Le travailleur moyen dépense 209 minutes une journée pour vérifier leur courrier électronique professionnel. Cela représente près de 3,5 heures par jour consacrées à la vérification, au tri et à la réponse aux e-mails, sans compter le temps nécessaire pour communiquer les tâches aux membres de l'équipe sur d'autres plateformes. Si vous constatez que votre équipe passe trop de temps à lire les e-mails, vous devriez envisager de mettre en œuvre l'automatisation des e-mails.
L'automatisation des e-mails peut contribuer à améliorer l'efficacité du flux de travail de votre équipe en réduisant les tâches fastidieuses, en accélérant les temps de réponse et en améliorant la collaboration. Cet article explore les nombreux avantages de l'automatisation du courrier électronique et la manière dont votre équipe peut en tirer parti.
Qu'est-ce que l'automatisation des e-mails ?
L'automatisation du courrier électronique consiste à automatiser les processus par le biais d'un ensemble prédéterminé d'actions visant à réduire les tâches manuelles. L'automatisation permet aux membres de l'équipe de rationaliser les tâches à forte intensité de main-d'œuvre, de gagner du temps et d'améliorer le flux de travail. Par exemple, votre équipe peut utiliser Groupes Google ou un boîte de réception partagée pour gérer les e-mails entrants. Cela peut impliquer que votre équipe surveille une boîte de réception associée à une adresse e-mail, par exemple support@ ou info@.
Lorsque vous utilisez l'automatisation du courrier électronique, vous pouvez accélérer les tâches manuelles. Par exemple, la création de règles et l'ajustement des paramètres pour envoyer ou attribuer automatiquement des e-mails et des tâches aux membres appropriés de l'équipe peuvent optimiser la collaboration sur les projets. Bien que cette méthode d'automatisation du courrier électronique puisse être très utile pour répondre aux demandes de support client, elle est également très bénéfique pour votre équipe interne.
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Les avantages de l'automatisation des e-mails
Grâce à la technologie moderne, tout le monde cherche un moyen plus rapide et plus facile de travailler. Les mots deviennent des acronymes et les conversations téléphoniques deviennent des textes. Les e-mails ne font pas exception à cette règle. Bien que le courrier électronique puisse éliminer le besoin d'une longue discussion et d'une réponse immédiate, la surcharge de courrier électronique peut détourner l'attention des responsabilités professionnelles essentielles. Entrez dans l'automatisation des e-mails.
Automatisation du courrier électronique peut contribuer à minimiser les démarches en utilisant la technologie pour automatiser les réponses et déléguer les tâches. Les processus automatisés peuvent aider les entreprises à améliorer leur productivité et à gagner du temps sur les tâches subalternes afin de consacrer plus de temps à une collaboration efficace. L'automatisation des e-mails permet de gagner du temps et d'augmenter la productivité de votre équipe en réduisant la charge de travail pour consacrer plus de temps aux tâches quotidiennes. L'automatisation des e-mails peut aider votre équipe à :
Déléguer les tâches
Le courrier électronique est la principale source pour de nombreuses entreprises qui souhaitent recevoir des tâches de la part de clients ou de membres de l'équipe interne. La tâche est ensuite communiquée aux autres membres de l'équipe en transférant ou en cachant l'e-mail ou en le copiant et en le collant dans un outil de gestion de projet.
En plus de cela, vous devrez peut-être envoyer des e-mails ou des messages de suivi pour vous assurer qu'ils ont bien reçu la mission et qu'ils comprennent la date d'échéance. Ces messages peuvent impliquer différentes plateformes (comme Slack ou Google chat) et ajouter d'autres variables.
Ce processus à lui seul peut vous faire perdre un temps précieux. Les quelques minutes que cela peut prendre ne semblent pas longues, mais vous devez souvent coordonner plus d'une mission par jour. Avant que vous ne vous en rendiez compte, la moitié de votre journée a été consacrée au transfert de courriels et à la délégation de tâches.
Lorsque vous utilisez une boîte de réception partagée ou collaborative, l'automatisation des e-mails permet d'attribuer les e-mails entrants à un membre spécifique de l'équipe en fonction des critères de l'e-mail, tels que la ligne d'objet ou le contenu de l'e-mail.
Supposons, par exemple, que le responsable de l'équipe d'assistance soit désigné pour répondre aux questions et aux tâches de support. Dans ce cas, l'e-mail peut être automatisé pour être envoyé directement dans la boîte de réception de ce membre de l'équipe si le contenu ou la ligne d'objet incluent le mot « support ». L'automatisation des e-mails permet de déléguer plus facilement afin de responsabiliser les membres de l'équipe afin d'éliminer les tracas liés au transfert et à la gestion des e-mails.
