Trotz einer Million anderer Tools für die Zusammenarbeit, die seit der Einführung von E-Mail in den 1970er Jahren entwickelt, eingeführt und erweitert wurden, ist E-Mail noch der primäre Kommunikationskanal für die überwiegende Mehrheit der Wissensarbeiter.
E-Mail wurde als 1-zu-1-Kommunikationstool entwickelt, es wurde nie so konzipiert, dass Teammitglieder zusammenarbeiten. Bis heute mangelt es E-Mails an sich in Bezug auf die Teamzusammenarbeit.
Bevor wir uns eingehend damit befassen, schauen wir uns den aktuellen Stand der E-Mail-Zusammenarbeit an.
Was ist eine Collaboration-E-Mail?
Um an E-Mails zusammenarbeiten zu können, erstellen Teams in der Regel Gruppen-E-Mails wie sales@ oder [email protected], damit sie eingehende E-Mails gemeinsam bearbeiten und die Arbeitslast teilen können, um eine schnellere Reaktionszeit zu gewährleisten. Bei E-Mails zur Zusammenarbeit fehlt es jedoch in der Regel an Transparenz darüber, wer woran arbeitet, und die Verwaltung kann sehr umständlich werden.
Die häufigsten E-Mail-Anwendungsfälle für die Zusammenarbeit
Eine E-Mail für die Zusammenarbeit wie sales@, billing@ oder info@ kann auf drei verschiedene Arten eingerichtet werden:
- Ein separates E-Mail-Konto/Posteingang: Jedes Teammitglied muss sich auf einem separaten Tab anmelden (durch unsicheres Teilen von Passwörtern)
- Ein E-Mail-Alias — Sie erstellen einen Alias wie „[email protected]“ und lassen ihn an mehrere E-Mail-Adressen weiterleiten. Es dient als Alleskönner, um E-Mails an mehrere Personen weiterzuleiten
- Eine Google-Gruppe — ähnlich wie beim Alias werden Mitglieder der Gruppe über eingehende E-Mails informiert. Sie können sie auch in der Google Groups-Oberfläche verwalten. Google Groups bieten eine „kollaborative Posteingangsfunktion“, die grundlegende E-Mail-Zuweisungen und Statusaktualisierungen innerhalb von Google Groups (außerhalb Ihres Posteingangs) ermöglicht.
In allen oben genannten Fällen ist es schwierig zu wissen, wer jede E-Mail gelesen hat, wer daran arbeitet oder wer bereits auf jede E-Mail geantwortet hat. Es erfordert viel Rätselraten, das Wechseln der Tabs und nimmt Ihnen Zeit für die eigentliche Arbeit. Der Mangel an Transparenz und Eigenverantwortung führt zu Fehlern wie doppelten Antworten oder dem Durchrutschen von E-Mails.
Die häufigsten Fallstricke bei der E-Mail-Zusammenarbeit
Was sind einige konkrete Beispiele dafür?
- E-Mail-Aliase für geteilte Posteingänge — sales@, contact@, support@ — können keine E-Mails in einem Posteingang anzeigen, sie können sie nur an Teammitglieder weiterleiten.
- Mehrere Personen können das nicht einfach mehrere E-Mail-Threads verfolgen. Ja, Sie können CC: ein paar Leute, aber was ist, wenn das Vertriebsmanagement sehen möchte, wie es verschiedenen Vertriebsmitarbeitern geht? Es macht keinen Sinn, wenn sie auf cc:ed gesetzt werden jeden E-Mail.
- Sie können keine privaten Notizen über eine E-Mail mit Ihren Kollegen austauschen.
- Auch hier können Sie E-Mail-Antworten nicht einfach delegieren, ohne mehrere Personen zu kopieren über und über schon wieder. Für Teams, die gemeinsame Posteingänge wie sales@ oder support@ verwenden, ist das Cc:ing von Mitarbeitern unpraktisch, weshalb sie auf teure und sperrige Helpdesk-Software zurückgreifen. (Warum kann das nicht standardmäßig in Ihrem Posteingang gemacht werden?)
- Sie können nicht einfach Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen
Da diese Dinge standardmäßig nicht mit E-Mails erledigt werden können, kaufen Unternehmen am Ende verschiedene Softwareoptionen, um diesen unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden: Projektmanagement-Software für Delegierung und Aufgabenverfolgung, Instant Messaging für private Notizen, Helpdesk-Software für die Verwaltung eines gemeinsamen Posteingangs usw.
