Como director de equipo, tú y tu equipo lleváis a cabo las tareas del día a día que, en conjunto, constituyen el «trabajo» que realiza la empresa. Supervisas los componentes individuales del proceso de flujo de trabajo, lo que proporciona una perspectiva única y valiosa sobre las herramientas y prácticas actuales: algunas pueden añadir valor o ahorrar tiempo, y otras representan una oportunidad de mejora para mejorar tu flujo de trabajo.
Su opinión es importante, especialmente al proponer una nueva herramienta o estrategia como solución. Al formular un ejemplo de sistema de gestión del flujo de trabajo para presentárselo a tu jefe, es importante tener en cuenta todos los detalles. Para quienes toman las decisiones, prevalecen dos factores principales:
¿Cuánto cuesta? ¿Y cómo beneficia a la empresa?
En este artículo se describen las funciones básicas y los desafíos comunes de la administración del flujo de trabajo, junto con ejemplos para mayor claridad. Muchos gerentes se esfuerzan por planificar el proceso de creación de un sistema de gestión del flujo de trabajo efectivo, pero el mayor desafío es garantizar su sostenibilidad.
Ofrezca soluciones, no problemas
Los responsables de la toma de decisiones aprecian que sus directivos presenten soluciones claramente definidas. La compra inicial de herramientas de gestión del flujo de trabajo es la cifra más fácil de reportar, pero solo representa una parte del costo de la empresa. La información obtenida de primera mano le permite detallar los costos ocultos de las oportunidades perdidas debido a cuellos de botella, falta de comunicación u otros obstáculos en el flujo de trabajo.
Los costos potenciales de ignorar estos problemas de flujo de trabajo superan fácilmente la compra inicial del software. El uso de los clientes potenciales actuales como ejemplo puede aclarar el ROI positivo de una solución, ya que ayuda a su supervisor a analizar un escenario de embotellamiento o falta de comunicación. En muchos casos, estas soluciones de flujo de trabajo básicamente se amortizan solas (a veces muchas veces más) al identificar y evitar los obstáculos, ahorrar tiempo y aumentar las ganancias.
Comparta su experiencia con los responsables de la toma de decisiones
Además de elaborar un análisis formal de costo-beneficio, también puedes explicar con más detalle los beneficios cualitativos e intangibles para ayudar a los responsables de la toma de decisiones a entender qué significa y cómo se siente el «éxito» para tu equipo. Cualidades como el orgullo por un trabajo bien hecho, la aceptación de los empleados y el aumento de la moral del equipo son difíciles de medir, pero son esenciales para el éxito.
Después de presentar los beneficios cuantificables, como una mayor productividad y un mayor resultado final, su jefe definitivamente querrá saber más sobre la solución propuesta.
Funciones de gestión del flujo de trabajo
La gestión del flujo de trabajo implica gestionar un flujo de tareas para crear un sistema organizado que garantice la productividad. El objetivo final es crear un marco que ayude a identificar las áreas que necesitan mejoras para mantener un flujo de trabajo productivo con un producto o servicio final confiable. El uso de Tableros Kanban para gestionar la fabricación de automóviles ofrece un ejemplo de referencia de un sistema de gestión del flujo de trabajo.
Invertir en una solución de software puede ayudar a los administradores con el proceso de mapeo inicial, lo que también puede acelerar los flujos de trabajo, identificar los cuellos de botella y mejorar la funcionalidad a largo plazo. Sin un método de retroalimentación para identificar y resolver los problemas del flujo de trabajo, el aumento de la eficiencia solo produce el mismo producto, solo que con mayor rapidez.
Las soluciones de software pueden identificar las áreas problemáticas en el proceso de flujo de trabajo, lo que permite a su equipo solucionar el problema y aumentar eficiencia: producir más de derecha producto final. Sin embargo, en última instancia, la mayor parte de la optimización del flujo de trabajo se basa en dos funciones: la automatización y la integración.
Automatización
Automatización implica establecer una lógica basada en reglas para agilizar las tareas que requieren la ejecución humana. Las secuencias manuales repetitivas pueden consumir la jornada laboral y ralentizar las operaciones. Como resultado, muchos equipos confían en la automatización como un recurso clave para acelerar el flujo de trabajo. La implementación de nuevas tecnologías agiliza las tareas, reduce el riesgo de errores humanos y ahorra tiempo a la empresa.
