Il ne fait aucun doute que les avancées technologiques ont eu un impact considérable sur l'engagement et le bonheur des employés.
Si certains effets sont extrêmement positifs (qu'il s'agisse de communications en temps réel ou de connaissances illimitées), d'autres, comme la surcharge numérique, ont un effet négatif sur le moral et la productivité des employés.
Grâce à la technologie, la communication est possible 24 h/24 et 7 j/7. Les employés sont bombardés de notifications, d'e-mails, d'alertes et de messages interminables, ce qui perturbe la concentration, le flux de travail et rend la concentration extrêmement difficile.
Associé à un accès illimité à une multitude d'informations, les employés sont censés faire plus avec moins, plus rapidement et mieux que jamais.
Au cours d'une journée moyenne, un employé peut s'attendre à :
- Dépenser 28 % de leur journée à traiter 120 e-mails entrants ;
- Dépenser cinq minutes correspondant à une interruption toutes les huit minutes, soit 50 interruptions par jour ;
- Engagez lors de 62 réunions par mois, dont moins de la moitié sont considérées comme utiles ; et
- Vérifiez leur téléphone 80 fois par jour, soit toutes les dix minutes.
Ces statistiques sur la surcharge numérique indiquent qu'elle contribue de manière significative au stress sur le lieu de travail et qu'elle a plusieurs conséquences négatives pour les employés et l'entreprise dans son ensemble.
Par conséquent, vous risquez de réduire les niveaux de productivité et de satisfaction au travail :
- Presque la moitié de la journée de travail est improductive
- Quatre-vingt pour cent des entreprises pensent que leurs employés sont débordés
Un autre étude a révélé qu'un tiers des employés avaient l'impression de travailler en permanence, même lorsqu'ils étaient à la maison, et 23 % ont déclaré qu'ils consultaient souvent leurs e-mails professionnels à la maison. Environ un tiers ont déclaré que leur vie sociale, leur niveau d'énergie et leur alimentation avaient été affectés par le travail.
Qu'il s'agisse de passer d'une application à une autre ou de perdre du temps sur des e-mails et des réunions triviaux, les employés sont débordés et surchargés. Et surcharge d'e-mails pour les managers constitue un défi tout aussi important.
Les applications de productivité : solution ou problème ?
Pour lutter contre la surcharge numérique et la baisse de productivité, les entreprises technologiques ont conçu une pléthore d'applications dites de « productivité ».
Chaque application à elle seule est efficace pour résoudre un problème et, lorsqu'elles sont utilisées correctement, ces applications devraient rationaliser le flux de travail d'une entreprise et améliorer ses résultats.
Mais en réalité, une seule application ne résout qu'un petit problème, ce qui signifie que les entreprises doivent ajouter de plus en plus d'applications pour tenter d'automatiser et d'améliorer l'ensemble du flux de travail.
Le résultat est un réseau complexe d'applications connectées entre elles ou une commutation constante entre les onglets et les applications, chacune permettant de résoudre une pièce du puzzle.
En fait, des études montrent que la personne moyenne utilise 36 applications et plus de la moitié (57 %) des interruptions quotidiennes proviennent des réseaux sociaux ou du passage d'une application à l'autre.
Paradoxalement, le grand nombre d'applications que nous utilisons ne fait qu'aggraver le problème de la surcharge numérique.
Comment minimiser la surcharge numérique dans un monde axé sur la technologie
Les entreprises doivent apporter un soutien à leurs employés pour garantir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée, un moral positif du personnel et une productivité.
Les techniques permettant de réduire la surcharge d'informations consistent notamment à allouer des heures fixes pour consulter les e-mails ou à éliminer l'encombrement des e-mails.
Malheureusement, aucune de ces techniques ne supprimera complètement cette mine d'informations : elles aident simplement à la gérer. Et on peut dire que l'efficacité de la technique dépend réellement de l'individu.
Le meilleur moyen de résoudre le problème est peut-être d'utiliser la technologie elle-même, mais pas de la manière à laquelle nous sommes habitués (c'est-à-dire en évitant d'associer de plus en plus d'applications pour créer une solution aléatoire). Par exemple, en tirant parti de solutions avancées telles que mise en œuvre du DNS privé peut vous aider à rationaliser votre environnement numérique, à renforcer la sécurité et à réduire l'encombrement numérique inutile.
