denkt, dass jemand anderes sie hat. Außerdem gibt es keine gemeinsamen Kommentare, internen Notizen oder Möglichkeiten, Aufgaben zu verfolgen.

Option 2: Erstellen Sie eine Google-Gruppe mit kollaborativem Posteingang

Google-Gruppen sind nicht nur für Mailinglisten; sie haben die Option „Kollaborativer Posteingang“. Du erstellst eine Gruppe (z. B. [email protected] oder verwendest deine Domain wie [email protected]), fügst Mitglieder hinzu und änderst dann in den Einstellungen den Gruppentyp auf „Kollaborativer Posteingang“.

Auf diese Weise können Mitglieder Konversationen zuweisen, sie mit Status („gelöst“, „dupliziert“) markieren und nach diesen Stichwörtern filtern.

Dies ist ein Fortschritt gegenüber der Delegation, aber immer noch nicht ideal. Das Hauptproblem ist die klobige Oberfläche, die sich außerhalb Ihres regulären Gmail-Kontos befindet. Teammitglieder müssen die Google Groups-Website aufrufen, um diese E-Mails zu verwalten. Das bedeutet mehr Tabulatorwechsel und einen umständlicheren Arbeitsablauf.

Sie erhalten grundlegende Aufgaben und Tagging, aber es fehlen Funktionen zur Teamarbeit in Echtzeit wie geteilte Entwürfe, warnt, wenn zwei Personen dieselbe E-Mail verwenden, oder es wird ein Live-Aktivitätsfeed in Gmail angezeigt. Dieses Fehlen einer echten Gmail-Integration bedeutet, dass es sich von Ihrem Tagesablauf getrennt anfühlt, was oft dazu führt, dass Teams es nicht oft nutzen oder zu weniger effizienten Gewohnheiten zurückkehren.

Option 3: Verwenden Sie ein gemeinsames Gmail-Labelsystem (Der DIY-Hack)

Dieser „Hack“ verwendet die Labels und Filter von Gmail, um zu versuchen, einen gemeinsamen Arbeitsablauf nachzuahmen. Ein Team könnte beispielsweise Bezeichnungen wie [Todo_Support], [InProgress_Alice], [Resolved_Support] verwenden. E-Mails an ein zentrales Konto (bei dem sich jeder anmeldet oder das eine Person verwaltet und kennzeichnet) werden markiert.

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Filter können einige Anfangsbezeichnungen automatisch hinzufügen. Die Teammitglieder ändern dann manuell die Bezeichnungen, um Statusaktualisierungen oder Aufgaben anzuzeigen. Einige grundlegende Add-Ons haben möglicherweise dieselben Bezeichnungen, aber das ist meistens manuell.

Dies ist eine klassische Make-Do-Lösung. Sie ist „kostenlos“, was die Softwarekosten angeht, aber Sie zahlen für verlorene Zeit und Fehler. Es ist nicht skalierbar: Wenn sich E-Mails häufen, wird das Etikettensystem zu einem Albtraum und bricht zusammen. Stellen Sie sich vor, Sie versuchen, täglich Hunderte von E-Mails mit Tonnen von Etiketten zu verwalten — es ist ein Vollzeitjob, nur die Etiketten sauber zu halten.

Option 4: Richten Sie ein Team-E-Mail-Konto ein und teilen Sie das Login

Dies ist die einfachste, aber riskanteste Methode. Erstellen Sie ein Standard-Gmail-Konto (z. B. [email protected]) und teilen Sie dem Team den Benutzernamen und das Passwort mit. Jeder loggt sich in dieses eine Konto ein.

Eine einfache Einrichtung birgt große Risiken. Die Sicherheitsrisiken sind enorm. Das Teilen von Logins ist ein grundlegendes Sicherheitsverbot. Wenn jemand geht, ist es eine Qual, das Passwort zu ändern und sicherzustellen, dass alle es aktualisieren, und das wird oft vergessen.

