A pesar de que se han creado, adoptado y desarrollado un millón de otras herramientas de colaboración desde el lanzamiento del correo electrónico en la década de 1970, el correo electrónico es Aún así el principal canal de comunicación para la gran mayoría de los trabajadores del conocimiento.
El correo electrónico se creó como una herramienta de comunicación individual, nunca se creó para que los miembros del equipo colaborar. Hasta el día de hoy, el correo electrónico por sí solo carece de colaboración en equipo.
Antes de profundizar, analicemos el estado actual de la colaboración por correo electrónico.
¿Qué es un correo electrónico de colaboración?
Para poder colaborar en el correo electrónico, los equipos suelen crear correos electrónicos grupales, como sales@ o [email protected], para poder gestionar los correos electrónicos entrantes de forma colectiva y compartir la carga de trabajo, a fin de ofrecer un tiempo de respuesta más rápido. Sin embargo, los correos electrónicos de colaboración suelen carecer de transparencia sobre quién está trabajando en qué y pueden resultar muy engorrosos de gestionar.
Casos de uso de correo electrónico de colaboración más comunes
Un correo electrónico colaborativo como sales@, billing@ o info@ se puede configurar de tres maneras diferentes:
- Una cuenta de correo electrónico/bandeja de entrada separada: Cada miembro del equipo tiene que iniciar sesión en una pestaña diferente (compartiendo contraseñas de forma insegura)
- Un alias de correo electrónico: se crea un alias como «[email protected]» y se reenvía a varias direcciones de correo electrónico. Actúa como un comodín para reenviar correos electrónicos a varias personas
- Un grupo de Google: al igual que el alias, los miembros del grupo reciben notificaciones de los correos electrónicos entrantes. También pueden administrarlos en la interfaz de Grupos de Google. Los Grupos de Google ofrecen una función de «bandeja de entrada colaborativa» que permite asignar correos electrónicos básicos y actualizar el estado dentro de los Grupos de Google (fuera de tu bandeja de entrada).
En todos los casos anteriores, es difícil saber quién ha leído, quién está trabajando o quién ya ha respondido a cada correo electrónico. Requiere muchas conjeturas, cambiar de pestaña y le quita tiempo al trabajo real. La falta de transparencia y propiedad conduce a errores como las respuestas dobles o los correos electrónicos que pasan desapercibidos.
Dificultades más comunes en la colaboración por correo electrónico
¿Cuáles son algunos ejemplos específicos de esto?
- Los alias de correo electrónico de la bandeja de entrada compartida (sales@, contact@, support@) no pueden mostrar los correos electrónicos en una bandeja de entrada, solo pueden reenviarlos a los miembros del equipo.
- Varias personas no pueden hacerlo fácilmente rastrear múltiples hilos de correo electrónico. Sí, puedes hacer cc: algunas personas, pero ¿y si la dirección de ventas quiere ver cómo les va a los diferentes representantes? No tiene sentido que tengan cc:ed on cada correo electrónico.
- No puedes intercambiar notas privadas sobre un correo electrónico con tus compañeros de trabajo.
- Una vez más, no puedes delegar fácilmente las respuestas por correo electrónico sin copiar a varias personas sobre y sobre otra vez. Para los equipos que utilizan bandejas de entrada compartidas, como sales@ o support@, cc:ing coworkers no es práctico, por lo que recurren a un software de mesa de ayuda caro y voluminoso. (¿Por qué no puedes hacerlo de forma predeterminada en tu bandeja de entrada?)
- No puedes asignar tareas y hacer un seguimiento del progreso con facilidad
Como estas cosas no se pueden hacer con el correo electrónico de forma predeterminada, las empresas acaban comprando diferentes opciones de software para gestionar estas diversas necesidades: software de gestión de proyectos para la delegación y el seguimiento de tareas, mensajería instantánea para notas privadas, software de mesa de ayuda para gestionar una bandeja de entrada compartida, etc.
Pero esto causa otro problema: la información está dispersa. ¿Dónde aceptaste esa única tarea? ¿A dónde te envió tu compañero de trabajo el enlace que necesitabas? ¿Dónde puedes hacer un seguimiento del estado de una oferta en la que estás trabajando?
Claves para una mejor herramienta de colaboración por correo electrónico
Si la colaboración por correo electrónico quiere ponerse a la altura de los procesos de trabajo modernos, necesitará una reforma seria. Hemos identificado algunos aspectos clave que son fundamentales para que los miembros del equipo colaboren en torno al correo electrónico y los detallamos a continuación. Estas funciones fundamentales de colaboración son el resultado directo de los problemas que queríamos resolver con Gmelius.
