Como gerente de equipe, você e sua equipe realizam as tarefas do dia-a-dia que, coletivamente, servem como o “trabalho” que sua empresa realiza. Você supervisiona componentes individuais do processo de fluxo de trabalho, o que transmite uma perspectiva única e valiosa sobre as ferramentas e práticas atuais: algumas podem agregar valor ou economizar tempo, e outras apresentam uma oportunidade de upgrade para melhorar seu fluxo de trabalho.
Sua opinião é importante, especialmente ao propor uma nova ferramenta ou estratégia como solução. Ao formular um exemplo de sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho para apresentar ao seu chefe, é importante levar em consideração todos os detalhes. Para os tomadores de decisão, dois fatores principais têm precedência:
Quanto custa? E como isso beneficia a empresa?
Este artigo descreve os recursos básicos e os desafios comuns do gerenciamento de fluxo de trabalho, junto com exemplos para esclarecimento. Muitos gerentes têm dificuldade em mapear o processo de criação de um sistema eficaz de gerenciamento de fluxo de trabalho, mas o maior desafio é garantir sua sustentabilidade.
Ofereça soluções, não problemas
Os tomadores de decisão apreciam quando seus gerentes apresentam soluções claramente definidas. A compra inicial de ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho é o número mais fácil de relatar, mas representa apenas parte do custo da empresa. As informações obtidas por experiência própria permitem detalhar os custos ocultos das oportunidades perdidas devido a gargalos, falhas de comunicação ou outros obstáculos no fluxo de trabalho.
Os custos potenciais de ignorar esses problemas de fluxo de trabalho superam facilmente a compra inicial do software. Usar leads atuais como exemplos pode esclarecer o ROI positivo de uma solução ao orientar seu supervisor em um cenário de gargalo ou falha de comunicação. Em muitos casos, essas soluções de fluxo de trabalho basicamente se compensam — às vezes muitas vezes mais — identificando e evitando obstáculos, economizando tempo e aumentando os lucros.
Compartilhe sua experiência com os tomadores de decisão
Além de produzir uma análise formal de custo-benefício, você também pode elaborar os benefícios qualitativos intangíveis para ajudar os tomadores de decisão a entender o que é “sucesso” para sua equipe. Qualidades como orgulho de um trabalho bem feito, adesão dos funcionários e aumento do moral da equipe são difíceis de medir, mas essenciais para o sucesso.
Depois de apresentar os benefícios quantificáveis, como maior produtividade e maior lucro, seu chefe definitivamente desejará saber mais sobre a solução proposta.
Funções de gerenciamento de fluxo de
O gerenciamento do fluxo de trabalho envolve o gerenciamento de um fluxo de tarefas para criar um sistema organizado que garanta a produtividade. O objetivo final é criar uma estrutura que ajude a identificar áreas que precisam ser melhoradas para manter um fluxo de trabalho produtivo com um produto final ou serviço confiável. O uso de Quadros Kanban gerenciar a fabricação automotiva oferece um exemplo de referência de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Investir em uma solução de software pode ajudar os gerentes com o processo inicial de mapeamento, que também pode agilizar fluxos de trabalho, identificar gargalos e melhorar a funcionalidade a longo prazo. Sem um método de feedback para identificar e resolver problemas de fluxo de trabalho, o aumento da eficiência apenas produz o mesmo produto, só que mais rapidamente.
As soluções de software podem identificar áreas problemáticas no processo de fluxo de trabalho, o que permite que sua equipe resolva o problema e aumente eficiência: produzindo mais do certo produto final. Em última análise, no entanto, a maior parte da otimização do fluxo de trabalho depende de duas funções: automação e integração.
Automação
Automação envolve a definição de uma lógica baseada em regras para agilizar tarefas que exigem execução humana. Sequências manuais repetitivas podem consumir a jornada de trabalho e retardar as operações. Como resultado, muitas equipes confiam na automação como um recurso essencial para agilizar o fluxo de trabalho. A implementação de novas tecnologias simplifica as tarefas, reduz o risco de erros humanos e economiza o tempo da empresa.