Dies verursacht jedoch ein anderes Problem: Informationen sind verstreut. Wo hast du dieser einen Aufgabe zugestimmt? Wo hat dir dein Kollege den Link geschickt, den du brauchst? Wo können Sie den Status eines Deals verfolgen, an dem Sie gerade arbeiten?
Schlüssel zu einem besseren Tool für die E-Mail-Zusammenarbeit
Wenn die E-Mail-Zusammenarbeit mit modernen Arbeitsprozessen Schritt halten soll, muss sie grundlegend überarbeitet werden. Wir haben einige wichtige Aspekte identifiziert, die für die Zusammenarbeit der Teammitglieder im Zusammenhang mit E-Mails von entscheidender Bedeutung sind, und sie im Folgenden detailliert beschrieben. Diese grundlegenden Funktionen für die Zusammenarbeit sind ein direktes Ergebnis der Probleme, die wir mit Gmelius lösen wollten.
Arbeiten Sie als Team, indem Sie einen Posteingang teilen
Der erste Aspekt eines großartigen Tools für die E-Mail-Zusammenarbeit ist ein gemeinsam genutzter Posteingang. E-Mail-Hosts wie Gmail haben dieses Problem mit Aliasen nur teilweise gelöst. Ein Alias eignet sich hervorragend, wenn Sie möchten, dass mehrere Teammitglieder eine E-Mail erhalten, aber wenn Sie mehr tun möchten, z. B. nach der E-Mail weiterverfolgen oder eine Aufgabe aus diesen E-Mails delegieren möchten, benötigen Sie etwas Robusteres.
Vertriebsleiter sind beispielsweise nicht in der Lage, eingehende Leads von einem sales@-E-Mail-Konto aus vertrauensvoll an ihr Team zu delegieren. Sie teilen uns routinemäßig mit, wie Leads weiterverfolgt werden, aber dann vergessen werden, weil sie nicht Teil des tatsächlichen Posteingangs einer anderen Person sind. In Gmelius haben wir einen gemeinsamen Posteingang eingerichtet, in dem Sie den Überblick über die Folgemaßnahmen Ihres Teams behalten können, ohne sich Gedanken darüber machen zu müssen, ob ein potenzieller Kunde vernachlässigt wurde.
EIN geteilter Posteingang in Gmelius kann auch als Ticketsystem dienen. Für Teams, die diese Art von Funktionalität benötigen (nicht nur Support-Teams, sondern jede Organisation, in der mehrere Mitglieder auf eingehende E-Mails antworten können und dies auch tun), ist die Verwendung von Supportsoftware und Helpdesks komplex, ganz zu schweigen teuer.
Die überwiegende Mehrheit der Support-Teams verwendet E-Mails, um mit Kunden zu kommunizieren. Daher haben wir beschlossen, dass der ideale Ort für die Verwaltung von Tickets oder Support-Anfragen per E-Mail ist.
Größere Helpdesk-Systeme können so viele Funktionen enthalten, dass es Monate oder sogar Jahre dauert, bis sie korrekt eingerichtet sind. Ein gemeinsam genutzter Posteingang bietet Ihnen jedoch die Vorteile der E-Mail-Zusammenarbeit ohne den Aufwand einer komplizierten Software. Ein Beispiel hierfür ist die Erstellung eines Posteingangs mit Ihrer „support@“ -E-Mail und die Verwaltung aller eingehenden Kundenanfragen, ohne die Tabs zu wechseln.
Dies sind nur einige Anwendungsfälle, die mit einem gemeinsamen Posteingang möglich sind, aber der Punkt ist, dass die Möglichkeit, dass mehrere Mitglieder eines Teams mit einem einzigen Posteingang interagieren und von dort aus delegieren, zuweisen und weiterverfolgen können, transformativ für die E-Mail-Zusammenarbeit und Team-Workflows ist.
Ein geteilter Posteingang ist jedoch nur eine mögliche Idee für die Teamzusammenarbeit. Lassen Sie uns als Nächstes über die Verwendung gemeinsamer Labels für die weitere Organisation sprechen.