En simplifiant la connectivité entre les plateformes, ces solutions peuvent contribuer à un flux de travail plus efficace et à alléger la surcharge d'informations. Grâce à la technologie, vous pouvez même automatiser Gmail pour réduire la fatigue causée par une boîte de réception surchargée.
De nouvelles catégories d'applications
La solution réside dans une nouvelle génération d'applications. Il existe deux nouveaux types d'applications, qui sont, d'une part, complètement différentes, mais d'autre part, visent toutes deux à simplifier vos processus de travail.
Alors que Shift est conçu pour superposer votre infrastructure technologique existante et agir comme un hub central d'informations, Gmelius est un espace de travail collaboratif basé sur le courrier électronique, qui vise à minimiser votre pile d'outils et à permettre aux membres de votre équipe de choisir les plateformes sur lesquelles ils préfèrent travailler, comme Gmail ou Slack, tout en synchronisant vos données dans les deux sens.
De multiples outils sur une seule plateforme
Comme je l'ai dit, quart de travail est une application de bureau permettant de rationaliser vos comptes, vos applications et vos flux de travail.
Il agit comme un tableau de bord central pour votre écosystème d'applications existant, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de modifier, d'ajouter ou de supprimer aucune de vos technologies existantes.
Vous pouvez simplement les connecter à Shift, vous connecter à toutes vos applications en même temps et gérer tous vos comptes via un simple tableau de bord.
Consultez vos e-mails, vos flux de réseaux sociaux et vos canaux de communication dans Shift sans changer d'onglet ni vous connecter à d'autres comptes.
Espace de travail collaboratif par e-mail
Gmelius fait de Gmail l'espace de travail de votre équipe, vous permettant de regrouper plusieurs outils et de collaborer avec votre équipe directement depuis vos comptes Gmail et G Suite existants.
Gmelius agit comme un outil de gestion de projet par e-mail, vous permettant de gérer des projets et des clients, de communiquer avec les membres de l'équipe, de déléguer des tâches et de suivre les progrès sans quitter votre boîte de réception. Puisqu'il s'agit d'un boîte de réception partagée, les membres de l'équipe peuvent travailler ensemble et réduire la charge de travail de chacun.
Avec Gmelius, non seulement vous pouvez utiliser votre boîte de réception comme hub central pour vos projets (en vous débarrassant ainsi d'applications et d'outils supplémentaires), mais les membres de votre équipe peuvent également choisir où ils préfèrent travailler.
Par synchronisation des e-mails et de Slack, Gmelius vous permet de choisir où et comment travailler. Les e-mails peuvent être traduits en conversations partagées sur Slack ou en messages instantanés, et vice versa. Contrairement aux Zaps de base et aux intégrations unidirectionnelles, Gmelius transforme vos e-mails en canaux flexibles, vous permettant de travailler réellement avec ces notifications, par exemple en répondant à cette notification par e-mail, sans quitter Slack.
En outre, vous pouvez utiliser votre boîte de réception pour créer des tâches, ajouter des notes internes et fixer des échéances de projet, ce qui permet à toute l'équipe de collaborer sans effort et de communiquer en temps réel. De plus, sa fonction d'étiquetage des e-mails basée sur l'IA identifie automatiquement les messages urgents afin que vous puissiez vous concentrer seulement sur ce qui mérite vraiment votre attention.
Résumant
Le problème de la surcharge numérique est indéniable. Chaque jour, nous sommes confrontés à des boîtes de réception surchargées, à des dizaines, voire à des centaines d'interruptions sur le lieu de travail, à un réseau d'applications de « productivité » et à des communications 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
La beauté d'outils tels que Shift et Gmelius réside dans la possibilité de surmonter le bruit de la surcharge numérique causée par la technologie moderne. Bien qu'ils soient complètement différents, vous pouvez bénéficier des deux. En activant Gmelius dans Shift, vous réduirez non seulement le nombre d'outils que vous apportez au même endroit, mais vous laisserez également vos coéquipiers décider d'où ils préfèrent travailler.
Essayez Gmelius, la plateforme de collaboration par e-mail alimentée par l'IA, gratuitement.
