Wenn Sie mit Kunden und Kunden in einem professionellen Umfeld sprechen, sind Kommunikationsfähigkeiten unerlässlich. Diese Notwendigkeit reduziert jedoch nicht den Zeit- und Arbeitsaufwand, der für das Verfassen gut durchdachter E-Mails erforderlich ist. Nachrichten, die Themen wie Feedback nach dem Kauf, Rechnungen und Unternehmens-Onboarding begleiten, enthalten so viele Informationen, dass es fast unmöglich ist, täglich überzeugende Nachrichten zu verfassen.
Der beste Weg, um schnell Nachrichten zu sensiblen Geschäftsangelegenheiten zu verfassen, besteht darin, E-Mail-Vorlagen zu nutzen. Das Verständnis der Verwendung von E-Mail-Vorlagen für Geschäftsanfragen ist unerlässlich, um den Zusammenhalt Ihrer Abteilungen zu verbessern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
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So erstellen Sie die besten E-Mail-Vorlagen für Unternehmen
Geschäftliche E-Mails sollten zwar spezifisch sein, aber Teams können Vorlagen erstellen, um Zeit zu sparen, indem sie den Großteil der Nachrichten wiederholt verfassen und sich auf die Personalisierung sensiblerer Geschäftsangelegenheiten konzentrieren. Der erste Schritt bei der Erstellung einer E-Mail-Vorlage besteht darin, zu verstehen, wie eine geschäftliche E-Mail geschrieben wird.
Bei der Erstellung von Geschäfts-E-Mails ist es wichtig, eine professioneller Ton und klare Schreibweise. Mehrdeutige Anweisungen und zu viele Informationen können den Empfänger verwirren, insbesondere wenn die E-Mail ein komplexes Thema betrifft.
Wenn der Ton einer E-Mail zu informell wirkt, könnten Kunden und Kunden sie falsch lesen oder das Gefühl haben, nicht ernst genommen zu werden. Auch wenn eine E-Mail zu formell klingt, nehmen die Empfänger die Nachricht möglicherweise als unpersönlich wahr und denken, dass ihr die Sorgfalt und Aufmerksamkeit fehlt, die zur Lösung des jeweiligen Problems erforderlich sind.
Virtuelle Kommunikation Per E-Mail werden bereits Kontextinformationen entfernt, die Empfänger anhand visueller Hinweise und des Tonfalls ableiten können. Die Verwendung eines professionellen Schreibstils, der die Nachrichten auf den Punkt bringt, hilft den Lesern, den Kontext und den Ton sofort zu verstehen.
Details und Beispiele für Vorlagen für Geschäfts-E-Mails
Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie bei der Erstellung von E-Mail-Vorlagen für Unternehmen beachten sollten.
Wenn du beim Basteln ratlos bist E-Mail-Vorlagen für Unternehmen, schreiben Sie die E-Mail so, als würden Sie eine bestimmte Person ansprechen, und gehen Sie zurück und ersetzen Sie den Namen und die Adressdetails später durch leere Stellen. Die folgende Tabelle zeigt, wie Sie eine E-Mail über SOPs für neue Mitarbeiter in eine Vorlage umwandeln können.
Wenn Sie bestimmte Informationen wie Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse entfernen, kann aus einer häufig gesendeten E-Mail eine nützliche Vorlage werden.
Erhöhen Sie den Wert Ihrer E-Mail-Vorlagen
Bei der Erstellung von E-Mail-Vorlagen für Unternehmen fühlen Sie sich möglicherweise durch herkömmliche E-Mail-Angebote eingeschränkt. Externe Integrationen und Funktionen können diesen Prozess beschleunigen und zusätzliche Unterstützung beim Verfassen von E-Mail-Vorlagen bieten.
Durchdachte Funktionen, wie die Möglichkeit, benutzerdefinierte Variablen für bestimmte Informationen zu erstellen, bietet eine personalisierte Note, die viele Teams nutzen können. Diese Art der Anpassung ist mit einer Lösung möglich, die HTML-Vorlagen per Quellcode anbietet. Redakteure können so viele benutzerdefinierte Variablen einfügen, wie für die Erstellung erfolgreicher E-Mail-Vorlagen erforderlich sind.
Darüber hinaus ist die Möglichkeit, die leistungsstärksten E-Mail-Vorlagen Ihres Teams mit dem Rest Ihres Unternehmens zu teilen und zu synchronisieren, ein Vorteil, der vielen anderen Lösungen fehlt. Gmelius, eine kollaborative E-Mail-Lösung für Gmail, bietet geteilte E-Mail-Entwürfe und die Möglichkeit, Vorlagen mit jedem in Ihrem Team zu teilen. Vorlagen sind direkt über das Fenster „Verfassen“ zugänglich, sodass mehrere Teammitglieder gemeinsam E-Mails verfassen können, um die Zusammenarbeit zu verbessern.
Beispiele für Top-E-Mail-Vorlagen für Unternehmen
Hier sind zwei Beispiele für Top-E-Mail-Vorlagen für Unternehmen die einige der am häufigsten verwendeten Nachrichten adressieren:
Nachverfolgung von Verkäufen
Informationsanfragen
Erstellen Sie mit Gmelius die besten Geschäftsvorlagen
Sobald Sie die Vorlagen erstellt haben, von denen Sie glauben, dass sie Ihrem Unternehmen am meisten helfen, ist es an der Zeit, sie mit Ihrem Team zu teilen, damit alle sie verwenden können. Viele Unternehmen bieten diese Stufe des gemeinsamen Zugriffs jedoch nicht an, sodass die Mitglieder jedes Mal den Inhalt der Vorlage kopieren und in E-Mails einfügen müssen.
Die Verwendung von Funktionen außerhalb der nativen Gmail-Umgebung kann die Reaktionszeiten und den Zusammenhalt Ihres Teams verbessern. Gmelius bietet die Funktionen und Integrationen notwendig, um effektive E-Mail-Vorlagen zu erstellen. Unsere E-Mail-Vorlagenfunktion bietet effiziente Ressourcen, darunter, aber nicht beschränkt auf:
- Erstellen von HTML-Quellcode-Vorlagen
- Synchronisieren von Unternehmensvorlagen
- Automatische Antworten
- Zeitbasierte Ziele mit SLA-Regeln
- E-Mail-Analysen und Einblicke
Mit Gmelius können Ihre Teams nahtlos zusammenarbeiten, um erstklassige E-Mail-Vorlagen zu erstellen und direkt von ihren Gmail-Konten aus zu kommunizieren, um Zeit zu sparen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
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