Une communication par e-mail efficace sur le lieu de travail peut faire la différence entre le succès et les opportunités critiques manquées. Une communication interne solide soutient la plupart des effectifs ; sans elle, les opérations de l'entreprise pourraient facilement échouer.
Sur les lieux de travail où les opérations sont exclusivement numériques, les options de travail à distance et hybrides peuvent présenter des obstacles potentiels à la communication. Outre l'augmentation du trafic lors des appels Zoom et des discussions instantanées, les employés envoient plus d'e-mails que jamais. En fait, l'utilisation du courrier électronique devrait augmenter de 4,2 milliards utilisateurs actuels à 4,6 milliards d'ici 2025. Le courrier électronique représentant un canal de communication vital, du moins pour les trois prochaines années, les équipes ont besoin de systèmes robustes pour maintenir un travail d'équipe efficace et rationaliser la communication.
Complications liées à la communication par courrier électronique
Pour améliorer la communication par e-mail sur le lieu de travail, les équipes ont besoin d'une solution pratique et efficace. Les équipes trouvent souvent que les solutions de messagerie standard ne suffisent pas à simplifier la charge de travail. Afin de résoudre le problème, les entreprises investissent dans de multiples plateformes de communication pour obtenir de meilleurs résultats. Cependant, plusieurs plateformes génèrent de multiples conversations à différents endroits, ce qui entraîne des temps de réponse plus longs et des retards de productivité. Voici un exemple :
- Un responsable d'équipe reçoit la demande d'un client par e-mail.
- Le responsable transmet la demande à un autre membre de l'équipe pour qu'il y réponde.
- Le manager est le chef d'équipe chargé de les inclure dans la conversation.
- Comme le courrier électronique ne nécessite pas de réponse immédiate, le responsable contacte ensuite via une application de messagerie instantanée pour informer le membre de l'équipe du courrier électronique qui doit être résolu.
- Le responsable crée ensuite une tâche sur la plateforme de gestion de projet de l'entreprise (c'est-à-dire Trello ou Asana) et l'attribue au même employé, le tout pour une seule réponse.
À la fin du processus, le responsable avait contacté trois plateformes de communication distinctes. Bien que ces étapes établissent l'organisation et la responsabilisation, l'efficacité du processus n'est pas claire. Cette question peut devenir encore plus confuse lorsque des horaires de travail à distance ou hybrides entrent en ligne de compte.
Correctifs flexibles
Il a été prouvé que la flexibilité du travail à distance augmente la productivité au sein d'une équipe. Cependant, l'un des principaux points litigieux est l'efficacité de la communication avec les autres membres de l'équipe, en particulier lorsque les horaires et les fuseaux horaires variables font qu'il est difficile de prévoir à quel moment un autre membre recevra un e-mail ou un message instantané. En outre, si les équipes utilisent des boîtes de réception partagées pour différents services internes, il devient difficile de déterminer si un e-mail a été adressé ou non.
Ces obstacles à la communication se traduisent souvent par :
- occasions manquées
- délais de réponse différés
- service client médiocre
- mauvaise communication
Obstacles spécifiques à l'industrie
Les secteurs tels que la vente au détail, la logistique et l'immobilier sont exposés à un risque plus élevé de subir ces conséquences négatives liées à une mauvaise communication par courrier électronique. Par exemple, les agents immobiliers s'appuient largement sur le courrier électronique pour interagir avec les acheteurs potentiels de maisons. Pour réussir, il est essentiel d'établir des relations de confiance pour générer des prospects et maintenir une communication claire concernant les propriétés disponibles. Étant donné qu'un plus grand nombre d'acheteurs potentiels se traduit directement par une augmentation des commissions, l'absence d'un e-mail met non seulement en péril la possibilité d'une vente, mais met également en jeu la réputation et les revenus d'un agent immobilier.
La gravité est encore plus prononcée pour les équipes logistiques qui s'appuient largement sur le courrier électronique pour communiquer avec les fournisseurs et les fournisseurs concernant les dates d'expédition, les livraisons et l'état des stocks. Sans une communication cohérente et efficace, les retards d'expédition mettent en péril la qualité des relations avec les fournisseurs et la clientèle.
Bien que les conséquences négatives d'une mauvaise communication puissent être préjudiciables à de nombreuses entreprises, il existe un meilleur moyen d'exploiter le pouvoir du courrier électronique.
Comment tirer parti de la communication par e-mail sur le lieu de travail
Au lieu de créer des obstacles à la communication, le courrier électronique peut améliorer la communication, augmenter les temps de réponse et maintenir l'organisation de la boîte de réception afin que vous ne manquiez aucune opportunité.
Boîtes de réception partagées
Si votre équipe n'utilise pas encore de solution de boîte de réception partagée, c'est l'endroit idéal pour commencer à améliorer la communication par e-mail. Les boîtes de réception partagées centralisent la communication en un seul endroit, ce qui permet aux équipes de gérer simultanément plusieurs adresses e-mail d'entreprise partagées depuis leur propre boîte de réception. Plutôt que d'utiliser plusieurs identifiants et mots de passe différents, les boîtes de réception partagées réduisent la redondance liée aux allers-retours entre de nombreux comptes.
