Convertir en boîte aux lettres partagée : comment savoir si votre équipe est prête

Pour transmettre des messages rapides et précis, les entreprises se tournent vers le courrier électronique. Le courrier électronique peut améliorer la communication et rationaliser le flux de travail. Cependant, de nombreuses équipes n'utilisent pas le courrier électronique à son plein potentiel.

Les équipes utilisent souvent des comptes de messagerie individuels pour répondre aux demandes de l'entreprise. Cela signifie que les adresses e-mail de l'entreprise telles que support@ et contact@ sont transmises à de nombreux employés. Cela peut créer une certaine désorganisation, car les équipes doivent choisir les e-mails qui leur sont destinés et ceux qui nécessitent une réponse.

Votre équipe a besoin d'une solution de boîte aux lettres partagée pour accélérer les temps de réponse et améliorer la productivité. Les boîtes aux lettres partagées sont les plus efficaces si plusieurs membres de votre équipe ont besoin d'accéder à la même boîte de réception contenant des informations sur l'entreprise, des demandes d'assistance et d'autres problèmes internes critiques.

Cet article vous aidera à déterminer si votre équipe est prête à passer à une boîte aux lettres partagée et les nombreux avantages que cette conversion peut apporter à votre entreprise.

Êtes-vous prêt à faire passer la communication de votre équipe au niveau supérieur ? INSCRIVEZ-VOUS chez Gmelius aujourd'hui !

Le problème du courrier électronique

La communication fait partie de chaque rôle, et le courrier électronique est souvent le principal candidat. Bien que le courrier électronique soit un élément essentiel de la plupart des postes, son traitement prend généralement plus de temps que nécessaire.

UNE Sondage Zapier sur 1 000 travailleurs ont constaté que 90 % ont déclaré consacrer jusqu'à cinq heures de leur journée de travail à la coordination. Cependant, 18 % ont déclaré consacrer moins d'une heure par jour à leurs fonctions principales. Par conséquent, le courrier électronique devient une tâche fastidieuse qui peut détourner l'attention d'autres responsabilités essentielles. Si votre équipe passe plus de temps à coordonner qu'à exécuter des tâches, il est peut-être temps de trouver une meilleure solution.

Certains signes indiquent qu'il est peut-être temps de passer à une boîte aux lettres partagée :

• la boîte de réception de votre entreprise est encombrée
• les e-mails se perdent dans la traduction
• les e-mails restent sans réponse
• votre équipe fait toujours du CC'ing, du BCC'ing et du transfert d'e-mails
• votre équipe reçoit des réponses doubles
• vous partagez des mots de passe de messagerie pour gérer une boîte de réception

Le manque d'organisation et la mauvaise communication sont les principaux problèmes associés aux boîtes de réception individuelles. Heureusement pour vous, une boîte aux lettres partagée présente de nombreux avantages pour remédier à ces problèmes courants et créer un meilleur flux de travail pour votre équipe.

Qu'est-ce qu'une boîte aux lettres partagée ?

UNE boîte aux lettres partagée est une boîte de réception qui permet à plusieurs membres de votre équipe d'envoyer, de recevoir et de gérer des e-mails à partir de la même adresse e-mail. Les responsables peuvent partager des autorisations avec certains membres de l'équipe pour gérer ensemble une boîte de réception d'équipe. Les boîtes aux lettres partagées courantes ressembleront à : support@ [companyname] .com, sales@ [companyname] .com ou accounting@ [companyname] .com.

Avantages d'une boîte aux lettres partagée

Une gestion adéquate des e-mails permet de gagner du temps, d'améliorer la productivité et d'établir une communication claire au sein d'une équipe. Voici quelques avantages clés si vous envisagez de mettre à niveau la messagerie de votre équipe vers une boîte aux lettres partagée.

Un emplacement central pour tous les e-mails

La gestion de tous les efforts de communication à partir d'un emplacement central est une excellente pratique commerciale. Non seulement votre entreprise économisera de l'argent en investissant dans de nombreux services tiers, mais une boîte aux lettres partagée augmentera également la productivité du personnel afin de réduire le risque d'erreurs coûteuses causées par une mauvaise communication.

