Als Teammanager erledigen Sie und Ihr Team die täglichen Aufgaben, die zusammen die „Arbeit“ Ihres Unternehmens ausmachen. Sie beaufsichtigen einzelne Komponenten des Workflow-Prozesses, was Ihnen eine einzigartige und wertvolle Perspektive auf aktuelle Tools und Verfahren vermittelt: Einige können einen Mehrwert bieten oder Zeit sparen, und andere bieten eine Upgrade-Möglichkeit zur Verbesserung Ihres Workflows.
Ihre Meinung ist wichtig, insbesondere wenn Sie ein neues Tool oder eine neue Strategie als Lösung vorschlagen. Bei der Formulierung eines Beispiels für ein Workflow-Management-System, das Sie Ihrem Chef präsentieren möchten, ist es wichtig, jedes Detail zu berücksichtigen. Für die Entscheidungsträger haben zwei Hauptfaktoren Vorrang:
Was kostet das? Und wie kommt es dem Unternehmen zugute?
In diesem Artikel werden die grundlegenden Funktionen und allgemeinen Herausforderungen des Workflow-Managements zusammen mit Beispielen zur Verdeutlichung beschrieben. Vielen Managern fällt es schwer, den Prozess zum Aufbau eines effektiven Workflow-Management-Systems zu entwerfen, aber die größere Herausforderung besteht darin, dessen Nachhaltigkeit sicherzustellen.
Bieten Sie Lösungen an, keine Probleme
Entscheidungsträger schätzen es, wenn ihre Manager klar definierte Lösungen präsentieren. Der erste Kauf von Workflow-Management-Tools ist die am leichtesten zu meldende Zahl, macht aber nur einen Teil der Unternehmenskosten aus. Erkenntnisse aus erster Hand ermöglichen es Ihnen, die versteckten Kosten verpasster Geschäftschancen aufgrund von Engpässen, Missverständnissen oder anderen Workflow-Hürden detailliert zu beschreiben.
Die potenziellen Kosten, die durch das Ignorieren solcher Workflow-Probleme entstehen, überwiegen bei weitem den ursprünglichen Softwarekauf. Anhand aktueller Leads als Beispiel können Sie den positiven ROI einer Lösung verdeutlichen, indem Sie Ihren Vorgesetzten durch ein Szenario mit Engpässen oder Missverständnissen führen. In vielen Fällen amortisieren sich solche Workflow-Lösungen im Wesentlichen — manchmal sogar um ein Vielfaches —, indem sie Hürden erkennen und vermeiden, Zeit sparen und die Gewinne steigern.
Teilen Sie Ihr Fachwissen mit Entscheidungsträgern
Neben der Erstellung einer formellen Kosten-Nutzen-Analyse können Sie auch die immateriellen, qualitativen Vorteile näher erläutern, damit Entscheidungsträger verstehen, wie „Erfolg“ für Ihr Team aussieht und sich anfühlt. Eigenschaften wie Stolz auf eine gut gemachte Arbeit, die Zustimmung der Mitarbeiter und eine erhöhte Teammoral sind schwer zu messen, aber für den Erfolg unerlässlich.
Nachdem Ihr Chef die quantifizierbaren Vorteile wie höhere Produktivität und ein höheres Geschäftsergebnis vorgestellt hat, wird er auf jeden Fall mehr über Ihre vorgeschlagene Lösung erfahren wollen.
Funktionen des Workflow-Managements
Das Workflow-Management umfasst die Verwaltung einer Reihe von Aufgaben, um ein organisiertes System aufzubauen, das die Produktivität gewährleistet. Das ultimative Ziel besteht darin, ein Framework zu entwickeln, das hilft, Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen, um einen produktiven Arbeitsablauf mit einem zuverlässigen Endprodukt oder einer zuverlässigen Dienstleistung aufrechtzuerhalten. Die Verwendung von Kanban-Tafeln Die Verwaltung der Automobilfertigung bietet ein Benchmark-Beispiel für ein Workflow-Management-System.
Die Investition in eine Softwarelösung kann Managern beim ersten Mapping-Prozess helfen, wodurch auch Arbeitsabläufe beschleunigt, Engpässe identifiziert und die langfristige Funktionalität verbessert werden können. Ohne eine Feedback-Methode zur Identifizierung und Lösung von Workflow-Problemen führt eine gesteigerte Effizienz einfach zu demselben Produkt, nur in kürzerer Zeit.
Softwarelösungen können Problembereiche im Workflow-Prozess identifizieren, sodass Ihr Team das Problem beheben und erhöhen kann Effizienz: produziert mehr von Recht Endprodukt. Letztlich beruhen die meisten Workflow-Optimierungen jedoch auf zwei Funktionen: Automatisierung und Integration.