Gmelius fournit une boîte de réception partagée dotée d'un ensemble robuste de fonctionnalités collaboratives permettant aux équipes d'obtenir la visibilité dont elles ont besoin pour gérer ensemble une boîte aux lettres de groupe dans Gmail. Bien que la gestion d'une boîte de réception traditionnelle d'un service ou d'une entreprise à partir de comptes séparés puisse amener plusieurs employés à répondre au même e-mail, Gmelius élimine ce faux pas potentiel en permettant aux responsables d'attribuer des e-mails à des membres spécifiques de l'équipe et de savoir qui travaille sur quoi en temps réel.
Les e-mails délégués sont placés dans une zone « attribuée » distincte sur le panneau de gauche, ainsi que dans des boîtes de réception spécifiques à un statut, telles que « en attente » et « fermé ». Chaque e-mail est organisé en fonction de son statut. Quel que soit le secteur d'activité de votre entreprise, elle peut bénéficier de l'utilisation de Gmelius pour éviter de nouvelles opportunités de courrier électronique manquées.
Notes par e-mail
Outre une responsabilisation claire, les équipes peuvent également établir des conversations internes en marge de n'importe quel e-mail avec Notes électroniques de Gmelius pour fournir un meilleur contexte.
Au lieu de se tourner vers une autre plateforme, les équipes peuvent obtenir des informations plus claires et améliorer la communication par e-mail en discutant en temps réel sur le lieu de travail.
Intégrations de messagerie instantanée
La messagerie instantanée a vu le jour dans les années 90 afin que les gens puissent communiquer instantanément sur le Web. Débordée par les textos, la messagerie instantanée a été maintenue à des fins commerciales. Des applications telles que Slack et Google Chat sont d'excellents exemples d'outils commerciaux efficaces. Gmelius reconnaît l'importance de la messagerie instantanée en corrélation avec la correspondance par courrier électronique. En conséquence, Gmelius propose des offres uniques intégration bidirectionnelle avec Slack pour unifier la collaboration d'équipe et supprimer les silos en synchronisant les communications entre les équipes. Quel que soit l'outil que les membres de l'équipe préfèrent utiliser pour travailler (Gmail ou Slack), Gmelius permet à chaque membre de rester connecté.
Les équipes peuvent également intégrer leurs boîtes de réception partagées et leurs étiquettes Gmail aux chaînes Slack pour permettre aux membres de l'équipe de collaborer sur des conversations par e-mail.
Options d'organisation
Souvent, le travailleur moyen est tellement submergé de courriels et de demandes de clients que l'organisation du courrier électronique et les meilleures pratiques en la matière sont perdues. Prendre des mesures simples, telles que l'organisation des e-mails dans des dossiers et des étiquettes, peut avoir un impact important et vous éviter de vous noyer dans les messages. Les étiquettes Gmail organisent les e-mails par nom et par couleur, et le processus peut également être automatisé afin d'accélérer encore le processus.
Gmelius propose des étiquettes Gmail partagées pour améliorer l'organisation et la communication entre les équipes utilisant des boîtes de réception partagées. Les équipes peuvent partager des libellés Gmail nouveaux ou existants et synchroniser les conversations en temps réel. Lorsque les équipes utilisent Gmelius, elles peuvent devenir partagées Étiquettes Gmail dans des tableaux Kanban ; cela transforme les e-mails en éléments exploitables qui peuvent être suivis visuellement pour déterminer les progrès. Tableaux Kanban sont des solutions visuelles de gestion de projet qui apportent de la transparence au travail d'équipe pour atteindre un objectif commun.
Visualisez la réussite du projet
La coordination des projets constitue un défi majeur pour les équipes, en particulier lorsque la majeure partie de la communication se fait par e-mail. Avec les tableaux Kanban de Gmelius, les communications par e-mail sont transformées en solutions de gestion de projet. Les équipes peuvent également synchroniser les tableaux Kanban de Gmelius avec Trello, une autre application de gestion de projet de style Kanban, pour obtenir un aperçu consolidé en temps réel de tous les projets, à la fois dans Gmail et Trello. Chaîne d'approvisionnement et logistique les équipes peuvent tirer le meilleur parti de cette solution, car chaque colonne indique clairement l'état d'avancement d'une commande et indique si elle a été traitée dans les délais.
La communication par e-mail sur le lieu de travail doit être une priorité lorsque vous recherchez des moyens de stimuler la productivité et d'améliorer les opérations de l'entreprise. Gmelius propose des fonctionnalités uniques de communication par e-mail afin que les équipes puissent créer des cadres à partir desquels renforcer l'efficacité et les opportunités de collaboration dans l'espace de travail numérique d'aujourd'hui.
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