Trabaja en equipo compartiendo una bandeja de entrada
El primer aspecto de una excelente herramienta de colaboración por correo electrónico es una bandeja de entrada compartida. Los servidores de correo electrónico como Gmail solo han resuelto parcialmente este problema con los alias. Un alias funciona muy bien si quieres que varios miembros del equipo reciban un correo electrónico, pero si quieres hacer algo más, como hacer un seguimiento después del correo electrónico o delegar una tarea de estos correos electrónicos, vas a necesitar algo más sólido.
Los gerentes de ventas, por ejemplo, no pueden delegar con confianza clientes potenciales entrantes a su equipo desde una cuenta de correo electrónico sales@. De forma rutinaria, nos dicen cómo se hace el seguimiento de los clientes potenciales, pero luego los olvidan porque no forman parte de la bandeja de entrada real de un usuario. En Gmelius, hemos creado una bandeja de entrada compartida en la que puedes hacer un seguimiento del seguimiento de tu equipo sin preguntarte si se ha descuidado a un cliente potencial.
UN bandeja de entrada compartida en Gmelius también puede actuar como un sistema de venta de entradas. Para los equipos que necesitan ese tipo de funcionalidad (no solo los equipos de soporte, sino cualquier organización en la que varios miembros puedan responder a los correos electrónicos entrantes, y de hecho lo hacen), el software de soporte y los servicios de ayuda son complejos de usar, sin mencionar costosa.
La gran mayoría de los equipos de soporte utilizan el correo electrónico para comunicarse con los clientes, por lo que decidimos que el lugar ideal para gestionar los tickets o las solicitudes de soporte es el correo electrónico.
Los sistemas de mesa de ayuda más grandes pueden estar tan llenos de funciones que pueden tardar meses o incluso años en configurarse correctamente, pero una bandeja de entrada compartida le brinda las ventajas de la colaboración por correo electrónico sin la sobrecarga de un software complicado. Un ejemplo de esto es crear una bandeja de entrada con tu correo electrónico «support@» y gestionar todas las solicitudes entrantes de los clientes sin cambiar de pestaña.
Estos son solo un par de casos de uso que son posibles con una bandeja de entrada compartida, pero el punto es que tener la capacidad de que varios miembros de un equipo interactúen en una sola bandeja de entrada y deleguen, asignen y hagan un seguimiento desde allí es transformador para la colaboración por correo electrónico y los flujos de trabajo en equipo.
Sin embargo, una bandeja de entrada compartida es solo una idea posible para la colaboración en equipo. A continuación, hablemos sobre el uso de etiquetas compartidas para una mayor organización.
Las etiquetas compartidas «ordenan» tu bandeja de entrada
Compartir un correo electrónico mediante cc:ing y reenviarlo es lo que hacen la mayoría de los equipos para mantenerse informados de las diferentes conversaciones. Sin embargo, copiar todos los correos electrónicos de tu equipo no es práctico. Los equipos que confían en reenviar y recibir correos electrónicos de un lado a otro terminan con miles de correos electrónicos en su bandeja de entrada. En este proceso, encontrar conversaciones relacionadas con un cliente en particular es casi imposible. Por eso hemos creado una etiqueta compartida en Gmelius.
Las etiquetas compartidas le permiten, como agencia, rastrear todas las comunicaciones con los clientes en un solo lugar. Como puedes ver en la captura de pantalla anterior, puedes etiquetar un correo electrónico con un cliente específico y la conversación se sincronizará con la etiqueta compartida y podrá verla cualquier persona a la que le des acceso. La próxima vez que un empleado se enferme o esté de vacaciones, puedes ir a la etiqueta compartida para ver todas las comunicaciones recientes con el cliente y continuar donde las dejó.
Eso es una verdadera colaboración por correo electrónico.
Uno de los mayores problemas que nos dijeron los gerentes de ventas fue intentar mantenerse al día sobre la cartera de trabajo de un equipo. Además de estar pendientes de todos los correos electrónicos que envía su equipo, los gerentes de ventas recurren a sistemas de CRM demasiado complicados. Suponiendo que tus representantes de ventas realmente recuerden actualizar el CRM, seguirás teniendo información en diferentes lugares, navegando de un lado a otro para encontrar la comunicación más reciente.
Crear etiquetas compartidas para tu equipo en función de la región, el tamaño de la oferta o incluso el vendedor, para asegurarse de que las posibles ventas no pasen desapercibidas. Obtenga más información sobre cómo Gmelius puede ayudar.
Delegación: sincroniza las tareas en todo tu equipo
Para colaborar realmente en torno al correo electrónico, los equipos deben poder delegar tareas en los correos electrónicos que reciben. Muchos equipos suelen hacerlo recurriendo a otro correo electrónico o añadiendo otro correo electrónico otro herramienta para la gestión de tareas.