En un reciente Forbes En este artículo, Jim Nicol escribe que «el camino hacia una verdadera automatización del flujo de trabajo digital está pavimentado con inteligencia artificial». También destaca una encuesta de Forrester según la cual el 61% de las empresas considera que la automatización robótica de procesos (RPA) es el principal caso de uso de la automatización.
La RPA es una forma de automatización basada en software, robots e inteligencia artificial (IA) para reducir las tareas humanas manuales. El uso de la automatización se hizo más prominente al comienzo de la pandemia de la COVID-19, cuando las empresas comenzaron a incorporar más operaciones digitales que nunca.
El futuro de la automatización, un recurso en crecimiento para muchos sectores, parece prometedor. Se proyecta que alcance 39.49 mil millones de dólares para 2027, la proyección del mercado de automatización del flujo de trabajo se traduce en una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 23,68% entre 2020 y 2027.
Integración
Integración combina su sistema de flujo de trabajo actual con soluciones de flujo de trabajo adicionales para crear un proceso potente. Las capacidades de integración amplían un sistema actual para mejorar la funcionalidad. Muchos sistemas ofrecen una combinación de automatización e integración, lo que permite a los equipos emplear varias funciones diferentes a través de un solo sistema, en lugar de utilizar varias plataformas.
Al determinar la solución más adecuada para su organización, es importante revisar primero los procesos existentes para identificar las áreas de mejora. ¿Dónde están los cuellos de botella? ¿Qué tarea consume más tiempo? ¿Qué se puede automatizar para reducir las acciones humanas?
Luego, evalúe qué departamentos necesitan un sistema mejor y cree una solución para satisfacer esa necesidad. Por ejemplo, los equipos de soporte pueden necesitar ayuda con las solicitudes de servicio al cliente. Se beneficiarían de un sistema que distribuya automáticamente la carga de trabajo de manera uniforme entre el personal. Los equipos de logística requieren un flujo de trabajo estructurado para garantizar las entregas y la correspondencia a tiempo con un mínimo de errores.
Determinar las necesidades de su empresa y elaborar una estrategia para satisfacerlas son dos pasos fundamentales para lograr resultados positivos.
Ejemplos de sistemas de gestión del flujo de trabajo: creación de la solución perfecta para su equipo
Cuando busques el sistema de gestión del flujo de trabajo perfecto, acude a Gmelius, una plataforma de comunicación y colaboración para Gmail. Gmelius resuelve los desafíos comunes del flujo de trabajo al combinar la automatización y la integración en una plataforma perfecta.
Con Gmelius, los equipos pueden acceder a una variedad de herramientas de gestión del flujo de trabajo, además de a las reglas de automatización del flujo de trabajo, para agilizar las tareas, mejorar la comunicación y aumentar las oportunidades de colaboración en una nueva era de trabajo remoto.
Estos son algunos ejemplos de sistemas de gestión del flujo de trabajo que emplean Gmelius como solución de software.
Arquitectura bidireccional = integración perfecta y única
La solución de bandeja de entrada compartida de Gmelius aumenta la comunicación y la colaboración. Los equipos ya no tienen que confiar en el envío y envío manuales de los correos electrónicos. En cambio, los miembros pueden colaborar en tiempo real a través de una bandeja de entrada compartida.
En comparación con otras bandejas de entrada compartidas comunes, Gmelius tiene el poder de transformarlas en un sistema de gestión del flujo de trabajo mediante potentes integraciones con aplicaciones como Slack, Trello, Zapier y más. En lugar de ir y venir entre varias aplicaciones, los equipos que utilizan Gmelius pueden permanecer en una sola plataforma para agilizar el flujo de trabajo.
¿Cómo funciona esto?
Slack. Slack es una popular aplicación de mensajería instantánea diseñada para que los trabajadores puedan mantener conversaciones dentro de los departamentos o como un equipo completo. Esta integración conecta las bandejas de entrada compartidas de un equipo en Gmail con Slack canales para que los miembros del equipo puedan colaborar en los correos electrónicos sin salir de Slack. Los equipos pueden:
- responder a correos electrónicos
- agregar notas internas a los hilos de correo electrónico
- cambiar los estados del correo electrónico
- asignar correos electrónicos a los miembros del equipo
Trello. Esta aplicación de creación de listas al estilo Kanban hace gestión de proyectos fácil. Con la exclusiva integración bidireccional de Gmelius con Trello, los equipos pueden convertir fácilmente las etiquetas colaborativas de Gmail en tableros Kanban. Después, el tablero de Gmelius se puede convertir en un tablero de Trello que sincroniza los correos electrónicos, las tareas y las fechas de entrega en tiempo real, tanto en Gmail como en Trello. Los tableros de Trello también se pueden importar a Gmail para adaptarlos a las preferencias del equipo. Como algunos miembros del equipo prefieren trabajar desde Gmail, esta opción simplifica las operaciones.
Zapier. Zapier es una herramienta de automatización que mueve la información entre aplicaciones web de forma automática. La integración única con Zapier permite a los equipos conectar Gmelius a miles de otros servicios web. Las conexiones automatizadas denominadas Zaps automatizan las tareas diarias y crean flujos de trabajo entre aplicaciones que de otro modo no serían posibles. Los equipos pueden configurarlo en cuestión de minutos sin necesidad de programar. Aprenda a conectar Gmelius a Zapier aquí.
Automatice el trabajo pesado con poderosas reglas de automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo ahorra tiempo, reduce el riesgo de errores y aumenta la productividad del equipo. Gmelius facilita aún más la automatización del flujo de trabajo con reglas poderosas que automatizan los procesos diarios de una empresa.
Este ejemplo de atención al cliente ilustra cómo Gmelius puede ayudar a los equipos a automatizar las tareas y distribuir la carga de trabajo de manera uniforme.
Con Gmelius, los equipos pueden gestionar las bandejas de entrada de la empresa, como support@, establecer reglas de automatización del flujo de trabajo para enviar respuestas automáticas, distribuir el flujo de trabajo a los miembros del equipo en función de los desencadenantes de la línea de asunto y añadir etiquetas de prioridad para mejorar los tiempos de respuesta. Estas automatizaciones no solo se traducen en una mejor atención al cliente, sino que esta lógica basada en reglas también puede ahorrar horas de tiempo a la empresa por semana.
Los equipos de logística también ven grandes beneficios al establecer reglas de automatización del flujo de trabajo. La mayoría de las operaciones funcionan como un proceso de principio a fin que solo permite errores mínimos para tener éxito. La automatización de las secuencias para completar el trabajo manual que suelen realizar los miembros del equipo reduce estos riesgos y permite que los flujos de trabajo logísticos sean más exitosos.
Los equipos logísticos exitosos deben seguir políticas estrictas de acuerdos de nivel de servicio (SLA) para garantizar el éxito de clientes y proveedores. Una posible infracción podría tener consecuencias costosas para la empresa, incluido el deterioro de la reputación debido a un mal servicio.
Gmelius evita posibles discrepancias al permitir a los equipos establecer reglas de automatización que notifiquen a los miembros del equipo sobre posibles infracciones del SLA. Esta lógica basada en reglas también garantiza que los correos electrónicos correctos se asignen a los miembros correctos del equipo. La implementación de este tipo de automatizaciones del flujo de trabajo puede aumentar las tasas de finalización de los SLA y acelerar el tiempo de resolución.
Para funcionar de la mejor manera, cada empresa necesita un sistema sólido de gestión del flujo de trabajo. Al considerar un sistema de gestión del flujo de trabajo para su empresa, tenga en cuenta Gmelius. Gmelius ofrece innumerables soluciones para acelerar el flujo de trabajo y crear una solución sostenible que escalará a medida que su empresa crezca.
Este artículo describe ejemplos de sistemas de gestión del flujo de trabajo y cómo utilizarlos con Gemelius. Consulta nuestras funciones e integraciones y descubre cómo Gmelius está diseñado para mejorar la comunicación y la colaboración en equipo. ¿Estás listo para empezar? Inscríbase ¡hoy!
