Não há dúvida de que os avanços na tecnologia tiveram um grande impacto no engajamento e na felicidade dos funcionários.
Embora alguns dos efeitos sejam extremamente positivos (da comunicação em tempo real ao conhecimento ilimitado), outros, como a sobrecarga digital, têm um efeito negativo no moral e na produtividade dos funcionários.
A tecnologia significa que a comunicação é possível 24 horas por dia, 7 dias por semana. Os funcionários são bombardeados com infinitas notificações, e-mails, alertas e mensagens, o que interrompe a concentração, o fluxo de trabalho e torna extremamente difícil se concentrar.
Juntamente com o acesso ilimitado a uma grande quantidade de informações, espera-se que os funcionários façam mais com menos, mais rápido e melhor do que nunca.
Em um dia normal, um funcionário pode esperar:
- Gastar 28% do dia lidando com 120 e-mails recebidos;
- Gastar cinco minutos lidando com uma interrupção a cada oito minutos, o que equivale a 50 interrupções por dia;
- Envolva-se em 62 reuniões por mês, das quais menos da metade são consideradas valiosas; e
- Verifique seu telefone 80 vezes por dia, ou a cada dez minutos.
Essas estatísticas de sobrecarga digital indicam que ela contribui significativamente para o estresse no local de trabalho e tem vários resultados negativos para o funcionário e para a empresa como um todo.
Como resultado, você corre o risco de diminuir os níveis de produtividade e satisfação no local de trabalho:
- Quase metade do dia de trabalho é improdutivo
- Oitenta por cento das empresas acreditam que seus funcionários estão sobrecarregados
Outro estudar descobriram que um terço dos funcionários sentiam que estavam sempre trabalhando, mesmo quando estavam em casa, e 23% disseram que costumavam verificar e-mails de trabalho em casa. Aproximadamente um terço disse que sua vida social, níveis de energia e dieta foram afetados pelo trabalho.
Desde alternar incansavelmente entre aplicativos até perder tempo com e-mails e reuniões triviais, os funcionários estão sobrecarregados e sobrecarregados. E sobrecarga de e-mail para gerentes é um desafio igualmente severo.
Aplicativos de produtividade: a solução ou o problema?
Para combater a sobrecarga digital e a diminuição da produtividade, as empresas de tecnologia criaram uma infinidade dos chamados aplicativos de “produtividade”.
Cada aplicativo por si só é eficaz na solução de um problema e, quando usados corretamente, esses aplicativos devem agilizar o fluxo de trabalho da empresa e melhorar a produção da empresa.
Mas a realidade é que um aplicativo resolve apenas um pequeno problema, o que significa que as empresas precisam adicionar mais e mais aplicativos na tentativa de automatizar e melhorar todo o fluxo de trabalho.
O resultado é uma rede complexa de aplicativos conectados entre si ou uma alternância constante entre guias e aplicativos, cada um resolvendo uma peça do quebra-cabeça.
Na verdade, estudos mostram que a pessoa comum usa 36 aplicativos e mais da metade (57%) das interrupções diárias vêm das mídias sociais ou da alternância entre aplicativos.
Ironicamente, o grande número de aplicativos que estamos usando está aumentando o problema da sobrecarga digital.
Como minimizar a sobrecarga digital em um mundo movido pela tecnologia
As empresas precisam oferecer apoio a seus funcionários para garantir que haja equilíbrio entre vida profissional e pessoal, moral positiva da equipe e produtividade.
As técnicas para reduzir a sobrecarga de informações incluem alocar horários definidos para verificar e-mails ou eliminar a confusão de e-mails.
Infelizmente, nenhuma dessas técnicas eliminará completamente a riqueza de informações — elas apenas ajudam a gerenciá-las. E, sem dúvida, o quão bem a técnica funciona realmente depende do indivíduo.
Talvez a melhor maneira de resolver o problema seja usando a tecnologia em si, mas não da maneira com a qual nos acostumamos (ou seja, não unindo mais e mais aplicativos para criar uma solução aleatória). Por exemplo, aproveitando soluções avançadas como implementação de DNS privado pode ajudar a otimizar seu ambiente digital, aprimorando a segurança e reduzindo a desordem digital desnecessária.