Automatisierung
Automatisierung beinhaltet die Festlegung einer regelbasierten Logik zur Rationalisierung von Aufgaben, die eine menschliche Ausführung erfordern. Wiederholte manuelle Abläufe können den Arbeitstag in Anspruch nehmen und Arbeitsabläufe verlangsamen. Daher verlassen sich viele Teams auf die Automatisierung als wichtige Ressource zur Beschleunigung von Arbeitsabläufen. Die Implementierung neuer Technologien rationalisiert Aufgaben, reduziert das Risiko menschlicher Fehler und spart dem Unternehmen Zeit.
In einem aktuellen Forbes In einem Artikel schreibt Jim Nicol, dass „der Weg zu einer echten digitalen Workflow-Automatisierung mit künstlicher Intelligenz gepflastert ist“. Er hebt auch eine Forrester-Umfrage hervor, der zufolge 61% der Unternehmen die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) als ihren wichtigsten Anwendungsfall für Automatisierung einstuften.
RPA ist eine Form der Automatisierung, die auf Software, Robotern und künstlicher Intelligenz (KI) basiert, um manuelle menschliche Aufgaben zu reduzieren. Der Einsatz von Automatisierung gewann zu Beginn der COVID-19-Pandemie an Bedeutung, als Unternehmen begannen, mehr digitale Abläufe als je zuvor zu integrieren.
Die Zukunft der Automatisierung ist eine wachsende Ressource für viele Branchen und sieht rosig aus. Voraussichtlich erreicht 39.49 Milliarden USD Bis 2027 führt die Prognose des Marktes für Workflow-Automatisierung zu einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate (CAGR) von 23,68% von 2020 bis 2027.
Integration
Integration kombiniert Ihr aktuelles Workflow-System mit zusätzlichen Workflow-Lösungen zu einem leistungsstarken Prozess. Integrationsfunktionen erweitern ein aktuelles System, um die Funktionalität zu verbessern. Viele Systeme bieten eine Kombination aus Automatisierung und Integration, sodass Teams mehrere verschiedene Funktionen über ein System nutzen können, anstatt mehrere Plattformen zu verwenden.
Bei der Auswahl der für Ihr Unternehmen am besten geeigneten Lösung ist es wichtig, zunächst die vorhandenen Prozesse zu überprüfen, um Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen möglich sind. Wo liegen die Engpässe? Welche Aufgabe nimmt die meiste Zeit in Anspruch? Was kann automatisiert werden, um menschliches Handeln zu reduzieren?
Evaluieren Sie dann, welche Abteilungen ein besseres System benötigen, und entwickeln Sie eine Lösung, die diesen Anforderungen gerecht wird. Beispielsweise benötigen Support-Teams möglicherweise Unterstützung bei Kundendienstanfragen. Sie würden von einem System profitieren, das die Arbeitslast automatisch gleichmäßig auf die Mitarbeiter verteilt. Logistikteams benötigen einen strukturierten Arbeitsablauf, um pünktliche Lieferungen und Korrespondenz mit minimalen Fehlern zu gewährleisten.
Die Bestimmung der Bedürfnisse Ihres Unternehmens und die Entwicklung einer Strategie, um diese zu erfüllen, sind zwei wichtige Schritte, um positive Ergebnisse zu erzielen.
Beispiele für Workflow-Management-Systeme: Erstellen Sie die perfekte Lösung für Ihr Team
Wenn Sie nach dem perfekten Workflow-Management-System suchen, wenden Sie sich an Gmelius, eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform für Gmail. Gmelius löst häufig auftretende Workflow-Herausforderungen, indem es Automatisierung und Integration in einer nahtlosen Plattform kombiniert.
Mit Gmelius können Teams — zusätzlich zu den Regeln für die Workflow-Automatisierung — auf eine Reihe von Workflow-Management-Tools zugreifen, um Aufgaben zu rationalisieren, die Kommunikation zu verbessern und die Möglichkeiten der Zusammenarbeit in einer neuen Ära der Telearbeit zu erweitern.
Hier sind einige Beispiele für Workflow-Management-Systeme, die Gmelius als Softwarelösung verwenden.
Bidirektionale Architektur = Einzigartige nahtlose Integration
Die Lösung für den gemeinsamen Posteingang von Gmelius verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit. Teams müssen sich nicht mehr darauf verlassen, E-Mails manuell abzurufen und weiterzuleiten. Stattdessen können Mitglieder in Echtzeit über einen gemeinsamen Posteingang zusammenarbeiten.
Im Vergleich zu herkömmlichen, gemeinsam genutzten Posteingängen ist Gmelius in der Lage, es durch leistungsstarke Integrationen mit Apps wie Slack, Trello, Zapier und anderen in ein Workflow-Management-System umzuwandeln. Anstatt zwischen mehreren Apps hin und her zu springen, können Teams, die Gmelius verwenden, auf einer Plattform bleiben, um den Arbeitsablauf zu optimieren.
Wie funktioniert das?