Es besteht ein massiver Mangel an Rechenschaftspflicht. Da alle dasselbe Login verwenden, können Sie nicht sagen, wer eine E-Mail gelesen hat, wer eine Antwort gesendet oder wer etwas gelöscht hat. Dies kann zu Verwirrung führen und es schwierig machen, Fehler zu beheben oder die Qualität sicherzustellen. Es gibt kein Tracking oder Delegieren auf Benutzerebene. Sie können also keine E-Mails einzelnen Personen zuweisen oder sehen, wer was tut.

Option 5: Verwenden Sie ein Gmail-basiertes Shared Inbox-Tool wie Gmelius

Plattformen wie Gmelius fügen sich nahtlos in Gmail ein und verwandeln Ihre bestehenden Posteingänge in leistungsstarke gemeinsame Arbeitsbereiche.

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Es kopiert nicht einfach Funktionen für gemeinsam genutzten Posteingang; es integriert sie direkt in Ihre Gmail-Oberfläche. Installiere die Gmelius-Erweiterung, richte dein Team ein und dann kannst du jede E-Mail-Adresse (wie [email protected] oder sogar eine Google-Gruppe) zu einem gemeinsamen Posteingang machen.

E-Mails an diese Adresse werden dann in einer gemeinsamen Ansicht in der Gmail jedes Teammitglieds angezeigt — mit Funktionen wie:

• E-Mail-Zuordnung löschen
• Interne Notizen für Chats (Tschüss chaotische Vorwärtsnachrichten)
• Gemeinsame Entwürfe zum gemeinsamen Schreiben
• Kollisionserkennung (sehen Sie, ob ein Teamkollege zuschaut/antwortet)
• Automatisierte Arbeitsabläufe
• Kanban-Boards zur visuellen Darstellung von E-Mail-Phasen

Dieser Ansatz bietet eine reibungslose Benutzeroberfläche, da sich alles in Gmail befindet. Das bedeutet weniger Unterbrechungen und eine schnellere Lernkurve. Es ist so konzipiert, dass es skalierbar ist und viele E-Mails und wachsende Teams verarbeitet, und die Sicherheit ist besser, da sich jeder mit seinem eigenen Google-Konto anmeldet.

Die wichtigsten Dinge, die zu berücksichtigen sind, sind die zusätzlichen Kosten, da diese Plattformen Abonnementdienste anbieten (obwohl es normalerweise unterschiedliche Pläne und kostenlose Testversionen gibt).

Methoden zum Einrichten eines gemeinsamen Gmail-Posteingangs im Vergleich

Um die Unterschiede wirklich zu erkennen, vergleichen wir diese fünf Methoden Seite an Seite:

So konfigurieren Sie ein geteiltes Postfach in < 15 Minuten mit Gmelius

Bevor Sie den Timer starten, stellen Sie sicher, dass Sie diese bereit haben:

• Ein Google Workspace- oder Gmail-Konto: Dies wird dein primäres Konto für die Einrichtung von Gmelius sein.
• Google Chrome-Browser: Gmelius funktioniert als Chrome-Erweiterung.
• Deine Team-E-Mail-Adresse: Dies ist die Adresse, die Sie in einen gemeinsamen Posteingang umwandeln möchten (z. B. [email protected]). Im Idealfall ist dies aus Gründen der Best Practice bereits als Google-Gruppe eingerichtet, es kann sich aber auch um ein vorhandenes Gmail-Konto handeln.
• Liste der E-Mail-Adressen der Teammitglieder: Um sie in den geteilten Posteingang einzuladen.

Lass uns anfangen. Diese Anweisungen basieren auf dem typischen Einrichtungsablauf von Gmelius, aber die neuesten Informationen finden Sie immer auf der offiziellen Gmelius Hilfezentrum.

Schritt 1: Installieren Sie die Gmelius Chrome-Erweiterung (2 Minuten)

Zunächst müssen Sie Gmelius zu Ihrem Browser hinzufügen.

