Si es la primera vez que usa el término o simplemente quiere refrescarse, comience por el principio. No te preocupes, es una lectura rápida.
En este artículo, abordaremos:
- ¿Qué es una bandeja de entrada compartida?
- ¿Por qué tu equipo debería usar un software de bandeja de entrada compartida?
- ¿Cuál es el mejor buzón compartido para los equipos?
- ¿Cuáles son algunos casos de uso típicos de una bandeja de entrada compartida, por ejemplo, atención al cliente o servicio al cliente?
- ¿Y algunas otras preguntas frecuentes sobre las bandejas de entrada y los buzones compartidos?
Si ya estás familiarizado con el concepto de bandeja de entrada compartida, puedes ir directamente a la sección sobre «por qué tu equipo debería usar una» o consultar algunos «casos de uso típicos». para que puedas ver las bandejas de entrada compartidas en acción.
Si estás intentando decidir cuál es la mejor herramienta de bandeja de entrada compartida para el flujo de trabajo de tu equipo, echa un vistazo a 'la mejor bandeja de entrada compartida para equipos'.
¿Qué es una bandeja de entrada compartida?
Es posible que haya escuchado estos términos antes: Bandeja de entrada compartida. Bandeja de entrada colaborativa. Correo electrónico grupal. Correo electrónico del equipo.
O tal vez no lo hayas hecho, pero si trabajas en un entorno de equipo y la mayoría de tus comunicaciones se centran en el correo electrónico, solo pensarlo hará que tu equipo sienta esperanza y posibilidad.
Las bandejas de entrada compartidas, cuando están realmente diseñadas para equipos, son la herramienta ideal para una colaboración eficaz. Su empresa puede crear bandejas de entrada compartidas para direcciones de correo electrónico específicas, invitar a los miembros pertinentes del equipo y dejar que ellos lo gestionen juntos.
Una dirección de correo electrónico sales @yourcompany para su equipo de ventas; support @yourcompany para su equipo de soporte. Los equipos de servicio al cliente también pueden beneficiarse de las bandejas de entrada compartidas, ya que gestionan de forma eficiente las comunicaciones entrantes e integran los sistemas de CRM.
Uno para info@, jobs@, billing@ o lo que sea que requiera el flujo de trabajo de su empresa.
¿Buscas una forma sencilla de colaborar con tu equipo? Prueba Gmelius de forma gratuita.
¿Qué tienen de bueno las bandejas de entrada compartidas?
Administrar un correo electrónico grupal en equipo sin la estructura adecuada puede generar muchas conjeturas (¿quién vio o abrió ese correo electrónico? es que alguien ya lo usa), frustración (ya que mantener a todo el mundo al tanto implica reenviar y enviar correos electrónicos, lo que inunda la bandeja de entrada de todo el mundo) o, lo que es peor, errores (¡oh, espera, dos miembros del equipo han respondido a la misma solicitud de un cliente!).
Buzones de entrada compartidos permiten que todos trabajen juntos y aborden la carga de trabajo entrante sabiendo quién está trabajando en qué. Compartir y delegar correos electrónicos se vuelve más claro y sencillo.
Se acabaron los Cc internos, los reenvíos y las bandejas de entrada desordenadas.
Y con todas las actividades totalmente sincronizadas en tiempo real, puedes estar seguro de que todos están en sintonía. Esto significa que la rendición de cuentas sería clara y no habría más confusión. No más errores ni oportunidades perdidas.
Antes de analizar más ventajas y casos prácticos de las bandejas de entrada compartidas, veamos por qué tu equipo debería usar una en primer lugar.
¿Por qué tu equipo debería usar un software de bandeja de entrada compartida?
El correo electrónico no se diseñó para la colaboración en equipo y los equipos no tardan mucho en darse cuenta de ello.
Como herramienta de comunicación individual, el correo electrónico es excelente y, para ser justos, se ha hecho todo lo posible para mantenerse al día con los equipos modernos. Sin embargo, los entornos laborales con comunicaciones constantes, internas y externas, han hecho que el correo electrónico adquiera formas para las que no estaba diseñado.
A medida que aumenta el volumen de comunicaciones, también aumenta la necesidad de colaborar. Los equipos de trabajo tienen acciones reales que deben llevarse a cabo en respuesta a cada correo electrónico.
Un correo electrónico entrante normalmente conduce a un chat interno del equipo, seguido de una serie de acciones de varios miembros y departamentos. Las discusiones internas dentro de las herramientas de bandeja de entrada compartida ayudan a los miembros del equipo a acceder rápidamente a información crucial, lo que se traduce en respuestas de los clientes más personalizadas y eficientes. Todo ello con devoluciones periódicas a ese correo electrónico, ya sea como punto de referencia para volver a informar o como fuente de información adicional a medida que llegan nuevos correos electrónicos.
