Al hablar con clientes y clientes en entornos profesionales, las habilidades de comunicación son esenciales. Sin embargo, esta necesidad no reduce la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para redactar correos electrónicos bien pensados. Los mensajes que acompañan a los temas, como los comentarios posteriores a la compra, las facturas y la incorporación de empresas, contienen tanta información que es casi imposible escribir mensajes convincentes a diario.
La mejor manera de redactar rápidamente mensajes sobre asuntos comerciales delicados es aprovechar las plantillas de correo electrónico. Comprender cómo usar las plantillas de correo electrónico para las consultas comerciales es esencial para mejorar la cohesión de sus departamentos y aumentar la satisfacción del servicio de atención al cliente.
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Cómo crear las mejores plantillas de correo electrónico para empresas
Si bien los correos electrónicos empresariales deben ser específicos, los equipos pueden crear plantillas para ahorrar tiempo al redactar repetidamente la mayor parte de los mensajes y centrarse en personalizar los asuntos empresariales más delicados. El primer paso para crear una plantilla de correo electrónico es entender cómo escribir un correo electrónico empresarial.
Al crear cualquier correo electrónico empresarial, es importante mantener un tono profesional y escribe con claridad. Las instrucciones ambiguas y el exceso de información pueden confundir al destinatario, especialmente si el correo electrónico se refiere a un tema complejo.
Si el tono de un correo electrónico parece demasiado informal, los clientes podrían malinterpretarlo o sentir que no se les toma en serio. Del mismo modo, si un correo electrónico suena demasiado formal, los destinatarios pueden percibir el mensaje como impersonal y pensar que carece del cuidado y la atención necesarios para resolver el problema en cuestión.
Comunicación virtual por correo electrónico ya elimina la información contextual que los destinatarios pueden deducir de las señales visuales y el tono de voz. El uso de un estilo de escritura profesional que mantenga los mensajes concisos ayuda a los lectores a comprender el contexto y el tono de forma inmediata.
Detalles y ejemplos de plantillas de correo electrónico empresarial
Estos son algunos puntos clave que debes tener en cuenta al crear plantillas de correo electrónico empresarial.
Si te quedas perplejo a la hora de hacer manualidades plantillas de correo electrónico para empresas, escribe el correo electrónico como si te dirigieras a una persona específica y, más adelante, reemplaza los detalles del nombre y la dirección por espacios en blanco. El siguiente gráfico muestra cómo convertir un correo electrónico sobre procedimientos operativos estándar para nuevos empleados en una plantilla.
La eliminación de cualquier información específica, como el nombre, el número de teléfono o la dirección de correo electrónico, puede convertir un correo electrónico que se envía con frecuencia en una plantilla útil.
Añada más valor a sus plantillas de correo electrónico
Al crear plantillas de correo electrónico para empresas, es posible que te sientas limitado por las ofertas de correo electrónico tradicionales. Las integraciones y funciones externas pueden ayudar a acelerar este proceso y proporcionar soporte adicional para la redacción de plantillas de correo electrónico.
Funciones sofisticadas, como la capacidad de crear variables personalizadas para información específica, proporcionan un toque personalizado que muchos equipos pueden utilizar. Este tipo de personalización es posible con una solución que ofrece plantillas HTML a través del código fuente. Los editores pueden insertar tantas variables personalizadas como sean necesarias para crear plantillas de correo electrónico exitosas.
Además, la capacidad de compartir y sincronizar las plantillas de correo electrónico de mayor rendimiento de su equipo con el resto de la empresa es un activo del que carecen muchas otras soluciones. Gemelius, una solución colaborativa de correo electrónico para Gmail, ofrece borradores de correo electrónico compartidos y la posibilidad de compartir plantillas con cualquier miembro de tu equipo. Puedes acceder a las plantillas directamente desde la ventana de redacción, lo que permite a varios miembros del equipo redactar correos electrónicos juntos para mejorar la colaboración.
Ejemplos de las mejores plantillas de correo electrónico para empresas
Aquí hay dos ejemplos de las mejores plantillas de correo electrónico para empresas que abordan algunos de los mensajes más utilizados:
Seguimiento de ventas
Solicitudes de información
Crea las mejores plantillas empresariales con Gmelius
Una vez que hayas creado las plantillas que crees que más ayudarán a tu empresa, es el momento de compartirlas con tu equipo para que todos las usen. Sin embargo, muchas empresas no ofrecen este nivel de acceso compartido, por lo que los miembros deben copiar y pegar el contenido de las plantillas en los correos electrónicos cada vez.
El uso de funciones externas al entorno nativo de Gmail puede mejorar los tiempos de respuesta y la cohesión de tu equipo. Gmelius ofrece las funciones y integraciones necesario para crear plantillas de correo electrónico eficaces. Nuestra función de plantillas de correo electrónico ofrece recursos eficientes, que incluyen, entre otros:
- Creación de plantillas de código fuente HTML
- Sincronización de plantillas de empresa
- Respuestas automáticas
- Objetivos basados en el tiempo con reglas de SLA
- Análisis e información del correo electrónico
Con Gmelius, tus equipos pueden colaborar sin problemas para crear plantillas de correo electrónico de primera línea y comunicarse directamente desde sus cuentas de Gmail para ahorrar tiempo y aumentar la satisfacción de los clientes.
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