• Öffnen Sie Google Chrome und rufen Sie den Chrome Web Store auf.
• Suchen Sie nach „Gmelius.“
• Klicken Sie auf „Zu Chrome hinzufügen“ und dann auf „Erweiterung hinzufügen“, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
• Nach der Installation integriert sich Gmelius nahtlos in Ihre Gmail-Oberfläche, wenn Sie es öffnen oder aktualisieren.

Schritt 2: Registriere dich oder logge dich bei Gmelius ein (1 Minute)

Wenn die Erweiterung installiert ist:

• Öffne dein Gmail.
• Du solltest sehen, dass Gmelius-Elemente erscheinen. Du wirst aufgefordert, dich entweder zu registrieren oder einzuloggen.
• Klicken Sie hier, um sich mit Ihrem Google-Konto anzumelden. Dadurch wird Ihr Gmelius-Konto erstellt, das mit Ihrem Gmail-Konto verknüpft ist.

Schritt 3: Greifen Sie auf das Gmelius-Dashboard zu und erstellen Sie einen gemeinsamen Posteingang (3 Minuten)

Lassen Sie uns nun den gemeinsamen Bereich erstellen:

• Suchen Sie in Ihrer Gmail-Oberfläche nach der Gmelius-Seitenleiste oder dem Gmelius-Symbol. Wenn Sie darauf klicken, wird normalerweise das Haupt-Dashboard oder -Panel von Gmelius geöffnet.
• Navigiere zum Abschnitt für „Geteilte Posteingänge“ oder „Zusammenarbeit“. In der Regel findest du ein „+“ -Symbol oder eine Schaltfläche wie „Geteilten Posteingang erstellen“ oder „Neuen Posteingang hinzufügen“.
• Gmelius wird Sie dann dabei unterstützen, die von Ihnen gewählte E-Mail-Adresse zu verbinden. In der Regel hast du ein paar Optionen:
  
  • Eine Google-Gruppe verbinden (empfohlen): Wenn Ihre Adresse [email protected] eine Google-Gruppe ist, wählen Sie diese Option. Du wirst aufgefordert, dich zu authentifizieren und die Google-Gruppe aus einer Liste auszuwählen. Dies wird häufig bevorzugt, da Google Groups ein robustes zugrunde liegendes E-Mail-Management bieten.
  • Verbinde ein bestehendes Gmail-Konto: Wenn es sich bei Ihrer Team-E-Mail-Adresse um ein separates Gmail-Konto handelt, können Sie dieses direkt verbinden.
• Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um Gmelius für den Zugriff auf das gewählte Konto oder die gewählte Gruppe zu autorisieren.

Schritt 4: Den Namen Ihres geteilten Posteingangs konfigurieren (1 Minute)

Geben Sie Ihrem geteilten Posteingang innerhalb von Gmelius einen klaren, wiedererkennbaren Namen (z. B. „Kundensupport-Team“, „Vertriebsanfragen“, „Project Alpha Comms“). Dieser Name dient der internen Referenz Ihres Teams in Gmelius.

Schritt 5: Füge deine Teammitglieder hinzu (3 Minuten)

Zusammenarbeit ist der Schlüssel, also laden wir Ihre Kollegen ein:

• Sobald der Posteingang erstellt ist, werden Sie aufgefordert, Teammitglieder hinzuzufügen.
• Geben Sie die E-Mail-Adressen der Kollegen ein, die Zugriff auf diesen gemeinsamen Posteingang benötigen.
• Sie erhalten Einladungen, sich diesem speziellen gemeinsamen Posteingang in Gmelius anzuschließen. (Hinweis: Sie müssen außerdem die Gmelius-Erweiterung installieren und sich mit ihren Google-Konten anmelden).

