L'établissement de protocoles pour les meilleures pratiques en matière de communication par e-mail professionnelle peut contribuer à améliorer l'efficacité et la productivité des équipes. Le respect de ces bonnes pratiques en matière de communication par courrier électronique professionnel peut aider vos employés à se concentrer sur leur travail, et pas seulement sur les tâches quotidiennes répétitives.
Quelles sont les meilleures pratiques en matière de communication par courrier électronique professionnel ?
Plusieurs fonctionnalités de Gmail prennent en charge les meilleures pratiques en matière de communication par e-mail professionnelle afin de gagner du temps et de garantir la cohérence des messages. L'utilisation de ces fonctionnalités dans un espace de travail entièrement intégré vous aidera à améliorer vos habitudes de communication par e-mail, ce qui, à son tour, peut améliorer l'organisation globale, la productivité et la cohérence de l'équipe.
1. Utilisez des modèles pour les tâches quotidiennes
Que votre entreprise se concentre sur les transactions interentreprises (B2B) ou interentreprises (B2C), les modèles peuvent vous aider à établir des normes élevées pour votre communication d'entreprise. Ces normes peuvent asseoir la réputation de votre entreprise et accroître son professionnalisme. Les types de communication d'entreprise courants sont les suivants :
Fréquent et professionnel
Pour les formes de communication que votre équipe gère le plus fréquemment, vous pouvez générer un modèle de réponse standard et le mettre à la disposition des membres de la boîte de réception partagée de l'équipe.
Cela générera des réponses aux clients avec des résultats identiques dans un style professionnel, quel que soit le membre de l'équipe qui répond.
De plus, ce type de modèle modélise les normes de communication professionnelles que votre entreprise attend.
Cela permet également de répartir la charge de travail de l'équipe de manière plus uniforme et donne aux membres de l'équipe de nombreuses opportunités de travailler sur différents types de projets et de missions.
Collaboration sur les flux
Pour les tâches qui dépassent les capacités de votre équipe, il n'est pas rare de les confier à d'autres équipes à des fins d'assistance ou de recherche : du marketing à la technologie, des ventes au support, ou du transport à l'entreposage, par exemple.
Avant de transmettre les conversations et les tâches, il est toutefois utile de rassembler toutes les informations connexes afin que la nouvelle équipe dispose de tout ce dont elle a besoin pour accomplir la tâche et que vous puissiez déléguez vos e-mails en toute sécurité.
Dans ce cas, les modèles favorisent le travail d'équipe et la collaboration entre les services. Les chefs d'équipe peuvent créer des modèles que les utilisateurs peuvent remplir avant de les envoyer à l'équipe suivante. Par exemple, une nouvelle équipe aura besoin de certaines informations de base :
- Nom du demandeur
- Informations de contact
- Nom du projet
- Demandes de tâches et/ou étapes spécifiques
- Date d'échéance/date
- Remarques ou détails spécifiques
Si les expéditeurs omettent ces informations dans l'e-mail d'origine, les chefs d'équipe peuvent leur demander de compléter et de renvoyer le modèle joint. Une fois l'opération terminée, les chefs d'équipe peuvent attribuer la tâche ou la conversation au membre de l'équipe concerné. Cela permet de maintenir un flux de travail établi sans perturber les horaires individuels ou d'équipe. Cela renforce également la confiance entre les équipes et encourage la courtoisie au sein de la culture d'entreprise.
Répétition détaillée
Ces modèles également utile si vous devez envoyer le même e-mail à différents utilisateurs. Par exemple, de nombreux utilisateurs demandent des informations pour les aider à effectuer des tâches telles que l'installation de logiciels, la réinitialisation de mots de passe en libre-service ou des instructions détaillées similaires. Ces problèmes surviennent fréquemment, au fil du temps, mais pas toujours en même temps. Votre équipe aurait tout intérêt à disposer de modèles pour garantir des réponses uniformes et une résolution rapide en envoyant des instructions détaillées.
2. Automatisez les mises à jour du statut
Une « mission » est le terme utilisé par Gmail pour désigner une tâche ou une conversation qui peut être déléguée à un membre de l'équipe en attente d'une résolution. Bien qu'une simple réponse par e-mail puisse corriger certaines tâches, d'autres nécessitent une action, selon le type d'entreprise.
