Apesar de um milhão de outras ferramentas de colaboração que foram criadas, adotadas e desenvolvidas desde o lançamento do e-mail na década de 1970, o e-mail é parado o principal canal de comunicação para a grande maioria dos profissionais do conhecimento.
O e-mail foi criado como uma ferramenta de comunicação individual, nunca foi criado para que os membros da equipe colaboram. Até hoje, o e-mail por si só carece de colaboração em equipe.
Antes de nos aprofundarmos, vamos analisar o estado atual da colaboração por e-mail.
O que é um e-mail de colaboração?
Para poder colaborar por e-mail, as equipes geralmente criam e-mails em grupo, como sales@ ou [email protected], para que possam lidar com os e-mails recebidos coletivamente e compartilhar a carga de trabalho, a fim de fornecer um tempo de resposta mais rápido. No entanto, os e-mails de colaboração tendem a não ter transparência sobre quem está trabalhando em quê e podem se tornar muito difíceis de gerenciar.
Casos de uso mais comuns de e-mail de colaboração
Um e-mail colaborativo, como sales@, billing@ ou info@, pode ser definido de três maneiras diferentes:
- Uma conta de e-mail/caixa de entrada separada: Cada membro da equipe precisa fazer login em uma guia separada (compartilhando senhas de forma insegura)
- Um alias de e-mail - você cria um alias como “[email protected]” e o encaminha para vários endereços de e-mail. Ele atua como um recurso genérico para encaminhar e-mails para várias pessoas
- Um Grupo do Google — semelhante ao alias, os membros do grupo são notificados sobre e-mails recebidos. Eles também podem gerenciá-los na interface dos Grupos do Google. Os Grupos do Google oferecem uma funcionalidade de “caixa de entrada colaborativa” que permite atribuições básicas de e-mail e atualizações de status dentro dos Grupos do Google (fora da sua caixa de entrada).
Em todos os casos acima, é difícil saber quem leu, quem está trabalhando ou quem já respondeu a cada e-mail. Isso exige muita adivinhação, troca de guias e tira tempo do trabalho real. A falta de transparência e propriedade leva a erros, como respostas duplas ou e-mails perdidos.
As armadilhas mais comuns da colaboração por e-mail
Quais são alguns exemplos específicos disso?
- Os aliases de e-mail de caixa de entrada compartilhada — sales@, contact@, support@ — não podem exibir e-mails em uma caixa de entrada, eles só podem encaminhá-los aos membros da equipe.
- Várias pessoas não conseguem facilmente rastrear vários tópicos de e-mail. Sim, você pode escrever para algumas pessoas, mas e se a gerência de vendas quiser ver o desempenho de vários representantes? Não faz sentido que eles estejam ligados cada e-mail.
- Você não pode trocar notas privadas sobre um e-mail com seus colegas de trabalho.
- Você não pode delegar facilmente respostas de e-mail, novamente, sem copiar várias pessoas terminado e terminado novamente. Para equipes que usam caixas de entrada compartilhadas, como sales@ ou support@, contratar colegas de trabalho não é prático, então eles recorrem a um software de suporte técnico caro e volumoso. (Por que isso não pode ser feito por padrão na sua caixa de entrada?)
- Você não pode atribuir tarefas e acompanhar o progresso com facilidade
Como essas coisas não podem ser feitas com e-mail por padrão, as empresas acabam comprando diferentes opções de software para lidar com essas várias necessidades: software de gerenciamento de projetos para delegação e rastreamento de tarefas, mensagens instantâneas para anotações privadas, software de suporte técnico para lidar com uma caixa de entrada compartilhada etc.
Mas isso causa outro problema: as informações estão dispersas. Onde você concordou com essa tarefa? Para onde seu colega de trabalho enviou o link de que você precisa? Onde você pode acompanhar o status de um negócio em que está trabalhando?
Chaves para uma melhor ferramenta de colaboração por e-mail
Se a colaboração por e-mail quiser acompanhar os processos de trabalho modernos, ela precisará de uma revisão séria. Identificamos alguns aspectos importantes que são vitais para que os membros da equipe colaborem por e-mail e os detalhamos abaixo. Esses recursos fundamentais de colaboração são um resultado direto dos problemas que queríamos resolver com o Gmelius.