Entonces, ¿qué están haciendo los equipos? En la mayoría de los casos, se les ocurren soluciones alternativas. Por muy únicos que sean estos trucos, simplemente no son eficientes y definitivamente no son sostenibles a medida que tu equipo crece.
En un extremo, hay equipos que comparten físicamente un ordenador para acceder a la misma bandeja de entrada. Un mal paso, en la dirección equivocada, son los equipos que comparten contraseñas para poder acceder al correo electrónico del mismo grupo.
No es necesario entrar en cuestiones de seguridad al respecto. O cuestiones organizativas. O el hecho de que tu cliente de correo electrónico probablemente no lo permita.
El lado opuesto del extremo es cuando encontrarás empresas que utilizan herramientas exageradas que en realidad no necesitan. Herramientas que prometen arreglarlo todo, pero que en realidad empeoran las cosas.
¿«Soluciones» de bandeja de entrada compartidas fuera de tu bandeja de entrada?
Es frustrante que te prometan una «solución» para la bandeja de entrada compartida que, irónicamente, ¡está fuera de tu bandeja de entrada!
La primera de las muchas quejas de su equipo será el tiempo y el esfuerzo necesarios para aprender esta otra herramienta. Por no hablar de tener que gestionar los datos entre tu cliente de correo electrónico original y esta nueva plataforma de terceros. La sincronización esporádica es un problema común con las soluciones que se encuentran fuera de tu bandeja de entrada.
Lo que puedes esperar es un equipo frustrado que requiere sesiones de capacitación y largos tiempos de incorporación, ya que tienen dificultades para administrar múltiples plataformas.
Esto demuestra que el simple hecho de tener un «software de bandeja de entrada compartida» no resuelve los problemas de tu equipo, lo que te obliga a analizar por qué no todas las bandejas de entrada compartidas se crean de la misma manera.
¿Por qué algunas bandejas de entrada compartidas son mejores que otras? ¿Y cuál es la mejor para tu equipo?
Cuando se trata del flujo de trabajo de tu equipo - la bandeja de entrada compartida correcta puede marcar la diferencia entre el éxito organizado y el fracaso frustrante.
¿Cuál es la mejor bandeja de entrada compartida para equipos?
Ahora que tenemos una comprensión básica de lo que es una bandeja de entrada compartida, veamos en detalle por qué algunas son mejores que otras.
Una bandeja de entrada compartida organizará tus correos electrónicos entrantes, pero no servirá de mucho para respaldar el trabajo real que tienes que hacer después de recibir el correo electrónico.
La mayoría de las bandejas de entrada compartidas no incluyen las funciones complementarias que realmente beneficiarán el flujo de trabajo de tu equipo. Las notas internas facilitan la incorporación de información vital directamente en los correos electrónicos, lo que mejora el trabajo en equipo y agiliza la comunicación entre los miembros del equipo.
¿Qué hace que una bandeja de entrada compartida de Gmelius sea diferente?
Gmelius lleva el concepto de bandejas de entrada compartidas aún más al flujo de trabajo de su equipo.
Para empezar, la bandeja de entrada compartida de Gmelius está diseñada con un enfoque centrado en la colaboración y está diseñada específicamente para los usuarios de Gmail y Google Workspace. Esto significa que tu equipo podrá trabajar de forma conjunta en la gestión de clientes y proyectos sin salir de sus bandejas de entrada de Gmail actuales. No solo las comunicaciones, sino también el trabajo real que se deriva de ellas. Con Gmelius, puedes completar las tareas asociadas hasta su finalización, lo que ofrece una forma sencilla de colaborar entre varios usuarios y mantener a todos informados.
Una vez que instalar Gmelius, tu bandeja de entrada de Gmail se transformará en tu nuevo espacio de trabajo, que no solo albergará buzones y etiquetas de Gmail compartidos, sino también muchas otras funciones para la colaboración en equipo y la automatización del flujo de trabajo.
Pero no se deje engañar. Gmelius encaja con elegancia en el Gmail con el que estás familiarizado. Las funciones están listas cuando no las necesitas y puedes acceder a ellas fácilmente cuando las necesitas.
Tu nueva bandeja de entrada compartida se organizará en un conjunto de subcarpetas, lo que facilitará la supervisión y la gestión de varias bandejas de entrada con los miembros de tu equipo.