Schritt 6: Erste Synchronisation und erster Blick (2 Minuten)

• Gmelius synchronisiert E-Mails von der verbundenen Adresse. Je nach Lautstärke kann die erste Synchronisierung einen Moment dauern.
• Nach der Synchronisierung werden neue E-Mails, die an [email protected] gesendet werden, in dieser geteilten Posteingangsansicht in Gmail jedes verbundenen Teammitglieds angezeigt.
• Du kannst jetzt E-Mails sehen, sie Teammitgliedern (einschließlich dir selbst) zuweisen und mit der geteilten E-Mail-Adresse antworten.

Und das war's für das Basis-Setup! Sie haben erfolgreich ein geteiltes Postfach konfiguriert.

Was du in weniger als 15 Minuten erreicht hast

In kürzerer Zeit als zum Aufbrühen einer Kanne Tee haben Sie den Grundstein für eine optimierte Teamkommunikation gelegt:

• Ein zentraler Posteingang für Ihre Team-E-Mail-Adresse, auf den Sie direkt in Gmail zugreifen können.
• Sichtbarkeit eingehender E-Mails für alle Teammitglieder.
• Die Möglichkeit, E-Mails zuzuweisen und so die Rechenschaftspflicht sicherzustellen.
• Ein zentraler Punkt, an dem Ihr Team die Gruppenkommunikation verwalten und beantworten kann.

Tipps und Tricks für die Konfiguration eines gemeinsam genutzten Postfachs

Die besten Setups basieren nicht nur auf den richtigen Tools, sondern auch auf intelligenten Gewohnheiten. Eine Konfiguration für einen gemeinsamen Posteingang ist nur so effektiv wie das Team, das sie verwendet. Bevor Sie also auf „Teammitglied hinzufügen“ klicken, sollten Sie die folgenden grundlegenden Best Practices berücksichtigen:

✅ Definieren Sie Eigentum: Ordnen Sie E-Mails eindeutig zu, sodass kein „Wer hat darauf geantwortet?“ Verwirrung.

✅ Richten Sie Filter und Tags ein: Hilft bei der Kategorisierung von E-Mails und verbessert die Workflow-Effizienz.

✅ Trainiere dein Team: Jeder sollte die Logik und Etikette des gemeinsamen Posteingangs verstehen.

✅ Überwachen Sie die Leistung: Verwenden Sie Analysen, um Trends zu verstehen und Arbeitsabläufe zu optimieren.

❌ Passwörter nicht teilen: Es ist unsicher und nicht skalierbar. Verwenden Sie Tools mit den richtigen Benutzerrollen.

❌ Ignoriere die Funktionen für die Zusammenarbeit nicht: Nutzen Sie Notizen, Aufgaben und Automatisierungen.

❌ Überlasten Sie nicht eine Person: Verteilen Sie Aufgaben fair mithilfe von Automatisierung (wie Round Robin Regeln) wo möglich.

Fazit: Warum Gmelius der einfache, skalierbare Weg zum Teilen von Posteingängen ist

E-Mail geht nirgendwohin. Trotz des Aufstiegs von Chat-Apps und Tools für die Zusammenarbeit zeigen Studien, dass E-Mail für Unternehmen weltweit nach wie vor der am häufigsten genutzte und vertrauenswürdigste Kommunikationskanal ist.

Der traditionelle Posteingang war jedoch nicht für Teams konzipiert. Es mangelt ihm an Sichtbarkeit, Rechenschaftspflicht und Struktur. An dieser Stelle kommt ein moderner gemeinsamer Posteingang — insbesondere einer wie Gmelius — ins Spiel. Es verbindet die Einfachheit von Gmail mit der Leistungsfähigkeit der Teamzusammenarbeit: Aufgaben, Zusammenarbeit in Echtzeit, interne Notizen, Automatisierung und Analysen — so wird Ihr Posteingang zu einem echten Produktivitätszentrum.

👉 Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion.

Referenzen:

• HBR — So verbringen Sie jeden Tag viel weniger Zeit mit E-Mails
• Zendesk Omnichannel-Leitfaden

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