Trabalhe em equipe compartilhando uma caixa de entrada
O primeiro aspecto de uma ótima ferramenta de colaboração por e-mail é uma caixa de entrada compartilhada. Hosts de e-mail como o Gmail resolveram apenas parcialmente esse problema com aliases. Um alias funciona muito bem se você quiser que vários membros da equipe recebam um e-mail, mas se quiser fazer algo mais, como acompanhar o e-mail ou delegar uma tarefa a partir desses e-mails, precisará de algo mais robusto.
Os gerentes de vendas, por exemplo, não conseguem delegar leads de entrada à equipe com a confiança de uma conta de e-mail sales@. Eles costumam nos contar como os leads são acompanhados, mas depois esquecidos porque não fazem parte da caixa de entrada real de alguém. No Gmelius, criamos uma caixa de entrada compartilhada na qual você pode acompanhar o acompanhamento de sua equipe sem se perguntar se um cliente potencial foi negligenciado.
UM caixa de entrada compartilhada no Gmelius também pode funcionar como um sistema de bilhetagem. Para equipes que precisam desse tipo de funcionalidade (não apenas equipes de suporte, mas qualquer organização em que vários membros possam responder a e-mails recebidos), o software de suporte e os help desks são complexos de usar, sem falar que caro.
A grande maioria das equipes de suporte usa e-mail para se comunicar com os clientes, então decidimos que o local ideal para gerenciar tickets ou solicitações de suporte é por e-mail.
Sistemas maiores de help desk podem estar tão cheios de recursos que levam meses ou até anos para serem configurados corretamente, mas uma caixa de entrada compartilhada oferece as vantagens da colaboração por e-mail sem a sobrecarga de um software complicado. Um exemplo disso é criar uma caixa de entrada com seu e-mail “support@” e gerenciar todas as solicitações recebidas dos clientes sem alterar as guias.
Esses são apenas alguns casos de uso possíveis com uma caixa de entrada compartilhada, mas a questão é que ter a capacidade de vários membros de uma equipe interagirem com uma única caixa de entrada e delegar, atribuir e acompanhar a partir daí é transformador para a colaboração por e-mail e os fluxos de trabalho da equipe.
Mas uma caixa de entrada compartilhada é apenas uma ideia possível para colaboração em equipe. A seguir, vamos falar sobre o uso de rótulos compartilhados para uma maior organização.
Etiquetas compartilhadas “desorganizam” sua caixa de entrada
Compartilhar um e-mail por meio de cc:ing e encaminhamento é o que a maioria das equipes faz para se manterem informadas sobre diferentes conversas. Mas ser copiado em todos os e-mails da sua equipe é impraticável. As equipes que dependem do encaminhamento e do envio de e-mails para frente e para trás acabam com milhares de e-mails em suas caixas de entrada. Nesse processo, encontrar conversas relacionadas a um cliente específico é quase impossível. É por isso que criamos um rótulo compartilhado no Gmelius.
As etiquetas compartilhadas permitem que você, como agência, acompanhe toda a comunicação com o cliente em um único lugar. Como você pode ver na captura de tela acima, você pode marcar um e-mail com um cliente específico e a conversa será sincronizada com o marcador compartilhado e poderá ser visualizada por qualquer pessoa a quem você der acesso. Da próxima vez que um funcionário ficar doente ou estiver de férias, você pode acessar a etiqueta compartilhada para ver todas as comunicações recentes com o cliente e continuar de onde elas pararam.
Isso é uma verdadeira colaboração por e-mail.
Um dos maiores problemas que ouvimos dos gerentes de vendas foi tentar se manter atualizado sobre o funil de uma equipe. Além de serem monitorados em todos os e-mails que sua equipe envia, os gerentes de vendas recorrem a CRMs excessivamente complicados. Supondo que seus representantes de vendas realmente se lembrem de atualizar o CRM, você ainda tem informações em lugares diferentes, navegando para frente e para trás para encontrar a comunicação mais recente.
Crie etiquetas compartilhadas para sua equipe com base na região, tamanho do negócio ou até mesmo vendedor, para garantir que as vendas em potencial não sejam esquecidas. Saiba mais sobre como o Gmelius pode ajudar.
Delegação: sincronize tarefas em toda a sua equipe
Para realmente colaborar em torno do e-mail, as equipes precisam ser capazes de delegar tarefas nos e-mails que recebem. Muitas equipes costumam fazer isso recorrendo a outro e-mail ou adicionando ainda outro ferramenta para gerenciamento de tarefas.
Ao delegar um e-mail encaminhando-o para um membro da equipe, você só levanta mais perguntas. Como você rastreia a quem você delegou tarefas? Como você sabe se isso é feito? Como eles acompanham isso?