Al delegar un correo electrónico reenviándolo a un miembro del equipo, solo planteas más preguntas. ¿Cómo haces un seguimiento de a quién has delegado tareas? ¿Cómo sabes si se hace? ¿Cómo lo rastrean?
Por lo general, no tienes ni idea de si se hace porque lo están rastreando en su propia herramienta personal y tú no tienes visibilidad de lo que has delegado. Enviar más correos electrónicos no es la respuesta, y agregar más herramientas de colaboración en línea solo complica el proceso.
Delegación en Gmelius es tan sencillo como seleccionar el nombre del compañero de equipo al que quieres pasárselo, como se ve en la captura de pantalla anterior. A continuación, tu compañero de equipo recibirá automáticamente una notificación y tendrá la entero conversación de correo electrónico sincronizada con su bandeja de entrada.
Cuando asignas un correo electrónico, las respuestas de tus compañeros de equipo también se sincronizan automáticamente con tu bandeja de entrada. Esto te permite mantenerte al tanto de todas las comunicaciones futuras. También podrás ver la información de seguimiento asociada a los correos electrónicos.
Gmelius es un tablero Kanban y una gestión de proyectos ligera dentro de tu correo electrónico
Delegar es una cosa, pero los equipos de trabajo modernos deben realizar un seguimiento de las tareas delegadas, analizarlas y actualizar su estado. Para ello, los equipos suelen utilizar herramientas como Basecamp, Asana o Trello, pero descartan el correo electrónico por considerarlo una simple herramienta de comunicación. ¿Cuál es el problema con el uso de estas herramientas y el correo electrónico es que la información ahora está en lugares dispares, lo que la hace molesta e ineficiente.
Vimos la oportunidad de crear una herramienta ligera de gestión de proyectos en forma de tablero Kanban. La mayoría de las tareas de los trabajadores modernos provienen del correo electrónico, por lo que queríamos gestionarlas dentro Gmail.
Copiar y pegar tareas del correo electrónico en las herramientas de gestión de proyectos acaba requiriendo duplicar el trabajo mientras usa dos herramientas. Además, las herramientas no integran ni actualizan automáticamente la información, por lo que las conversaciones comienzan a tener lugar en varios lugares. No hay confianza en que tu «lista de tareas pendientes» vaya a ser abordada, ya que todo depende de diferentes herramientas.
El Tablero Gmelius Kanban como se muestra arriba, le permite crear una tarea a partir de un correo electrónico, asignarla y hacer un seguimiento de ella durante todo el proceso. Hemos incorporado aún más detalles a las tareas añadiendo notas, fechas límite y otros detalles relevantes para la colaboración en equipo. Tu abarrotada bandeja de entrada se convierte entonces en una herramienta de gestión de proyectos organizada y rastreable.
Las notas de correo electrónico son conversaciones privadas para ti y tu equipo
A nadie le gusta sacar sus trapos sucios. Solo en el correo electrónico, las conversaciones privadas deben tener lugar en correos electrónicos separados, lo que genera múltiples hilos y no tiene contexto en lo que se está discutiendo. Queríamos que los compañeros de equipo pudieran comunicarse y, al mismo tiempo, poder hablar de asuntos delicados en privado. Ni siquiera las herramientas de gestión de proyectos tienen la capacidad de ocultar estas conversaciones, por lo que todo el mundo acaba viéndolas, lo quieras o no.
Notas por correo electrónico en Gmelius se muestran justo al lado de la cadena de correo electrónico, lo que le brinda un contexto rápido de la discusión. Hemos eliminado la necesidad de buscar la información en Slack o en otra herramienta. Todas las notas están organizadas y disponibles cuando las necesites.
Conclusión: subir de nivel la colaboración por correo electrónico
Imagina la experiencia de colaboración por correo electrónico perfecta: compartir notas privadas sobre un cliente potencial, delegar tareas de soporte y trabajar en equipo en una bandeja de entrada compartida. Además, todo se hace en tiempo real. Ahora, imagina si pudieras tener esta colaboración sin siquiera salir de tu bandeja de entrada. Creamos Gmelius como un software de colaboración por correo electrónico que se encuentra dentro de tu bandeja de entrada. Gmelius potencia el correo electrónico para que se convierta en la herramienta de colaboración que siempre quisimos para resolver nuestros problemas.
Todas nuestras conversaciones con los gerentes de ventas, las agencias y los equipos de atención al cliente nos llevaron a crear estas funciones clave para Gmelius. Esperábamos crear algo muy diferente a las herramientas genéricas disponibles, y creemos que lo hemos conseguido. Si eres como la mayoría de las personas y pasas la mayor parte del día en tu bandeja de entrada intentando colaborar con otros miembros del equipo, queremos que veas lo que es posible con Gmelius.
Pruébalo gratis, y descubre cómo el «correo electrónico mejorado» puede ayudarte a recuperar el día.
