3 Tools für die Online-Zusammenarbeit, die für Ihre Teams unverzichtbar sind

Online-Zusammenarbeit ist zunehmend zur wichtigsten Methode für Teams geworden, um an einer Vielzahl von Aufgaben zusammenzuarbeiten. Tools für die Online-Zusammenarbeit für Unternehmen erleichtern den Prozess, indem sie eine Plattform bieten, die Teammitglieder unabhängig von ihrem Standort oder ihrer Zeitzone in einem digitalen Raum zusammenbringt.

Seit Jahren ist die persönliche Zusammenarbeit die bevorzugte Methode für Teams, die zusammenarbeiten. Die heutige digitale Welt hat jedoch den Arbeitsplatz verändert, nachdem innovative Tools zur Optimierung der Online-Kommunikations- und Kooperationsmöglichkeiten eingeführt wurden.

Die unbestreitbaren Vorteile der Online-Zusammenarbeit

Der Ausbruch der COVID-19-Pandemie brachte enorme Veränderungen für Unternehmen mit sich. Obligatorische Sperrungen trieben die Mitarbeiter dazu, ihre persönlichen Büroumgebungen zu verlassen, und erforderten eine Anpassung an neue, mobile Arbeitsumgebungen. Obwohl diese Änderungen für viele Unternehmen das Ende bedeuteten, führten sie auch zu einer Anstieg um 44% in digitalen Technologien von 2019 bis 2021.

1. Produktivität

In diesem Jahr sind viele Unternehmen zu hybriden oder persönlichen Arbeitsumgebungen zurückgekehrt. Der Nutzen von Tools für die Online-Zusammenarbeit geht jedoch nicht verloren. Tatsächlich hatte der jüngste Technologieschub erhebliche Auswirkungen auf die Belegschaft, da er die Kommunikation verbesserte, eine flexible Terminplanung ermöglichte und die Effizienz und Produktivität der Teams steigerte.

Während die persönliche Zusammenarbeit für Teams viele Vorteile bietet, wie z. B. sofortige Kommunikation und die Möglichkeit, persönliche Beziehungen aufzubauen, können Tools für die Online-Zusammenarbeit tatsächlich die produktive Arbeit steigern. Sie reduzieren die üblichen Ablenkungen im Büro und ermöglichen es den Teammitgliedern, unabhängig vom Standort bequem zusammenzuarbeiten.

2. Zugang und Inklusivität

Ein weiterer, unerwarteter Vorteil war das Gefühl von Inklusivität zwischen Teams, die sich auf ihre Fähigkeit stützen, kontinuierlich Ideen auszutauschen. In Ermangelung eines solchen unbegrenzten Zugangs zur Zusammenarbeit fehlt diese Art von Kameradschaft innerhalb der Crowd bei der persönlichen Zusammenarbeit oft.

Durch die Arbeit auf einer einheitlichen Plattform kann jedes Teammitglied (digital) in Echtzeit gesehen und gehört werden. Tools für die digitale Zusammenarbeit eröffnen Möglichkeiten zur Inklusion; sie bieten mehr Mitarbeitern bessere Zugänglichkeit zu Besprechungen und Diskussionen, die sie möglicherweise in persönlichen Büroumgebungen verpasst haben.

Online-Besprechungen geben Teammitgliedern eine Stimme, die sich zu unwohl fühlen, um Ideen in einem überfüllten Besprechungsraum auszutauschen — entweder aufgrund einer tief sitzenden Angst, in der Öffentlichkeit zu sprechen, oder aus Angst, geschlossen zu werden oder von anderen, lauteren Teammitgliedern überredet zu werden.

Diese Art von unbewusste Voreingenommenheit ist seit langem ein erhebliches Problem in der Belegschaft, das mithilfe von Tools für die Online-Zusammenarbeit gelöst werden kann. Solche Kommunikationsinstrumente fördern offene und kontinuierliche Diskussionen, die online in einem strukturierten und organisierten Format geführt werden.

Jede Information ist als Referenz klar dokumentiert, was Teams, die eine große Arbeitslast bewältigen, die Navigation erleichtert.

3. Kosteneinsparungen

Ein weiterer bemerkenswerter Vorteil der Online-Zusammenarbeit ist Reduzierung der Gemeinkosten. Während für die persönliche Zusammenarbeit ein physischer Standort erforderlich ist, um die Mitarbeiter unterzubringen, müssen Unternehmen, die remote arbeiten, keine Büroräume mieten. Stattdessen können die Einsparungen für Tools zur Online-Zusammenarbeit verwendet werden, die die Produktivität weiter steigern und zu einem höheren ROI führen.