Geteilte Labels „entwirren“ Ihren Posteingang
Die meisten Teams teilen eine E-Mail per cc:ing und leiten sie weiter, um sich gegenseitig über verschiedene Konversationen auf dem Laufenden zu halten. Es ist jedoch nicht praktikabel, auf allen E-Mails Ihres Teams kopiert zu werden. Teams, die darauf angewiesen sind, E-Mails weiterzuleiten und hin und her zu senden, haben am Ende Tausende von E-Mails in ihrem Posteingang. In diesem Prozess ist es fast unmöglich, Konversationen zu finden, die sich auf einen bestimmten Kunden beziehen. Aus diesem Grund haben wir ein gemeinsames Label in Gmelius eingebaut.
Mit geteilten Labels können Sie als Agentur die gesamte Kundenkommunikation an einem einzigen Ort verfolgen. Wie Sie im obigen Screenshot sehen können, können Sie eine E-Mail mit einem bestimmten Kunden kennzeichnen. Die Konversation wird mit dem geteilten Label synchronisiert und ist für jeden sichtbar, dem Sie Zugriff gewähren. Wenn ein Mitarbeiter das nächste Mal krank wird oder im Urlaub ist, kannst du das geteilte Label aufrufen, um dir die gesamte aktuelle Kommunikation mit dem Kunden anzusehen und dort weiterzumachen, wo er aufgehört hat.
Das ist echte E-Mail-Zusammenarbeit.
Eines der größten Probleme, die wir von Vertriebsleitern gehört haben, war der Versuch, über die Pipeline eines Teams auf dem Laufenden zu bleiben. Abgesehen davon, dass Vertriebsleiter bei jeder E-Mail, die Ihr Team sendet, cc:ed werden, kehren sie zu übermäßig komplizierten CRMs zurück. Angenommen, Ihre Vertriebsmitarbeiter denken tatsächlich daran, das CRM zu aktualisieren, haben Sie immer noch Informationen an verschiedenen Stellen und navigieren hin und her, um die neueste Kommunikation zu finden.
Geteilte Labels erstellen für Ihr Team, basierend auf Region, Geschäftsgröße oder sogar Verkäufer, um sicherzustellen, dass potenzielle Verkäufe nicht durch das Raster rutschen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Gmelius helfen kann.
Delegation: Synchronisieren Sie Aufgaben in Ihrem Team
Um wirklich rund um E-Mails zusammenarbeiten zu können, müssen Teams in der Lage sein, Aufgaben an die E-Mails zu delegieren, die sie erhalten. Viele Teams tun dies häufig, indem sie auf eine andere E-Mail zurückgreifen oder eine weitere hinzufügen andere Tool für die Aufgabenverwaltung.
Wenn Sie eine E-Mail delegieren, indem Sie sie an ein Teammitglied weiterleiten, werfen Sie nur weitere Fragen auf. Wie verfolgen Sie, an wen Sie Aufgaben delegiert haben? Woher weißt du, ob es erledigt wird? Wie behalten sie den Überblick?
Normalerweise haben Sie keine Ahnung, ob es erledigt wird, weil sie es in ihrem eigenen persönlichen Tool verfolgen und Sie nicht sehen können, was Sie delegiert haben. Das Senden weiterer E-Mails ist nicht die Antwort, und das Hinzufügen weiterer Tools für die Online-Zusammenarbeit verkompliziert den Prozess nur.
Delegation in Gmelius ist so einfach wie die Auswahl des Namens des Teamkollegen, an den Sie ihn weitergeben möchten — wie im obigen Screenshot zu sehen ist. Ihr Teamkollege wird dann automatisch benachrichtigt und hat die ganz E-Mail-Konversation wurde mit ihrem Posteingang synchronisiert.
Wenn Sie eine E-Mail zuweisen, werden die Antworten Ihres Teamkollegen automatisch auch mit Ihrem Posteingang synchronisiert. Auf diese Weise bleiben Sie über die gesamte zukünftige Kommunikation auf dem Laufenden. Sie können auch alle Tracking-Informationen sehen, die mit den E-Mails verknüpft sind.
