Equipes distribuídas: como e por que fazê-las funcionar

A atual pandemia não apenas acelerou o aumento de trabalho remoto e equipes remotas, mas também de equipes totalmente distribuídas. Incapazes de ir ao escritório, muitas empresas perceberam que operam tão bem — se não melhor — com uma força de trabalho distribuída.

O gerenciamento de equipes distribuídas, no entanto, traz seu próprio conjunto de desafios. Neste artigo, abordaremos os benefícios de equipes distribuídas geograficamente e como evitar e superar esses desafios.

O que são equipes distribuídas?

As equipes distribuídas consistem em membros da equipe que trabalham individualmente em locais diferentes. Esses locais podem ser suas casas, cafeterias ou espaços de coworking, mas não um espaço de escritório compartilhado. Por definição, equipes distribuídas não têm um escritório compartilhado para onde possam ir.

Equipes remotas versus equipes distribuídas: há alguma diferença?

A descrição acima é onde as equipes distribuídas diferem das equipes remotas. Embora todos os membros da equipe distribuídos trabalhem longe uns dos outros e não tenham espaços de escritório compartilhados onde possam trabalhar juntos, as equipes remotas são formadas por trabalhadores que trabalham fora do espaço físico do escritório da empresa.

Uma equipe de marketing distribuído pode consistir em um gerente de marketing trabalhando em sua casa em Miami, um estrategista de mídia social trabalhando em um café em Chiang Mai, um redator de conteúdo trabalhando em sua casa em Lisboa e um designer trabalhando em um espaço de coworking em Londres.

Como uma equipe remota, o gerente de marketing pode supervisionar o projeto na sede da empresa em Miami, enquanto os outros membros da equipe trabalham remotamente em Chiang Mai, Lisboa e Londres.

Por que equipes distribuídas são o futuro do trabalho

1. Eles atendem a uma maior demanda por flexibilidade no local de trabalho

Quando equipes distribuídas permitem horários de trabalho flexíveis, o que geralmente acontece, os funcionários conseguem adaptar melhor o trabalho à sua vida privada. Alguém que adora nadar pela manhã, mas não se importa em trabalhar um pouco mais tarde, pode fazer exatamente isso, enquanto um pai jovem pode começar a trabalhar cedo para poder pegar seus filhos na escola à tarde.

Em equipes distribuídas, os membros da equipe podem trabalhar quando são mais produtivos e dedicar tempo aos amigos, familiares e hobbies quando não estão. Isso significa que eles não apenas farão mais em menos tempo, mas também serão mais felizes no trabalho.

2. Eles aumentam a retenção de funcionários

Um membro da equipe feliz é aquele que permanece e, portanto, a flexibilidade que o trabalho em equipe distribuído oferece tende a aumentar a retenção de funcionários. Além disso, quando ninguém é forçado a trabalhar em um local específico, isso significa que os membros da equipe podem se deslocar facilmente pelo país ou até mesmo internacionalmente sem precisar sair da empresa.

3. Eles permitem o acesso global aos melhores talentos

Como os membros da equipe podem estar localizados em qualquer lugar do mundo, as equipes distribuídas têm a vantagem de poderem contratar de um pool global de talentos. Os fusos horários e os deslocamentos não importam mais, o que significa que as empresas não precisam se “contentar” com pessoas que moram nas proximidades. Eles podem abordar, entrevistar e selecionar a melhor pessoa para o cargo, a fim de acelerar seu crescimento.

4. Eles tornam os negócios mais ágeis

E isso não se aplica apenas aos funcionários. Como ninguém precisa estar em um espaço de escritório entre determinados horários, não há necessidade de contratar funcionários em tempo integral ou parcial. Uma startup pode contratar um gerente de mídia social freelancer por apenas algumas horas por semana. Essa flexibilidade significa que o dimensionamento se torna mais fácil e menos arriscado.

Quando equipes distribuídas estão espalhadas pelo mundo e, portanto, trabalham em diferentes fusos horários, elas também conseguem lidar com os problemas mais rapidamente e podem até mesmo fornecer atendimento ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana.