Die besten Tools für die Online-Zusammenarbeit für Unternehmen

Tools für die Online-Zusammenarbeit for Business revolutionieren Sie die Arbeitsweise von Teams, indem Sie eine sichere Plattform bieten, auf der Sie Ideen austauschen, Gespräche aufzeichnen und zusammenarbeiten können, unabhängig davon, wo sich Ihre Teammitglieder befinden. Es mag jedoch überwältigend erscheinen, wenn man alle verfügbaren Optionen untersucht.

Obwohl Sie nicht durch die Größe Ihres Teams begrenzt sind, ist dies ein nützlicher Referenzparameter, mit dem Sie Ihre Auswahl bei der Bewertung der Nützlichkeit eines Tools einschränken können. Sie können mit einem Team von 2 bis 5 Mitgliedern an einem Inbetriebnahme, in einem kleines Unternehmen (weniger als 75 Mitarbeiter), ein mittleres Niveau Unternehmen (75-400 Mitarbeiter) oder in einem der vielen Teams auf der ganzen Welt, Unternehmensebene Konzern.

Der Schlüssel liegt darin, Tools zu finden, die den Anforderungen Ihres Teams entsprechen und mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skaliert werden können. Noch wichtiger ist, dass Online-Tools alle Ihre Geschäftsanforderungen erfüllen sollten, einschließlich synchroner und asynchroner Kommunikationskanäle.

Die meisten Unternehmen arbeiten mit asynchrone Kommunikation; diese Nachrichten erfordern keine sofortige Antwort, aber einige Mitarbeiter bevorzugen die Option, sofortige Antworten zu erhalten (auch bekannt als synchron Kommunikation). E-Mail ist ein Hauptbeispiel für asynchrone Kommunikation, wohingegen Instant-Messaging-Tools oder Telefonanrufe synchron funktionieren.

Einige Beispiele für Tools für die Online-Zusammenarbeit für Unternehmen umfassen Online-Dokumente, die eine Bearbeitung in Echtzeit ermöglichen, Projektmanagement-Plattformen und gemeinsam genutzte E-Mail-Postfächer — alle bieten asynchrone und synchrone Kommunikationsmethoden.

Schauen wir uns einige der am häufigsten verwendeten Tools für die Online-Zusammenarbeit genauer an und erfahren, wie sie Unternehmen unterschiedlicher Größe unterstützen können.

1. Tools für Sofortnachrichten

Die Fähigkeit, Nachrichten zu senden und eine sofortige Antwort zu erhalten, ist für Unternehmen jeder Größe erforderlich. Diese Art von synchronen Kommunikationsmethoden ermöglicht es den Mitarbeitern, die Kommunikation zu optimieren und gleichzeitig über einen Desktop oder ein Mobilgerät online in Verbindung zu bleiben.

Für ein kleines Startup-Unternehmen Slack ist eine benutzerfreundliche Plattform, die es Mitarbeitern ermöglicht, spezifische Kanäle für verschiedene Unternehmensfunktionen aufzubauen. Ein Slack-Kanal ist ein Bereich zur Diskussion eines Themas oder Themas, in dem bestimmte Teammitglieder eingeladen werden können, um Fragen zum Kundensupport, Lieferfristen oder Marketinginitiativen zu besprechen.

Einige Kanäle bieten die Möglichkeit, Menschen mit gemeinsamen Interessen miteinander zu verbinden, z. B. ein Firmenbuchclub, ein Forum für psychische Gesundheit oder ein Netzwerkkanal für Buchhalter in verschiedenen Unternehmen.

Den Mitarbeitern einen eigenen Raum für unterschiedliche Interessen zu bieten, kann einzigartige Möglichkeiten der Zusammenarbeit schaffen, die auch für ein Unternehmen, das gerade erst am Anfang steht, kostenlos sind. Der kostenlose Tarif von Slack bietet Zugriff auf 10.000 der neuesten Nachrichten deines Teams sowie 10 Integrationen mit anderen Apps wie Google Drive, Office 365 und mehr.

Kostenpflichtige Pro- und Business-Tarife eignen sich für wachsende Unternehmen oder kleine bis mittlere Unternehmen.

2. Geteilte E-Mail-Postfächer

Geteilte Posteingänge sind Tools für die Zusammenarbeit, mit denen Unternehmens-E-Mail-Adressen effizient verwaltet werden können. Anstatt separate Unternehmenspostfächer mit unterschiedlichen Logins und Passwörtern zu verwalten, ermöglichen gemeinsame Posteingänge Teams, mehrere E-Mail-Adressen zusammen an einem Standort zu verwalten.