Gmelius ist ein Kanban-Board mit leichtem Projektmanagement in Ihrer E-Mail
Delegieren ist eine Sache, aber moderne Arbeitsteams müssen delegierte Aufgaben im Auge behalten, sie besprechen und ihren Status aktualisieren. Zu diesem Zweck verwenden Teams in der Regel Tools wie Basecamp, Asana oder Trello, lehnen E-Mails jedoch als einfaches Kommunikationstool ab. Das Problem bei der Verwendung dieser Tools und E-Mail bedeutet, dass sich Informationen jetzt an unterschiedlichen Orten befinden, was sie nervig und ineffizient macht.
Wir sahen die Gelegenheit, ein leichtes Projektmanagement-Tool in Form eines Kanban-Boards zu entwickeln. Die meisten Aufgaben moderner Mitarbeiter werden per E-Mail erledigt, also wollten wir sie verwalten innerhalb Gmail.
Das Kopieren und Einfügen von Aufgaben aus E-Mails in Projektmanagement-Tools erfordert letztendlich verdoppeln Sie die Arbeit bei Verwendung von zwei Werkzeugen. Außerdem integrieren und aktualisieren die Tools Informationen nicht automatisch, sodass Konversationen an mehreren Orten stattfinden. Es besteht keine Gewissheit, dass Ihre „To-Do-Liste“ in Angriff genommen wird, da alles in verschiedenen Tools gespeichert ist.
Das Gmelius Kanban-Tafel wie oben gezeigt, können Sie eine Aufgabe aus einer E-Mail erstellen, sie zuweisen und sie während des gesamten Prozesses verfolgen. Wir haben noch mehr Details in die Aufgaben eingebaut, indem wir Notizen, Fälligkeitstermine und andere Details hinzugefügt haben, die für die Zusammenarbeit als Team relevant sind. Ihr überfüllter Posteingang wird dann zu einem organisierten und nachverfolgbaren Projektmanagement-Tool.
E-Mail-Notizen sind private Konversationen für Sie und Ihr Team
Niemand lüftet gerne seine schmutzige Wäsche. Bei E-Mails allein müssen private Konversationen in separaten E-Mails geführt werden. Das führt zu mehreren Threads und ohne Kontext zu dem, worüber Sie gerade sprechen. Wir wollten eine Möglichkeit für Teamkollegen schaffen, miteinander zu kommunizieren und gleichzeitig sensible Themen privat besprechen zu können. Selbst Projektmanagement-Tools sind nicht in der Lage, diese Konversationen zu verbergen, sodass alle sie sehen, ob Sie möchten oder nicht.
E-Mail-Notizen in Gmelius werden direkt neben dem E-Mail-Thread angezeigt, sodass Sie einen schnellen Kontext zur Diskussion erhalten. Wir haben die Notwendigkeit beseitigt, in Slack oder einem anderen Tool auf die Suche nach den Informationen zu gehen. Alle Notizen sind organisiert und verfügbar, wenn Sie sie benötigen.
Fazit: Verbessern Sie die E-Mail-Zusammenarbeit
Stellen Sie sich das perfekte E-Mail-Erlebnis vor: private Notizen über einen Lead teilen, Supportaufgaben delegieren und Teamarbeit in einem gemeinsamen Posteingang durchführen. Außerdem wird alles in Echtzeit erledigt. Stellen Sie sich nun vor, Sie könnten diese Zusammenarbeit haben — ohne Ihren Posteingang zu verlassen? Wir haben Gmelius als E-Mail-Kollaborationssoftware entwickelt, die sich in Ihrem Posteingang befindet. Gmelius macht E-Mail zu dem Kollaborationstool, das wir schon immer zur Lösung unserer Probleme wollten.
All unsere Gespräche mit Vertriebsleitern, Agenturen und Kundenbetreuungsteams haben uns dazu veranlasst, diese wichtigen Funktionen für Gmelius zu entwickeln. Wir hatten gehofft, etwas zu entwickeln, das sich grundlegend von den verfügbaren generischen Tools unterscheidet, und wir glauben, dass wir das getan haben. Wenn du wie die meisten Menschen bist und einen Großteil deines Tages in deinem Posteingang verbringst, um mit anderen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, möchten wir, dass du siehst, was mit Gmelius möglich ist.
Probiere es kostenlos aus, und finden Sie heraus, wie „aktivierte E-Mails“ Ihnen helfen können, Ihren Tag zurückzugewinnen.