El software de bandeja de entrada compartida de Gmelius está organizado para brindar claridad y está diseñado para la colaboración y una mayor transparencia.
Puedes compartir correos electrónicos fácilmente y delegarlos a miembros específicos del equipo.
¡Se hace en un clic!
Y también lo es cambiar los estados de «Asignado» a «Pendiente» y «Cerrado», lo que le brinda una visibilidad clara del progreso de los correos electrónicos y los tickets.
Agregar etiquetas a los correos electrónicos brinda a tus compañeros de equipo un contexto adicional. Pueden seguir colaborando entre bastidores con notas privadas. @mentioning, tus compañeros de equipo compartirán automáticamente la conversación y les enviarán una nota que aparecerá en un hilo de chat junto a cada correo electrónico.
Con Gmelius, tu equipo puede olvidarse de los correos electrónicos duplicados y coincidentes. Los compañeros de equipo verán los avatares de los demás si están viendo un correo electrónico compartido, y los puntos suspensivos rojos parpadearán en tiempo real si están respondiendo.
Como puedes ver, Gmelius potencia tu bandeja de entrada de Gmail para que no caigan más correos electrónicos en el olvido. Piensa en la frustración que siente tu equipo cada vez que se pierde un correo electrónico. Una menor frustración hará que tu equipo esté más feliz.
Además, Gmelius ofrece análisis procesables para tu bandeja de entrada compartida de Gmail y para los usuarios de Google Workspace.
Con números claros para evaluar la carga de trabajo y los tiempos de entrega de su equipo, puede optimizar con confianza la distribución de la carga de trabajo y mejorar los tiempos de respuesta del correo electrónico.
¿Y cómo puedes preguntar? Una vez más, Gmelius te ofrece una suite de optimización del flujo de trabajo sin necesidad de código para que puedas distribuir mejor el trabajo y automatizar las tareas repetitivas (como asignar correos electrónicos específicos a un compañero de equipo determinado o delegar nuevas solicitudes al miembro del equipo que tenga menos correos electrónicos asignados).
Para explicar con más detalle cómo Gmelius convierte tu bandeja de entrada en la mejor herramienta de colaboración, veamos cómo utilizan Gmelius equipos de todos los tamaños y de muchos sectores.
¿Cuáles son algunos casos de uso típicos de las herramientas de bandeja de entrada compartida?
Administrar correos electrónicos grupales como sales@ y support@ nunca ha sido tan fácil, pero las bandejas de entrada compartidas de Gmelius también actúan como base para los flujos de trabajo de tu equipo, incluidos el servicio de atención al cliente, los clientes, los proyectos y la administración de cuentas.
ventas @yourcompany
Los equipos de ventas utilizan Gmelius como un completo herramienta de automatización de ventas; para ampliar su alcance y optimizar los flujos de trabajo de su equipo.
Una vez más, Gmelius es mucho más que un buzón compartido en Gmail, por lo que los equipos de ventas pueden:
- Trabajen juntos en los correos electrónicos entrantes desde su bandeja de entrada compartida
- Organiza las conversaciones por nombre de cliente con las etiquetas compartidas de Gmail
- Comparta y asigne conversaciones para una rendición de cuentas clara
- Automatice su alcance de ventas con secuencias inteligentes
- Acelere y escale las comunicaciones con plantillas de correo electrónico personalizadas
- Colabore entre bastidores con notas de correo electrónico.
- Convierte los correos electrónicos en tarjetas de tareas y agrégalos a tableros kanban tipo Trello
- Obtenga una visibilidad clara de sus canales de ventas en esos tableros que se pueden compartir
- Y más
La base de este flujo de trabajo es la bandeja de entrada compartida de sales @yourcompany.
apoyar a @yourcompany
Sí, puedes convertir Gmail en la mesa de ayuda de tu empresa.
No, no necesita un software de mesa de ayuda caro y difícil de usar.
Gmelius es la mejor alternativa a las soluciones exageradas, ya que permite a tu equipo ofrecer el mejor soporte sin salir de sus bandejas de entrada de Gmail.
- Crea una bandeja de entrada compartida con un sistema de venta de entradas al estilo de un servicio de asistencia
- Comparta correos electrónicos y asígnelos como tickets para una rendición de cuentas clara
- Cambie los estados y añada etiquetas para el contexto
- Acelere las comunicaciones de soporte con plantillas personalizadas de correo electrónico
- Organiza las conversaciones por nombre de cliente con las etiquetas compartidas de Gmail
- Colabore entre bastidores con notas privadas por correo electrónico
- Convierte los correos electrónicos en tarjetas de tareas y agrégalos a tableros kanban tipo Trello
- Supervise fácilmente las canalizaciones de soporte en esas placas que se pueden compartir
- Y más
Gmelius facilita a tu equipo la gestión de tu dirección de correo electrónico de support@ al convertir tus correos electrónicos en tickets tipo mesa de ayuda a través de bandejas de entrada compartidas.