In vielen gemeinsam genutzten Postfächern fehlt es jedoch an Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, sodass die Teammitglieder raten können, wer auf welche E-Mail geantwortet hat — all diese Verwirrung führt oft zu doppelten Antworten oder gar zu fehlenden Antworten.

Gmelius, eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform für Gmail, bietet einen gemeinsamen Posteingang mit Funktionen für die Zusammenarbeit, die sich perfekt für große und kleine Teams eignen.

Gmelius ermöglicht es Teams, sich mit ihrem eigenen Gmail-Konto anzumelden, um die vom Unternehmen geteilten E-Mail-Adressen einzusehen. Darüber hinaus bietet Gmelius Teams auch die Möglichkeit, Konversationen zuzuweisen und zu delegieren, Gmail-Labels zu teilen, persönliche E-Mail-Notizen in die Seitenränder einer E-Mail zu schreiben und Prozesse mit einzigartigen Funktionen zu automatisieren Regeln für die Workflow-Automatisierung.

Der gemeinsame Posteingang von Gmelius gibt Unternehmen einen klaren Überblick über den Betrieb und bietet auch andere nützliche Integrationen. Alles ist über Gmail zugänglich, was es für Startups benutzerfreundlich macht und für mittlere bis große Unternehmen einfach skalierbar ist.

Testen Sie Gmelius hier kostenlos.

3. Lösungen für das Projektmanagement

Projektmanagement erfordert die Zusammenarbeit der Teammitglieder, aber für Teams ist es oft schwierig, Kontakte zu knüpfen. Projektmanagement-Lösungen wie Trello, Asana und Anwendungen zur Listenerstellung im Kanban-Stil helfen Teams dabei, Projektaufgaben gemeinsam in einem organisierten Format zu organisieren.

Die persönliche Zusammenarbeit erfordert viel mehr Aufwand, um Besprechungen zu planen und mehrere Nachrichten hin und her zu organisieren, um die Projektdetails zu koordinieren.

Online-Projektmanagementlösungen reduzieren Kommunikationsfehler sowie die Koordinationszeit zwischen Teams. Für größere Unternehmen ist eine effiziente Kommunikation ein Muss. Trello ermöglicht es Teams, Boards zu bestimmten Projekten zu erstellen, die den Teammitgliedern zur Klärung zugewiesen werden können.

Mittlere bis große Unternehmen können von Tools für die Zusammenarbeit profitieren, die der Organisation Priorität einräumen, da die Verwaltung mehrerer Projekte mit Hunderten von Mitarbeitern kompliziert werden kann.

Zum Beispiel ein Logistikunternehmen Wer für große Sendungen zuständig ist, muss über einen organisierten, gut dokumentierten Prozess verfügen, um erfolgreiche Lieferungen sicherzustellen. Anstatt Frachtbriefe über Telefonanrufe oder endlose E-Mail-Threads zu koordinieren, verfolgen Online-Projektmanagementlösungen Bestellungen visuell, sodass Sie sehen die Phase jeder Lieferung sowie das zugewiesene Teammitglied, das dafür verantwortlich ist.

Gmelius bietet Gmail-Kanban-Boards, die in Echtzeit mit Trello synchronisiert werden können, um Unternehmen jeder Größe dabei zu helfen, Aufgaben effizienter zu verwalten. Die folgende Abbildung zeigt, wie Teams Aufgaben trennen und sie bestimmten Teammitgliedern mit Fälligkeitsdaten, Prioritätsstufen und Anmerkungen zum Status zuweisen können.

Fazit

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Online-Zusammenarbeit liegt darin, die richtigen Tools für Ihr Unternehmen zu finden und dann zu nutzen. Die Online-Zusammenarbeit ist für Unternehmen angesichts der zunehmenden digitalen Abläufe immer wichtiger geworden. Die Verwendung eines Tools wie Gmelius ermöglicht es Teams, Projekte zu verwalten, sich über Slack und andere Messaging-Tools zu verbinden und von einem gemeinsamen Posteingang aus zu arbeiten — alles von einer Kollaborationsplattform aus.

Es ist nur ein minimaler Schulungsaufwand erforderlich, was eine einfache Implementierung für Teams von 10, 20 oder 500 Personen ermöglicht. Starten Sie noch heute kostenlos!

Gmelius bietet unzählige Tools für die Online-Zusammenarbeit für Unternehmen. Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius darauf ausgelegt ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.

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