Les tâches peuvent facilement submerger les chefs de projet comme les membres de l'équipe. Bien que certains jours soient plus lents que d'autres, vous serez inévitablement confronté à un emploi du temps chargé. Une fois l'urgence traitée, votre équipe est toujours confrontée à des tâches qui doivent être clôturées. La fermeture manuelle de ces tâches donne souvent l'impression d'être un travail chargé.
Utilisation de la fonction automatique fourni par Gmelius, vous pouvez mettre à jour plusieurs statuts d'affectation à la fois. Cela permet de classer les boîtes aux lettres et de mettre à jour les attributions régulièrement sans nécessiter de temps supplémentaire pour effectuer ces tâches manuellement.
3. Utilisez des étiquettes pour l'organisation
Catégorisez et simplifiez vos boîtes de réception à l'aide d'étiquettes. Les libellés Gmail peuvent classer les e-mails par nom de projet, par client ou par toute autre catégorie pertinente. Si vous avez besoin de trouver tous les éléments relatifs à un client spécifique, créez une étiquette et joignez-la à tous les e-mails des clients. Les e-mails peuvent prendre en charge plusieurs libellés, il ne manque donc aucune information dans une catégorie.
L'utilisation d'étiquettes soutient les meilleures pratiques en matière de communication par e-mail professionnelle, car elles contribuent à créer une cohérence des informations entre les membres de l'équipe, en particulier lorsqu'elles sont utilisées dans une boîte de réception partagée.
4. Utilisez les notes électroniques pour une communication plus rapide
Parfois, les e-mails nécessitent plus d'informations que ce que l'e-mail lui-même transmet, mais il n'est pas pratique d'envoyer un autre e-mail explicatif. Ici, le meilleur moyen d'ajouter des informations ou du contexte est d'utiliser des notes par e-mail.
Les notes par e-mail permettent aux utilisateurs d'ajouter une note dans les marges latérales pour plus de contexte ou de détails. Cette fonctionnalité améliore la collaboration entre les membres de l'équipe et vous permet de suivre les rappels. Si une mission prend plus d'un jour ouvrable, souvenez-vous de tout ce que vous avez fait pour résoudre le problème avant d'y mettre fin.
Lorsque la même tâche est réaffectée à quelqu'un d'autre, les notes envoyées par e-mail servent à l'informer de ce que vous avez fait ou à lui indiquer la cause du problème.
Il est également utile d'intégrer un canal de communication plus immédiat à Gmail, car les e-mails ont généralement un temps de réponse plus long que les plateformes telles que les SMS ou Slack. La messagerie instantanée peut aider à résoudre les problèmes plus rapidement et à préserver le ton professionnel et informatif des e-mails en laissant les discussions en marge.
Mettre en œuvre les meilleures pratiques pour la communication par e-mail professionnelle au quotidien
Une organisation habituelle peut améliorer considérablement la communication sur le lieu de travail. De bonnes habitudes peuvent donner d'excellents résultats. Une meilleure organisation créera un espace de travail sain avec des informations plus facilement accessibles, une meilleure communication et pourrait même rendre les employés plus heureux.
Il peut être difficile de créer de bonnes habitudes, mais ce n'est pas impossible. Assurez-vous que vos employés sont conscients des changements et des raisons pour lesquelles ils seront bénéfiques, non seulement pour l'entreprise, mais pour eux-mêmes. Les gens sont plus enclins à adopter de bonnes habitudes si cela leur est bénéfique personnellement.
Vérifiez, au fil du temps, que les employés mettent réellement en œuvre les meilleures pratiques et permettez-leur de poser des questions s'ils ne savent pas comment les appliquer. Vous pouvez le faire dans le cadre d'une série de réunions ou d'une formation.
La mise en œuvre des meilleures pratiques en matière de communication par e-mail professionnelle peut être bénéfique, mais elle ne peut vraiment aider que si elles deviennent habituelles. L'utilisation de ces fonctionnalités, intégrations et pratiques peut aider les employés à se concentrer sur leur travail réel et à passer moins de temps à essayer de trouver des informations et à rédiger des réponses individuelles.
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