So richten Sie einen Posteingang für die Zusammenarbeit ein, um Projektgewinne zu erzielen

Erfolgreiche Kommunikation kann den Unterschied zwischen effektiver projektleitung und Aufgaben nachzujagen, die durchs Raster gefallen sind. Da immer mehr Unternehmen aus der Ferne arbeiten, wird es schwierig, Möglichkeiten zur Zusammenarbeit zu finden.

Da E-Mail ein integraler Bestandteil der Projektkoordination ist, müssen Unternehmen bessere Wege finden, um die Zusammenarbeit in diesem wichtigen Kanal zu fördern.

Ursprünglich für Einzelnachrichten gedacht, hat E-Mail seit ihrer Gründung einen langen Weg zurückgelegt. Auf einigen E-Mail-Plattformen fehlen jedoch immer noch die fortschrittlichen Funktionen für die Zusammenarbeit, die für moderne Teams erforderlich sind. Ein Posteingang für die Zusammenarbeit bietet Teams mehr Möglichkeiten, zusammenzuarbeiten und Aufgaben effizient zu organisieren, unabhängig davon, wo sich die Teammitglieder befinden.

Teams können E-Mails als Aufgaben zuweisen, Aufgaben delegieren, Teammitglieder zur Rechenschaft ziehen und Arbeitsabläufe automatisieren, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu verbessern. Wenn Sie recherchieren, wie Sie einen Posteingang für die Zusammenarbeit einrichten können, hilft Ihnen dieser Artikel beim Einstieg.

Was ist ein Collaboration-Posteingang?

Ein Collaboration-Posteingang zentralisiert die E-Mail-Kommunikation des Teams über einen Posteingang. Die Nutzung eines einheitlichen Standorts gibt Teams die Möglichkeit, E-Mails gemeinsam zu beantworten, zu senden und zu organisieren sowie gemeinsam genutzte Unternehmens-E-Mail-Adressen wie support@ [companyname.com] oder sales@ [companyname.com] zu verwalten.

Bei der Recherche, wie man einen Collaboration-Posteingang einrichtet, tauchen vielleicht vertraute Begriffe wie „geteilter Posteingang“ auf. EIN geteilter Posteingang und andere Lösungen, wie eine Google-Gruppe oder eine Office 365-Gruppe, ermöglichen es Teams, in einem E-Mail-Posteingang zusammenzuarbeiten, um die Kommunikation und die Projektabläufe zu optimieren.

Jede Plattform variiert jedoch je nach den verfügbaren Funktionen. Beispielsweise fungiert eine Google-Gruppe eher wie eine Verteiler-E-Mail-Liste für Teams, wohingegen ein gemeinsam genutzter Posteingang mehr Funktionen für die Zusammenarbeit bietet. In Kombination mit Funktionen für die Zusammenarbeit wie visuellen Projektmanagement-Tools und Integrationsoptionen bietet ein gemeinsam genutzter Standardposteingang Ihren Teams die meisten Erfolgschancen.

Warum Ihr Team einen E-Mail-Posteingang für die Zusammenarbeit benötigt

Produktive Teamarbeit hängt von einer effektiven Teamkommunikation ab. Teammitglieder und Manager, die während eines Projekts in Verbindung bleiben, erzielen mit größter Wahrscheinlichkeit positive Ergebnisse.

Aufgrund der zunehmenden Beliebtheit von Telearbeit suchen viele Unternehmen nach Lösungen, die über E-Mails hinausgehen, um die Zusammenarbeit zu fördern und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern zu verbessern. Als Ergebnis, Teams verwalten häufig zusätzlich zu regulären E-Mails auch Benachrichtigungen aus Zusatzanwendungen.

Das Hin- und Herschalten zwischen diesen Anwendungen lenkt jedoch Zeit und Aufmerksamkeit von wichtigen Arbeitsaufgaben ab. Die All-in-One-Plattform eines Collaboration-Posteingangs ermöglicht es Teams Projektkommunikation verwalten effektiv und spart gleichzeitig Zeit, die sonst für das Einloggen in verschiedene Anwendungen aufgewendet werden müsste.

Posteingänge für die Zusammenarbeit können Ihren Teams helfen, weniger Zeit zu verbringen leitend und mehr Zeit funktionierend indem wir die interne und externe Kommunikation beschleunigen, Kontext hinzufügen, Aufgaben rationalisieren und letztendlich den Arbeitsablauf verbessern.

Machen Sie Gmail zum Projektmanagement-Arbeitsbereich Ihres Teams

Als umfassendes Kommunikations- und Kollaborationstool hilft Gmelius Teammitgliedern dabei, E-Mails zu kontrollieren, die Kommunikation zu verbessern und Arbeitslasten effektiv zu verteilen — alles innerhalb des Gmail-Ökosystems.

Als Gmelius die Notwendigkeit einer verstärkten Teamzusammenarbeit erkannte, stellte sich das Unternehmen einen gemeinsamen Posteingang als leistungsstarke Lösung vor, die Gmail als Zusammenarbeit Werkzeug. Das heißt, anstatt separate oder unbekannte Plattformen zu verwenden, verbindet Gmelius Ihr Team mit kollaborativen Funktionen innerhalb der eigenen Gmail-Konten.

Gmelius hilft Ihren Teams bei der Zusammenarbeit über gemeinsame Posteingänge und E-Mail-Funktionen für die Zusammenarbeit, damit Ihr Unternehmen die Projektabläufe optimieren und den Teamerfolg steigern kann.

So richten Sie einen Collaboration-Posteingang ein

Nach der Installation von Gmelius hat jedes Teammitglied die Möglichkeit, mit jeder eingehenden E-Mail zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Egal, ob Ihr Team aus der Ferne oder im Büro arbeitet, die Koordination von Projekten ist eine Herausforderung. Gmelius ermöglicht eine bessere Kommunikation durch einzigartige Tools, die zur Optimierung der Arbeitsabläufe entwickelt wurden. Die Tools für die Zusammenarbeit, die Gmelius anbietet, können Teams helfen:

Schritt 1: Rechenschaftspflicht sicherstellen

Der erste Schritt beim Erstellen eines Posteingangs für die Zusammenarbeit besteht darin, den Teammitgliedern Berechtigungen zu erteilen. Dieser Prozess führt zu einer klaren Delegation von E-Mail-Aufgaben. Ein einheitlicher gemeinsamer Posteingang kann es schwierig machen, zu erkennen, wer an was arbeitet. Gmelius hat jedoch eine wirklich kollaborative Posteingangslösung entwickelt, die es Teams ermöglicht, E-Mails zuzuweisen und zu delegieren, um allen ein klares Verständnis der individuellen Verantwortlichkeiten zu vermitteln.

Zusätzlich zu klaren Aufgaben kann Ihr Team sich gegenseitig zur Rechenschaft ziehen, indem es Stichwörter verwendet, um die Priorität oder Dringlichkeit einer Nachricht anzugeben. Prioritäts-Tags stellen sicher, dass Teammitglieder E-Mails mit hoher Priorität zuerst bearbeiten, und der sichtbare Status hilft den Teammitgliedern, weiterzumachen, bis sie eine Lösung gefunden haben.

Die Arbeit mit großen Teams kann Unternehmen, die Rechenschaftssysteme einrichten wollen, vor Schwierigkeiten stellen. Diese Herausforderungen treten auf, wenn E-Mails ungelesen oder Aufgaben unerledigt bleiben. Das Gleiche gilt für kleine Unternehmen, in denen ein einzelner Mitarbeiter mit mehreren Rollen jongliert. In einem kollaborativen Posteingang ist eine einzelne Person für eine Aufgabe verantwortlich und bietet gleichzeitig klare Kommunikationswege.

Schritt 2: Kontext zu Aufgaben hinzufügen

Gibt es eine bessere Möglichkeit, die Kommunikation zu verbessern, als die Möglichkeit zu haben, ein wörtliches Gespräch in der Seitenleiste neben einer E-Mail abzuhalten? Gmelius macht es überflüssig, eine separate E-Mail zu senden oder Nachrichten auf einer anderen Plattform zu koordinieren, um eine Frage zu stellen. Stattdessen können Teammitglieder direkt in Gmail Kontext hinzufügen oder Bedenken ansprechen und erhalten sofort Feedback mit E-Mail-Notizen in Gmail.

Teammitglieder können jeder Kunden-E-Mail Mitarbeiter hinzufügen, um alle über die Projektkoordination auf dem Laufenden zu halten. Mitarbeiter können den gesamten Thread sehen, sind aber für externe Empfänger unsichtbar.

Zusätzlich Gmelius integriert sich in Gmail und Slack. Es ist nicht erforderlich, zwischen Kommunikationsplattformen hin und her zu wechseln. Gmelius liefert Antworten direkt über Slack, um Zeit zu sparen und die Antwortzeiten zu optimieren.

Schritt 3: Arbeitsabläufe organisieren

Wenn Ihr Team Gmail verwendet, sind Gmail-Labels ein bekanntes Konzept. Was Gmelius von ähnlichen Gmail-Plattformen unterscheidet, ist die Fähigkeit Gmail-Labels teilen mit anderen Teammitgliedern und arbeite an ihnen zusammen. Erstellen Sie einen strukturierten Arbeitsablauf, indem Sie E-Mails in entsprechenden Labels organisieren und diese dann mit den entsprechenden Teammitgliedern teilen.

Schritt 4: Projekte visualisieren

Visuelle Projektdarstellungen sind für Teams, die in einer digitalen Welt arbeiten, von entscheidender Bedeutung. Die Umwandlung von Projekten in Kanban-Boards verwandelt sie in eine visuelle Pipeline mit transparenten Bemühungen zur Erreichung eines gemeinsamen Ziels. In der Erkenntnis, dass jedes Projekt mit einer E-Mail beginnt, hat Gmelius ein einfaches Projektmanagement-Tool in Form eines Kanban-Boards entwickelt. Gmail-Kanban-Boards Verwandeln Sie einen Gmail-Posteingang in einen visuellen Arbeitsbereich.

Teams können eine Aufgabe aus einer E-Mail erstellen, sie zuweisen und sie während des gesamten Prozesses verfolgen. Ein überfüllter Posteingang kann mit nur wenigen Klicks dieses Management-Tools zu einem organisierten und nachverfolgbaren Projekt werden.

Teams können Gmail-Labels verwenden, um die Projektkoordination zu organisieren, indem sie ein Gmail-Label in ein Gmail-Kanban-Board umwandeln. Diese klare Kommunikationslinie und die visuelle Fähigkeit, eine Aufgabe von einer Spalte in eine andere zu verschieben, unterstützen ein erfolgreiches Projektmanagement.

Schritt 5: Optimieren Sie die Kommunikationsbemühungen

Die Automatisierung der „täglichen Arbeit“ oder der Aufgaben, vor denen sich Teams fürchten, ist der beste Weg, um die Koordinationszeit zu optimieren. Automatisierung funktioniert, indem es den Teammitgliedern ermöglicht, Auslöser auszuwählen und Bedingungen festzulegen, um Aufgaben zu rationalisieren, ohne den Arbeitstag zu unterbrechen.

Automatisierung ist besonders vorteilhaft, wenn Ihr Team ein Kanban-Board verwendet. Aufgaben, Unteraufgaben und Prioritätsstufen können alle automatisiert werden, um ein schnelleres Projektmanagement zu ermöglichen. Sie können den AI-Agenten auch verwenden, um Automatisierungsregeln mithilfe einfacher Eingabeaufforderungen zu erstellen.

Verwandeln Sie Ihren Posteingang in ein Kraftpaket für die Zusammenarbeit

Da Gmelius den E-Mail-Prozess Ihres Unternehmens optimiert, vereinfacht es auch Ihren Unternehmensposteingang, stärkt Ihr Team und kann problemlos an das Wachstum Ihres Unternehmens angepasst werden. Die Projektkoordination kann schwierig sein, aber unser kollaborativer Posteingang für Teams hilft dabei, die Lücke zwischen Projekten und E-Mails zu schließen.

Wenn du installiere Gmelius für Ihren Browser verwandeln Sie Ihren Gmail-Posteingang in eine intelligente und leistungsstarke Plattform für die Zusammenarbeit, um die Projektkommunikation zu optimieren und Projekte gemeinsam zu verwalten. Diese vereinten Bemühungen garantieren die bestmögliche Kommunikation, sodass Ihre Projekte pünktlich abgeschlossen werden.

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