5. Eles podem reduzir os custos indiretos

Não ter que contratar uma equipe de funcionários em tempo integral significa que menos orçamento é necessário para a contratação. Dois outros grandes benefícios de custo que as empresas distribuídas têm é que elas não precisam pagar pelo espaço de escritório e tudo o que isso implica, nem pela manutenção de uma infraestrutura de TI no local.

No entanto, é importante observar que equipes distribuídas geograficamente ainda precisam de ferramentas com as quais trabalhar, portanto, geralmente pagam por ferramentas de nuvem robustas. E embora você possa investir o dinheiro economizado por não ter um escritório em uma expansão, é uma boa ideia dedicar pelo menos uma parte dele às atividades de formação de equipes.

Afinal, sem bate-papos no bebedouro e intervalos comunitários para o almoço, é mais difícil para os membros da equipe se sentirem e se manterem conectados em um nível mais pessoal.

6. Eles aumentam a produtividade

Quando os membros da equipe não conseguem mais invadir os escritórios uns dos outros, ninguém precisa comparecer às reuniões presenciais e não se perde tempo em longas viagens, a produtividade aumenta.

Certo?

Quando equipes distribuídas operam da melhor maneira possível, a produtividade aumenta, mas as pessoas se distraem facilmente e ferramentas como e-mail e Slack geralmente consomem mais tempo do que economizam tempo. Abaixo, discutiremos como você pode colaborar de forma eficiente e eficaz como uma equipe distribuída.

Equipes distribuídas: melhores práticas

Em um grande estudo que fizemos em torno do estado da colaboração digital, os entrevistados atribuíram à qualidade da colaboração digital em sua empresa uma pontuação de apenas 6,5/10.

O maior problema acabou sendo a falsa sensação de urgência que os membros da equipe sentem, mesmo quando não precisam estar constantemente disponíveis. Em segundo lugar, está a falta de transparência dentro e entre as equipes, e o terceiro maior problema acabou sendo que a colaboração entre equipes distribuídas muitas vezes ainda é problemática.

Equipes diferentes usam ferramentas diferentes, se reportam a diferentes gerentes e seguem fluxos de trabalho diferentes. Então, como você afasta sua equipe desses problemas?

Continue lendo para descobrir.

1. Comunique metas em excesso e defina expectativas claras

Em primeiro lugar, todos precisam trabalhar em prol de uma ou algumas metas gerais da empresa, tanto dentro quanto entre as equipes. Essas metas não devem ser comunicadas apenas uma vez, por exemplo, ao integrar um novo membro da equipe, mas revisadas periodicamente e levadas em consideração ao analisar o desempenho de uma equipe e definir as próximas etapas.

Junto com as metas, vêm as tarefas e os prazos, que devem ser comunicados de forma igualmente clara para que todos saibam como devem trabalhar e quando devem entregar resultados. Porque uma força de trabalho distribuída é uma força de trabalho orientada para resultados, em que concluir o trabalho até uma determinada data é mais importante do que ter esse trabalho realizado das 9 às 5.

2. Priorize a comunicação assíncrona

Para evitar que os membros da equipe sofram de um falso senso de urgência, deve ficar claro que comunicação assíncrona é o padrão. Defina regras de equipe que estipulem quanto tempo alguém pode levar para responder a algo como um e-mail, uma mensagem do Slack ou um convite de videochamada e evite ligar para alguém, a menos que seja uma emergência real. Inclua o que conta como uma emergência nas diretrizes de comunicação da empresa.

Pode parecer um exagero descrever com que rapidez (ou lentidão) as pessoas devem responder em qualquer plataforma, mas quando uma equipe não adota medidas para garantir que todos saibam que não há necessidade de estar constantemente disponíveis, as pessoas sempre ficam de olho em suas ferramentas de mensagens, enquanto podem estar fazendo um trabalho profundo e focado.

3. Use as ferramentas certas

Falando em ferramentas, aqui está uma lista rápida de algumas ferramentas de comunicação, gerenciamento de projetos e segurança on-line de renome para equipes distribuídas:

• Ferramentas de mensagens de texto: Slack, Discord, Google Chat.
• Ferramentas de gerenciamento de projetos: Asana, Monday, Trello.
• Ferramentas de videochamada: Zoom, Google Meet, Skype.
• Ferramentas de mensagens de vídeo: Loom, Vidyard.
• E-mail: Gmail, Outlook.
• VPNs: ExpressVPN, NordVPN, IPVanish.
  

