Effektive E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz kann den Unterschied zwischen Erfolg und verpassten kritischen Gelegenheiten ausmachen. Eine starke interne Kommunikation unterstützt die meisten Mitarbeiter. Ohne sie könnte der Betrieb des Unternehmens leicht ins Stocken geraten.
An Arbeitsplätzen, an denen ausschließlich digital gearbeitet wird, können Telearbeit und hybride Arbeitsmöglichkeiten potenzielle Kommunikationsbarrieren darstellen. Zusätzlich zum erhöhten Traffic bei Zoom-Anrufen und Instant-Chats versenden Mitarbeiter heute mehr E-Mails als je zuvor. Tatsächlich wird die E-Mail-Nutzung voraussichtlich von 4,2 Milliarden aktuelle Nutzerzahlen bis 2025 auf 4,6 Milliarden. Da E-Mail — zumindest für die nächsten drei Jahre — ein wichtiger Kommunikationskanal ist, benötigen Teams robuste Systeme, um eine effektive Teamarbeit aufrechtzuerhalten und die Kommunikation zu optimieren.
Komplikationen der E-Mail-Kommunikation
Um die E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern, benötigen Teams eine praktische und effiziente Lösung. Oft stellen Teams fest, dass Standard-E-Mail-Lösungen nicht ausreichen, um die Arbeitsbelastung zu vereinfachen. Um das Problem zu lösen, investieren Unternehmen in mehrere Kommunikationsplattformen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Mehrere Plattformen führen jedoch zu mehreren Konversationen an verschiedenen Orten, was zu längeren Reaktionszeiten und Produktivitätsverzögerungen führt. Hier ist ein Beispiel:
- Ein Teammanager erhält eine Kundenanfrage per E-Mail.
- Der Manager leitet die Anfrage weiter, damit ein anderes Teammitglied sie bearbeiten kann.
- Der Manager ist der Teamleiter, der sie in die Konversation einbezieht.
- Da eine E-Mail keine sofortige Antwort erfordert, kontaktiert der Manager das Teammitglied dann über eine Instant-Messaging-App, um das Teammitglied über die E-Mail zu informieren, für die eine Lösung erforderlich ist.
- Der Manager erstellt dann eine Aufgabe auf der Projektmanagement-Plattform des Unternehmens (z. B. Trello oder Asana) und weist sie demselben Mitarbeiter zu, alles für eine Antwort.
Am Ende des Prozesses hat der Manager drei separate Kommunikationsplattformen genutzt. Diese Schritte dienen zwar der Organisation und der Rechenschaftspflicht, doch die Wirksamkeit des Prozesses ist unklar. Dieses Problem kann noch verwirrender werden, wenn Telearbeit oder hybride Arbeitszeitpläne ins Spiel kommen.
Flexible Korrekturen
Die Flexibilität der Telearbeit steigert nachweislich die Produktivität eines Teams. Ein Hauptstreitpunkt ist jedoch die effektive Kommunikation mit anderen Teammitgliedern, insbesondere wenn es aufgrund unterschiedlicher Zeitpläne und verschiedener Zeitzonen schwierig ist, vorherzusagen, wann ein anderes Mitglied eine E-Mail oder Sofortnachricht erhalten wird. Wenn Teams außerdem gemeinsame Posteingänge für verschiedene interne Abteilungen verwenden, wird es schwierig festzustellen, ob eine E-Mail adressiert wurde oder nicht.
Diese Kommunikationshindernisse führen häufig zu:
- verpasste Gelegenheiten
- verzögerte Reaktionszeiten
- schlechter Kundenservice
- Fehlkommunikation
Branchenspezifische Hindernisse
Branchen wie Einzelhandel, Logistik und Immobilien sind einem höheren Risiko ausgesetzt, diese negativen Auswirkungen einer schlechten E-Mail-Kommunikation zu erleiden. Zum Beispiel verlassen sich Makler stark auf E-Mails, um mit potenziellen Hauskäufern zu interagieren. Der Aufbau vertrauensvoller Beziehungen, um Leads zu pflegen und eine klare Kommunikation über verfügbare Immobilien aufrechtzuerhalten, ist entscheidend für den Erfolg. Da mehr potenzielle Käufer direkt zu mehr Provisionen führen, gefährdet das Fehlen einer E-Mail nicht nur das Potenzial für einen Verkauf, sondern auch den Ruf und das Einkommen eines Maklers.
Noch ausgeprägter ist der Schweregrad für Logistikteams, die bei der Kommunikation mit Lieferanten und Verkäufern in Bezug auf Liefertermine, Lieferungen und Bestandsstatus stark auf E-Mails angewiesen sind. Ohne eine konsistente und effektive Kommunikation gefährden Lieferverzögerungen die Qualität der Beziehungen zu Lieferanten und Kunden.
Obwohl die negativen Auswirkungen einer schlechten Kommunikation für viele Unternehmen schädlich sein können, gibt es eine bessere Möglichkeit, die Möglichkeiten der E-Mail zu nutzen.
So nutzen Sie E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz
Anstatt Kommunikationsbarrieren aufzuwerfen, können E-Mails die Kommunikation verbessern, die Antwortzeiten verlängern und die Organisation des Posteingangs aufrechterhalten, sodass Sie keine Gelegenheit verpassen.