Le fait de disposer d'un emplacement unique pour tous les e-mails de l'entreprise permet à tous les utilisateurs d'accéder aux informations sensibles en toute sécurité. Au lieu que les membres de l'équipe utilisent plusieurs adresses e-mail et de nombreux mots de passe, ils peuvent utiliser leur identifiant personnel pour accéder à leur compte de boîte aux lettres partagé. Cela permet de gagner du temps et de prévenir les risques de sécurité car il n'est pas nécessaire de partager plusieurs identifiants ou mots de passe.

Ligne de communication claire

Une ligne de communication peut être interrompue par d'innombrables fils de discussion ou par des membres de l'équipe qui négligent de contacter le bon collègue. Les boîtes aux lettres partagées permettent de remédier à ce problème courant en éliminant le besoin de Cc, Bcc ou de transférer les e-mails. Tous les membres de votre équipe peuvent lire et gérer les e-mails depuis la même boîte de réception, ce qui permet d'avoir un historique clair des communications, sans réponses dupliquées ni messages non lus.

Les équipes peuvent également partager et déléguer des e-mails à d'autres personnes afin d'établir la responsabilité au sein de l'équipe. Une boîte aux lettres partagée peut garantir la transparence et encourager la collaboration au sein d'une équipe, ce que les comptes individuels ne peuvent pas faire. Cela est particulièrement bénéfique si votre équipe travaille à distance, car la collaboration devient plus facile et améliore la productivité au sein d'une équipe dispersée.

Flux de travail automatisé

Automatisation est la clé d'un flux de travail organisé. Bien qu'une boîte aux lettres partagée puisse aider votre équipe à mieux collaborer, l'automatisation peut aider à garantir que votre boîte de réception reste organisée et traite rapidement tous les e-mails.

En définissant des règles d'automatisation dans votre boîte aux lettres partagée, les équipes peuvent automatiser les réponses aux e-mails, trier les e-mails entrants et définir des filtres pour une meilleure organisation. Simplifiez le travail de base pour que votre équipe passe moins de temps à traiter une boîte de réception encombrée et plus de temps à se consacrer à des tâches spécifiques à un rôle.

Convertir en boîte aux lettres partagée avec Gmelius

Si vous faites partie des millions d'entreprises qui utilisent Gmail pour vos communications professionnelles, Gmelius a la solution idéale pour vous. Gmelius propose une solution de boîte de réception partagée conçu selon une approche axée sur la collaboration.

Les équipes peuvent profiter des nombreuses fonctionnalités d'une boîte aux lettres partagée directement dans leur compte Gmail. La boîte de réception partagée de Gmelius permet aux équipes de gérer n'importe quel e-mail d'équipe depuis Gmail, de déléguer des e-mails aux membres de l'équipe, de transformer les e-mails en tickets exploitables, de laisser des notes et de mener des conversations internes directement sur le côté d'un e-mail.

Gmelius s'intègre également à d'autres Extensions pour Google Workspace ainsi que Slack, Trello, Zapier, Zoom et Loom. Vous pouvez améliorer la collaboration au sein de votre équipe en communiquant des e-mails directement depuis Gmail vers une chaîne Slack ou un tableau Trello.

Prêt à démarrer ?

Le processus est simple si vous êtes prêt à convertir en boîte aux lettres partagée avec Gmelius.

1. S'inscrire pour Gmelius.

2. Ajoutez l'adresse e-mail que vous souhaitez partager.

3. Sélectionnez les membres de votre équipe avec lesquels vous souhaitez partager la boîte de réception.

4. Cliquez sur « partager avec » (vous pouvez également ajouter automatiquement les futurs membres de l'équipe).

5. Sélectionnez « Terminé ».

6. Installez le Extension de navigateur Gmelius et/ou application mobile.

À la fin, tous les membres concernés de l'équipe recevront automatiquement une notification par e-mail les invitant à rejoindre votre équipe.

La façon dont une équipe travaille ensemble peut produire des résultats positifs qui stimulent la croissance de l'entreprise. Votre équipe peut créer un environnement collaboratif directement à partir du courrier électronique en le convertissant en boîte aux lettres partagée.

Si vous ne savez toujours pas si vous êtes prêt à passer à une boîte aux lettres partagée, vous pouvez essayez Gmelius gratuitement! Gmelius propose un essai gratuit de 14 jours, afin que vous puissiez voir si une boîte aux lettres partagée est l'option idéale pour votre équipe.

‍Êtes-vous prêt à passer à une boîte aux lettres partagée ? Découvrez nos fonctionnalités et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes. INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !