Cómo compartir el acceso al correo de forma segura con un buzón compartido de Gmail

El correo electrónico es el sistema nervioso de su empresa. Es el lugar en el que convergen todas las decisiones, los entregables y las directivas. Sin embargo, cuando surge la necesidad de compartir el acceso a ese sistema (ya sea para cubrir, delegar o colaborar), la mayoría de los equipos siguen optando por soluciones alternativas arriesgadas y arcaicas.

Si el correo electrónico es de misión crítica, ¿por qué muchos de nosotros tratamos su seguridad como una idea de último momento?

Por qué es posible que necesite compartir el acceso al correo electrónico

Ya seas el fundador de una startup que se ahoga en consultas de inversores, un líder de atención al cliente que gestiona docenas de casos por hora o un director de ventas que quiere que un colega haga un seguimiento de un cliente potencial mientras estás fuera, colaboración en bandeja de entrada no es opcional. Algunas de las razones más comunes por las que podrías necesitar compartir el acceso a tu cuenta de Gmail son:

• Delegación ejecutiva: Quieres que tu asistente administre tu bandeja de entrada, responda en tu nombre u organice tus correos electrónicos.

• Cobertura de atención al cliente: Estás entregando una conversación o una entrada a un compañero de equipo que no estaba originalmente en el hilo.

• Transparencia del equipo: Quieres que un colega vea un hilo de conversación para ofrecer un mejor contexto para una reunión o una decisión.

• Colaboración de ventas: La negociación se está preparando y varias partes interesadas de tu equipo necesitan estar atentos a las últimas comunicaciones con los compradores.

• Cobertura fuera de la oficina: Estás de baja temporal o médica y quieres que un compañero de equipo de confianza se encargue de las respuestas temporalmente.

¿Qué tienen en común todos estos escenarios? Rapidez, confianza y urgencia. Sin embargo, muchos equipos comparten el acceso al correo electrónico de maneras que debilitan activamente estos tres aspectos.

Los riesgos de compartir el acceso al correo electrónico mediante métodos de TI en la sombra

Esto es lo que suele ocurrir cuando alguien necesita acceso urgente a una bandeja de entrada: pide la contraseña. Lo que sigue a continuación suele ser un lío de soluciones informales. Analicemos los métodos más comunes (y peligrosos) de compartir el acceso al correo electrónico que se engloban bajo el paraguas de la «TI clandestina»:

1. Compartir contraseñas

Lo más obvio y peligroso es compartir la contraseña de Gmail (a través de Slack, mensajes de texto o correo electrónico) es una pesadilla de ciberseguridad. Olvídate de compartir correos electrónicos de forma segura, les estás dando acceso a tu Espacio de trabajo de Google cuenta, calendario, Drive y datos de la empresa potencialmente confidenciales. El propio Google advierte explícitamente contra esta práctica.

2. Enviar capturas de pantalla por correo electrónico

Es el equivalente digital de fotocopiar un documento confidencial y pegarlo en un tablón de anuncios público. Lleva mucho tiempo, es ineficiente y no ofrece ninguna interactividad. También abre la posibilidad de que la PII o el contexto confidencial (como las pestañas abiertas) queden expuestos de forma incontrolada.

3. Apuntar contraseñas

Ya sea en un Post-it que tienes debajo del teclado o en una hoja de cálculo compartida llamada «logins_final_final_v2», escribir las contraseñas es el mal hábito más antiguo del libro. Es un riesgo de cumplimiento y una señal de alerta de auditoría. Y todavía está en todas partes:37% muchos usuarios aún escriben sus contraseñas, y una razón común para ello es compartir el acceso al correo electrónico.

4. Uso de información de identificación personal (PII) como contraseñas

Decirle a alguien «es mi número de teléfono» puede parecer una forma más segura de compartir el acceso, técnicamente no es tu contraseña, ¿verdad? Incorrecto. Los números de teléfono, los cumpleaños y otra información personal son las primeras suposiciones en los ataques de fuerza bruta. Lo peor de todo es que no hay registro, revocación ni control una vez que se publica.

Cómo compartir el acceso al correo electrónico de forma segura: 2 métodos

Entonces, ¿cuál es la forma correcta de hacerlo? Los usuarios tienen dos opciones y sirven para casos de uso ligeramente diferentes.

Método 1: usar la configuración de delegación de Gmail

La delegación de Gmail es la forma integrada de Google de permitir que otra persona lea, envíe y elimine tus correos electrónicos sin compartir tu contraseña.

Así es como funciona:

1. Ve a la configuración de Gmail.
2. Añade otro usuario de Gmail como delegado.
3. Una vez aprobados, pueden acceder a tu bandeja de entrada desde su propia cuenta, sin necesidad de cambiar la contraseña.

Ventajas:

• Nativo de Gmail, no requiere instalación.
• Delegación sin contraseña.
• Los delegados pueden leer, enviar y archivar mensajes en su nombre.

Contras:

• No hay visibilidad en tiempo real de quién se encarga de qué. Todos los delegados pueden ver los mismos mensajes, pero no hay una coordinación integrada: no hay propiedad, no hay tareas ni se hace un seguimiento del estado.
• No hay ningún registro de auditoría más allá de las etiquetas de «enviado por». Los usuarios pueden ver quién respondió, pero no quién leyó, ignoró o borró algo.
• La búsqueda, los filtros y las etiquetas siguen siendo personales. Los delegados operan en su entorno, no en uno compartido. Lo que etiquetan u organizan no se traduce en todos los usuarios.
• Sin control centralizado ni escalabilidad. La delegación es de uno a uno o de pocos a uno. No puede operacionalizarla para varios equipos, grandes flujos de trabajo o grandes volúmenes.

Método 2: enviar un enlace permanente de correo electrónico seguro mediante una extensión de Gmail como Gmelius

Este método es ideal para cuando los usuarios necesitan colaborar en un correo electrónico o hilo específico sin tener que revisar toda su bandeja de entrada ni causar confusión en reenvíos interminables.

Gmelius te permite generar un enlace permanente seguro a una conversación de Gmail, que luego puedes compartir con un compañero de equipo en cualquier plataforma. Ya que tu compañero de equipo forma parte de la misma bandeja de entrada compartida, pueden hacer clic en el enlace y ver la cadena de correo electrónico en cuestión, sin comprometer la seguridad.

Así es como funciona:

1. Instala el Extensión Gmelius para Gmail.
2. Añade compañeros de equipo como participantes de la bandeja de entrada compartida.
3. Abre la cadena de correo electrónico que quieras compartir.
4. Haga clic en el icono de enlace en la parte superior derecha: GMELIUS genera una URL segura.

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5. Envía ese enlace a tu compañero de equipo a través de Slack, correo electrónico o cualquier aplicación de mensajería.

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6. Hacen clic en el enlace y ven el hilo desde su propia cuenta, sin reenvío, sin acceso a tu bandeja de entrada, sin compromiso.

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Es como compartir un documento de Google, pero para hilos de correo electrónico.

Ventajas:

• Control granular: Comparte solo lo que sea necesario, no toda tu bandeja de entrada.
• Sin compartir contraseñas: Los participantes de la bandeja de entrada compartida pueden ver automáticamente todo el hilo.
• Mayor contexto: En lugar de compartir un solo correo electrónico, el acceso a la conversación proporciona un mayor contexto.‍
• Visibilidad multifuncional: Comparta las conversaciones con los clientes entre los equipos de ventas, soporte y productos.

Limitaciones:

• Requiere que ambas partes usen la extensión Gmelius para una funcionalidad completa.
• Es más adecuado para entornos de equipo en lugar de para compartir información externa con clientes.

Cómo colaborar con tus compañeros de equipo de forma segura mediante una bandeja de entrada compartida

Además de compartir el acceso al correo electrónico, los equipos también necesitan saber quién responde, quién es el propietario de qué y si algo se le escapa. Una bandeja de entrada compartida soluciona este problema. En lugar de repartir correos electrónicos, todo el equipo trabaja desde el mismo lugar, con total visibilidad de cada conversación.

La necesidad de compartir el acceso al correo electrónico de forma segura es algo común indica que necesitas una bandeja de entrada compartida. Con Gmelius, los usuarios pueden lograr:

• Verdadera transparencia: Todos los miembros del equipo pueden ver, asignar y gestionar las conversaciones sin ponerse los pies en la piel de los demás.
• No más reenvíos ni BCC: Elimine el desorden, la confusión y las respuestas accidentales con el enrutamiento automático de correos electrónicos asistido por IA.
• Notas y etiquetas internas: Colabora en las cadenas de correo electrónico sin salir de Gmail.
• Actualizaciones en tiempo real: Sepa cuándo alguien responde a un hilo y evite respuestas duplicadas.
• Responsabilidad: Asigne propietarios, establezca fechas límite y realice un seguimiento de las métricas de rendimiento, como el tiempo de respuesta.

Este método también es más seguro que compartir el acceso al correo electrónico mediante técnicas de bricolaje.

• Sin inicios de sesión compartidos ni contraseñas de grupo.
• Acceso basado en roles: tú decides quién ve qué.
• Registros de auditoría centralizados: fáciles para el cumplimiento y la gobernanza.

Instalación de la extensión Gmelius para Gmail

En algún momento, todos los miembros del equipo deberán compartir un correo electrónico, un hilo o toda su bandeja de entrada. Pero la forma en que lo hagas (de forma segura, escalable e inteligente) depende totalmente de ti. Al instalar la extensión Gmelius, no solo estás protegiendo tu correo electrónico. Lo estás transformando en un centro de colaboración seguro, donde el acceso siempre está controlado y la visibilidad nunca va en detrimento de la seguridad.

Gmelius tarda menos de 2 minutos en configurarse. Pruébalo gratis.