Normalmente, você não tem ideia se isso é feito porque eles estão rastreando isso em sua própria ferramenta pessoal e você não tem visibilidade do que delegou. Enviar mais e-mails não é a resposta, e adicionar mais ferramentas de colaboração on-line só complica o processo.
Delegação em Gmelius é tão simples quanto selecionar o nome do colega de equipe para quem você deseja passá-lo — conforme mostrado na captura de tela acima. Seu colega de equipe será então notificado automaticamente e terá a inteiro conversa por e-mail sincronizada com sua caixa de entrada.
Quando você atribui um e-mail, as respostas do seu colega de equipe também são sincronizadas automaticamente com sua caixa de entrada. Isso permite que você fique por dentro de todas as comunicações futuras. Você também poderá ver todas as informações de rastreamento associadas aos e-mails.
Gmelius é um quadro Kanban e gerenciamento leve de projetos em seu e-mail
Delegar é uma coisa, mas as equipes de trabalho modernas precisam acompanhar as tarefas delegadas, discuti-las e atualizar seu status. Para fazer isso, as equipes geralmente usam ferramentas como Basecamp, Asana ou Trello, mas descartam o e-mail como uma ferramenta de comunicação simples. O problema com o uso dessas ferramentas e O e-mail é que as informações agora estão em lugares diferentes, tornando-as irritantes e ineficientes.
Vimos uma oportunidade de criar uma ferramenta leve de gerenciamento de projetos na forma de um quadro Kanban. A maioria das tarefas dos trabalhadores modernos vem do e-mail, então queríamos gerenciá-las dentro Gmail.
Copiar e colar tarefas do e-mail em ferramentas de gerenciamento de projetos acaba exigindo dobrar o trabalho ao usar duas ferramentas. Além disso, as ferramentas não integram e atualizam as informações automaticamente, então as conversas começam a acontecer em vários lugares. Não há certeza de que sua “lista de tarefas” será resolvida, pois tudo está em ferramentas diferentes.
O Quadro Gmelius Kanban mostrado acima permite que você crie uma tarefa a partir de um e-mail, atribua-a e acompanhe-a durante todo o processo. Incluímos ainda mais detalhes nas tarefas adicionando notas, prazos e outros detalhes relevantes para a colaboração em equipe. Sua caixa de entrada lotada então se transforma em uma ferramenta de gerenciamento de projetos organizada e rastreável.
As notas de e-mail são conversas privadas para você e sua equipe
Ninguém gosta de lavar a roupa suja. Somente no e-mail, as conversas privadas devem acontecer em e-mails separados, gerando vários tópicos e sem contexto no que você está discutindo. Queríamos uma forma de os colegas de equipe se comunicarem e, ao mesmo tempo, poderem discutir assuntos delicados de forma privada. Mesmo as ferramentas de gerenciamento de projetos não têm a capacidade de ocultar essas conversas, então todo mundo acaba vendo isso, quer você queira ou não.
Anotações por e-mail em Gmelius são exibidos ao lado do tópico do e-mail, fornecendo um contexto rápido para a discussão. Eliminamos a necessidade de procurar no Slack ou em outra ferramenta para encontrar as informações. Todas as notas são organizadas e estão disponíveis quando você precisar delas.
Conclusão: Level Up Email Collaboration
Imagine a experiência perfeita de colaboração por e-mail: compartilhar notas particulares sobre um lead, delegar tarefas de suporte e trabalhar em equipe em uma caixa de entrada compartilhada. Além disso, tudo é feito em tempo real. Agora, imagine se você pudesse ter essa colaboração — mesmo sem sair da sua caixa de entrada? Criamos o Gmelius como um software de colaboração por e-mail que fica dentro da sua caixa de entrada. O Gmelius aprimora o e-mail para se tornar a ferramenta de colaboração que sempre quisemos para resolver nossos problemas.
Todas as nossas conversas com gerentes de vendas, agências e equipes de suporte ao cliente nos levaram a criar esses recursos principais para o Gmelius. Esperávamos criar algo muito diferente das ferramentas genéricas disponíveis, e achamos que criamos. Se você é como a maioria das pessoas e passa a maior parte do dia na sua caixa de entrada tentando colaborar com outros membros da equipe, queremos que veja o que é possível com o Gmelius.
Experimente gratuitamente, e veja como um “e-mail otimizado” pode ajudar a recuperar seu dia.