Mais importante do que quais ferramentas você usa, é como você as usa. Você já sabe por que definir “regras de engajamento” para a comunicação da equipe, mas o que você faz quando precisa trabalhar entre equipes?

Convencer as pessoas a mudarem de sua ferramenta favorita para outra pode ser difícil e, às vezes, nem faz sentido. Se toda a equipe de marketing planeja, traça estratégias e se comunica no Trello, o redator de conteúdo que está nessa equipe ainda precisará usar o Trello ao ingressar em um equipe multifuncional com pessoas das equipes de vendas e atendimento ao cliente que podem trabalhar principalmente no Gmail.

É aí que o Gmelius é útil. Ele facilita a colaboração entre equipes e dentro da equipe ao conectar diferentes ferramentas em sua pilha. Com o Gmelius, você pode:

• sincronize tarefas entre o Trello e o Gmail.
• use notas para discutir tópicos de e-mail na sua caixa de entrada e no Slack.
• crie integrações personalizadas com a API pública do Gmelius ou o Zapier.
  

4. Tenha fluxos de trabalho claros

Embora uma força de trabalho distribuída possa reagir mais rapidamente em alguns casos, em outros eles são mais lentos, pois um membro da equipe pode precisar esperar por outro em um fuso horário diferente para concluir uma tarefa. Para não perder de vista quem precisa fazer o quê e quando, fluxos de trabalho claros são essenciais.

Ferramentas de gerenciamento de projetos, como as mencionadas acima nesta postagem, facilitam a representação visual de fluxos de trabalho e a atribuição de tarefas, ou você pode criar um quadro Kanban diretamente no Gmail. usando Gmelius.

5. Tenha momentos regulares de check-in

Estabelecer metas, ter regras claras sobre comunicação e criar fluxos de trabalho eficientes é uma coisa, garantir que funcionem para todos e que todos saibam como trabalhar com eles é outra.

Como você não pode simplesmente entrar no escritório de alguém quando identifica um problema ou tem uma pergunta, é fundamental ter momentos regulares de check-in. Podem ser videochamadas individuais ou reuniões de equipe, nas quais os membros da equipe podem criar um relacionamento entre si, obter feedback e dar feedback.

Pode ser tentador fazer isso por mensagem e e-mail, mas nada cria uma conexão como poder conversar com alguém cara a cara.

6. Agende momentos periódicos de formação de equipe

Momentos mais informais de formação de equipes, no entanto, podem acontecer de várias maneiras. Talvez você tenha um canal de bate-papo no Slack, agende uma videochamada mensal com a equipe, na qual você só pode falar sobre coisas divertidas, ou organize um retiro anual para que sua equipe se una de verdade. Há muitas maneiras de fazer com que os membros da equipe se sintam pertencentes e as empresas distribuídas que fazem isso com sucesso tendem a fazer isso de várias maneiras.

Você pode experimentar para descobrir o que funciona para sua equipe, mas não programar momentos periódicos de formação de equipe não deve ser uma opção se você quiser que as pessoas permaneçam engajadas e motivadas.

7. Comemore as vitórias

Outra forma de garantir que todos se sintam investidos e parte da equipe é comemorar as vitórias regularmente. Você pode criar um tópico semanal em que os memes da equipe compartilhem a vitória da semana e comuniquem as vitórias da equipe ou de toda a empresa por meio de seu boletim informativo interno. Os gerentes de equipe também podem elogiar os membros da equipe que fizeram um ótimo trabalho em alguma coisa, desde que se certifiquem de que isso não se transforme em favoritismo.

Equipes distribuídas, esforços unificados

Equipes distribuídas têm muito a seu favor. Eles oferecem aos membros da equipe mais flexibilidade para criar um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal, eliminam as distrações decorrentes da colaboração no escritório e geralmente são mais baratos de administrar. Embora eles tenham seu próprio conjunto de desafios que não podem ser ignorados, você está pronto para superá-los agora que leu este artigo.

Pronto para começar? Saiba como o Gmelius ajuda equipes distribuídas a colaborar.