Em um recente Forbes No artigo, Jim Nicol escreve que “o caminho para a verdadeira automação digital do fluxo de trabalho é pavimentado com inteligência artificial”. Ele também destaca uma pesquisa da Forrester que relata que 61% das empresas classificaram a automação robótica de processos (RPA) como seu principal caso de uso para automação.
A RPA é uma forma de automação baseada em software, robôs e inteligência artificial (IA) para reduzir as tarefas humanas manuais. O uso da automação se tornou mais proeminente no início da pandemia da COVID-19, quando as empresas começaram a incorporar mais operações digitais do que nunca.
Um recurso crescente para muitos setores, o futuro da automação parece promissor. Projetado para alcançar USD 39.49 bilhões até 2027, a projeção do mercado de automação de fluxo de trabalho resulta em uma taxa composta de crescimento anual (CAGR) de 23,68% de 2020 a 2027.
Integração
Integração combina seu sistema de fluxo de trabalho atual com soluções adicionais de fluxo de trabalho para criar um processo poderoso. Os recursos de integração expandem um sistema atual para melhorar a funcionalidade. Muitos sistemas oferecem uma combinação de automação e integração, o que permite que as equipes empreguem várias funções diferentes por meio de um sistema, em vez de usar várias plataformas.
Ao determinar a solução mais adequada para sua organização, é importante primeiro analisar os processos existentes para identificar áreas de melhoria. Onde estão os gargalos? Qual tarefa consome mais tempo? O que pode ser automatizado para reduzir as ações humanas?
Em seguida, avalie quais departamentos precisam de um sistema melhor e crie uma solução para atender a essa necessidade. Por exemplo, as equipes de suporte podem precisar de ajuda com solicitações de atendimento ao cliente. Eles se beneficiariam de um sistema que distribui automaticamente a carga de trabalho de maneira uniforme entre os funcionários. As equipes de logística precisam de um fluxo de trabalho estruturado para garantir entregas pontuais e correspondência com o mínimo de erros.
Determinar as necessidades da sua empresa e elaborar uma estratégia para atendê-las são duas etapas críticas para alcançar resultados positivos.
Exemplos de sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho: criando a solução perfeita para sua equipe
Ao procurar o sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho perfeito, recorra ao Gmelius, uma plataforma de comunicação e colaboração para o Gmail. O Gmelius resolve desafios comuns de fluxo de trabalho combinando automação e integração em uma plataforma perfeita.
Com o Gmelius, as equipes podem acessar uma variedade de ferramentas de gerenciamento de fluxo de trabalho, além das regras de automação do fluxo de trabalho, para agilizar tarefas, melhorar a comunicação e aumentar as oportunidades de colaboração em uma nova era de trabalho remoto.
Aqui estão alguns exemplos de sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho que empregam o Gmelius como uma solução de software.
Arquitetura bidirecional = integração perfeita e exclusiva
A solução de caixa de entrada compartilhada da Gmelius aumenta a comunicação e a colaboração. As equipes não precisam mais depender do envio e encaminhamento manual de e-mails. Em vez disso, os membros podem colaborar em tempo real por meio de uma caixa de entrada compartilhada.
Quando comparado a outras caixas de entrada compartilhadas comuns, o Gmelius tem o poder de transformá-lo em um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho por meio de integrações poderosas com aplicativos como Slack, Trello, Zapier e muito mais. Em vez de alternar entre vários aplicativos, as equipes que usam o Gmelius podem permanecer em uma plataforma para otimizar o fluxo de trabalho.
Como isso funciona?