Geteilte Posteingänge
Wenn Ihr Team nicht bereits eine verwendet Lösung für gemeinsam genutzten Posteingang, es ist der perfekte Ort, um mit der Verbesserung der E-Mail-Kommunikation zu beginnen. Gemeinsame Posteingänge zentralisieren die Kommunikation an einem Ort, sodass Teams mehrere gemeinsame Unternehmens-E-Mail-Adressen gemeinsam von ihrem eigenen Posteingang aus verwalten können. Anstatt mehrere verschiedene Logins und Passwörter zu verwenden, reduzieren gemeinsame Posteingänge die Redundanz beim Hin- und Herwechseln zwischen zahlreichen Konten.
Gmelius bietet einen gemeinsamen Posteingang mit einer Reihe robuster Funktionen für die Zusammenarbeit, sodass Teams den Überblick erhalten, den sie für die gemeinsame Verwaltung eines Gruppenpostfachs in Gmail benötigen. Während die Verwaltung eines herkömmlichen Abteilungs- oder Unternehmenspostfachs von separaten Konten aus dazu führen kann, dass mehrere Mitarbeiter auf dieselbe E-Mail antworten, beseitigt Gmelius diesen potenziellen Fehltritt, indem es Managern ermöglicht, E-Mails bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen und in Echtzeit zu wissen, wer an was arbeitet.
Delegierte E-Mails werden zusammen mit statusspezifischen Posteingängen wie „ausstehend“ und „geschlossen“ in einem separaten Feld auf der linken Seite angezeigt. Jede E-Mail ist nach Status geordnet. Unabhängig von der Branche Ihres Unternehmens können sie von der Verwendung von Gmelius profitieren, um zu verhindern, dass weitere E-Mail-Gelegenheiten verpasst werden.
E-Mail-Notizen
Neben der klaren Verantwortlichkeit können Teams auch interne Konversationen am Seitenrand jeder E-Mail führen mit Gmelius' E-Mail-Notizen um einen besseren Kontext zu bieten.
Anstatt eine weitere Plattform zu nutzen, können Teams Klarheit schaffen und die E-Mail-Kommunikation verbessern, indem sie am Arbeitsplatz in Echtzeit Gespräche führen.
Sofortnachrichten-Integrationen
Instant Messaging begann in den 90er Jahren, damit Menschen sofort im Internet kommunizieren konnten. Instant-Messaging wurde von SMS überrannt und wurde für geschäftliche Zwecke beibehalten. Apps wie Slack und Google Chat sind Paradebeispiele für effektive Geschäftstools. Gmelius ist sich der Bedeutung von Instant Messaging im Zusammenhang mit E-Mail-Korrespondenz bewusst. Aus diesem Grund bietet Gmelius einzigartige bidirektionale Integration mit Slack um die Teamzusammenarbeit zu vereinheitlichen und Silos zu beseitigen, indem die Teamkommunikation synchronisiert wird. Ganz gleich, mit welchem Tool die Teammitglieder am liebsten arbeiten — Gmail oder Slack — Gmelius sorgt dafür, dass jedes Mitglied in Verbindung bleibt.
Teams können auch ihre geteilten Posteingänge und Gmail-Labels in Slack-Kanäle integrieren, damit Teammitglieder an E-Mail-Konversationen zusammenarbeiten können.
Optionen für die Organisation
Oft wird der durchschnittliche Mitarbeiter mit überfüllten E-Mails und Kundenanfragen so überflutet, dass die E-Mail-Organisation und die Best Practices verloren gehen. Einfache Maßnahmen wie das Organisieren von E-Mails in Ordnern und Labels können eine große Wirkung haben und verhindern, dass Sie in Nachrichten ertrinken. Gmail-Labels organisieren E-Mails nach Name und Farbe. Der Vorgang kann auch automatisiert um den Prozess weiter zu beschleunigen.
Gmelius bietet geteilte Gmail-Labels an, um die Organisation und Kommunikation zwischen Teams zu verbessern, die gemeinsame Posteingänge nutzen. Teams können neue oder bestehende Gmail-Labels teilen und Konversationen in Echtzeit synchronisieren. Wenn Teams Gmelius verwenden, können sie auf geteilte Inhalte umschalten Gmail-Bezeichnungen in Kanban-Boards; dadurch werden E-Mails in umsetzbare Elemente umgewandelt, die visuell verfolgt werden können, um den Fortschritt zu ermitteln. Kanban-Tafeln sind visuelle Projektmanagementlösungen, die Transparenz in die Teamarbeit bringen, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen.
Projekterfolg visualisieren
Die Projektkoordination ist eine zentrale Herausforderung für Teams, insbesondere wenn der Großteil der Kommunikation per E-Mail erfolgt. Mit den Kanban-Boards von Gmelius wird die E-Mail-Kommunikation in Projektmanagementlösungen umgewandelt. Teams können die Kanban-Boards von Gmelius auch mit Trello, einer weiteren Projektmanagement-App im Kanban-Stil, synchronisieren, um einen konsolidierten Überblick aller Projekte in Echtzeit zu erhalten, sowohl in Gmail als auch in Trello. Lieferkette und Logistik Teams können am meisten von dieser Lösung profitieren, da jede Spalte einen klaren Status darüber anzeigt, wo sich eine Bestellung gerade befindet und ob sie pünktlich abgeschlossen wurde.
E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz sollte bei der Suche nach Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität und zur Verbesserung der Unternehmensabläufe im Vordergrund stehen. Gmelius bietet einzigartige E-Mail-Kommunikationsfunktionen, mit denen Teams Frameworks erstellen können, von denen aus Effizienz und Möglichkeiten der Zusammenarbeit am digitalen Arbeitsplatz von heute aufgebaut werden können.
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