Estabelecer protocolos para as melhores práticas de comunicação por e-mail comercial pode ajudar a aumentar a eficiência e a produtividade da equipe. Seguir essas melhores práticas de comunicação por e-mail comercial pode ajudar seus funcionários a se concentrarem no trabalho, e não apenas no trabalho intenso de tarefas diárias repetitivas.
Quais são as melhores práticas para comunicação por e-mail comercial?
Vários recursos do Gmail oferecem suporte às melhores práticas de comunicação por e-mail comercial para ajudar a economizar tempo e garantir mensagens consistentes. Usar esses recursos em um espaço de trabalho totalmente integrado ajudará a melhorar seus hábitos de comunicação por e-mail, o que, por sua vez, pode aumentar a organização geral, a produtividade e a coerência da equipe.
1. Use modelos para tarefas diárias
Se sua empresa se concentra em transações entre empresas (B2B) ou entre empresas (B2C), os modelos podem ajudá-lo a estabelecer altos padrões para sua comunicação comercial. Esses padrões podem estabelecer a reputação da sua empresa e aumentar o profissionalismo. Os tipos comuns de comunicação empresarial incluem:
Frequente e profissional
Para as formas de comunicação que sua equipe usa com mais frequência, você pode gerar um modelo de resposta padrão e disponibilizá-lo para uso entre os membros da caixa de entrada compartilhada da equipe.
Isso gerará respostas aos clientes com resultados idênticos em um estilo profissional, independentemente de qual membro da equipe responda.
Além disso, esse tipo de modelo modela os padrões de comunicação profissional que sua empresa espera.
Também ajuda a distribuir as cargas de trabalho da equipe de maneira mais uniforme e oferece aos membros da equipe ampla oportunidade de trabalhar em diferentes tipos de projetos e tarefas.
Colaboração no fluxo
Para tarefas além das capacidades da sua equipe, não é incomum passá-las para outras equipes para suporte ou pesquisa: do marketing à tecnologia; das vendas ao suporte; ou do transporte ao armazenamento, por exemplo.
Antes de transmitir conversas e tarefas, no entanto, é útil reunir todas as informações relacionadas para que a nova equipe tenha tudo o que é necessário para concluir a tarefa e você possa delegue seus e-mails com segurança.
Nesse caso, os modelos oferecem suporte ao trabalho em equipe e à colaboração entre departamentos. Os líderes de equipe podem criar modelos para os usuários preencherem antes de enviá-los para a próxima equipe. Por exemplo, uma nova equipe precisará de algumas informações básicas:
- Nome do solicitante
- Informações de contato
- Nome do projeto
- Solicitações e/ou etapas de tarefas específicas
- Data de vencimento/até quando
- Notas ou detalhes específicos
Se os remetentes omitirem essas informações do e-mail original, os líderes da equipe poderão solicitar que preencham e devolvam o modelo anexado. Depois de concluída, os líderes da equipe podem atribuir a tarefa ou a conversa ao membro apropriado da equipe. Isso ajuda a manter um fluxo de trabalho estabelecido sem interromper os cronogramas individuais ou da equipe. Também gera confiança entre as equipes e incentiva a cortesia na cultura da empresa.
Repetição detalhada
Esses modelos também ajuda se você precisar enviar o mesmo e-mail para usuários diferentes. Por exemplo, muitos usuários solicitam informações para ajudá-los a realizar tarefas como instalar software, redefinir senhas de autoatendimento ou instruções detalhadas semelhantes. Esses problemas ocorrem com frequência, ao longo do tempo, mas nem sempre de uma só vez. Sua equipe se beneficiaria de ter modelos disponíveis para garantir respostas uniformes e resolução imediata, enviando instruções detalhadas.
2. Automatize as atualizações do status da atribuição
Uma “tarefa” é o termo do Gmail para uma tarefa ou conversa que pode ser delegada a um membro da equipe que aguarda uma resolução. Embora uma simples resposta por e-mail possa corrigir algumas tarefas, outras exigem ação, dependendo do tipo de negócio.
As atribuições podem facilmente sobrecarregar os gerentes de projeto e os membros da equipe. Embora alguns dias sejam mais lentos do que outros, você inevitavelmente enfrentará uma agenda agitada. Depois que a urgência é resolvida, sua equipe ainda está presa a tarefas que precisam ser encerradas. Fechar manualmente essas tarefas geralmente parece um trabalho árduo.
Usando a função automatizada fornecido por Gmelius, você pode atualizar vários status de atribuição de uma só vez. Isso ajuda a categorizar caixas de correio e atualizar atribuições regularmente, sem exigir tempo adicional para realizar essas tarefas manualmente.
3. Use rótulos para organização
Categorize e simplifique suas caixas de entrada com etiquetas. Os marcadores do Gmail podem classificar e-mails por nomes de projetos, clientes ou qualquer outra categoria relevante. Se você precisar encontrar todos os itens relacionados a um cliente específico, crie uma etiqueta e anexe-a a todos os e-mails do cliente. Os e-mails podem suportar vários marcadores, portanto, não faltam informações em uma categoria.
O uso de rótulos oferece suporte às melhores práticas de comunicação por e-mail comercial, pois ajudam a criar uma coerência de informações entre os membros da equipe, especialmente quando usados em uma caixa de entrada compartilhada.
4. Use notas de e-mail para uma comunicação mais rápida
Às vezes, os e-mails precisam de mais informações do que o próprio e-mail transmite, mas é impraticável enviar outro e-mail explicativo. Aqui, a melhor maneira de adicionar informações ou contexto é com notas por e-mail.
As notas por e-mail permitem que os usuários adicionem uma nota nas margens laterais para obter mais contexto ou detalhes. Esse recurso melhora a colaboração entre os membros da equipe e ajuda você a acompanhar os lembretes. Se uma tarefa demorar mais de um dia útil, lembre-se de tudo o que você fez para resolver o problema antes de encerrar o dia.
Quando a mesma tarefa é reatribuída a outra pessoa, as anotações por e-mail servem para informá-la sobre o que você fez ou sobre a causa do problema.
Também é útil ter um canal de comunicação mais imediato integrado ao Gmail, pois o e-mail geralmente tem um tempo de resposta mais longo do que plataformas como mensagens de texto ou Slack. As mensagens instantâneas podem ajudar a resolver problemas com mais rapidez e preservar o tom profissional e informativo dos e-mails reais, mantendo o bate-papo à margem.
Implementando as melhores práticas para comunicação diária por e-mail comercial
Ter uma organização habitual pode melhorar significativamente a comunicação no local de trabalho. Bons hábitos podem gerar excelentes resultados. Uma melhor organização criará um espaço de trabalho sólido com informações mais facilmente acessíveis, melhor comunicação e poderá até mesmo produzir funcionários mais felizes.
Criar bons hábitos pode ser difícil, mas não é impossível. Certifique-se de que seus funcionários estejam cientes das mudanças e por que elas serão benéficas, não apenas para a empresa, mas para si mesmos. As pessoas estão mais inclinadas a praticar bons hábitos se isso as beneficiar pessoalmente.
Verifique, com o tempo, se os funcionários estão realmente implementando as melhores práticas e permita que eles façam perguntas se não souberem como aplicá-las. Você pode fazer isso em uma série de reuniões ou com treinamento.
A implementação das melhores práticas para comunicação por e-mail comercial pode ser benéfica, mas só pode realmente ajudar se elas se tornarem habituais. O uso desses recursos, integrações e práticas pode ajudar os funcionários a se concentrarem no trabalho real e a passarem menos tempo tentando encontrar informações e redigindo respostas individuais.
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