El correo electrónico es, sin duda, una de las herramientas de comunicación más utilizadas en los negocios. A pesar de la creciente popularidad de otras plataformas de comunicación como Zoom y la mensajería instantánea, el correo electrónico sigue siendo la mejor opción para los equipos que necesitan comunicarse durante toda la jornada laboral. Dado que este modo de comunicación asincrónica sigue siendo tan popular, es posible que estés buscando la mejor solución de correo electrónico posible para tu equipo.
Dada la necesidad de colaboración en equipo a medida que evolucionan las condiciones de trabajo remotas e híbridas, una solución de bandeja de entrada compartida puede ser justo lo que necesita. Sin embargo, es importante sopesar las ventajas y desventajas de la bandeja de entrada compartida antes de decidir implementar una solución a largo plazo.
¿Por qué usar bandejas de entrada compartidas?
Buzones de entrada compartidos son ideales para los equipos que necesitan administrar una dirección de correo electrónico empresarial de forma conjunta, por ejemplo, una cuenta de ventas@ o support@. Son colaborativas por naturaleza y ofrecen a los equipos muchos beneficios, incluida la comunicación centralizada para grupos de todos los tamaños. Leer, responder y administrar los correos electrónicos puede ser una tarea engorrosa que es difícil de realizar rápidamente. Las bandejas de entrada compartidas permiten a los equipos abordar juntos la carga de trabajo entrante.
Las bandejas de entrada de correo electrónico estándar se quedan cortas porque carecen de transparencia para los equipos que abordan los correos electrónicos de forma colaborativa. A menudo, dejan a los miembros del equipo al margen de la resolución de un correo electrónico y corren el riesgo de que se dupliquen las respuestas debido a una responsabilidad poco clara.
Las bandejas de entrada compartidas ayudan a solucionar estos problemas al permitir que los equipos colaboren para eliminar los silos, crear transparencia y aumentar la productividad. Todos los miembros pueden ver los mismos correos electrónicos y, en algunos casos, asignar mensajes para garantizar que la persona adecuada se dirija a los correos electrónicos de manera oportuna.
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Ventajas y desventajas de la bandeja de entrada compartida
Las bandejas de entrada compartidas ofrecen muchas ventajas para los equipos de todos los tamaños, pero no están exentas de inconvenientes, según la configuración de su solución en particular. Cada solución de bandeja de entrada compartida varía en función de las funciones y herramientas disponibles. Quizás tu equipo ya esté usando una solución de correo electrónico colaborativa, pero la funcionalidad es insuficiente. ¿Desde administración de correo electrónico es fundamental para muchas organizaciones, por lo que es fundamental utilizar la plataforma de correo electrónico adecuada.
Algunas cualidades a favor y en contra (ventajas y desventajas) de las bandejas de entrada compartidas incluyen:
No faltan beneficios para quienes utilizan una bandeja de entrada compartida; sin embargo, no todas las funciones son perfectas para todos los equipos. Por ejemplo, una bandeja de entrada compartida puede no ser la solución ideal si no te sientes cómodo con que varios miembros del equipo tengan acceso a la misma dirección de correo electrónico. Además, muchas personas no utilizan correctamente las bandejas de entrada compartidas, lo que puede provocar reacciones negativas ante este tipo de gestión del correo electrónico.
Estos son algunos inconvenientes o argumentos en contra comunes de las bandejas de entrada compartidas:
Las bandejas de entrada compartidas funcionan muy bien si se usan correctamente. Si estás pensando en compartir tu bandeja de entrada o descubres que tu organización tiene una estructura desorganizada, aquí tienes algunos consejos sencillos que te ayudarán a gestionar tu correo electrónico.
Defina la propiedad de forma inmediata
Al configurar una bandeja de entrada compartida, defina la propiedad entre su personal de inmediato. La dirección puede determinar a quién se invitará a usar la bandeja de entrada compartida. Notificar a los miembros del equipo sus responsabilidades individuales y definir claramente esas funciones mediante la capacitación ayudará a desarrollar una infraestructura organizada sin cuellos de botella.
Además de etiquetas transparentes, Gmelius también ofrece a los equipos una forma de añadir estados, etiquetas y notas de correo electrónico para obtener más información o contexto. No hay confusión en cuanto a la responsabilidad, y los equipos siempre pueden contar con el apoyo adicional de sus compañeros. Gmelius es la mejor plataforma de colaboración, que ofrece una comunicación clara para todos.
Distribuya uniformemente la carga de trabajo
El trabajo remoto presenta muchas oportunidades para que los empleados se sientan sobrecargados de trabajo. A menudo es difícil para los empleados desconectarse cuando su oficina también ocupa su espacio vital. Si bien el aumento de la productividad puede ocupar un lugar destacado en la lista de ventajas de los puestos de trabajo remotos, el peligro de sentirse sobrecargado de trabajo nunca pasa desapercibido. El uso de una plataforma de correo electrónico que muestre la distribución de la carga de trabajo de un equipo puede ayudar a evitar sobrecargar a los empleados con demasiadas tareas.
Análisis de equipo puede cambiar las reglas del juego para algunas organizaciones. No solo ayudan a los gerentes a ver la cantidad de correos electrónicos asignados por usuario, sino que también ayudan a ajustar el desempeño con detalles sobre las fortalezas y debilidades de cada empleado.
Por ejemplo, los gerentes pueden ver la cantidad de correos electrónicos cerrados y cuánto tiempo tardó cada miembro del equipo en cerrarlos. Garantizar la uniformidad de las cargas de trabajo ayuda a la dirección a evitar el agotamiento de los empleados y a reducir el estrés. También demuestra a los empleados que te preocupas por su bienestar y, en última instancia, crea un entorno de trabajo más saludable para todos.
Los administradores pueden filtrar por bandeja de entrada compartida o por etiqueta compartida. A continuación, puede filtrar los análisis por espacio de trabajo, período de tiempo o por etiqueta. Los gerentes pueden ver información útil sobre proyectos o clientes específicos para mejorar las operaciones internas y alcanzar los objetivos del proyecto.
Cuando investigas antes de elegir una solución de correo electrónico empresarial, ayudas a tu equipo a prepararse para el éxito. Si utilizas Gmelius como tu solución de bandeja de entrada compartida, recibirás todos los beneficios de una solución colaborativa.
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