Gérez les projets de manière collaborative
La gestion de projets peut devenir très difficile lorsque vous travaillez en équipe à distance ou hybride. Zoom et Google Meet peuvent aider à réunir les membres de l'équipe, mais ce n'est pas la même chose qu'une réunion en personne. Cela peut vous amener à rechercher un outil de gestion de projet en ligne pour vous aider à déléguer les tâches et permettre aux membres de l'équipe de voir ce qui doit être terminé et à quel moment.
À l'aide de Gmail, vous avez peut-être utilisé Google Workspace ou d'autres fonctionnalités pour gérer des projets. Cela peut vous obliger à rechercher d'autres applications en dehors de la plateforme Gmail pour gérer des projets.
La solution ?
Trouvez un outil de gestion de projet qui s'intègre à Gmail de votre équipe pour vous aider à organiser des projets et à collaborer via une seule plateforme. Gmelius, un outil de collaboration par e-mail, fonctionne directement dans votre boîte de réception Gmail pour attribuer les e-mails en tant que tâches, qui peuvent ensuite être implémentées dans les tableaux Kanban Gmail.
Tableaux Kanban offrez un espace de travail visuel permettant à votre équipe d'attribuer des cartes de tâches et de suivre l'avancement d'un projet. L'automatisation peut être utilisée avec un tableau Kanban Gmail en attribuant automatiquement des colonnes et en ajustant les paramètres. Une fois le projet terminé, le statut est mis à jour en temps réel. Les membres de l'équipe peuvent se voir attribuer des fiches de tâches et recevoir des notifications concernant l'état de leur projet.
Travaillez sans distractions
Chaque jour, une multitude de tâches peut envahir votre boîte de réception. Il peut être difficile de répondre à chacun d'entre eux. Et chacun travaille différemment. Certains peuvent choisir de suspendre toutes les notifications pendant qu'ils travaillent sur une tâche afin d'éliminer les distractions.
D'autres personnes peuvent ressentir le besoin de traiter chaque e-mail au fur et à mesure de son arrivée afin de réduire l'encombrement de la boîte de réception et de rester attentifs aux demandes entrantes. L'automatisation permet aux équipes de tirer le meilleur parti des deux mondes. Par exemple, vous pouvez configurer des messages automatisés si les membres de l'équipe ont des questions, mais vous savez qu'ils n'auront pas besoin de réponses immédiates. Voici un exemple :
»J'ai reçu votre message et je vous contacterai dès que possible. »
Cela permet à l'expéditeur de savoir que son message a été envoyé dans votre boîte de réception et qu'il sera traité en conséquence. L'avantage de la communication asynchrone réside dans le fait que les collègues ne s'attendent pas à recevoir une réponse immédiate s'ils vous envoient un e-mail. Vous pouvez désormais traiter les demandes lorsque vous êtes prêt et éliminer les e-mails entrants comme source de distraction.
Gagnez du temps
L'automatisation des e-mails peut contribuer à réduire le temps nécessaire pour répondre aux e-mails et déléguer des tâches afin de vous donner, à vous et à votre équipe, le temps dont vous avez tant besoin pour reprendre votre journée de travail. L'automatisation peut réduire le temps passé à consulter les e-mails en envoyant des réponses programmées et en attribuant automatiquement des tâches à rationalisez votre flux de travail et vous permettent de vous concentrer sur des tâches plus urgentes.
Automatisez votre flux de travail avec Gmelius
Maintenant que nous avons discuté des avantages de l'automatisation du courrier électronique, vous vous demandez peut-être comment mettre en œuvre un tel processus pour votre équipe. L'automatisation des e-mails peut être mise en œuvre avec Gmelius, un outil de collaboration par e-mail qui s'intègre directement à votre plateforme Gmail. Il n'est donc pas nécessaire de passer d'une application à l'autre, simplifiant ainsi la collaboration au sein de votre entreprise, le tout au sein de Gmail. L'utilisation de Gmelius vous permettra de :
- Mettez vos opérations en mode pilote automatique en automatisant les processus quotidiens sur de multiples plateformes.
- Configurez des réponses automatiques pour rationaliser les tâches et améliorer les temps de réponse.
- Fixez des objectifs temporels avec des règles de SLA pour vous assurer que vos équipes donnent la priorité aux conversations à forte valeur ajoutée et atteignent les objectifs de performance internes.
Les avantages de l'automatisation du courrier électronique sont infinis et peuvent créer de puissants résultats pour votre équipe. Lorsque vous envisagez votre prochain outil de gestion des e-mails qui implique une automatisation pour travailler de manière plus collaborative, pensez à Gmelius. Réduisez le temps inutile consacré aux e-mails et améliorez le flux de travail de votre équipe grâce à l'outil de gestion des e-mails de Gmelius.
Les avantages de l'automatisation du courrier électronique peuvent avoir un impact considérable sur la façon dont votre équipe collabore sur les projets.
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