Slack. O Slack é um aplicativo popular de mensagens instantâneas desenvolvido para que os funcionários possam conversar dentro dos departamentos ou como uma equipe inteira. Essa integração conecta as caixas de entrada compartilhadas de uma equipe em Gmail com Slack canais para que os membros da equipe possam colaborar em e-mails sem sair do Slack. As equipes podem:
- responder a e-mails
- adicionar notas internas aos tópicos de e-mail
- alterar status de e-mail
- atribuir e-mails aos membros da equipe
Trello. Este aplicativo de criação de listas no estilo Kanban faz gerenciamento de projetos fácil. Com a integração bidirecional exclusiva da Gmelius com Trello, as equipes podem facilmente transformar marcadores colaborativos do Gmail em painéis Kanban. O quadro Gmelius pode então ser convertido em um quadro Trello que sincroniza e-mails, tarefas e datas de entrega em tempo real: tanto no Gmail quanto no Trello. Os painéis do Trello também podem ser importados para o Gmail para acomodar as preferências da equipe. Como alguns membros da equipe preferem trabalhar fora do Gmail, essa opção simplifica as operações.
Zapier. O Zapier é uma ferramenta de automação que move informações entre aplicativos da web automaticamente. A integração exclusiva com Zapier permite que as equipes conectem o Gmelius a milhares de outros serviços da web. As conexões automatizadas chamadas Zaps automatizam as tarefas do dia a dia e criam fluxos de trabalho entre aplicativos que, de outra forma, não seriam possíveis. As equipes podem se configurar em minutos sem a necessidade de codificação. Saiba como conectar o Gmelius ao Zapier aqui.
Automatize o trabalho pesado com regras poderosas de automação de fluxo de trabalho
A automação do fluxo de trabalho economiza tempo, reduz o risco de erros e aumenta a produtividade da equipe. O Gmelius torna a automação do fluxo de trabalho ainda mais fácil com regras poderosas que automatizam os processos diários de uma empresa.
Este exemplo de suporte ao cliente ilustra como o Gmelius pode ajudar as equipes a automatizar tarefas e distribuir a carga de trabalho de maneira uniforme.
Com o Gmelius, as equipes podem gerenciar as caixas de entrada da empresa, como support@, definir regras de automação de fluxo de trabalho para enviar respostas automáticas, distribuir o fluxo de trabalho aos membros da equipe com base nos gatilhos da linha de assunto e adicionar tags prioritárias para melhorar os tempos de resposta. Essas automações não só resultam em um melhor suporte ao cliente, mas essa lógica baseada em regras também pode economizar horas de tempo da empresa por semana.
As equipes de logística também veem grandes benefícios ao definir regras de automação do fluxo de trabalho. A maioria das operações funciona como um processo do começo ao fim que só permite que erros mínimos sejam bem-sucedidos. A automatização de sequências para concluir o trabalho manual normalmente realizado pelos membros da equipe reduz esses riscos e permite fluxos de trabalho logísticos mais bem-sucedidos.
As equipes de logística bem-sucedidas devem seguir políticas rígidas de Acordo de Nível de Serviço (SLA) para garantir o sucesso do cliente e do fornecedor. Uma possível violação pode resultar em implicações caras para uma empresa, incluindo danos à reputação devido ao mau serviço.
O Gmelius evita possíveis discrepâncias ao permitir que as equipes definam regras de automação que notificam os membros da equipe sobre possíveis violações de SLA. Essa lógica baseada em regras também garante que os e-mails certos sejam atribuídos aos membros certos da equipe. A implementação desses tipos de automações de fluxo de trabalho pode aumentar as taxas de conclusão do SLA e acelerar o tempo de resolução.
Para funcionar da melhor maneira possível, toda empresa precisa de um sistema sólido de gerenciamento de fluxo de trabalho. Ao considerar um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho para sua empresa, considere o Gmelius. A Gmelius oferece inúmeras soluções para agilizar o fluxo de trabalho e criar uma solução sustentável que crescerá à medida que sua empresa cresce.
Este artigo descreveu exemplos de sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho e como utilizá-los com Gmelius. Confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. Pronto para começar? Cadastre-se hoje!