Slack. Slack ist eine beliebte Instant-Messaging-Anwendung, mit der Mitarbeiter Gespräche innerhalb von Abteilungen oder als ganzes Team führen können. Diese Integration verbindet die gemeinsamen Posteingänge eines Teams in Gmail mit Slack Kanäle, damit Teammitglieder an E-Mails zusammenarbeiten können, ohne Slack zu verlassen. Teams können:
- auf E-Mails antworten
- interne Notizen zu E-Mail-Threads hinzufügen
- E-Mail-Status ändern
- E-Mails an Teammitglieder zuweisen
Trello. Diese Anwendung zur Listenerstellung im Kanban-Stil macht Projektmanagement einfach. Mit der einzigartigen bidirektionalen Integration von Gmelius mit Trello, können Teams kollaborative Gmail-Labels ganz einfach in Kanban-Boards umwandeln. Das Gmelius-Board kann dann in ein Trello-Board umgewandelt werden, das E-Mails, Aufgaben und Fälligkeitstermine in Echtzeit synchronisiert: sowohl in Gmail als auch in Trello. Trello-Boards können auch in Gmail importiert werden, um den Teameinstellungen Rechnung zu tragen. Da einige Teammitglieder es vorziehen, von Gmail aus zu arbeiten, vereinfacht diese Option den Betrieb.
Zapier. Zapier ist ein Automatisierungstool, das Informationen automatisch zwischen Web-Apps verschiebt. Die einzigartige Integration mit Zapier ermöglicht es Teams, Gmelius mit Tausenden anderer Webdienste zu verbinden. Automatisierte Verbindungen, sogenannte Zaps, automatisieren alltägliche Aufgaben und sorgen für Workflows zwischen Apps, die sonst nicht möglich wären. Teams können sich innerhalb von Minuten einrichten, ohne dass eine Codierung erforderlich ist. Erfahren Sie, wie Sie Gmelius mit Zapier verbinden hier.
Automatisieren Sie die Gruntarbeit mit leistungsstarken Workflow-Automatisierungsregeln
Workflow-Automatisierung spart Zeit, reduziert das Fehlerrisiko und erhöht die Teamproduktivität. Gmelius macht die Workflow-Automatisierung mit leistungsstarken Regeln, die die täglichen Prozesse eines Unternehmens automatisieren, noch einfacher.
Dieses Beispiel für den Kundensupport zeigt, wie Gmelius Teams dabei helfen kann, Aufgaben zu automatisieren und die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen.
Mit Gmelius können Teams die Posteingänge von Unternehmen wie support@ verwalten, Regeln für die Workflow-Automatisierung festlegen, um automatische Antworten zu senden, Workflows anhand von Betreffzeilen-Triggern an Teammitglieder verteilen und Prioritäts-Tags hinzufügen, um die Antwortzeiten zu verbessern. Solche Automatisierungen führen nicht nur zu einem besseren Kundensupport, sondern diese regelbasierte Logik kann auch Stunden an Arbeitszeit pro Woche sparen.
Logistikteams sehen auch große Vorteile darin, Regeln für die Workflow-Automatisierung festzulegen. Bei den meisten Vorgängen handelt es sich um einen Prozess, der von Anfang bis Ende abläuft und bei dem nur minimale Fehler erfolgreich sind. Die Automatisierung von Abläufen zur Erledigung manueller Arbeiten, die in der Regel von Teammitgliedern ausgeführt werden, reduziert diese Risiken und ermöglicht erfolgreichere Logistikabläufe.
Erfolgreiche Logistikteams müssen strenge Service Level Agreements (SLA) -Richtlinien einhalten, um den Erfolg von Kunden und Lieferanten sicherzustellen. Ein potenzieller Verstoß kann kostspielige Folgen für ein Unternehmen haben, einschließlich eines Imageschadens aufgrund eines schlechten Service.
Gmelius verhindert potenzielle Diskrepanzen, indem es Teams ermöglicht, Automatisierungsregeln festzulegen, die Teammitglieder über potenzielle SLA-Verstöße informieren. Diese regelbasierte Logik stellt auch sicher, dass die richtigen E-Mails den richtigen Teammitgliedern zugewiesen werden. Die Implementierung dieser Art von Workflow-Automatisierungen kann die Abschlussraten von SLAs erhöhen und die Lösungszeit verkürzen.
Um optimal zu funktionieren, benötigt jedes Unternehmen ein solides Workflow-Management-System. Wenn Sie ein Workflow-Management-System für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, sollten Sie Gmelius in Betracht ziehen. Gmelius bietet unzählige Lösungen, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen und eine nachhaltige Lösung zu entwickeln, die mit dem Wachstum Ihres Unternehmens Schritt halten kann.
In diesem Artikel wurden Beispiele für Workflow-Management-Systeme und deren Verwendung beschrieben Gmelius. Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius entwickelt wurde, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
