Die Festlegung von Protokollen für bewährte Verfahren in der geschäftlichen E-Mail-Kommunikation kann dazu beitragen, die Effizienz und Produktivität des Teams zu steigern. Wenn Sie diese bewährten Methoden für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation befolgen, können sich Ihre Mitarbeiter auf die Arbeit konzentrieren und nicht nur auf die geschäftige Arbeit mit sich wiederholenden täglichen Aufgaben.
Was sind Best Practices für geschäftliche E-Mail-Kommunikation?
Verschiedene Gmail-Funktionen unterstützen bewährte Methoden für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation, um Zeit zu sparen und konsistente Nachrichten zu gewährleisten. Wenn Sie diese Funktionen in einem vollständig integrierten Arbeitsbereich verwenden, können Sie Ihre E-Mail-Kommunikationsgewohnheiten verbessern, was wiederum die allgemeine Organisation, Produktivität und Teamkohärenz verbessern kann.
1. Verwenden Sie Vorlagen für tägliche Aufgaben
Ganz gleich, ob sich Ihr Unternehmen auf Business-to-Business- (B2B) oder Business-to-Customer-Transaktionen (B2C) konzentriert, Vorlagen können Ihnen dabei helfen, hohe Standards für Ihre Geschäftskommunikation zu etablieren. Solche Standards können den Ruf Ihres Unternehmens stärken und die Professionalität steigern. Zu den gängigen Arten der Geschäftskommunikation gehören:
Häufig und professionell
Für die Kommunikationsformen, die Ihr Team am häufigsten bearbeitet, können Sie eine Standardantwortvorlage erstellen und sie den Mitgliedern des gemeinsamen Posteingangs des Teams zur Verfügung stellen.
Dadurch erhalten Kunden Antworten mit identischen Ergebnissen in einem professionellen Stil, unabhängig davon, welches Teammitglied antwortet.
Darüber hinaus modelliert diese Art von Vorlage die professionellen Kommunikationsstandards, die Ihr Unternehmen erwartet.
Es hilft auch dabei, die Teamarbeit gleichmäßiger zu verteilen, und gibt den Teammitgliedern ausreichend Gelegenheit, an verschiedenen Arten von Projekten und Aufgaben zu arbeiten.
Zusammenarbeit im Arbeitsablauf
Bei Aufgaben, die über die Fähigkeiten Ihres Teams hinausgehen, ist es nicht ungewöhnlich, dass Sie sie zur Unterstützung oder Recherche an andere Teams weitergeben: zum Beispiel vom Marketing bis zur Technik, vom Vertrieb bis zum Support oder vom Transport bis zur Lagerhaltung.
Bevor Sie Gespräche und Aufgaben weitergeben, ist es jedoch hilfreich, alle zugehörigen Informationen zu sammeln, damit das neue Team über alles verfügt, um die Aufgabe zu erledigen, und Sie können Delegieren Sie Ihre E-Mails sicher.
In diesem Fall unterstützen Vorlagen die abteilungsübergreifende Teamarbeit und Zusammenarbeit. Teamleiter können Vorlagen erstellen, die Benutzer ausfüllen müssen, bevor sie sie an das nächste Team weiterleiten. Zum Beispiel benötigt ein neues Team einige grundlegende Informationen:
- Name des Anfragenden
- Kontaktinformationen
- Name des Projekts
- Spezifische Aufgabenanfrage (en) und/oder Schritte
- Fälligkeit/ bis wann
- Hinweise oder spezifische Details
Wenn Absender diese Informationen in der ursprünglichen E-Mail weglassen, können die Teamleiter verlangen, dass sie die angehängte Vorlage ausfüllen und zurücksenden. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, können die Teamleiter die Aufgabe oder Konversation dem entsprechenden Teammitglied zuweisen. Dies hilft dabei, einen etablierten Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten, ohne die Zeitpläne von Einzelpersonen oder Teams zu stören. Es stärkt auch das Vertrauen zwischen den Teams und fördert die Höflichkeit innerhalb der Unternehmenskultur.
Detailierte Wiederholung
Diese Vorlagen hilft auch, wenn Sie dieselbe E-Mail an verschiedene Benutzer senden müssen. Beispielsweise fordern viele Benutzer Informationen an, die ihnen bei der Ausführung von Aufgaben wie der Installation von Software, dem Zurücksetzen von Self-Service-Passwörtern oder ähnlich detaillierten Anweisungen helfen. Solche Probleme treten im Laufe der Zeit häufig auf, aber nicht immer auf einmal. Ihr Team würde davon profitieren, Vorlagen zur Verfügung zu haben, um einheitliche Antworten und eine schnelle Lösung zu gewährleisten, indem detaillierte Anweisungen gesendet werden.