Ao simplificar a conectividade entre plataformas, essas soluções podem contribuir para um fluxo de trabalho mais eficiente e ajudar a aliviar a sobrecarga de informações. Graças à tecnologia, você pode até automatizar o Gmail para reduzir a fadiga que vem de uma caixa de entrada sobrecarregada.
Novas raças de aplicativos
A solução está em uma nova geração de aplicativos. Existem dois novos tipos de aplicativos, que são, por um lado, completamente diferentes, mas, por outro, ambos visam simplificar seus processos de trabalho.
Embora o Shift tenha sido projetado para superar sua pilha de tecnologia existente e atuar como um hub central de informações, o Gmelius é um espaço de trabalho colaborativo baseado em e-mail, que visa minimizar sua pilha de ferramentas e permitir que os membros da sua equipe escolham as plataformas nas quais preferem trabalhar, como o Gmail ou o Slack, enquanto sincronizam seus dados bidirecionais entre elas.
Várias ferramentas em uma plataforma
Conforme mencionado, Mudar é um aplicativo de desktop para otimizar suas contas, aplicativos e fluxos de trabalho.
Ele atua como um painel central para seu ecossistema de aplicativos existente, o que significa que você não precisa alterar, adicionar ou remover nenhuma tecnologia existente.
Você pode simplesmente conectá-los ao Shift, fazer login em todos os seus aplicativos de uma só vez e gerenciar todas as suas contas por meio de um painel simples.
Verifique seus e-mails, feeds de mídia social e canais de comunicação dentro do Shift sem mudar de guia ou fazer login em outras contas.
Espaço de trabalho colaborativo baseado em e-mail
Gmelius torna o Gmail o espaço de trabalho da sua equipe, permitindo que você consolide várias ferramentas e colabore com sua equipe diretamente na sua conta existente do Gmail e do G Suite.
O Gmelius atua como uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em e-mail, permitindo que você gerencie projetos e clientes, se comunique com os membros da equipe, delegue tarefas e monitore o progresso sem sair da sua caixa de entrada. Uma vez que é um caixa de entrada compartilhada, os membros da equipe podem trabalhar juntos e reduzir a carga de trabalho uns dos outros.
Com o Gmelius, você não só pode usar sua caixa de entrada como um hub central para seus projetos (eliminando aplicativos e ferramentas extras no processo), mas os membros da sua equipe também podem escolher onde preferem trabalhar.
Por sincronização de e-mail e Slack, o Gmelius permite que você escolha onde e como trabalhar. Os e-mails podem ser traduzidos em conversas compartilhadas do Slack ou mensagens instantâneas e vice-versa. Ao contrário dos Zaps básicos e das integrações unidirecionais, o Gmelius transforma seus e-mails em canais flexíveis, permitindo que você realmente trabalhe com essas notificações: por exemplo, respondendo a essa notificação por e-mail - sem sair do Slack.
Além disso, você pode usar sua caixa de entrada para criar tarefas, adicionar notas internas e criar prazos de projetos, ajudando toda a equipe a colaborar sem esforço e a se comunicar em tempo real. Além disso, seu recurso de marcação de e-mail com IA identifica automaticamente as mensagens urgentes para que você possa se concentrar apenas sobre o que realmente merece sua atenção.
Resumindo
O problema da sobrecarga digital é inegável. Todos os dias, lidamos com caixas de entrada de e-mail sobrecarregadas; dezenas, senão centenas, de interrupções no local de trabalho; uma rede de aplicativos de “produtividade”; e comunicação 24 horas por dia, 7 dias por semana.
A beleza de ferramentas como Shift e Gmelius é a opção de superar o ruído da sobrecarga digital causada pela tecnologia moderna. Embora sejam completamente diferentes, você pode se beneficiar de ambos. Ao ativar o Gmelius no Shift, você não apenas reduzirá o número de ferramentas que você traz em um só lugar, mas também permitirá que seus colegas de equipe decidam de onde preferem trabalhar.
Experimente o Gmelius, a plataforma de colaboração por e-mail com inteligência artificial, de graça.