«______» @yourcompany
No importa cuál sea tu caso de uso, Gmelius simplificará los flujos de trabajo de tu equipo. Y empezar es fácil. Puedes crear una bandeja de entrada compartida en unos sencillos pasos desde tu panel de control de Gmelius.
Está claro que si formas parte de un equipo que depende en gran medida del correo electrónico, necesitas una herramienta de bandeja de entrada compartida.
Si tu equipo trabaja en conjunto en la gestión de clientes y proyectos, necesitas Gmelius.
Instala Gmelius (prueba gratuita y sin necesidad de tarjeta de crédito) y transforma la forma en que tu equipo se comunica, colabora y realiza su trabajo.
Y algunas otras preguntas frecuentes sobre las bandejas de entrada compartidas...
¿Necesitamos un nombre de usuario o una contraseña distintos para una bandeja de entrada compartida o grupal?
No. Las bandejas de entrada compartidas de Gmelius están integradas en tu bandeja de entrada estándar de Gmail. Un inicio de sesión, una contraseña, una bandeja de entrada. Tu nueva bandeja de entrada compartida se encuentra perfectamente en el conocido panel de la izquierda de tu bandeja de entrada de Gmail o G Suite.
¿Quién recibe las respuestas entrantes en la bandeja de entrada de un equipo?
Todos los usuarios de la bandeja de entrada compartida recibirán y guardarán un registro de todas las respuestas. Según tu flujo de trabajo, puedes elegir «asignar» correos electrónicos a compañeros de equipo específicos, lo que los convierte en los propietarios delegados de esa conversación.
¿Cuál es la mejor manera de organizar quién responde a una bandeja de entrada compartida?
Las bandejas de entrada compartidas de Gmelius te permiten estructurar el mejor flujo de trabajo para tu equipo. El intercambio de correos electrónicos, las tareas y la venta de entradas dejan en claro la responsabilidad. Por lo tanto, todo depende de ti: quién puede ver y supervisar los correos electrónicos y quién es responsable de responderlos.
¿Cualquier persona puede enviar un correo electrónico desde un buzón compartido?
Sí, cualquier miembro de una bandeja de entrada compartida puede enviar correos electrónicos con la dirección de origen de esa bandeja de entrada compartida en particular. Por ejemplo, cualquier miembro de la dirección de correo electrónico sales @yourcompany puede enviar y responder a sus correos electrónicos, directamente desde sus bandejas de entrada respectivas.
¿Por qué es mejor un software de bandeja de entrada compartida que un grupo de Google?
Los grupos de Google pierden los principales beneficios de Bandejas de entrada compartidas de Gmail: poder colaborar en tiempo real y toda la actividad de la bandeja de entrada compartida se sincroniza por completo con tu bandeja de entrada personal. No puedes acceder a los grupos de Google desde tu bandeja de entrada de Gmail o G Suite. Esto significa que tu equipo tendrá que gestionar dos bandejas de entrada, cada una en plataformas distintas. Además, no sabrás si alguien ha respondido o cuál es el estado actual de una conversación. Con Gmelius, todas las respuestas y actividades de la bandeja de entrada se sincronizan, en tiempo real, en todos los miembros de la bandeja de entrada y en todos sus dispositivos.
¿Qué es una bandeja de entrada colaborativa?
Si buscas en Google «Bandeja de entrada colaborativa», la mayoría de los resultados te llevarán a Grupos de Google. Sin embargo, por las razones expuestas en la respuesta anterior, Google Groups no es la mejor opción para los equipos que buscan colaborar de verdad. En Gmelius, definimos Collaborative Inbox como una dirección de correo electrónico que se convierte en el eje central para que tu equipo trabaje en conjunto. Pueden comunicarse y colaborar de verdad, no solo en los correos electrónicos entrantes, sino también en las numerosas acciones de flujo de trabajo que siguen. Gmelius es una bandeja de entrada colaborativa.
De nuevo, ¿qué es una bandeja de entrada compartida?
Una bandeja de entrada compartida es la respuesta a los problemas de comunicación internos y externos de tu equipo. Cuando se incluye en una solución completa como Gmelius, con funciones de colaboración y automatización, es la clave del éxito de tu equipo.
Prueba Gmelius gratis ¡y convierte tu bandeja de entrada en el espacio de trabajo de tu equipo!
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