2. Automatisieren Sie Aktualisierungen des Aufgabenstatus
Eine „Aufgabe“ ist der Begriff von Gmail für eine Aufgabe oder Konversation, die an ein Teammitglied delegiert werden kann, das auf eine Lösung wartet. Während einige Aufgaben durch eine einfache E-Mail-Antwort behoben werden können, sind bei anderen Aufgaben — je nach Art des Unternehmens — Maßnahmen erforderlich.
Aufgaben können Projektmanager und Teammitglieder leicht überfordern. Obwohl einige Tage langsamer vergehen als andere, werden Sie unweigerlich mit einem hektischen Zeitplan konfrontiert sein. Sobald die Dringlichkeit behoben ist, steckt Ihr Team immer noch mit Aufgaben fest, die abgeschlossen werden müssen. Das manuelle Schließen dieser Aufgaben fühlt sich oft nach anstrengender Arbeit an.
Verwendung der automatisierten Funktion bereitgestellt von Gmelius, Sie können den Status mehrerer Arbeitsaufträge gleichzeitig aktualisieren. Dies hilft dabei, Postfächer zu kategorisieren und Zuweisungen regelmäßig zu aktualisieren, ohne dass zusätzliche Zeit für die manuelle Ausführung dieser Aufgaben erforderlich ist.
3. Verwenden Sie Etiketten zur Organisation
Kategorisieren und vereinfachen Sie Ihre Posteingänge mit Labels. Mithilfe von Gmail-Labels können E-Mails nach Projektnamen, Kunden oder anderen relevanten Kategorien klassifiziert werden. Wenn Sie alle Artikel finden müssen, die sich auf einen bestimmten Kunden beziehen, erstellen Sie ein Etikett und hängen Sie es an alle Kunden-E-Mails an. E-Mails können mehrere Labels unterstützen, sodass in einer Kategorie keine Informationen fehlen.
Die Verwendung von Labels unterstützt bewährte Methoden für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation, da sie dazu beitragen, die Kohärenz der Informationen zwischen den Teammitgliedern zu gewährleisten, insbesondere wenn sie in einem gemeinsam genutzten Posteingang verwendet werden.
4. Verwenden Sie E-Mail-Notizen für eine schnellere Kommunikation
Manchmal benötigen E-Mails mehr Informationen als die E-Mail selbst, aber es ist unpraktisch, eine weitere erläuternde E-Mail zu senden. Hier lassen sich Informationen oder Kontext am besten mit E-Mail-Notizen hinzufügen.
E-Mail-Notizen ermöglichen es Benutzern, an den Seitenrändern eine Notiz für zusätzlichen Kontext oder Details hinzuzufügen. Diese Funktion verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und hilft Ihnen, den Überblick über Erinnerungen zu behalten. Wenn eine Aufgabe länger als einen Werktag dauert, erinnere dich daran, was du alles getan hast, um das Problem zu lösen, bevor du sie abrufst.
Wenn dieselbe Aufgabe einer anderen Person zugewiesen wird, dienen E-Mail-Notizen dazu, sie darüber zu informieren, was Sie getan haben, oder um Hinweise zur Ursache des Problems zu erhalten.
Es ist auch hilfreich, einen direkteren Kommunikationskanal in Gmail zu integrieren, da E-Mails im Allgemeinen eine längere Antwortzeit haben als Plattformen wie SMS oder Slack. Instant Messaging kann dazu beitragen, Probleme schneller zu lösen und den professionellen, informativen Ton echter E-Mails beizubehalten, indem das Plaudern am Rande gehalten wird.
Tägliche Implementierung von Best Practices für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation
Eine gewohnte Organisation kann die Kommunikation am Arbeitsplatz erheblich verbessern. Gute Gewohnheiten können zu hervorragenden Ergebnissen führen. Eine bessere Organisation schafft einen soliden Arbeitsplatz mit leichter zugänglichen Informationen, besserer Kommunikation und kann sogar zu glücklicheren Mitarbeitern führen.
Gute Gewohnheiten zu entwickeln kann schwierig sein, aber es ist nicht unmöglich. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich der Änderungen bewusst sind und wissen, warum sie nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für sie selbst von Vorteil sein werden. Menschen neigen eher dazu, gute Gewohnheiten zu praktizieren, wenn sie davon persönlich profitieren.
Stellen Sie im Laufe der Zeit sicher, dass die Mitarbeiter die Best Practices tatsächlich umsetzen, und geben Sie ihnen die Möglichkeit, Fragen zu stellen, wenn sie sich nicht sicher sind, wie sie diese anwenden sollen. Sie können dies in einer Reihe von Besprechungen oder im Rahmen von Schulungen tun.
Die Implementierung von Best Practices für die geschäftliche E-Mail-Kommunikation kann von Vorteil sein, kann aber nur dann wirklich helfen, wenn sie zur Gewohnheit werden. Die Verwendung dieser Funktionen, Integrationen und Verfahren kann den Mitarbeitern helfen, sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren und weniger Zeit damit zu verbringen, Informationen zu finden und individuelle Antworten zu verfassen.
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